ملاحظات دراسية على المكتب: التعريف والميزات والأنواع

اقرأ هذه المقالة للتعرف على Office. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. تعريف مكتب 2. ميزات Office 3. أنواع.

تعريف المكتب:

كلمة "مكتب" ، حسب القواميس ، لها معنى مزدوج:

(أ) المكتب يعني وظيفة أو موقع مسؤولية. يجوز لأي شخص أن يكون لديه مكتب ربح مما يعني أنه يعمل في وظيفة يحصل على بعض المكافآت.

(ب) يعني المكتب مكانًا يتم فيه التعامل مع نوع معين من الأعمال أو تقديم خدمة.

بالمعنى الأول ، يشغل السكرتير مكتبًا ، ومن الناحية الثانية ، يحتاج السكرتير إلى مكان يمكنه فيه أداء مهامه. نحن مهتمون بالمكتب بمعناه الثاني. لا يكفي تعريف المكتب بأنه "مكان يتم فيه التعامل مع نوع معين من الأعمال أو تقديم خدمة".

بمعنى حقيقي ، يعني المكتب مكانًا حيث يتم تنسيق أنشطة المنظمة. هو مقعد الإدارة ومركز الاتصالات.

وفقا لـ Hall ، "يصف المكتب أي مكان مخصص لعمل ذي طابع كتابي ، بأي اسم قد يطلق عليه". من الشائع أن المكتب هو المكان الذي يتم فيه العمل الكتابي. كل نوع من التنظيم ، سواء كان تداولاً أو غير تجاري ، يحتاج إلى عمل كتابي ويحتاج إلى مكتب.

في إنكلترا ، يحدد قانون المكاتب والمحلات التجارية وأماكن إقامة السكك الحديدية لعام 1963 المكتب بأنه "مبنى أو جزء من مبنى يكون الاستخدام الوحيد أو الرئيسي له مكتبًا أو لأغراض مكتبية". يصف دينيير أغراض المكتب "لأغراض الإدارة والأعمال الكتابية والتعامل مع النقود والهاتف والتلغراف.

ويرد تعريف موسع للأعمال الكتابية لتغطية عمليات حفظ الكتب ، وفرز الأوراق ، والإيداع ، والطباعة ، والتكرار ، وحساب الآلات ، والرسم والتحضير التحريري للمسائل للنشر ". الوصف شامل يستقطب فيه أنشطة مختلفة يتم تنفيذها في أحد المكاتب.

ميزات مكتب:

من التعريف من المفهوم أن:

(أ) المكتب مكان ،

(ب) تنفذ أنشطة مختلفة هناك

(ج) الأنشطة من نوعين ، إداري وكتبي.

من الواضح أنه سيكون هناك بعض الأشخاص الذين سيقومون بالأنشطة ، والسكرتير هو رئيسهم.

يتم وصف المكتب كمنظمة ولديه جميع خصائص المنظمة. قد يكون المكتب لغرض تجاري أو غير تجاري. قد تكون كبيرة أو صغيرة الحجم.

أنواع المكتب:

الميزات الشائعة لجميع أنواع المكاتب هي:

(1) الموقع:

يجب أن يكون للمكتب موقع محدد ومناسب. هناك العديد من العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار قبل تحديد موقع موقع المكتب.

(2) الفضاء أو السكن:

يحتاج المكتب إلى بعض المساحة أو الإقامة التي يجب استخدامها لتنفيذ الأنشطة. الإقامة لديها اتصال وثيق مع وضع التدريجي.

(3) التصميم:

وهذا يعني التخطيط للاستغلال الأمثل للفضاء بحيث يمكن الحفاظ على تدفق العمل ويكون هناك أقصى إنتاج للعمل.

(4) ظروف العمل:

يجب أن تكون ظروف العمل مناسبة للعمل بكفاءة. ظروف العمل تعني الإضاءة المناسبة ، والتهوية ، والصرف الصحي ، إلخ.

(5) المعدات:

أنواع مختلفة من المعدات ضرورية للعمل المكتبي. وهي تشمل الأثاث ، والآلات ، والأجهزة ، والقرطاسية ، إلخ. وهناك أنواع مختلفة من المعدات اللازمة لأنواع مختلفة من العمل.

(6) الطرق:

كل نوع من النشاط له إجراءاته الخاصة أو طريقة عمله الصحيحة. سوف يعوق تدفق العمل إذا لم يتم اتباع الطريقة الصحيحة. هذا صحيح أكثر عند إجراء المحاسبة أو استخدام آلة ، إلخ.

(7) الموظفين:

يجب أن يكون لدى المكتب موظفون أو موظفون مختارون وفعالون ومدربون بشكل جيد ويقومون بالأنشطة. إن المكتب الذي يضم جميع ميزاته الجيدة لن يكون فعالا إذا كان هناك حاجة إلى موظفين مناسبين ، سواء من ذوي المهارات أو غير المهرة.

(8) الإدارة:

هناك أنواع مختلفة من الأنشطة التي يتعين القيام بها في المكتب. جميع الأنشطة لا يمكن القيام بها من قبل نفس الأشخاص. يجب تجميع الأنشطة في أقسام وظيفية. يعتمد عدد الإدارات على حجم وطبيعة عمل المكتب.

(9) المنظمة:

يجب تنظيم المكتب نفسه مع موظفين مناسبين لديهم علاقات رسمية بينهم وبين مشرف أو رئيس مختص. يجب دراسة العمل المكتبي والمكتبي من جميع الجوانب المختلفة كما هو مذكور أعلاه. يعتمد الكثير على سكرتير المنظمة الذي هو رئيس المكتب التنفيذي.