ملء المكاتب: الموضوع والميزات
اقرأ هذه المقالة للتعرف على ملفات Office. بعد قراءة هذه المادة سوف تتعلم عن: 1. موضوع الايداع في المكتب 2. ميزات ايداع في المكتب.
موضوع الايداع في المكتب:
الملف عبارة عن حاوية يتم فيها إدراج الأوراق والمستندات بغرض الحفظ. هذه المحافظة ضرورية للإشارة والتوجيه والأدلة والتاريخ. يجب أن يتم الإيداع بطريقة منهجية ومصنفة ومنهجية ومرتبة وآمنة ومحددة.
منهجي:
هناك نظامان للإيداع - مركزيان ولا مركزيان. كلا النظامين له مزايا وعيوب. يجب أن يكون هناك اختيار.
صنف:
يمكن تصنيف الملفات بطرق مختلفة - من حيث الموضوع ، أو من ناحية الحكمة ، أو من ناحية الحكمة ، أو من حيث الاسم ، أو مزيج من اثنين أو أكثر مما ذكر أعلاه. يمكن تصنيف الأسماء بشكل أبجدي أو رقمي أو رقمي أبجدي.
المنهجي:
هناك طرق مختلفة لحفظ الملفات - أفقيًا ، أفقيًا وعموديًا. أي طريقة واحدة لابد من اعتمادها.
أنيق - مرتب:
يجب إدخال الأوراق والوثائق وما إلى ذلك بطريقة مرتبة بحيث تبدو نظيفة وتصبح أكثر حماية.
المضمون:
يجب الاحتفاظ بالملفات لفترة طويلة وأحيانًا لفترة طويلة جدًا. لذلك ، يجب الاحتفاظ بالملفات بطريقة آمنة. يجب أن تكون محمية ضد السرقة أو التدمير عن طريق الحرائق ، والحشرات ، وما إلى ذلك. في الأيام الحديثة ، تتوفر أنواع مختلفة من خزائن الملفات لهذا الغرض.
واضح:
يجب أن يكون موقع كل ملف محددًا بحيث يمكن العثور عليه في أقصر وقت ممكن.
ميزات الإيداع في Office:
يحتوي الإيداع كجزء من وظيفة تسجيل أحد المكاتب على السمات المميزة التالية:
(1) المعدات:
تحتاج عملية الإيداع إلى مجموعة متنوعة من المعدات: الملفات أو المجلدات أو الرفوف أو الأرفف أو الخزانات والأدراج والسلال وبطاقات مختلفة (بطاقات إرشادية أو بطاقات فهرسة) ، إلخ. معظم المعدات لها مواصفات.
(2) الطريقة:
هناك طرق مختلفة لحفظ الملفات - أفقيًا ، أفقيًا ، وعموديًا. الطريقة الرأسية ، أو أحدث طريقة هي الأفضل.
(3) الإجراء:
خطوة بخطوة يجب اتباع عمليات معينة من الحصول على ترتيب لتقديم ورقة وأخيراً تمزيقها أو تطهيرها.
(4) الموظفين:
الأفراد المدربين تدريبا خاصا ضرورية للقيام بهذه المهمة.
(5) المبادئ:
هناك بعض المبادئ التي يجب اتباعها لرفع كفاءة الملفات.
(6) الفهرسة:
يجب أن يكون الايداع مصحوبا بفهرسة لجعل العمليات كاملة.