ملء المكاتب: الموضوع والميزات

اقرأ هذه المقالة للتعرف على ملفات Office. بعد قراءة هذه المادة سوف تتعلم عن: 1. موضوع الايداع في المكتب 2. ميزات ايداع في المكتب.

موضوع الايداع في المكتب:

الملف عبارة عن حاوية يتم فيها إدراج الأوراق والمستندات بغرض الحفظ. هذه المحافظة ضرورية للإشارة والتوجيه والأدلة والتاريخ. يجب أن يتم الإيداع بطريقة منهجية ومصنفة ومنهجية ومرتبة وآمنة ومحددة.

منهجي:

هناك نظامان للإيداع - مركزيان ولا مركزيان. كلا النظامين له مزايا وعيوب. يجب أن يكون هناك اختيار.

صنف:

يمكن تصنيف الملفات بطرق مختلفة - من حيث الموضوع ، أو من ناحية الحكمة ، أو من ناحية الحكمة ، أو من حيث الاسم ، أو مزيج من اثنين أو أكثر مما ذكر أعلاه. يمكن تصنيف الأسماء بشكل أبجدي أو رقمي أو رقمي أبجدي.

المنهجي:

هناك طرق مختلفة لحفظ الملفات - أفقيًا ، أفقيًا وعموديًا. أي طريقة واحدة لابد من اعتمادها.

أنيق - مرتب:

يجب إدخال الأوراق والوثائق وما إلى ذلك بطريقة مرتبة بحيث تبدو نظيفة وتصبح أكثر حماية.

المضمون:

يجب الاحتفاظ بالملفات لفترة طويلة وأحيانًا لفترة طويلة جدًا. لذلك ، يجب الاحتفاظ بالملفات بطريقة آمنة. يجب أن تكون محمية ضد السرقة أو التدمير عن طريق الحرائق ، والحشرات ، وما إلى ذلك. في الأيام الحديثة ، تتوفر أنواع مختلفة من خزائن الملفات لهذا الغرض.

واضح:

يجب أن يكون موقع كل ملف محددًا بحيث يمكن العثور عليه في أقصر وقت ممكن.

ميزات الإيداع في Office:

يحتوي الإيداع كجزء من وظيفة تسجيل أحد المكاتب على السمات المميزة التالية:

(1) المعدات:

تحتاج عملية الإيداع إلى مجموعة متنوعة من المعدات: الملفات أو المجلدات أو الرفوف أو الأرفف أو الخزانات والأدراج والسلال وبطاقات مختلفة (بطاقات إرشادية أو بطاقات فهرسة) ، إلخ. معظم المعدات لها مواصفات.

(2) الطريقة:

هناك طرق مختلفة لحفظ الملفات - أفقيًا ، أفقيًا ، وعموديًا. الطريقة الرأسية ، أو أحدث طريقة هي الأفضل.

(3) الإجراء:

خطوة بخطوة يجب اتباع عمليات معينة من الحصول على ترتيب لتقديم ورقة وأخيراً تمزيقها أو تطهيرها.

(4) الموظفين:

الأفراد المدربين تدريبا خاصا ضرورية للقيام بهذه المهمة.

(5) المبادئ:

هناك بعض المبادئ التي يجب اتباعها لرفع كفاءة الملفات.

(6) الفهرسة:

يجب أن يكون الايداع مصحوبا بفهرسة لجعل العمليات كاملة.