تنظيم أنظمة التعبئة في المكتب: أعلى 2 أساليب

هذه المقالة يلقي الضوء على أعلى اثنين من أساليب تنظيم أنظمة التعبئة في أحد المكاتب. الطرق هي: 1. مركزية الايداع 2. لا مركزية الايداع.

الطريقة # 1. الإيداع المركزي:

تحت هذا النظام يتم جلب جميع معدات الإيداع في مكان مركزي للمكتب بحيث يمكن الاحتفاظ بملفات جميع الإدارات المختلفة هناك. هناك مجموعة من الأفراد تسمى كتبة الإيداع الذين يقومون بهذه المهمة تحت إشراف مشرف. بشكل عام ، هناك غرفة منفصلة تسمى غرفة السجلات حيث يتم تنفيذ أعمال حفظ الملفات. قد يتم الاحتفاظ بجميع الملفات تحت رعاية مدير المكتب أو السكرتير.

يُعرف النظام المركزي أيضًا باسم نظام المكتبات نظرًا لأنه في المكتبة ، تتم المحافظة على الملفات بطريقة مركزية بطريقة سرية. مثل الكتب ، يتم ترقيم الملفات بشكل قاطع بعد تصنيفها. يقوم المشرف أو القسم المسؤول بوظيفة أمين المكتبة. يجب على أي شخص يحتاج إلى ملف معين أن ينتج قسيمة طلب تشير إلى اسم ورقم الملف المطلوب.

الملف الخاص ، إن لم يكن خارج ، يتم إصداره ضد التوقيع. يتم وضع بطاقة دليل في وقت واحد في المساحة الفارغة حيث تم الاحتفاظ بالملف ، كإشارة يتم إدخال إدخال في السجل. قد يتم إرسال تذكير إذا لم يتم إرجاع الملف في غضون فترة زمنية معقولة أو عندما يطلبه قسم آخر أو فرد آخر. الإجراء بأكمله هو نفسه كما هو متبع في المكتبة.

من أجل التشغيل الفعال لهذا النظام ، يجب استيفاء الشروط التالية:

(أ) يجب أن يكون عدد الملفات كبيرًا بما فيه الكفاية ،

(ب) يجب أن تكون الملفات مصنفة علميا ومرقمة ،

(ج) يجب صيانة فهرس مناسب للملفات ،

(د) يجب أن يكون هناك موظفين مدربين على التعامل مع الملفات ،

(هـ) تكون المنظمة قادرة على شراء أنواع مختلفة من معدات الإيداع.

قد تكون بعض المعدات الإضافية مثل جدول الفرز والصواني ، والسلالم المحمولة للوصول إلى الرفوف العالية ، وما إلى ذلك ضرورية.

مزايا:

(أ) يوجد اقتصاد من جانبين. أقل عدد من معدات الايداع سوف تفعل لأن كل قسم لن يكون لديه معداته بشكل منفصل. سيتم المحتلة مساحة أقل. لذلك ، هناك توفير المال والفضاء.

(ب) هناك اتساق في إجراءات ترتيب وحفظ ملفات جميع الإدارات. يساعد هذا التوحيد والتوحيد على تطوير كفاءة العمل.

(ج) تتحكم بشكل أفضل في نظام الإيداع حيث أن المسؤولية ثابتة على قسم الإيداع وهناك مشرف.

(د) يجب إعداد عدد أقل من نسخ وثيقة معينة لأنه لا يلزم إرسالها لملفات الإدارات المختلفة المعنية. لذلك ، يتم تقليل عبء العمل من الكتابة.

(هـ) يصبح موظفو الإيداع متخصصين في العمل ويمكن تقديم تقنيات حديثة للإيداع.

(و) قد تسرع أنشطة المكتب لأنه لا يمكن إهدار الوقت للحصول على الأوراق ذات الصلة من ملفات الإدارات المختلفة.

سلبيات:

(أ) قد يكون هناك تأخير في الحصول على ملف من قسم الإيداع لأنه يجب اتباع الإجراء الصارم لتقديم طلب الشراء ، وما إلى ذلك.

(ب) قد لا يكون تصنيف الملفات التي تقوم بها إدارة الملفات المركزية مناسبًا لمغرض معين. على سبيل المثال ، قد يتطلب قسم المبيعات تصنيفًا إقليميًا للملفات أولاً ثم تصنيفًا أبجديًا حسب الترتيب الأبجدي قد لا يصنع قسم الإيداع إلا تصنيفًا أبجديًا.

(ج) ترسل جميع الأوراق ، المهمة أو غير المهمة ، إلى دائرة الإيداع من جميع الإدارات الأخرى. ونتيجة لذلك ، يصبح قسم الإيداع أرضية إغراق من جميع الأوراق أو "مستودع الرسائل الميتة" مما يؤدي إلى إساءة استخدام المساحة. يصبح التقطيع السليم أو التطهير ضروريًا من وقت لآخر.

(د) هناك كل فرصة لسوء تقديم أو قد تفقد ورقة في هذه العملية.

(ه) قد لا يتعلم الكتبة أو مساعدي التعامل في الإدارات الأخرى التقنيات المتقدمة للإيداع.

(و) لا توجد سرية للملفات. أي شخص قد يمر أي ملف على طلب.

وبشكل عام ، فإن المزايا أكثر فعالية من العيوب التي يمكن التغلب على الكثير منها من خلال الإشراف والتحكم المناسبين في الإدارة.

طريقة # 2.الامركزية الايداع:

تحت هذا النظام يتم ترتيب الملفات والحفاظ عليها من قبل الإدارات المختلفة وفقا لمتطلبات كل منها. هذا النظام هو المعروف أيضا باسم نظام الايداع الادارى. سيكون لكل قسم معدات الإيداع الخاصة به وسيقوم موظفو القسم بعملهم أو يمكن تعيين واحد أو اثنين من الكتبة بشكل منفصل في كل قسم للقيام بأعمال الإيداع بشكل حصري.

وبموجب هذا النظام ، لا ينشأ الإجراء التفصيلي لتقديم سفينة طلبات ، كما هو الحال في النظام المركزي. هو أكثر شيوعا اعتمد.

مزايا:

(أ) لا يوجد تأخير في الحصول على الأوراق المعنية لدى الإدارة المعنية. لديها سهولة الوصول للموظفين المعنيين.

(ب) يتعين على بعض الإدارات العمل دون اتصال مباشر مع الإدارات الأخرى ، وفي هذه الحالة يكون من الأفضل أن تحتفظ الإدارة بملفاتها الخاصة. على سبيل المثال ، قسم البناء في شركة تصنيع كبيرة.

(ج) يجب الحفاظ على الملفات ذات الطبيعة السرية تحت السيطرة المباشرة لرئيس الإدارة. على سبيل المثال ، ملف ضريبة الدخل.

(د) يجوز لأي قسم اعتماد طريقة معينة لتصنيف الملفات وصيانتها بما يناسب الإدارة على أفضل وجه.

سلبيات:

(أ) بما أن كل إدارة تحتاج إلى معدات إيداع خاصة بها ، فهناك ازدواجية. أكثر من ذلك ، هناك حاجة إلى المال لشراء المعدات والاحتلال مساحة أكبر. لذلك ، يزيد من التكلفة.

(ب) يضطر موظفو الإدارة إلى قضاء بعض الوقت للإيداع الذي يمكن أن يستخدموه بفعالية أكبر. إذا تم استخدام بعض الأيدي الإضافية للإيداع هناك تكلفة إضافية.

(ج) قد يتعين إعداد عدد من نسخ الوثيقة نفسها لملفات مختلف الإدارات التي قد تحتاج إليها. يتم زيادة الحمل من كتابة العمل.

(د) لا يوجد تخصص في أعمال الإيداع. قد تعتمد الإدارات المختلفة طرقًا مختلفة لتصنيف الملفات وحفظها.

على العموم ، فإن مزايا وعيوب متوازنة بالتساوي. ولكن هناك دائما تكلفة أكبر وهدر للفضاء. مقارنة بين الاثنين - كلا النظامين لها مزاياها وعيوبها. من الصعب اختيار من الاثنين. صحيح أن النظام الإداري عادة ما يكون أكثر تكلفة ، لكن النظام المركزي لا يمكن أن يكون عمليًا إلا إذا كان عدد الملفات كبيرًا.

في الختام ، يمكن القول أنه يتم التوصل بشكل عام إلى حل وسط ويتم اتباع نظام مشترك.

يتم ذلك على الصيغة التالية:

(أ) الملفات ذات الطابع العام التي قد تهم عدداً كبيراً من الإدارات ، تُودع بصورة مركزية ، مما يجعلها متاحة للجميع على قدم المساواة.

(ب) يتم تنظيم الملفات ذات الطبيعة السرية والمحافظة عليها من الناحية الإدارية.

(ج) توجد بعض الإدارات التي لديها بعض الأنشطة الحصرية ، ولا يلزم إرسال ملفات تلك الإدارات من أجل الإيداع المركزي.