عمليات المكتب: المعنى ، الأهمية والتصنيف

اقرأ هذه المقالة للتعرف على عمليات Office. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. معنى العمليات المكتبية 2. أهمية تشغيل المكتب 3. تصنيف عمليات المكتب.

معنى عمليات المكتب:

يتألف إجراء المكتب من عدة خطوات أو إجراءات ، ويطلق على أصغر خطوة في الإجراء بأكمله عملية. "العملية" لها معنى عملي. يعطي قاموس وبستر معنى الكلمة على أنها "عمل أو أداء عمل عملي أو شيء ينطوي على تطبيق عملي للمبادئ أو العمليات".

ولذلك ، تقوم إحدى العمليات المكتبية ببعض الأعمال العملية كجزء من بعض الإجراءات المكتبية. تُعرف أيضًا عمليات Office بخدمات المكتب.

أهمية عمليات Office:

لا يمكن القيام بأي عمل في مجمله في وقت واحد. هناك تقسيم للعمل أيضا ، ولذلك قد لا يكون مطلوب شخص واحد للقيام بالعمل كله بيد واحدة. كل جزء من العمل أو كل عملية يمكن القيام به من قبل شخص منفصل. لذلك ، يجب التحقق من العمليات التي يجب أن يتم إجراؤها أولاً ، ومن ثم يكون التنازل عن الواجبات عمليًا.

يجب أن تعرف أفضل طريقة لتنفيذ العملية. يجب على المرء أن يتعلم الطريقة ثم يحاول العملية. كتب تايلور ، والد الإدارة العلمية ، على دراسة العمل. كل وظيفة لديها أفضل طريقة للأداء والتي يجب أن تكون معروفة للعامل.

وأضاف متابعه ، جيلبرث ، أن كل وظيفة لها أجزاء تشغيلية صغيرة تسمى "therbligs" ويجب أن تكون أفضل طريقة لأداء كل جزء صغير ، ومن ثم سيكون الأداء الأفضل. (في الواقع ، "therblig" ليست سوى تهجئة Gilbreth في الاتجاه المعاكس. هذا هو اسم جذاب فقط ولا كلمة بالمعنى الحقيقي.) كانت فكرة تايلور مرتبطة بوظائف المصنع ولكن هذا ينطبق على تشغيل المكتب كذلك.

تصنيف عمليات المكتب:

يمكن تصنيف عمليات Office بطرق مختلفة. قد تكون العمليات لبعض الخدمات المركزية أو العامة مثل ، تقديم أو لبعض الخدمات اللامركزية أو الخاصة مثل المحاسبة. يجب أن تتم بعض العمليات يدويًا مثل توقيع شيك ويمكن استخدام بعض آلات العمليات مثل كتابة بريد إلكتروني بنسخ.

يقوم الأشخاص في المستوى الأعلى ببعض العمليات مثل توقيع خطاب التعيين بينما يقوم الأشخاص في المستوى الأدنى ببعض العمليات مثل (إرسال رسائل البريد الإلكتروني. قد تكون العمليات روتينية مثل التعامل مع البريد. هناك عمليات غير روتينية ، أيضًا مثل التعامل مع إخطار حكومي من جانب مدعي قواعد الصندوق.

تتطلب أنواع العمليات المختلفة درجات مختلفة من المهارة.

وفقا لدرجة بعض أنواع العمليات المذكورة أدناه:

(1) معالجة البيانات:

يتطلب مهارة عالية التخصص وتدريب على المدى الطويل. ويشمل ذلك معرفة تشغيل آلة معقدة مثل الكمبيوتر ، وبطاقة الخ.

(2) صياغة رسائل:

هذا هو وظيفة من الدرجة العالية. هناك كتبة مدربين ومتمرسين يستطيعون القيام بصياغة رسائل مؤثرة وفعالة. القيادة على اللغة (الإنجليزية) أمر ضروري.

(3) الاحتفاظ بكتب الحساب:

هذا يتطلب معرفة مسك الدفاتر وهي مهارة. بعض المؤهلات الأكاديمية المتعلقة بحجز الكتب أمر ضروري.

(4) مناولة البريد:

هذه العملية (أو بالأحرى سلسلة من العمليات) لا تتطلب أي مهارة من الدرجة العالية. هذا هو أكثر أو أقل الميكانيكية وعلى أساس الممارسة فقط.

(5) تداول النقد:

هذه عملية بسيطة لا تتطلب أي مهارة بالمعنى الحقيقي. ومع ذلك ، فإن العد السريع للملاحظات هو فن له بعض التقنية. إنه يتطلب مزاجًا رائعًا وجدارة بالثقة.