أفضل 10 طرق للاستفادة من الوقت بشكل أكثر كفاءة - شرح!

اقرأ هذه المقالة للتعرف على الطرق الأربعة عشر للاستفادة المناسبة من الوقت.

(1) تخطيط العمل:

هذه هي الخطوة الأولى في إدارة الوقت واستخدامها الصحيح. يجب على المدير التنفيذي أن يخطط للعمل بفعالية. في التخطيط للعمل ، يجب عليه استخدام مخطط اليوم. قبل الذهاب إلى السرير في الليل ، يجب عليه أن يخرج من برنامج اليوم التالي. يمكنه أيضًا التخطيط لأسبوع أو شهر أو ربع سنة أو سنة أيضًا. دون تخطيط الوقت لا يمكن تحقيق أي شيء ملموس. يجب عليه تحديد الوقت لتناول الشاي ، الغداء ، الاجتماعات الرسمية ، والمحادثة مع ابنه وابنته وزوجته وأولياء أموره والمرؤوسين في المكتب. يجب عليهم أيضًا التخطيط للسفر من منزله إلى مكتبه. يجب عليه الاحتفاظ بالعمل المخطط له في الذاكرة الجاهزة.

(2) تخصيص الأولويات للعمل الذي يتعين القيام به:

لإكمال العمل في الوقت المحدد ، يجب على المرء أن يعين الأولويات للأعمال المختلفة التي يجب استكمالها في يوم واحد. هناك بعض الأعمال التي يمكن القيام بها من خلال التحدث إلى الأشخاص المعنيين على الهاتف. لذلك في وقت مناسب ، يمكن الاتصال بهم على الهواتف وإبلاغهم بالمهمة. قد يتم إصلاح الأولويات بالطريقة التالية.

يمكن إصلاح الأولويات وتصنيفها كما هو موضح أعلاه. وهو يساعد في الاستخدام السليم للوقت وإدارته الفعالة.

(3) تفويض السلطة:

لا يستطيع أي مدير تنفيذ جميع الأعمال بنفسه على الرغم من أنه فعال للغاية. يجب عليه تفويض السلطة المناسبة لمرؤوسيه للقيام بالأعمال الأقل إلحاحًا أو أهمية. يجب عليه تدريب مرؤوسيه وفقا لذلك على تحمل بعض المسؤوليات.

عن طريق تفويض بعض السلطة إلى مرؤوسيه لحضور الأعمال يمكنه التركيز على الأعمال الأكثر إلحاحًا. وبذلك يمكنه استغلال وقته في الأعمال الأكثر أهمية. ينطوي غير الوفد على حضور كل عمل من جميع الأنواع. إنه يرقى إلى إضاعة الوقت. يساعد التفويض المسؤول التنفيذي على الاستفادة من الوقت بشكل فعال وإتمام العمل إلى أقصى حد.

(4) تحديد الهدف:

يجب أن يعلم التنفيذي ما لديه لتحقيقه. يجب عليه أن يضع هدفاً أولاً ما يريد إنجازه في يوم واحد ، ثم يمكنه توزيع الأنشطة عن طريق التوزيع بين مرؤوسيه ونفسه وتخصيص وقت لإكمالها. في غياب الهدف ، يتحول المرء نفسه إلى ارتباك.

(5) تبسيط الإجراءات:

يجب أن يكون إجراء الحصول على العمل بسيطا ومفهوما من قبل كل من يعمل معك وبموجبك. تقليل الخطوات في الإجراء بحيث يتم حفظ الوقت. اعتماد منهجية العمل المثالية التي هي توفير الوقت. حاول تجنب الإجراءات المعقدة التي تستهلك وقتًا إضافيًا.

(6) كن مريحًا:

ينبغي للمرء أن يكون في الراحة والراحة في المنزل أو في المكتب. يجب أن يجلس بشكل مريح في الموقف الصحيح وتجنب أي آلام الجسم. سيزيد من التوقف لفترة راحة الكثير من الوقت. كونه مريحًا ، يمكنه التخلص من التوتر غير الضروري ومن ثم توفير الوقت الذي يمكن استخدامه في الحصول على عمل أكثر أهمية.

(7) لا النفايات الوقت:

هناك العديد من الأمور التافهة حيث يضيع الكثير من الوقت. ومن المقرر تقليص هذه الأنشطة إلى الحد الأدنى حتى لا ينفق الكثير من الوقت. يمكن استخدام الوقت الذي تم توفيره على نحو فعال للأنشطة الأكثر أهمية. قد تتسبب المكالمات الهاتفية الواردة أيضًا في إضاعة الوقت. يمكن توجيه مساعد شخصي لتمرير المكالمات المهمة فقط له بقية هو نفسه يستطيع الإجابة. الزوار أيضا إزعاج العمل وتستهلك الكثير من الوقت. قد يقوم المسؤول التنفيذي بتحديد وقت للزوار حتى يتسنى توفير الوقت الهام واستخدامه في الأعمال الأكثر إلحاحًا.

(8) الضرب بالهراوات من العمل المتطرف:

يمكن الجمع بين العمل ذات الطبيعة المتشابهة معًا وإتمامها في الوقت نفسه بدلاً من تخصيص أوقات منفصلة لمثل هذا العمل. وبالتالي يتم توفير الكثير من الوقت الذي يمكن استخدامه في أعمال أخرى ذات طبيعة مهمة.

(9) اتخاذ قرار سريع:

اتخاذ قرارات سريعة توفير الكثير من الوقت. تجنب التردد. التردد يؤدي إلى مزيد من هدر الوقت. التردد هو العرض من عدم الكفاءة من جانب المدير. لا تأجيل عمل اليوم غداً لأن الغد لن يأتي أبداً.

(10) كن نظاميا:

الشخص المنهجي في الطبيعة يحب أن يضع كل شيء على سبيل المثال الملفات والأوراق والمواد الأخرى في أماكنها الصحيحة بحيث يمكن تتبعها بسهولة عند الحاجة إليها دون البحث عنها. فالصيد للأوراق والملفات إلخ يستهلك الكثير من الوقت ، وبالتالي هدر وقت الموارد الثمين. فالوضع المنتظم للملفات والأوراق والمواد يوفر الوقت الذي يمكن الاستفادة منه بشكل مثمر في الأعمال ذات الطبيعة الهامة. ينبغي للمرء أن يغرس عادة وضع الأشياء في أماكنها المناسبة لتوفير الوقت. كما أنه يزيد من كفاءة الموارد البشرية.

(11) خذ الراحة الكافية:

العمل المستمر يؤدي إلى بذل جهد. ينبغي للمرء أن يأخذ وقفة والراحة لفترة من الوقت. سوف ينشط الشخص. يمكنه العمل مع الاهتمام. إن أخذ مثل هذه الراحة ليس مضيعة للوقت ، ولكن استثمار الوقت في مزيد من العمل. يمكن استخدام الوقت إلى الحد الأقصى بهذه الطريقة.

(12) استخدم كل لحظة في التخلص الخاص بك:

يجب أن يكون استخدام كل ثانية هو الممارسة. ينبغي للمرء أن يتعلم كيفية الاستفادة من كل جزء من الثانية أثناء العمل. إذا فشلنا في استغلال تلك اللحظة ، فقد ذهب إلى الأبد. هذه الثواني القليلة معا تجعل يوم ، أسبوع ، شهر ، سنة وعصر. لذلك لا تضيعه ، استخدمه.

(13) استخدام المخطط اليومي:

سيسمح استخدام المخطط اليومي للمدير بالاحتفاظ بمسار حول أنشطته ليتم تنفيذه في يوم واحد. يجب أن يشير إلى المخطط في الصباح ويبدأ روتينه اليومي.

(14) إعطاء الوقت الكافي للأسرة:

إذا كان المدير مشغولاً في عمله في المكتب وفشل في تخصيص وقت كافٍ لعائلته ، فغالباً ما يتعرض للإجهاد الذي سيكون له آثار سيئة على صحته. ولذلك ، يجب عليه قضاء وقت كافٍ من جدول أعماله المزدحم لأفراد عائلته والاستمتاع بها. هذا سيجعله مبتهجًا وسعيدًا وخالٍ من المخاوف المحلية.

يمكنه أن يريح نفسه من التوتر في مكان العمل مع عائلته. في اليوم التالي في مزاج مرحة سينهي عمله في الوقت المحدد. الاستخدام السليم للوقت ضروري جدا لموظف تنفيذي مشغول. هناك العديد من الوقت يهدر وهناك العديد من الأسباب ذات الطبيعة التافهة التي تضيع الوقت. يجب على المدير التنفيذي أن يبقي نفسه بعيدا عن الوقت الذي يهدر.