وثائق النظام: الميزات والغرض والمحتويات

اقرأ هذه المقالة للتعرف على وثائق النظام. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. ميزات وثائق النظام الفعال 2. الغرض من وثائق النظام 3. محتويات وثائق النظام 4. مستويات توثيق النظام.

ميزات وثائق النظام الفعالة:

يجب أن تمتلك وثائق النظام الفعالة الخصائص التالية:

1. يجب ذكرها بوضوح في اللغة التي يسهل فهمها.

2. يجب أن يكون من الممكن الرجوع إلى وثائق أخرى.

3. يجب أن يحتوي على كل ما يلزم ، حتى يتمكن أولئك الذين يقرؤونه من فهم النظام بدقة.

4. يجب أن يكون في متناول أولئك الذين يقصدونه.

5. عندما يتم تعديل النظام ، يجب أن يكون من السهل تحديث الوثائق.

الغرض من وثائق النظام:

تحقق وثائق النظام الرسمي الأهداف التالية:

1. لتوفير المعلومات اللازمة لتطوير برنامج تدريبي للمشغلين والمستخدمين.

2. لإنشاء وسيلة للمعلومات لتقديم دليل على التقدم في عملية التنمية ورصد العملية.

3. لجعل تحويل نظام من جهاز واحد لآخر جهاز أسهل.

4. لجعل تعديل النظام والتنفيذ أسهل.

5. لتضييق فجوات الاتصال بين المستخدمين والمصممين والإدارة.

6. لتوفير وسيلة لتحديد مقدما ما سيحدث ومتى.

محتويات وثائق النظام:

يجب أن يحتوي التقرير على تصميم النظام على العناصر التالية:

1. نظرة عامة على المشروع بأكمله وصف الغرض العام للنظام مع المعلومات ذات الصلة.

2. وثائق لكل المدخلات والمخرجات المستخدمة في النظام. يجب أن ترفق كل وثيقة كل تصميم وتشرح الغرض من كل نموذج واستخدامه.

3. وثائق كل ملف من النظام ، يجب أن يكون إنشاء وتحديث متواليات الملف.

4. مخطط انسيابي يصف سلسلة الخطوات المستخدمة في معالجة البيانات.

5. تحليل مالي للنظم المقترحة والحالية ، وتوفير التكاليف الحالية والمستقبلية مع وفورات في التكاليف المحتملة.

6. وصف لنظام الكمبيوتر والأجهزة الطرفية الخاصة به.

مستويات وثائق النظام:

مستويات الوثائق تعني الأشخاص أو المناصب في التسلسل الهرمي الإداري لمن أو لمن تكون الوثيقة مفيدة لأغراض التشغيل.

هذه المستويات هي:

1. وثائق للمستخدمين

2. وثائق للإدارة

3. وثائق لقسم معالجة البيانات.

1. وثائق للمستخدم:

من أجل التشغيل السلس للنظام ، من الضروري أن يفهم المستخدمون النظام بشكل كامل ، وأن يكونوا على دراية بما هو متوقع منه لجعله يعمل بنجاح.

1. يجب أن تتضمن الوثائق عينة من كل وثيقة إدخال وتعليمات لاستخدامها.

2. يجب أن يشير أيضًا إلى جداول التشغيل.

3. يجب أن تغطي وثائق المستخدم تخطيط الملفات وتفاصيل علاقة الملف.

4. يجب أن تشرح وثائق المستخدم ، بشكل غير تقني ، جميع جوانب النظام من وجهة نظر المستخدمين.

5. يجب أن يشرح أيضًا كيف سيعمل النظام بعد تثبيته بالكامل.

6. ينبغي أن تتضمن عينة من كل تقرير مخرجات مع الشرح اللازم.

7. يجب أن ينص على إجراء ترميز مستند الإدخال ، وكذلك بنية الترميز لمختلف الحقول والجداول ذات الصلة.

8. ينبغي أيضا أن تبرز قيود النظام.

2. وثائق للإدارة:

ويشمل مقترحات الأنظمة التي تغطي ما يلي:

أنا. التصميم الوظيفي - المتطلبات الوظيفية.

ثانيا. الموارد المطلوبة.

ثالثا. تحليل فوائد التكلفة.

د. جدول التطور.

v المفاهيم والتصميم المعماري.

3. وثائق لإدارة معالجة البيانات:

تم تقسيم هذا إلى ثلاث فئات:

(أ) وثائق لمصممي النظام.

(ب) وثائق لموظفي العمليات.

(ج) وثائق للمبرمجين.

(أ) وثائق لمصممي النظام:

ويشمل:

(ط) تخطيطات للملفات الرئيسية

(ii) تخطيطات الملفات الوسيطة

(3) الضوابط

(4) جداول I / O

(ت) تخطيط تقرير المخرجات

(6) مخطط تدفق النظام

(7) خطة التنفيذ

(ثامنا) نسخة من مواصفات البرنامج

(التاسع) مدخلات من تخطيطات.

(ب) وثائق لموظفي العمليات:

يحتوي هذا على ثلاث مجموعات فرعية:

1. عمليات الماكينة - يجب أن يشمل ذلك:

(1) تعليمات مفصلة لكل خطوة.

(2) الجداول الزمنية للاحتفاظ بالملف.

(3) إجراءات المقاطعة / إعادة التشغيل.

(رابعاً) قوائم JCL لكل خطوة.

(5) تدفق الأنظمة.

2. الاستعدادات البيانات:

وينبغي أن تقدم الوثائق عينات من جميع وثائق الإدخال ، وتخطيطات البطاقات ، وتخطيطات التسجيل ، والأدوات الخاصة لتحضير البيانات ، والجداول الزمنية للاحتفاظ بالبيانات.

3. التحكم في الإدخال / الإخراج:

(1) إجراءات فحص مراقبة الجودة لكل خطوة.

(2) تفاصيل إيفاد (التقارير)

(ثالثا) جداول تجهيز

(4) تفاصيل استلام الوثائق.

(ج) وثائق للمبرمجين:

لكل برنامج يجب أن يكون هناك مجلد برنامج يغطي ما يلي:

(1) سرد برنامج المصدر.

(ثانيا) تطوير تشغيل اختبار النظام.

(iii) تخطيط مواصفات I / O.

(رابعا) قائمة JCL.

(ت) استخدام أي تقنية خاصة

(6) نتائج الاختبار

(السابع) اختبار بيانات الاختبار

(8) مخطط انسيابي للبرنامج.

(التاسع) التغييرات في المواصفات خلال البرنامج.

يجب كتابة الوثيقة النهائية أو التقرير النهائي بشكل مهني وتقييدها برسوم توضيحية واضحة بمصطلحات تقنية محدودة. إذا استطاع كبار المسؤولين التنفيذيين في المنظمة فهم مفاهيم النظام الجديد ، فمن المرجح أن يظهروا التقدير ويدعموا المشاريع المستقبلية.