قسم المشتريات والمشتريات المركزية

مراقبة المشتريات تغطي السيطرة على جميع جوانب المشتريات. يتم الشراء بواسطة قسم المشتريات.

قسم المشتريات:

يلعب قسم الشراء دوراً هاماً للغاية في أي مؤسسة لأن الشراء له تأثيره على كل عامل حيوي فيما يتعلق بصناعة البضائع ونوعيتها وتكلفتها وكفاءتها والتسليم الفوري للعملاء. وتتمثل مهمتها في شراء المواد والإمدادات والخدمات والآلات والأدوات بأفضل الشروط بما يتوافق مع الحفاظ على مستوى الجودة المطلوب.

الشراء هو أهم وظيفة لإدارة المواد ، حيث يتم تقديم طلب شراء المواد ، ويتم الالتزام بجزء كبير من تمويل الشركة مما يؤثر على وضع التدفق النقدي للشركة.

وبالتالي ، إذا سمح حجم الشغل التجاري ، يجب أن يكون هناك قسم مشتريات منفصل ويجب أن يعهد بمسؤولية شراء جميع أنواع المواد إلى هذا القسم. يعرف رئيس هذا القسم عادة باسم مدير المشتريات أو مدير التموين أو رئيس المشتري.

فيما يلي الأهداف الأساسية وراء إنشاء قسم شراء منفصل:

1. لجعل استمرار توافر المواد بحيث قد يكون هناك تدفق مستمر للمواد لإنتاج ؛

2. لجعل عمليات الشراء تنافسية وبحكمة وبأفضل الأسعار الاقتصادية ؛

3. لجعل عمليات الشراء بكميات معقولة للحفاظ على الاستثمار في المواد على الأقل ؛

4. شراء جودة مناسبة للمواد بحيث يكون الحد الأدنى من الهدر المحتمل للمواد والخسارة في الإنتاج ؛

5. لتطوير علاقة جيدة مع الموردين من شأنها ضمان أفضل شروط توريد المواد ؛

6- تطوير مصادر بديلة للإمدادات بحيث يمكن شراء المواد من تلك المصادر البديلة إذا أخفق مورد معين في توريد المواد ؛

7 - اعتماد أفضل طريقة شراء لضمان سلاسة تسليم المواد من الموردين وتجنب مخاطر أية نزاعات أو خسائر مالية ؛ و

8-لتكون بمثابة مركز معلومات عن المواد المعرفة المتعلقة بالأسعار ، ومصادر الإمداد ، والمواصفات ، وطريقة التسليم إلخ.

وباختصار ، فإن الهدف الأساسي من إنشاء قسم شراء منفصل هو ضمان استمرار توافر جودة المواد المطلوبة ، لتجنب تأخير الإنتاج وفقدان الإنتاج وفي نفس الوقت تقليل التكلفة النهائية للمنتج النهائي.

المشتريات المركزية :

قد يكون قسم المشتريات مركزيا أو لامركزيا. يعني قسم الشراء المركزي أن جميع وظائف الشراء يتم توجيهها من خلال قسم واحد. ينبغي أن تكون المشتريات مركزية ، أي يجب أن يتم الشراء من قبل إدارة المشتريات لتجنب الازدواجية والتداخل والمشتريات غير الموحدة.

يجب على جميع الأقسام الأخرى التي تتطلب المواد ، واللوازم ، والخدمات ، والآلات والأدوات إرسال طلبات الشراء أو الشراء إلى قسم المشتريات المركزي لإجراء عمليات شراء مناسبة وفي الوقت المناسب.

مزايا الشراء المركزي:

1. عندما يتم شراء المواد ، يمكن الحصول على شروط مواتية ، على سبيل المثال ، خصم تجاري أكبر أو اقتصادات في مجال النقل لأن الكمية المطلوبة ستكون كبيرة.

2. يمكن تزويد قسم المشتريات بموظفين ذوي رواتب عالية وخبراء في فن شراء المواد. يمكن الاستفادة من المعرفة المتخصصة ومهارة هؤلاء الأشخاص.

3. مراقبة أفضل على الشراء ممكن. هناك فرص للشراء المتهور عندما يُسمح لعدد من الأشخاص بإجراء عمليات شراء لاحتياجاتهم.

4. يتم الاحتفاظ بجميع السجلات المتعلقة بالمشتريات في مكان واحد تحت إشراف موظف الشراء. هذه النتائج في الاقتصاد ، سواء في تجميع والتشاور من السجلات.

5. يساعد الشراء المركزي في اتباع سياسات وممارسات وإجراءات الشراء الموحدة.

6. يتجنب ازدواجية الجهود ويساعد في تحقيق معايير المنتج.

7. يصبح الاتصال مع الإدارات المعنية بالإنتاج والخدمات أكثر سهولة من خلال الشراء المركزي لأن جميع الإدارات تعالج قسم المشتريات لاحتياجاتها من المواد واللوازم والخدمات والأدوات.

8- نتائج الشراء المركزية في الاقتصاد إلى بائع لأنه لا يوجد سوى موظف شراء واحد يتم التعامل معه بدلاً من العديد من الأشخاص الذين يخضعون للشراء اللامركزي.

مساوئ الشراء المركزي:

1. سيؤدي الشراء المركزي إلى تأخير لأن الفروع في أماكن مختلفة سترسل متطلباتها إلى قسم المشتريات ، ثم يقوم قسم المشتريات بالنظر في متطلباتها ويضع طلب شراء المواد.

2. في حالة الشراء المركزي ، لا يمكن للفروع في أماكن مختلفة الاستفادة من الشراء المحلي.

3. هناك فرص لسوء الفهم بين الفرع الذي يتطلب المواد وقسم الشراء مع نتيجة يمكن جعل عمليات الشراء الخاطئة للمواد.

4. سيؤدي إلى تكلفة أولية عالية لأنه سيتم إنشاء قسم شراء منفصل لشراء المواد.

ويمكن الاستنتاج أن الاهتمام بالتصنيع الذي يشغل العديد من الفروع أو المصانع في أماكن مختلفة ويقوم بتصنيع منتجات مختلفة تتطلب أنواعاً مختلفة من المواد ، يمكن أن يؤدي إلى شراء لامركزي ، ويمكن للمصانع المختلفة الوفاء بمتطلباتها عن طريق الشراء في أسواقها المحلية. من المفيد أن يكون لديك شراء مركزي إذا كانت الفروع أو المصانع الموجودة في أماكن مختلفة تحتاج إلى نفس أنواع المواد.