الخطوط العريضة للوصف الوظيفي (مع رسم بياني)

الخطوط العريضة للتوصيف الوظيفي: مواصفات الوظيفة والشفافية في الوصف الوظيفي واستخدام الإدارة!

يتم ترجمة معلومات العمل المترجمة إلى أوصاف وظيفة. توصيف الوظائف هي سجلات مكتوبة للواجبات والمسؤوليات الوظيفية وتوفر الأساس الواقعي لتقييم الوظيفة. يتم تسجيل الأوصاف الوظيفية على نموذج قياسي بطريقة موحدة. للمتطلبات الواضحة لمهارات الكتابة في إعداد وصف الوظائف ، تقوم العديد من المنظمات بتعيين هذه المهمة لمحللي الوظائف المدربين والمهنيين.

ومع ذلك ، فإن هذا ، في حد ذاته ، لا يمكن أن يضمن توصيفات وظيفية أقل. هذا لأن محلل الوظائف المحترف قد لا يكون لديه معرفة وظيفية محددة. لذلك ، على الرغم من إشراك المحللين ، فمن الأفضل دائمًا إشراك الأشخاص داخل الشركة في الوصف العلمي للوظائف.

من حيث الشكل ، يجب أن يوصف الوصف الوظيفي الوظيفة أولاً ، باستخدام العنوان ، الذي يلخص بدقة الواجبات المعينة. أثناء تسمية وظيفة ، من الأفضل دائمًا اعتبار عائلة الوظيفة. للتوضيح ، بدلاً من تسمية وظيفة الموارد البشرية كمدير للموارد البشرية ، إذا تم استخدام مصطلح "مدير المعرفة" ، فقد يعطي عنوانًا وظيفيًا عصريًا أو عصريًا ولكن بالنسبة للآخرين (بما في ذلك الأعضاء داخل المؤسسة) قد يكون تسمية خاطئة.

ﺛﺎﻧﻴﺎً ، ﻳﺠﺐ أن ﻳﻮﺛﻖ وﺻﻒ اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ ﻓﻲ ﻧﻤﻮذج واﺣﺪ ﻗﺎﺋﻤﺔ ﺑﺎﻟﻮاﺟﺒﺎت اﻟﻤﺨﺼﺼﺔ. يجب أن تحتوي القائمة على جمل أو عبارات قصيرة. ما سيتم تضمينه أثناء إدراج مهام الوظيفة وكيفية كتابتها يعتمد على مستوى الوظيفة والغرض الذي سيخدمه الوصف.

بالنسبة لمستوى الإدارة العليا ، قد يكون وصف الوظيفة هو وصف أهداف العمل وأهدافه. ولكن ، على مستوى العملية ، قد تكون أوصاف الوظائف تقتصر على قائمة الرسوم المحددة التي تم تنفيذها ، والمعدات المستخدمة ، والإجراءات المتبعة.

كلما كان استخدام معلومات وصف الوظيفة أوسع ، وكلما ارتفع المستوى الوظيفي ، كلما كان الوصف الوظيفي أطول. بالنسبة للمواضع التشغيلية ، قد يكون وصف الوظيفة حوالي صفحة واحدة ، بينما يمكن أن يتم تشغيله من خلال عدة صفحات للإدارة العليا.

1. مواصفات الوظيفة:

بالإضافة إلى توفير معلومات حول الواجبات المرتبطة بالواجبات الوظيفية ، توضح مواصفات الوظائف أيضًا المواصفات الأساسية للوظائف. وتشمل هذه المواصفات التعليم أو الخبرة اللازمة للقيام بالمهمة ومجموعة خاصة من المهارات والمهارات اللازمة للاضطلاع بالمهمة. بالإضافة إلى ذلك ، تحدد المواصفات أيضًا المهارات الشخصية مثل المهارات الشخصية ، والقدرات التحليلية ، ومهارات حل المشكلات ، ومهارات اتخاذ القرار ، وما إلى ذلك ، اللازمة لأداء المهام الموكلة إليها.

يُعرف هذا التمرين الخاص بمعالجة معلومات الوظيفة بوضع مواصفات الوظيفة. وهو يساعد في تقييم الوظائف وفي الوقت نفسه يحدد السمات المطلوبة لوظيفة وظيفية ، وهي مطلوبة أثناء التوظيف. ولذلك ، فإن مواصفات الوظيفة تسرد كل تلك السمات مثل التعليم والخبرة والعمر واللياقة البدنية إلى جانب المهارات الأخرى التي تتطلبها الوظيفة.

وهذا يتطلب أيضًا أن يكون لدى المحلل مهارات خاصة ، لأن أي خطأ تقديري إما عن طريق اختيار شخص خاطئ لوظيفة ما أو عن طريق التقييم الخاطئ لوظيفة ما ، والتي ترتبط مباشرة بتسعير الوظائف ، قد يهزم الهدف.

2. الشفافية في الوصف الوظيفي:

منظمات اليوم ديناميكية وتتطلب من حين لآخر إعادة هيكلة ، الأمر الذي يتطلب إعادة تصميم الوظائف. لذلك ، من المعتقد على نطاق واسع أن إظهار وصف وظيفي للموظفين قد يسبب الجدل ، وفي المستقبل قد يقاوم الموظفون القيام بأعمال غير مدرجة على وجه التحديد في أوصاف وظائفهم.

ومع ذلك ، إذا تم تطوير مواصفات الوظائف بشكل جيد ، فلا بأس في مشاركتها مع الموظفين ، حيث توضح قائمة الواجبات التي يتوقع من الموظفين أداءها. للقضاء على المشكلة ، يمكن اعتبار عبارة شاملة مثل "بالإضافة إلى الواجبات والمسؤوليات المدرجة ، قد يطلب منك رئيسك تنفيذ مهام أخرى من وقت لآخر".

من خلال مشاركة أوصاف الوظائف مع الموظفين ، يمكن للمنظمات أن تجعل عملية تقييم وظيفتها مشاركة وتجنب أي تنافر في نتائج تقييم الوظائف. وهذا أمر مهم أيضًا ، حيث تواجه المنظمات أيضًا عدم رضا الموظف عن تسعير الوظائف.

إن توصيل توصيفات الوظائف يعزز قبولها ، حيث لا يترك الموظفون أي شك حول واجباتهم ومسؤولياتهم. يجب أن يكون هذا التواصل مع الموظفين عملية مستمرة ، حتى يتمكن الموظفون أيضًا من فهم واجباتهم ومسؤولياتهم المتغيرة في حالة حدوث التغييرات.

3. إدارة استخدام الوصف الوظيفي:

تساعد الأوصاف الوظيفية في إنجاز الأشياء من خلال الأشخاص وتساعد الإدارة على تحقيق الأهداف التالية:

1. تنظيم فعال للوظائف

2. التوظيف المناسب أو التوظيف في المنظمة

3. تخصيص الوظائف للناس عن طريق التواصل مع واجباتهم ومسؤولياتهم ووضع معايير وظيفية

4. مراجعة أداء الناس

5. تحسين الأداء من خلال التقييم والتدريب

6. مكافأة الموظفين

لذلك ، تلعب توصيفات الوظائف دوراً حاسماً للغاية في أنشطة الإدارة الرئيسية. ومع ذلك ، من المهم للغاية بالنسبة للمدير التأكد من صحة وصف الوظائف وأي وظائف تم تعيينها ضرورية. يجب عليه التأكد من أنه تم تجميع المهام الأساسية فقط في الوظائف.

وبما أن توصيف الوظائف يرتبط بالترابط ، فيجب عليه مواءمته مع التوظيف ، وتقييم الأداء ، واحتياجات التدريب ، ونقل الترقية ، وقرارات إعادة التوطين. من وجهة نظر الموظفين ، ينبغي أيضًا أن تُظهر للموظفين ما هو متوقع منهم وكيفية إنجاز العمل المعين.

من خلال سرد المهام المعينة في الوصف الوظيفي ، يمكن للمدير تحديد معايير الأداء المعقولة. إن تحديد معايير الأداء هذه يسهل قياس أداء الموظف مقابل أفضل أداء. توصيف الوظائف كما يسهل الاستخدام السليم للقوى العاملة.

من خلال المراجعة الدورية للواجبات المدرجة ، يمكن للمدير تحديد الوظائف التي تستغرق وقتًا طويلاً ولكنها تتطلب مهارات أقل. ويمكنه بالتالي إعادة تعيين مثل هذه الوظائف للموظفين ذوي الأجور المنخفضة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمدير أيضا دراسة الوظائف من حيث حجم العمل وتحديد ساعات العمل المطلوبة.

بالنسبة إلى التكنولوجيا المنخفضة والوظائف ذات المهارات المنخفضة ، يمكنه النظر في قرار إيقاف العمل للمقاولين من الباطن. ولذلك ، فإن له آثارًا هائلة على التخطيط الفعال للموارد البشرية (HRP) في المؤسسة. قد نطلق على هذا أيضًا أداة لتحديد الحجم المناسب لقوة الموظف في المؤسسة.

وأخيرا ، فإن توصيف الوظائف ، كأداة إدارية أساسية ، يؤثر أيضا في إجراءات التشغيل من خلال تحديد الازدواجية في العمل ، مما يشير إلى تدفق العمل العلمي ، مما يوحي بتخصيص أفضل للوظائف والإشارة إلى الاختناقات المحتملة في الوظائف. يوضح الشكل 10.1 نموذج علائقي طرفي مركزي لتحليل الوظيفة.