طرق تحليل الوظيفة: طرق جمع البيانات لتحليل الوظيفة

يعتمد تحليل الوظيفة على بيانات الوظائف. ومن هنا السؤال: كيفية جمع البيانات المتعلقة بالوظيفة؟ تتوفر مجموعة متنوعة من الطرق لجمع بيانات الوظائف. وكانت الطريقة التي ارتبطت تاريخيا بمفهوم تحليل الوظيفة هي الملاحظة التي تكملها المقابلة.

في السنوات الأخيرة ، تم اختبار الاستبيانات ، وقوائم المراجعة ، والحوادث الخطيرة ، واليوميات ، وسجلات الموظفين ، وطريقة المؤتمر التقني لجمع البيانات المتعلقة بالوظائف. وصف موجز لكل طريقة في الترتيب.

الملاحظة:

تحت هذه الطريقة ، يتم جمع البيانات من خلال مراقبة الموظف أثناء العمل. يقوم محلل العمل على أساس الملاحظة بتسجيل ما يقوم به العامل بدقة ، وكيف يقوم به ، وكم من الوقت مطلوب لإنجاز مهمة معينة. هذه هي الطريقة الأكثر موثوقية في البحث عن معلومات مباشرة تتعلق بعمل.

هذه الطريقة مناسبة للوظائف التي تتكون في المقام الأول من القدرة المادية المرصودة ، وأنشطة دورة العمل القصيرة. وظائف رسام ، ميكانيكي ، دوار أو ويفر هي أمثلة على مثل هذه الوظائف. ومع ذلك ، فإن الجانب الآخر من هذه الطريقة هو أن هذه الطريقة غير مناسبة للوظائف التي تنطوي على أنشطة عقلية لا يمكن رصدها تكشف عن تداخلات ومناطق رمادية وليست لها دورة عمل كاملة.

هذا هو مضيعة للوقت هو أنه عائق آخر. وبالنظر إلى ذلك ، يجب على محلل الوظيفة أن يكون ماهراً في جمع البيانات حول الوظائف بدرجة عالية من حرية التصرف أو محتوى القرار. التدريب يمكن أن يجعل محلل الوظيفة ماهرا.

مقابلة:

في هذه الطريقة ، يقوم محلل الوظائف بإجراء مقابلات مباشرة مع صاحب العمل من خلال نموذج مقابلة منظم للحصول على معلومات حول الوظيفة. تم العثور على هذه الطريقة مناسبة بشكل خاص للوظائف التي تكون فيها الملاحظة المباشرة غير مجدية. عن طريق التحدث مباشرة إلى صاحب العمل ، يمكن لمحلل الوظيفة الذي يجري المقابلة أن ينتزع معلومات ذات مغزى من صاحب العمل عن وظيفته / وظيفتها.

ومع ذلك ، فإن طريقة المقابلة تستغرق وقتًا طويلاً وتكلفتها. على وجه الخصوص ، تتطلب الوظائف المهنية والإدارية بسبب طبيعتها المعقدة للوظيفة ، مقابلة أطول "قد يكون هذا أيضًا احتمالًا أن يكون التحيز من جانب المحلل وحامل الوظيفة ، أي أن المستجيب قد يخفي دقة وموضوعية المعلومات التي تم جمعها من خلال المقابلة. ومع ذلك ، فإن فعالية طريقة المقابلة تعتمد على قدرة كل من المحاور والمجيب في طرح الأسئلة والاستجابة لها على التوالي.

قد تساعد الإرشادات التالية ، كما حددها كارول إل. شارلت وأوتيس ولنهرت ، في جعل المقابلة أكثر فعالية:

ا. قدم نفسك لإعلام العامل عن هويتك وسبب وجودك هناك.

ب. تهدئة مخاوف العامل من أي نوع من خلال إظهار اهتمام شديد به / لها و / أو وظيفتها.

ج. لا تنصح العامل بكيفية القيام بالمهمة.

د. حاول التحدث إلى العامل بلغته ، إلى أقصى حد ممكن.

ه. لا تخلق الارتباك بين العمل والعامل.

F. قم بعمل دراسة وظيفية كاملة ضمن أهداف البرامج؛ و

ز. تحقق من معلومات الوظيفة على الإطلاق.

استبيان:

من المستصوب استخدام طريقة الاستبيان لجمع بيانات العمل خاصة في الحالتين التاليتين:

أولاً ، حيث يكون عدد الأشخاص الذين يقومون بالمهمة نفسها كبيرًا ولأجراء المقابلات الشخصية معهم أمر صعب وغير عملي.

ثانيا ، من المستحسن إعطاء الوقت الكافي للموظفين لتمكينهم من الكشف عن الجوانب الخاصة للوظائف واستكشافها.

في هذه الطريقة ، يتم إعطاء الموظف استبيانًا مهيأًا لملئه ، ثم يتم إعادته إلى المشرفين. يقوم المشرف ، بعد إجراء التصحيحات اللازمة والضرورية في المعلومات الواردة في الاستبيان ، بتقديم المعلومات المصححة إلى محلل الوظيفة. يوفر الاستبيان معلومات شاملة حول الوظيفة.

يمكن تقدير المعلومات التي تم الحصول عليها بهذا الكم ومعالجتها في الكمبيوتر. إن الميزة الكبرى لأسلوب الاستبيان هو أنه يتيح للمحلل تغطية عدد كبير من أصحاب الوظائف في أقصر وقت ممكن. ومع ذلك ، فإن الطريقة تعاني من بعض أوجه القصور أيضًا.

في غياب علاقة مباشرة بين محلل العمل والموظف ، يميل كل من التعاون والتحفيز من جانب الموظف إلى مستوى منخفض. في كثير من الأحيان الموظف بسبب نقص التدريب والمهارة ، لا تعبر عن المعلومات ذات الصلة بالعمل بطريقة ذات معنى وواضحة. على هذا النحو ، تميل البيانات المتعلقة بالوظيفة إلى أن تكون غير دقيقة. وعلاوة على ذلك ، فإن هذه الطريقة تستغرق وقتا طويلا ومكلفة.

قوائم:

تختلف طريقة التحقق من جمع بيانات الوظائف عن طريقة الاستبيان بمعنى أنها تحتوي على بعض الأسئلة الشخصية في شكل نعم أو لا. يُطلب من صاحب الوظيفة وضع علامة على الأسئلة المتعلقة بعمله. يمكن إعداد قائمة مرجعية على أساس معلومات العمل التي تم الحصول عليها من مصادر مختلفة مثل المشرفين والمهندسين الصناعيين وغيرهم من الأشخاص المطلعين على الوظيفة المحددة.

بمجرد إعداد قائمة المراجعة ، يتم إرسالها إلى صاحب الوظيفة للتحقق من جميع المهام المدرجة في القائمة التي يقوم بها. كما يطلب منه ذكر مقدار الوقت الذي يقضيه في كل مهمة من مهامه ونوع التدريب والخبرة المطلوبة للقيام بكل مهمة. ثم يتم جدولة المعلومات الواردة في قائمة التحقق للحصول على البيانات المتعلقة بالوظيفة.

مثل أسلوب الاستبيان ، فإن طريقة قائمة المراجعة مناسبة في المؤسسات الكبيرة حيث يتم تعيين عدد كبير من العمال لوظيفة معينة. بما أن هذه الطريقة مكلفة ولذلك فهي غير مناسبة للمنظمات الصغيرة.

الحوادث الخطيرة:

تعتمد هذه الطريقة على تجارب صاحب العمل السابقة في العمل. يطلب منهم تلخيص ووصف الحوادث الماضية المتعلقة بوظائفهم. ثم يتم تصنيف الحوادث التي تم الإبلاغ عنها من قبل أصحاب الوظائف إلى فئات مختلفة وتحليلها بالتفصيل. نعم ، يتطلب محلل الوظيفة درجة عالية من المهارة لتحليل الحوادث التي وصفها أصحاب الوظائف بشكل مناسب. ومع ذلك ، فهذه الطريقة تستغرق وقتًا طويلاً.

يوميات أو سجلات سجل:

في هذه الطريقة ، يُطلب من صاحب العمل الاحتفاظ بتسجيل يوميات بالتفصيل في الأنشطة المتعلقة بالوظيفة كل يوم. إذا تم إجراؤها بحكمة ، توفر هذه الطريقة معلومات دقيقة وشاملة حول المهمة. هذا يتغلب على الذاكرة ينقضي على جزء من صاحب العمل. وبما أن تسجيل الأنشطة قد ينتشر على مدى عدة أيام ، فإن الطريقة ، بالتالي ، تستغرق وقتًا طويلاً.

تتمثل العيوب المرتبطة بهذه الطريقة في أنها تظل غير مكتملة لأنها لا تعطي بيانات مرغوبة عن علاقة المشرف ، والمعدات المستخدمة وظروف العمل السائدة في مكان العمل.

طريقة المؤتمر الفني:

في هذه الطريقة ، يتم تنظيم مؤتمر للمشرفين الذين يمتلكون معرفة واسعة حول الوظيفة. كانوا يتداولون حول جوانب مختلفة من العمل. ويحصل محلل الوظيفة على معلومات الوظائف من المناقشة التي جرت بين هؤلاء الخبراء / المشرفين. تستهلك الطريقة أقل من الوقت. ومع ذلك ، فإن العيب الرئيسي لهذه الطريقة هو أنها تفتقر إلى الدقة والأصالة حيث لا يشترك أصحاب الوظائف الفعلية في جمع معلومات الوظائف.

وينظر من الوصف السابق إلى أنه لا توجد طريقة واحدة كاملة ومتفوقة. في الواقع ، لا تعتبر أي من هذه الطريقة حصرية. يمكن الحصول على أفضل البيانات المتعلقة بالوظيفة عن طريق الجمع بين جميع الطرق الموضحة أعلاه.

قبل أن ننتقل إلى المحتوى التالي ، نذكر بإيجاز المشاكل التي تواجه التحليل الوظيفي.

المشاكل التي قد تظهر أثناء إجراء تحليل الوظيفة هي:

1. عدم وجود دعم من الإدارة العليا.

2. الاعتماد على مصدر واحد وطريقة جمع البيانات.

3. أصحاب الوظائف غير المدربين وغير الحافزين الذين هم المصدر الفعلي لبيانات العمل.

4. المعلومات / البيانات المشوهة المقدمة من المجيبين ، أي أصحاب الوظائف بسبب عدم الاستعداد من جانبهم.