المخططات الهيكلية: الأنواع ، المبادئ ، المزايا والقيود

المخططات الهيكلية: الأنواع ، المبادئ ، المزايا والقيود!

المخطط التنظيمي هو عرض تقديمي للعلاقات في المؤسسة. يتم وصف المهام وعلاقاتها ، وقنوات السلطة والسلطة النسبية للمديرين المختلفين في مخطط تنظيمي. يُعرِّف جورج تيري الرسم البياني التنظيمي بأنه "شكل تخطيطي يُظهر جوانب مهمة للمنظمة ، بما في ذلك الوظائف الرئيسية وعلاقات كل منها ، وقناة الإشراف والسلطة النسبية لكل صاحب عمل مسؤول عن كل مهمة". لذا فإن الرسم البياني هو عبارة عن وظائف مصورة وبيانية وعلاقاتها ، وخطوط واضحة للسلطة والمسؤولية ، وقنوات اتصال ، ونطاق السيطرة والإشراف.

يمكن تقسيم المخططات التنظيمية إلى:

(1) المخططات الرئيسية و

(2) المخططات التكميلية.

يظهر الرسم البياني الرئيسي الهيكل التنظيمي الرسمي بالكامل بينما يعرض الرسم البياني التكميلي تفاصيل العلاقات والسلطة والواجبات ضمن المنطقة المحددة في الدائرة.

أنواع المخططات الهيكلية:

هناك ثلاث طرق يمكن من خلالها عرض المخططات الهيكلية:

(ط) عمودي

(ثانيا) أفقي

(3) التعميم

(1) عمودي أو من أعلى إلى أسفل:

في هذا المخطط ، يتم عرض الوظائف الرئيسية في الدالات العليا والمرتبة الثانوية في المراكز السفلية المتتالية. في هذا المخطط ، يتم تشغيل المستويات القياسية أفقياً ويتم تشغيل الوظائف رأسيًا. تظهر السلطة العليا في الأعلى بينما السلطة الأدنى في الأسفل.

يظهر الرسم العمودي في الرسم البياني التالي. في هذا الرسم البياني يكون مجلس الإدارة في قمة المنظمة. يسيطر الرئيس التنفيذي على العديد من المديرين الفنيين ، الذين لديهم بدورهم موظفًا متدنيًا كشرط للإدارات المعنية.

(2) أفقي أو من اليسار إلى اليمين:

في هذا الرسم البياني يتم وضع أعلى المواضع على الجانب الأيسر ويتحرك أصحاب السلطة المتناقصة نحو اليمين. يتم تمثيل المستويات التنظيمية من خلال أعمدة رأسية ، وتدفق السلطة من المستويات الأعلى إلى الأدنى ممثلة بالحركة من اليسار إلى اليمين. وبعبارة أخرى ، فإنه يقدم مستويات قياسية في موضع رأسي ويعمل أفقياً.

يمكن رسم نفس مستويات السلطة كما هو موضح في المخطط العمودي في مخطط من اليسار إلى اليمين كما يلي:

في المخطط الأفقي ، السلطة العليا لو. يظهر مجلس الإدارة على اليسار ويتحرك المديرون التنفيذيون والوظيفيون والمستويات الأخرى نحو اليمين.

(3) التعميم:

في المخطط الدائري ، يمثل مركز الدائرة موضع السلطة العليا وتتشعب الوظائف في جميع الاتجاهات من المركز. فكلما ارتفعت مراكز السلطة ، كلما اقتربوا من المركز وأصغر من مواقع السلطة ، وأكثر بعدا عن المركز. تقع المواضع ذات الأهمية النسبية المتساوية على نفس المسافة من المركز. الخطوط التي تشكل كتل مختلفة من الوظائف أو المواقف تشير إلى قنوات السلطة الرسمية ، كما هو الحال في الترتيبات الأخرى. يصور المخطط الدائري الحالة الفعلية للتدفق الخارجي للسلطة الرسمية من الرئيس التنفيذي في العديد من الاتجاهات.

مبادئ المخططات الهيكلية:

يجب مراعاة المبادئ التالية عند إعداد المخططات الهيكلية:

(ط) يجب أن تتبع الإدارة العليا بصدق خط السلطة أثناء التعامل مع المرؤوسين. أي محاولة للشراء عبر المخطط التنظيمي ستجعلها بلا معنى.

(2) يجب أن يحدد المخطط خطوط الموقف. يجب أن يتم تحديد خطوط الأفراد المختلفين بحيث لا يكون هناك تداخل ولا يجب إعطاء نفس الشخصين شخصين.

(3) ينبغي تجنب التركيز غير المبرر للواجب في أي وقت.

(3) لا ينبغي أن يتأثر المخطط التنظيمي بالشخصيات. يجب إعطاء توازن المنظمة أهمية أكبر من الأفراد.

(5) ينبغي أن يكون المخطط التنظيمي بسيطاً ومرناً.

مزايا المخططات الهيكلية:

1. المخطط التنظيمي هو أداة إدارية. فهو يساعد في تحديد سلطة ومسؤولية كل منصب.

يتم تأسيس العلاقات بين الأشخاص المختلفين أيضًا للعمل السلس للمؤسسة.

2. بما أن المخطط التنظيمي يحدد على وجه التحديد سلطة ومسؤولية الأشخاص في المؤسسة فلن يكون هناك ازدواجية وتداخل في الواجبات وما إلى ذلك. وحتى إذا حدث ذلك في حالة معينة ، فيمكن تصحيحه على الفور.

3. سيساعد المخطط الهيكلي في توضيح الأخطاء وأوجه القصور والقيادة المزدوجة وما إلى ذلك في المنظمة. سوف تكون الإدارة قادرة على اتخاذ إجراءات علاجية فورية في حالة وجود ثغرة معينة.

4. يعمل المخطط الهيكلي كمركز معلومات للوافدين الجدد ويمكنهم بسهولة فهم المستويات المختلفة للسلطة والمسؤولية.

5. المخططات مفيدة أيضا في عملية صنع القرار. هم بمثابة دليل لصانعي القرار.

حدود الرسوم البيانية للمنظمة:

المخططات التنظيمية تعاني من العوائق التالية:

1. توضح الرسوم البيانية للمؤسسة العلاقة بين المواقف المختلفة وليس درجة السلطة والمسؤولية. لا يمكن لحجم المربعات أو الدوائر في المخطط إظهار مستوى السلطة ، إلخ.

2. الرسم البياني فقط يصور العلاقة التنظيمية الرسمية في حين يتم تجاهل التنظيم غير الرسمي. منظمة غير رسمية عمليًا مفيدة مثل التنظيم الرسمي. تساعد المنظمة غير الرسمية الإدارة بشكل كبير في معرفة ردود أفعال الناس وتعد قناة اتصال هامة.

3. يعرض الرسم البياني المكانة والحالة التنظيمية على مختلف المستويات. إنه يؤدي إلى شعور أدنى بين الناس ويؤخر الشعور بالعمل الجماعي.