ميكنة المكاتب: الأهداف والمبادئ

دعونا نجعل دراسة متعمقة لأهداف ومبادئ الميكنة المكتب.

أهداف الميكنة في المكتب:

المكننة في المكتب لها الأهداف التالية:

1. تفسير البيانات:

فالأجهزة مثل أجهزة الكمبيوتر تفسر الحقائق والبيانات في الذاكرة لاتخاذ القرارات والتحكم فيها.

2. توفير العمل:

تهدف المكننة إلى إنقاذ العمل بإحدى الطريقتين - إما أنها قد تقلل من إجمالي فاتورة الأجور أو نفس الموظف الذي يحمل جزءًا أكبر من العمل.

3. الاحتيال الأقل:

تعمل الآلات على تقليل الاحتيال في العمل المكتبي.

4. توفير الوقت:

توفير الوقت هو هدف آخر للميكنة. يمكن القيام بالعمل الذي يستغرق ساعات قليلة في وقت قصير مع الماكينة.

5. دقة:

إن العمل الذي تقوم به الآلة أكثر دقة بكثير ، وبالتالي ، قد يكون أحد الأهداف الرئيسية هو تحسين الدقة.

6. التوحيد القياسي:

لا يمكن تحقيق العمل القياسي إلا عند تشغيل الماكينات بأفضل كفاءة.

7. القضاء على الملل والرتابة:

العمليات المتكررة هي رتيبة وتهدف آلة المكاتب إلى القضاء على رتابة هذه العمليات المتكررة.

مبادئ ميكنة واختيار المعدات في المكتب:

لنفترض أن المكتب ، الذي يعمل بكامل طاقته ، قرر شراء بعض الآلات المكتبية ليس فقط لتعزيز إنتاج العمل مع مراعاة الجودة ، ولكنه يرغب أيضًا في توفير الوقت والمحافظة على اقتصاد الإنتاجية على مستوى معين .

ثم ما هي العوامل التي يجب أخذها بعين الاعتبار لاختيار وشراء أجهزة المكاتب؟ يختلف اعتماد ومبادئ شراء أجهزة المكاتب من منظمة إلى أخرى ، ومع ذلك ، هناك مبادئ مشتركة معينة تتبعها عادة كل منظمة:

1. مبدأ الفضاء:

من الضروري والضروري أن تشغل الماكينة المساحة الدنيا للباب أو الرف. تحتل الماكينة الكبيرة والثقيلة مساحة أكبر وتضيف إلى تكلفة المساحة ، وبالتالي تصبح نفقات غير مباشرة على التكلفة الإجمالية للمنظمة.

2. التوحيد القياسي:

يشير التوحيد القياسي من حيث المعدات المكتبية وشرائها إلى شراء الآلات نفسها التي تفي بمواصفات الماكينة المطلوبة لتنفيذ عمل المكتب. على سبيل المثال ، إذا كانت وظيفة المكتب على شاكلة استخراج صور فوتوغرافية بحجم تصغير أو تكبير ، فيجب أن يكون للناسخة التي ينبغي شراؤها مرفق عدسة زووم لأن ذلك يساعد في تقليل وتوسيع النسخ.

3. الشراء الكافي:

إذا كان هناك حاجة إلى نوع معين من الأجهزة من قبل كل قسم ، فيجب شراء نفس العدد من الأجهزة.

4. الاستفادة:

يجب أن يكون استخدام الجهاز المشترى 100٪ بمعنى أنه يجب استخدامه لاستخدامه الكامل أو الأعظم. في الواقع ، في وقت الشراء ، يجب تحديد مقدار الاستخدام فيما يتعلق بالتكلفة. ونادراً ما لا يمكن شراء آلة يجب استخدامها في وقت واحد وتنفق الكثير من المال.

5. المتانة:

يجب أن يكون أي شيء يتم شراؤه دائمًا. قد لا يكون فقط حياة طويلة ولكن يجب أن تكون خالية من الأعطال المتكررة إلخ.

6. مبادئ التكلفة:

يجب الحفاظ على التوازن أثناء شراء المعدات المكتبية والأموال التي تنفق عليها لشرائها. كل آلة لديها ثلاث تكاليف مختلفة تشارك فيها. وهي تكلفة الشراء وتكلفة التشغيل وتكلفة وقت الخمول.

إذا كانت التكلفة الرأسمالية للآلة أعلى ولكن تكلفة تشغيلها منخفضة ؛ يمكن أن يكون مفضلاً للآلة التي تكون تكلفة شرائها منخفضة جدًا ، أو منخفضة في الواقع ، وتكلفة التشغيل مرتفعة. ومع ذلك ، ينبغي أن نضع في اعتبارنا دائما أنه لا ينبغي التضحية بالجودة من أجل التكلفة.

7. القدرة على التكيف:

يجب أن يكون الجهاز الذي تم شراؤه بحيث لا يتكيف كل شخص يستخدمه مع الماكينة فحسب ، بل يجب أن تجذب الآلة الآخرين لتكيفها مع نفسها. بمعنى آخر ، يجب أن يكون تشغيل الآلة بسيطًا وسهلًا للآخرين على فهمه ، واستخدامه ، بدلاً من ترسيمه وتعقيده للتكيف معه.

8. مبادئ الجودة:

يجب أن تكون الآلات التي يتم شراؤها ذات نوعية جيدة بحيث تكون جودة العمل الذي يتم إجراؤه من خلال المعايير المطلوبة.

9. الفوائد:

ينبغي للمرء أن يأخذ في الاعتبار مفهوم ومبادئ الفوائد قبل شراء آلة. كما تشارك التكلفة في شراء الجهاز ، ينبغي أن تكون الفوائد متعددة الوجوه.

10. ملاءمة:

يجب أن تكون آلة المكتب مناسبة للعملية التي سيتم شراؤها. لا ينبغي شراؤها إلا كرمز للمكانة.