حسن إدارة المكاتب: المبادئ ونصائح لإدارة الملفات

تعتمد الإدارة الجيدة للمكاتب على معرفة الأشخاص المسؤولين عن ماذا - الأشخاص الذين يخضعون للمساءلة والذين ينجزون الأمور. ماذا سيحدث ، على سبيل المثال ، إذا كان الشراء لشركتك الصغيرة قد تم من قبل متى؟ هل ستتمكن من العثور على مشبك ورق عندما تريد واحدة؟

أو طباعة قبالة تقرير عندما كنت في حاجة إليها؟ إن تحميل شخص واحد طلب شراء جميع المعدات واللوازم يحل المشكلة ويبقي الأمور بسلاسة. هو نفسه مع إدارة أنظمة (الكمبيوتر). يجب أن يكون لديك شخص واحد مسؤول عن أمان نظام الكمبيوتر الخاص بك وتتبع أشياء مثل الحسابات وكلمات المرور والبرامج. خلاف ذلك ، سوف تتكاثر الفوضى.

يبدو أن الاحتفاظ بالسجلات هو أسهل جزء من الإدارة الجيدة للمكاتب - حتى تفكر في ضرورة الحفاظ على هذه السجلات وتحديثها. عندما تحصل على عميل جديد أو عميل ، على سبيل المثال ، يستغرق الأمر لحظة واحدة فقط لإدخاله في قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك. ثم لن يستغرق الأمر سوى لحظة أو دقيقتين لتحديث السجل بعد أن تحدثت إليه على الهاتف.

هل مكتبك مثال على إدارة الفضاء أو سوء إدارة المساحة؟ عندما تتجول في المكتب ، هل عليك أن تلتف حول العقبات أو تتعرض لخطر التعثر على شيء ما؟ عندما تجلس في مكتب ، هل يمكن أن تعمل بشكل مريح هناك؟ هل يتم ترتيب الأشياء منطقيًا بحيث تكون الأشياء التي ستستخدمها كثيرًا في المكتب هي الأقرب إليك؟ هناك الكثير من الأشياء المحشورة في المكاتب في الوقت الحاضر ، من مواقف الطابعة من خلال خزائن الملفات. لإدارة المكتب الجيد ، يجب أن تكون على يقين من أن جميع الأشياء في المكتب مرتبة لأقصى قدر من الكفاءة - وأقصى درجات السلامة.

7 مبادئ إدارة المكتب الجيد:

إن التشويش والارتباك مزعج ، لكنهما أيضاً سيئان تماماً للعمل. فكر في الأمر على أنه صيغة ، إذا كنت تحب: زيادة الفوضى تساوي الأرباح المتناقصة. ماذا أفعل؟

السيطرة على الفوضى من خلال تطبيق مبادئ إدارة المكتب الأساسية التالية:

1. إنشاء إجراءات إدارة المكتب والتشبث بها:

تحتاج المهام الروتينية إلى إجراءات روتينية إذا كنت ترغب في البقاء منظمًا والحفاظ على سير الأمور بسلاسة. إعداد إجراءات للتعامل مع الأعمال المكتبية والمكتبية. على سبيل المثال ، يجب التعامل مع كل قطعة من الورق تأتي إلى مكتبك مرة واحدة ، وتصرف بناء عليها ، وتودع - لا مكدسة بشكل عشوائي على مكتب.

ستحتاج أنظمة المكتب ، مثل أجهزة الكمبيوتر ، إلى إجراءات إدارية وإجراءات الوضع. عند تعطل النظام أو فشل أحد الأجهزة المتعلقة بالكمبيوتر ، يحتاج كل شخص في مكتبك إلى معرفة من يجب الاتصال به وما لا يجب فعله (مثل محاولة إصلاح المشكلة بأنفسهم). توفر هذه المقالات إدارة البيانات نصائح مفيدة لكل شيء من أنظمة الملفات مكتب من خلال إجراءات النسخ الاحتياطي الكمبيوتر.

2. إعداد المسؤوليات المحددة بشكل واضح:

أو طباعة قبالة تقرير عندما كنت في حاجة إليها؟ وضع شخص واحد مسؤول عن طلب جميع المعدات واللوازم يحل المشكلة ويبقي الأمور بسلاسة. هو نفسه مع إدارة أنظمة (الكمبيوتر). يجب أن يكون لديك شخص واحد مسؤول عن أمان نظام الكمبيوتر الخاص بك وتتبع أشياء مثل الحسابات وكلمات المرور والبرامج. خلاف ذلك ، سوف تتكاثر الفوضى.

3. حافظ على السجلات - وحافظ على سجلات العمل الخاصة بك محدثة:

4. قم بالمشي من خلال مكتبك واجلس :

5. جدولة العمل Scut:

لسوء الحظ ، فإن المكتب ، مثل المطبخ ، لن يعمل بشكل جيد دون القيام بقدر معين من العمل الهائل. إذا كنت مالكًا لنشاط تجاري صغير ولا تستطيع تعيين أي شيء تشاهده كعمل مسخر لشخص آخر ، فاضطر نفسك إلى الحصول عليه بانتظام عن طريق جدولة الوقت كل أسبوع من أجله. خذ صباح أو بعد الظهر ، على سبيل المثال ، وقضائه لإجراء المكالمات الباردة أو اللحاق بالمحاسبة (أو تحديث السجلات).

6. مندوب و الاستعانة بمصادر خارجية:

في عالم مثالي ، كان الجميع يفعلون ما كان لديه الوقت للقيام به وفعله بشكل جيد. وبما أن العالم ليس مثالياً ، فإن الكثير من الناس يفعلون أشياء لا يملكون الوقت أو الموهبة للقيام بها بشكل جيد. لا يمكن أن يؤدي التفويض والاستعانة بمصادر خارجية إلى تحسين إدارة مكاتب الأعمال الصغيرة الخاصة بك فحسب ، بل يمكنك أيضًا من التركيز على مواهبك أيضًا ، وبالتالي تحسين أرباحك النهائية. يمكن للمساعدات الافتراضية التعامل مع العديد من مهامك الإدارية أو الإدارية.

7. اجعل تخطيط الأعمال أولوية:

يقضي العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة أيامهم في التمثيل والتفاعل - ثم يتساءلون لماذا يبدو أنهم يدورون عجلاتهم. تخطيط الأعمال هو عنصر هام من عناصر إدارة المكتب الجيد ، ويجب أن يكون جزءًا من روتين إدارة المكتب المعتاد. يقضي أصحاب الأعمال الصغيرة الناجحون بعض الوقت كل أسبوع في تخطيط الأعمال ، ويستخدم العديد منهم جلسات تخطيط الأعمال اليومية كأداة لتحديد الأهداف والنمو. إذا كان لديك فريق عمل ، فأشركهم في تخطيط الأعمال ، سواء بشكل رسمي أو غير رسمي.

نصائح لإيداع سريع للمكاتب:

بصفتك مالكًا تجاريًا صغيرًا ، يجب أن تكون قادرًا على العمل في مكتبك بسرعة وسهولة. على الرغم من أن إعداد نظام حفظ الملفات يبدو صعبًا ، إلا أنه يعد مهمة سهلة نسبيًا يمكن تسهيلها عن طريق بعض النصائح والحيل.

(1) خذ بضع دقائق للجلوس في مكان العمل الأساسي والوصول إلى المعدات واللوازم والملفات. سيساعدك ذلك في تحديد مكان الفكرة لتقديم هذه العناصر لك شخصيا.

(2) الآن بعد أن تعرفت على المكان الذي تبحث فيه بشكل طبيعي عن المعلومات ، يجب عليك تحديد ما إذا كان نظام الإيداع الأبجدي أو العددي أو الموضوع سيعمل بشكل أفضل من أجلك. هل تبحث عن أشياء وفقا لاسم العميل؟ الفئة (أي المصروفات ، المالية ، التسويق)؟ حسب الرقم المرجعي؟ هذه خطوة حاسمة ، لأنها ستحدد كيفية وضع نظام الملفات الخاص بك. افعل ذلك قبل أن تشتري أي شيء لنظام الإيداع الخاص بك.

(3) بعد ذلك ، حدد احتياجات التخزين الخاصة بك تقريبًا. هل لديك عدد كبير من الملفات التي تصل إليها بشكل يومي؟ هل تقوم بالوصول لملفاتك أسبوعياً فقط؟ ستحدد الإجابات ما إذا كنت تحتاج إلى حامل ملف مكتبي ، أو خزانة لحفظ الملفات في درج قريبة من مكتبك أو خزانة لحفظ الملفات الجانبية بأربعة أقسام عبر الغرفة. توجد الكثير من الخيارات اليوم ، يجب عليك أن تختار بعناية. السماح بالنمو عند النظر إلى خزانات حفظ الملفات - اشترِ شيئًا لاستيعاب ضعف الملفات التي تعتقد أنك ستحصل عليها الآن. سيحد هذا من عدد المرات التي يجب عليك اللجوء إليها وإعادة تنظيم نظام حفظ الملفات الخاص بك.

(4) استثمر في نظام وضع العلامات الجيد من أجل الوضوح وسهولة الوصول. إن القدرة على قراءة تسميات الملفات تبدو واضحة ، لكن الوضوح في وضع العلامات سيوفر لك وقتًا أكثر في الإيداع مما تتخيل. توفر معظم الشركات التي تصنع الملصقات قوالبًا تتكامل مع برامج معالجة النصوص الأكثر شيوعًا. قد ترغب في النظر في واحدة من أنظمة صنع العلامات الصغيرة التي يمكنها الآن أيضًا طباعة تصنيفات بريدية فردية. عادةً ما تكون العناصر التي تؤدي واجبًا مضاعفًا استثمارًا حكيمًا.

(5) أنت الآن على استعداد لشراء مجلدات الملفات.

نصائح لإدارة الملفات الإلكترونية:

كانت إدارة الملفات الفكر للملفات الورقية فقط؟ فكر مرة اخرى. من المهم الحفاظ على الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك منظمة ومحدثة. تمامًا كما هو الحال مع الملفات الورقية ، فإن الهدف من إدارة ملفات الكمبيوتر هو التأكد من أنه يمكنك العثور على ما تبحث عنه ، حتى إذا كنت تبحث عنه بعد سنوات من إنشائه.

ستساعدك نصائح إدارة الملفات هذه في الحفاظ على ملفاتك سهلة الوصول:

1. تنظيم بواسطة أنواع الملفات:

اجعل العثور على التطبيقات أسهل من خلال إنشاء مجلد يسمى Program Files على محرك الأقراص الخاص بك والاحتفاظ بجميع تطبيقاتك هناك. على سبيل المثال ، سيكون الملف التنفيذي لـ Word و PowerPoint و Simply Accounting و WinZip موجودًا في المجلد Program Files.

2. مكان واحد للجميع:

ضع جميع المستندات في مجلد "المستندات" وفي أي مكان آخر. لذا سواء كان ذلك جدول بيانات أو خطابًا أو عرضًا تقديميًا في PowerPoint ، فإنه يذهب هنا. هذا سيجعل من السهل العثور على الأشياء وتشغيل النسخ الاحتياطية.

3. إنشاء مجلدات في المستندات:

هذه هي أدراج خزانة الملفات الخاصة بالكمبيوتر ، إذا جاز التعبير. استخدم لغة واضحة لتسمية المجلدات الخاصة بك؛ أنت لا تريد أن تنظر إلى قائمة المجلدات هذه في المستقبل وتتساءل عن "TFK" أو أي اختصار آخر مثير اختراعه.

4. مجلدات Nest داخل المجلدات:

إنشاء مجلدات أخرى داخل هذه المجلدات الرئيسية حسب الحاجة. على سبيل المثال ، قد يحتوي مجلد يسمى "الفواتير" على مجلدات باسم "2004" و "2005" و "2006". قد يتضمن المجلد المسمى لعميل المجلدات "بيانات العملاء" و "المراسلات". الهدف هو الحصول على كل ملف في مجلد بدلاً من وجود مجموعة من الملفات اليتيمة المدرجة.

5. اتبع اتفاقيات تسمية الملفات :

لا تستخدم مسافات في أسماء الملفات ، واحتفظ بأسماء الملفات تحت 27 حرفًا ، واستخدم جميع الأحرف الصغيرة. لذلك يجب أن يكون ملفًا مسمىًا للعميل هو jackdawson بدلاً من Jack Dawson. إذا انتهكت أيًا من هذه القواعد ، فكن متسقًا بشأنها.

6. كن محددًا:

قم بإعطاء أسماء منطقية وأسماء محددة وقم بتضمين التواريخ في أسماء الملفات إن أمكن. الهدف عند تسمية الملفات هو أن يكون قادرا على معرفة ما هو الملف دون الحاجة إلى فتحه وننظر.

7. الملف كما تذهب:

أفضل وقت لتقديم مستند هو عند إنشائه لأول مرة. لذا اعتدت على استخدام مربع الحوار "حفظ باسم" لحفظ المستند الخاص بك وكذلك تسميته ، ووضعه في المكان المناسب في المقام الأول.

8. طلب ملفاتك لراحتك:

إذا كانت هناك مجلدات أو ملفات تستخدمها كثيرًا ، فقم بإجبارها على أعلى قائمة الملفات عن طريق إعادة تسميتها باستخدام a أو aa في بداية اسم الملف.

9. اعدم ملفاتك بانتظام:

أحيانًا ما يكون العمر واضحًا كما هو الحال في مثال المجلد المسمى "الفواتير" أعلاه. إذا لم يكن كذلك ، فاحتفظ مجلداتك مرتبكًا عن طريق مسح الملفات القديمة. لا تحذف الملفات المرتبطة بالأعمال ما لم تكن متأكدًا تمامًا أنك لن تحتاج إلى الملف مرة أخرى. بدلاً من ذلك ، في مجموعة المجلدات الرئيسية في "المستندات" ، قم بإنشاء مجلد يسمى "قديم" أو "غير نشط" ونقل الملفات القديمة إليه عندما تصادفها.

10. قم بعمل نسخة احتياطية من ملفاتك بانتظام:

سواء كنت تقوم بنسخ ملفاتك على محرك أقراص آخر أو على شريط ، فمن المهم إعداد نظام النسخ الاحتياطي المعتاد ومتابعته.