الإخراج: الطبيعة والمبادئ والجوانب (مع رسم بياني)

هنا نعرض بالتفصيل معنى وتعاريف التوجيه وطبيعة الاتجاه ومبادئه وجوانبه وأهميته وتقنياته.

الإدارة هي فن إنجاز الأمور من خلال الآخرين. تتمثل إحدى الوظائف الرئيسية للمدير في توجيه المرؤوسين بفعالية. التوجيه معنية بتنفيذ الخطط المطلوبة. إنه يبدأ العمل المنظم والمخطط ويضمن الأداء الفعال من قبل المرؤوسين نحو إنجاز أنشطة المجموعة.

يطلق على الإدارة اسم الإدارة في العمل. على حد تعبير ثيو هايمان ، "من أجل جعل أي قرار إداري مجديًا حقًا ، من الضروري تحويله إلى إجراء فعّال ، والذي يحققه المدير عن طريق التوجيه. بدون هذه الوظيفة الإدارية لا شيء أو في أحسن الأحوال سيحدث القليل جدا.

يمكن اعتبار التخطيط والتنظيم والموظفين وظائف إدارية تحضيرية يكون الهدف من التحكم فيها هو معرفة ما إذا كانت الأهداف قد تحققت أم لا. والرابط القائم على الاتصال بين هذه الوظائف هو الوظيفة الإدارية للتوجيه ، وهو ما يعني إصدار التوجيهات والتوجيه والإشراف على المرؤوسين ".

"كما أن بدء تشغيل محرك السيارة لا يجعله يتحرك ما لم يتم وضعه في مكانه وضغط المسرع ، بنفس الطريقة التي يتم بها بدء الإجراءات المنظمة في المؤسسة فقط من خلال وظيفة توجيه الإدارة.

من أجل فهم واضح لمهمة توجيه وظيفة الإدارة ، يتم إعطاء بعض التعريفات على النحو التالي:

تعريفات:

"توجيه المخاوف حول الطريقة الكلية التي يؤثر بها المدير على عمل المرؤوسين. إنه الإجراء الأخير للمدير في جعل الآخرين يتصرفون بعد الانتهاء من جميع الأعمال التحضيرية. "ماسي

"التوجيه هو الجانب الشخصي لإدارة الأشخاص الذين يقودهم المرؤوسون إلى فهم والمساهمة بفعالية وكفاءة في تحقيق أهداف المؤسسة". Koontz and O'Donnel

"التوجيه هو التوجيه ، والإلهام ، وقيادة هؤلاء الرجال والنساء الذين يشكلون الجوهر الحقيقي لمسؤوليات الإدارة".

Urwick and Breach “إخبار الناس بما يجب عليهم فعله ورؤيتهم يفعلون ذلك بأفضل ما لديهم. ويشمل ذلك إجراء المهام ، وشرح الإجراءات ، ورؤية الأخطاء التي يتم تصحيحها ، وتوفير التدريب المهني ، وبطبيعة الحال ، إصدار الأمر. "Earnest Dale

"إن قلب الإدارة هو وظيفة التوجيه التي تنطوي على تحديد الدورة ، وإعطاء الأوامر والتعليمات ، وتوفير القيادة الديناميكية".

Marshall E. Dimock "يتكون التوجيه من العملية والتقنيات المستخدمة في إصدار التعليمات والتأكد من تنفيذ العمليات كما كان مخططا لها في الأصل".

تعليقات هايمان من التعريفات المذكورة أعلاه ، يمكننا أن نستنتج أن وظيفة إدارة التوجيه هي قلب عملية الإدارة لأنها تهتم بمباشرة العمل. وهو يتألف من جميع تلك الأنشطة التي تهتم بالتأثير أو توجيه أو الإشراف على المرؤوسين في وظائفهم.

طبيعة أو خصائص الاتجاه:

توضح الميزات التالية للتوجيه طبيعة وظيفة التوجيه للإدارة:

1. إنها وظيفة ديناميكية:

التوجيه هو وظيفة ديناميكية ومتواصلة. يجب على المدير توجيه وتوجيه وتحفيز وتوجيه مرؤوسيه باستمرار. مع تغيير الخطط والعلاقات التنظيمية ، سيكون عليه تغيير الأساليب والتقنيات إلى الاتجاه.

2. يبدأ العمل:

يبدأ التوجيه بالعمل المنظم والمخطط ويضمن الأداء الفعال من قبل المرؤوسين نحو إنجاز أنشطة المجموعة. يعتبر جوهر الإدارة في العمل.

3. يوفر الرابط الضروري بين الوظائف الإدارية المختلفة:

توجيه الروابط بمختلف الوظائف الإدارية للتخطيط والتنظيم والموظفين والسيطرة. وبدون توجيه وظيفة التحكم لن تظهر أبداً وستصبح الوظائف التحضيرية الأخرى للإدارة بلا معنى. على حد تعبير Haimann ، "لا يحدث شيء ما لم وإلى أن يتم وضع السيارة التجارية في عجلة والضغط معجل".

4. إنها وظيفة عالمية:

التوجيه هو وظيفة عالمية يتم تنفيذها في جميع المؤسسات وعلى جميع مستويات الإدارة. يتعين على جميع المديرين توجيه ، وتوجيه ، وقيادة ، والإشراف ، والتواصل مع مرؤوسيهم ، على الرغم من أن الوقت ينفق على التوجيه في مستويات الإدارة العليا.

5. يهتم بالعلاقات الإنسانية:

تتعامل دالة التوجيه للإدارة مع العلاقة بين الأشخاص العاملين في المؤسسة. يخلق التعاون والتناغم بين أعضاء المجموعة. وهو يسعى إلى تحقيق ترتيب منظم لجهد جماعي لتوفير وحدة العمل في السعي لتحقيق أهداف مشتركة.

مبادئ الاتجاه الفعال:

الاتجاه الفعال يؤدي إلى زيادة مساهمة المرؤوسين في أهداف المنظمة. لا يمكن لوظيفة الإدارة أن تكون فعالة إلا عند اتباع بعض المبادئ المقبولة بشكل جيد.

فيما يلي المبادئ الأساسية للاتجاه الفعال:

1. تناغم الأهداف:

إنها وظيفة أساسية للإدارة لجعل الناس يدركون أهداف المجموعة وتوجيه جهودهم نحو تحقيق أهدافهم. يجب أن تعمم مصلحة المجموعة دائمًا الاهتمام الفردي. المبدأ ينطوي على الانسجام بين المصلحة الشخصية والمصلحة المشتركة. يعزز الاتجاه الفعال الشعور بالانتماء بين جميع المرؤوسين بطريقة تجعلهم دائمًا يميزون أنفسهم مع المؤسسة وضبط أهدافهم مع أهداف المؤسسة.

2. وحدة القيادة:

ينص هذا المبدأ على أنه ينبغي أن يتلقى شخص واحد أوامر من رئيس واحد فقط ، وبعبارة أخرى ، يجب أن يكون شخص واحد مسؤولا أمام رئيس واحد فقط. إذا كان شخص واحد تحت أكثر من رئيس واحد ، فيمكن أن يكون هناك أوامر متناقضة ويفشل المرؤوس في فهم أمره الذي يجب اتباعه. في غياب وحدة القيادة ، يتم تقويض السلطة وانضباط النظام وانقسم الولاء والارتباك والتأخير.

3. وحدة الاتجاه:

للحصول على توجيه فعال ، يجب أن يكون هناك رأس واحد وخطة واحدة لمجموعة من الأنشطة لها نفس الأهداف. وبعبارة أخرى ، يجب أن يكون لكل مجموعة من الأنشطة التي لها نفس الأهداف خطة عمل واحدة ويجب أن تكون تحت سيطرة مشرف واحد.

4. الإشراف المباشر:

تصبح وظيفة توجيه الإدارة أكثر فاعلية إذا احتفظ الرئيس بعلاقة شخصية مباشرة مع مرؤوسيه. ينشر الإشراف المباشر الإحساس بالمشاركة بين المرؤوسين الذين يشجعهم على بذل قصارى جهدهم لتحقيق الأهداف التنظيمية وتطوير نظام فعال لتغذية المعلومات.

5. الإدارة التشاركية أو الديمقراطية:

تصبح وظيفة التوجيه أكثر فاعلية إذا اتبع أسلوب المشاركة أو الديمقراطية للإدارة. ووفقاً لهذا المبدأ ، يجب على الرئيس أن يتصرف وفقاً للموافقة المتبادلة والقرارات التي يتم التوصل إليها بعد التشاور مع المرؤوسين. ويوفر الدافع الضروري للعمال من خلال ضمان مشاركتهم وقبولهم لطرق العمل.

6. التواصل الفعال:

ولكي يكون هناك اتجاه فعال ، من الضروري للغاية وجود نظام اتصالات فعال يوفر التدفق الحر للأفكار والمعلومات والاقتراحات والشكاوى والمظالم.

7. المتابعة:

من أجل جعل التوجيه فعالاً ، يجب على المدير توجيه وتوجيه وتحفيز وتوجيه مرؤوسيه باستمرار. لا يقوم المدير فقط بإصدار الأوامر والتعليمات ولكن أيضًا لمتابعة الأداء لضمان تنفيذ العمل حسب الرغبة. يجب عليه أن يشرف بذكاء على مرؤوسيه في العمل ويصححها كلما حدث خطأ.

الجوانب أو عناصر الاتجاه:

التوجيه هو وظيفة مهمة جدا للإدارة. ويطلق عليه حقًا قلب عملية الإدارة لأنها تهتم بمباشرة العمل. وهو يتألف من جميع تلك الأنشطة التي تهتم بالتأثير أو توجيه أو الإشراف على المرؤوسين في وظائفهم.

الجوانب الرئيسية أو عناصر الاتجاه هي كما يلي:

1. إصدار الأوامر والتعليمات.

2. القيادة.

3. التواصل

4. الدافع.

5. الإشراف و

6. التنسيق.

1. إصدار الأوامر والتعليمات:

مطلوب من المدير إصدار عدد من الأوامر إلى مرؤوسيه لبدء أو تعديل أو وقف أي إجراء. كما أنه مطلوب منه إرشاد وتوجيه العمال في أداء مهمتهم نحو تحقيق الأهداف المرجوة. تعليمات مهمة في توجيه المرؤوسين. تعكس الأوامر والتعليمات قرارات المديرين.

يجب أن يكون للترتيب أو التعليم الجيد الخصائص التالية:

(أ) ينبغي أن يكون بسيطًا وغير واضح وواضح.

(ب) ينبغي أن تكون قصيرة ولكن كاملة.

(ج) ينبغي أن تكون معقولة وقابلة للتنفيذ.

(د) يجب أن يكون مقنعا ومقبولا.

(ه) ينبغي أن تستدعي التعاون.

(و) يجب أن يتوافق مع أهداف المنظمة.

(ز) ينبغي أن يكون "في شكل مكتوب قدر الإمكان.

(ح) ينبغي أن يدعمها إجراء المتابعة.

2. القيادة:

القيادة هي "العملية التي يوجه بها المدير التنفيذي أو المدير بشكل إبداعي ويوجه أعمال الآخرين ويؤثر عليها في اختيار وتحقيق أهداف محددة عن طريق التوسط بين الفرد والمؤسسة بطريقة تجعل كلاهما يحصلان على أقصى قدر من الرضا". لبناء الثقة والحماس بين الناس وإثارة الرغبة في أن يقودوا. لكي تكون قائدا ناجحا يجب على المدير أن يعالج صفات البصيرة ، القيادة ، المبادرة ، الثقة بالنفس والسلامة الشخصية. قد تتطلب مواقف مختلفة أنواعًا مختلفة من القيادة ، القيادة الاستبدادية ، القيادة الديمقراطية والقيادة الحرة.

عناصر التوجيه - الإدارة في العمل:

3. التواصل:

الاتصالات تشكل عنصرا هاما جدا من التوجيه. يقال أنها المشكلة رقم واحد للإدارة اليوم. الاتصال هو الوسيلة التي يتم بها تعديل سلوك المرؤوسين والتغيير يتم في عملهم.

كلمة "اتصال" مشتقة من الكلمة اللاتينية "Communis" التي تعني "عام". وهكذا ، يعني التواصل تبادل الأفكار المشتركة. جوهر التواصل هو الحصول على المتلقي والمرسل معا لرسالة معينة. يشير الاتصال إلى تبادل الأفكار والمشاعر والعواطف والمعرفة والمعلومات بين شخصين أو أكثر.

في الأفكار الإدارية والأهداف والأوامر والطعون والملاحظات والتعليمات والاقتراحات وما إلى ذلك يجب أن يتم تبادلها بين الموظفين الإداريين ومرؤوسيهم تعمل على مستويات مختلفة من المنظمة لغرض تخطيط وتنفيذ سياسات الأعمال. يعتمد التوجيه بشكل أساسي على فعالية الاتصال. في حالة عدم نقل الأوامر والتعليمات بشكل صحيح ، قد لا يتم تنفيذها بشكل صحيح.

4. الدافع:

وهو عنصر مهم في وظيفة التوجيه. يشجع الحافز الأشخاص على تقديم أفضل أداء لهم والمساعدة في الوصول إلى أهداف المؤسسة. إنها درجة الاستعداد للقيام بالمهمة المسندة والقيام بها بأفضل طريقة ممكنة. تحاول وظيفة الإخراج تحقيق أقصى استفادة من عوامل الإنتاج المختلفة المتاحة في المنظمة. لا يمكن تحقيق ذلك إلا عندما يتعاون الموظفون في هذه المهمة. يجب بذل الجهود لجعل الموظفين يساهمون بحد أقصى.

5. الإشراف:

وهو يتألف من العملية والتقنية المستخدمة في إصدار التعليمات والتأكد من أن العمليات يتم تنفيذها كما هو مخطط لها في الأصل. الإشراف هو نشاط مستمر ويتم تنفيذه في كل مستوى من مستويات النشاط. إنه أمر لا مفر منه على كل مستوى من مستويات الإدارة لوضع الخطط والسياسات الإدارية موضع التنفيذ. بطريقة ما ، يكون الإشراف نوعًا من السيطرة حيث يفترض أن يتخذ المشرف إجراءات تصحيحية إذا كان العمل لا يتماشى مع الخطة.

6. التنسيق:

التنسيق هو ترتيب منظم لجهد جماعي لتوفير وحدة العمل في السعي لتحقيق هدف مشترك. الغرض من التوجيه هو تنسيق الأنشطة المختلفة لتحقيق الأهداف المشتركة. ينطوي التنسيق على دمج مختلف أجزاء المنظمة. من أجل تحقيق أهداف المؤسسة ، يجب تأمين التنسيق الجسدي والعقلي على حد سواء. التنسيق هو جزء من عملية التوجيه ويساعد في تزامن مختلف الجهود.

أهمية الاتجاه:

يعد توجيه الموظفين المختلفين في منظمة مهمة إدارية هامة. لا غنى عنه لتحقيق أهداف المؤسسة.

يوفر الاتجاه الفعال المزايا التالية:

1. يبدأ العمل:

مطلوب الاتجاه لبدء العمل. مهام التخطيط والتنظيم والتوظيف وما إلى ذلك ، سيتم تناولها فقط عندما يتم توجيهها لبدء عملها. التوجيه يبدأ العمل الفعلي لتحقيق أهداف المؤسسة.

2. يحسن الكفاءة:

مدير يحاول الحصول على أقصى قدر من العمل من مرؤوسيه. هذا لن يكون ممكنا إلا من خلال التحفيز والقيادة وهذه التقنيات هي جزء من الاتجاه.

3. يضمن التنسيق:

يساعد الاتجاه في ضمان التفاهم المتبادل والعمل الجماعي. يتم توجيه الجهود الفردية بطريقة تساعد الأداء الشخصي في تحقيق أهداف المؤسسة. تكامل الأنشطة المختلفة ممكن من خلال الاتجاه.

4. مفيدة في تنفيذ التغييرات:

الأعمال التجارية تعمل في بيئة متغيرة. مواقف جديدة تتطور بين الحين والآخر. إن نظام التحفيز المناسب سيساعد الموظفين على مواجهة تحديات جديدة.

5. يوفر الاستقرار:

القيادة الفعالة والإشراف والتحفيز ستساعد في النمو السلس للمشروع. قلق متزايد سيوفر الاستقرار لأنشطتها.

6. الدافع:

الدافع هو عنصر مهم في الاتجاه. الدافع هو عامل يشجع الأشخاص على تقديم أفضل أداء لهم والمساعدة في تحقيق أهداف المؤسسة. الدافع الإيجابي القوي سيمكن من زيادة إنتاج الموظفين. عنصر رئيسي في الاتجاه هو الدافع. إنها تساعد في الحصول على تعاون راغب للعاملين. تبذل كل منظمة جهودًا يساهم بها موظفوها لتحقيق أهداف المؤسسة.

7. الإشراف:

ينطوي التوجيه على إعطاء تعليمات للموظفين للقيام ببعض الأعمال. من أجل معرفة ما إذا كان الموظفون يقومون بالأشياء حسب الأهداف أم لا ، فهناك حاجة للإشراف. في الإشراف يتم التحكم في جميع أنشطة الموظفين والجهود المبذولة لضمان تحقيق الأهداف بشكل صحيح. في حال كان الأداء أقل من الأهداف ، يتم اتخاذ خطوات علاجية لتحسين الأداء. لذا فإن الإشراف جزء لا يتجزأ من الاتجاه.

8. التنسيق:

سيكون الاتجاه ساريًا فقط عندما يكون هناك تنسيق مناسب. في الاتجاه ، يُطلب من الأشخاص المختلفين أداء مهام محددة. من أجل رؤية أن جهود كل موظف في اتجاه تحقيق الأهداف التنظيمية هناك حاجة لتنسيق مختلف الأنشطة. في حالة عدم التنسيق ، سيذهب كل شخص في اتجاهه الخاص دون أن يزعج هدف المؤسسة. عندما يتم إنشاء العديد من الأنشطة ، عندئذٍ يمكن تحقيق الأهداف العامة للمشروع بسهولة.

تقنيات الإخراج:

التوجيه هو مهمة مهمة تقوم بها الإدارة العليا. هو الترتيب أو التعليمات لموظفين تابعين لأداء عمل أو لا لأداء بطريقة معينة. أساليب الإخراج هي: التفويض والإشراف والأوامر والتعليمات.

(1) التفويض:

التفويض هو وسيلة مهمة للتوجيه. يتم تعيين المرؤوسين المهام وإعطاء صلاحيات لتجنيدهم. في التفويض ، يعين أحد كبار أعماله إلى المرؤوسين ويعطيهم حقوقًا أو سلطات. المرؤوسون مخولون بالقيام بالعمل المحدد. التفويض هو وسيلة لتقاسم السلطة مع المرؤوسين وتزويدهم بفرصة للتعلم. قد يؤدي التفويض كوسيلة لإخراج بعض المشاكل.

(أ) قد يكون من الصعب تحديد المهام والمهام المحددة للمرؤوسين. قد يكون هناك بعض التداخل وعدم اليقين في أيونات الوصف الوظيفي. يجب أن يتعلم المرؤوسون ضبطهم في مثل هذه المواقف.

(ب) قد يكون هناك بعض التناقض في تعيين المهمة وتفويض السلطة.

(ج) يجوز للمرؤوسين في بعض الأحيان أن يتصرفوا خارج نطاق السلطة المسندة ، على أن يأخذوا ذلك على النحو الوارد من الرؤساء. يجب على الرؤساء تحمل مثل هذه المواقف.

(د) يجوز للوفد العشوائي أن يخلق عدم توازن في المنظمة لأن كل مرؤوس قد لا يتمتع بنفس القدرة والنضج.

(هـ) إذا كان تفويض السلطة جامدًا للغاية فإنه يقتل المبادرة والإبداع.

(2) الإشراف:

الإشراف هو وسيلة للإشراف على العمل الذي يقوم به المرؤوسون. يجب التأكد من أن يتم تنفيذ العمل وفقا للخطط والمبادئ التوجيهية. على كل رئيس أن يشرف على أعمال مرؤوسيه. على مستوى التشغيل هو الإشراف على وظيفة المدير. يظل المشرف في المستوى الأدنى على اتصال بالعمال. يوجههم للقيام بهذا العمل ، ويحافظ على معايير الانضباط والعمل ويحل مظالم العمال. الإشراف على مستويات مختلفة بمثابة نشاط توجيه.

(iii) إصدار الأوامر والتعليمات:

يعد إصدار الأوامر والتعليمات أمرًا ضروريًا للقيام بالعمل لتحقيق الأهداف التنظيمية. لا يمكن لأي مدير إنجاز العمل دون إصدار أوامر وتعليمات للمرؤوسين. يمثل الأمر أو التعليمات أو التوجيه أو الأمر وسيلة لبدء نشاط أو تعديله أو إيقافه. على حد تعبير Koontz و O'Donnel له أسلوب اتجاهي ، يُفهم من التعليمات أنه تهمة (أمر) من قبل رئيس يتطلب من المرؤوس أن يتصرف أو يمتنع عن التصرف في ظرف معين.

وفقًا لهذا التعريف ، يتم دائمًا إعطاء التعليمات من خلال أعلى من التوجيه المرؤوس للقيام بالعمل بطريقة محددة أو حظره من بعض النشاط. تمثل الأوامر والتعليمات الأدوات الأساسية للتوجيه بواسطة بدء الأنشطة وتغييرها وتوجيهها وإنهائها. عند إصدار أمر ، يجب أن يكون المدير واضحا في عقله بما يريد من الأتباع أن يفعلوه أو لا يفعلونه. سيحدد وضوح الأوامر مستوى أداء المرؤوسين.

يحتوي الطلب الجيد على الخصائص التالية:

(أ) يجب أن يكون الأمر واضحًا ومفهومًا بسهولة.

(ب) ينبغي أن يكون الأمر مكتملاً من جميع النواحي. لا ينبغي أن يخلق الشكوك في عقول المرؤوسين.

(ج) يجب أن تكون متوافقة مع أهداف المنظمة.

(د) ينبغي أن تكون هناك تعليمات محددة بشأن الوقت الذي ينبغي فيه تنفيذ الأمر أو إكماله.

(هـ) ينبغي أن يُنقل الأمر على النحو الذي يحفز القبول الجاهز.

(و) يفضل أن يكون الأمر كتابياً.

(ز) ينبغي نقل الأمر عن طريق التسلسل القيادي السليم وينبغي أن يحتوي أيضا على أسباب إصداره.