التنسيق: الأهمية ، المبادئ والتقنيات

اقرأ هذه المقالة للتعرف على التنسيق. بعد قراءة هذه المقالة للتعرف على: - 1. معنى التنسيق 2. ميزات التنسيق 3. أهمية أو ، ضرورة 4. المبادئ 5. تقنيات.

معنى التنسيق:

التنسيق ضروري للغاية في الإدارة. الأعمال التجارية لديها وظائف مختلفة. يتم تنفيذ هذه الوظائف من قبل مختلف الأفراد.

علاوة على ذلك ، يتطلب أداء هذه الوظائف تقسيم العمل وتجميع الأنشطة واتخاذ القرارات على مستويات مختلفة.

كل هذه تتطلب التنسيق لتحقيق الأهداف المرجوة. التنسيق معني بمزامنة أو دمج أو توحيد جميع إجراءات المجموعة في المؤسسة لتحقيق أهدافها.

إنها عملية يقوم بها المدير على تحقيق جهود جماعية متناغمة ووحدة للإجراءات من خلال تحقيق التوازن بين أنشطة مختلف الأفراد ومجموعات الأفراد والتوفيق بين اختلافاتهم في الاهتمام أو النهج ، من أجل تحقيق الأهداف المشتركة.

على حد تعبير Mcfarland ، "التنسيق هو العملية التي يقوم من خلالها المسؤول التنفيذي بتطوير نمط منظم من الجهود الجماعية بين مرؤوسيه ويضمن وحدة الإجراءات في السعي لتحقيق هدف مشترك".

في أي منظمة ، يرتبط عدد من الأشخاص وكل عمل فردي بآخرين. بما أن جميع الأشخاص في المؤسسة يساهمون في نفس النتيجة النهائية ، يجب أن تكون مساهماتهم بحد أقصى. ولذلك ، فإن مهمة المدير هي جمع كل الجهود الجماعية للمشروع ، والتناغم بينها بعناية من أجل منحهم هدفًا مشتركًا.

تُعرف هذه الوظيفة الإدارية بـ "التنسيق". هو التأكد من أن كل شخص في المنظمة يتفهم الأهداف الرئيسية للمؤسسة ويعمل على تحقيقها بالتعاون النشط مع الآخرين. يشبه التنسيق روح فريق مباراة كرة القدم أو سيمفونية متناغمة لأوركسترا.

في مباراة كرة القدم ، قد يكون اللاعبون الأفراد جيدون في المباريات وقد يبذلون قصارى جهدهم للفوز بالمباراة. ولكن ما لم تكن هناك روح جماعية وجهود تعاونية ، فقد لا يتم كسب اللعبة. وبالمثل ، في الأوركسترا ، قد يكون الجميع عازفين ممتازين ، لكن عملهم الفردي قد يأخذ دور الفوضى ، إذا سمح لهم باللعب على أدواتهم بشكل مستقل.

من واجب قائد الفريق وقائد فرقة الأوركسترا الحفاظ على روح الفريق ووحدة العمل لتحقيق التناغم التام. وبالتالي فإن مهمة التنسيق هي الحفاظ على وحدة العمل هذه بين العمال من أجل تحقيق أهداف العمل.

التنسيق يلغي الصراع بين المكتب الرئيسي والفروع وكذلك بين إدارات المنظمة ويزيل صعوبة في الاتصال. بدلاً من التنسيق فيما يتعلق بوظيفة منفصلة للإدارة ، يجب اعتبارها جوهر الإدارة.

ميزات التنسيق :

يمكن ذكر الملامح الرئيسية للتنسيق على النحو التالي:

1. التنسيق مع دمج الجهود الجماعية وليس الجهد الفردي:

إنه ينطوي على الترتيب المنظم لأنشطة مجموعة من الأشخاص. ومع ذلك ، يرتبط الأداء الفردي بأداء المجموعة. التنسيق يجعل الجهود الفردية متكاملة مع العملية الكلية.

2. التنسيق هو الجهود المنسقة ذات الجودة والكمية المطلوبة في الوقت المناسب:

وبعبارة أخرى ، يشير التنسيق إلى التعاون ، أي الجهود الجماعية ، بالإضافة إلى عنصر الوقت وعنصر التوجيه. ووفقًا لهيمان: "التنسيق هو التزامن المنظم لجهود المرؤوسين لتوفير المقدار الصحيح والتوقيت وجودة التنفيذ حتى تؤدي جهودهم الموحدة إلى الهدف المعلن ، ألا وهو الهدف المشترك للمؤسسة".

3. التنسيق هو عملية مستمرة وديناميكية:

إنه مفهوم مستمر بمعنى أنه يتحقق من خلال أداء الوظائف. وهو ديناميكي بطبيعته لأن الوظائف نفسها ديناميكية وقد تتغير خلال الفترة الزمنية.

4. التنسيق له ثلاثة عناصر مهمة ، وهي الموازنة والتوقيت والتكامل:

يصبح تنسيق الأنشطة المختلفة ممكنًا فقط عندما يتم تنفيذ واجبات مختلفة في الوقت المناسب وبالكمية الصحيحة.

على سبيل المثال ، إذا قام قسم الشراء في شركة ما بشراء المواد الخام المطلوبة في الوقت المناسب وبالكمية الصحيحة وإمدادها لقسم الإنتاج ، فإن قسم الإنتاج ينتج السلع في الوقت المناسب وبالكمية المناسبة ؛ ويمكن لقسم المبيعات بالمؤسسة تنفيذ الطلب الذي وضعه العميل في الوقت المحدد.

5. لا تعني مهمة التنسيق والتعاون نفس الشيء:

التعاون يعني ببساطة أن شخصين أو أكثر يرتبطان طواعية في أداء بعض الأعمال من خلال الجهود الجماعية. ولكن ليس لها أي تأثير مع الوقت والكمية وأبعاد التوجيه في الجهود الجماعية. في المقابل ، ينطوي التنسيق على تطبيق الكمية المطلوبة من جهود المجموعة في الوقت المناسب في الاتجاه الصحيح من خلال إجراء تنفيذي متعمد.

6. التنسيق هو مسؤولية كل مدير:

التنسيق مسؤول عن كل مدير في المنظمة ، لأنه يحاول مزامنة جهود مرؤوسيه مع الآخرين.

7. قد يكون التنسيق داخليًا أو خارجيًا:

يجب ممارسة التنسيق ، كعامل مزج لجميع الأنشطة والجهود ، داخل المؤسسة وخارجها. بمعنى أن التنسيق قد يكون داخليًا وخارجيًا. التنسيق الداخلي يعني تنسيق الأنشطة بين الموظفين ، بين الإدارات والمديرين على مختلف المستويات داخل المؤسسة.

خارج نطاق المشروع ، يتم توسيع نطاق أعمال التنسيق لتحقيق علاقة منسجمة مع أنشطة المنافسين والموردين والعملاء ؛ التقدم التكنولوجي والتقني في ذلك الوقت ، والتدابير التنظيمية للحكومة ، والاعتماد المتبادل على المستوى الوطني والوطني وكذلك مع الرغبات والرغبات ، ويحب ويكره المستهلكين والموظفين والملاك.

8. قد يكون التنسيق أفقي ورأسي:

يشير التنسيق الأفقي إلى التنسيق بين الإدارات الأفقية من نفس المستوى في التسلسل الهرمي الإداري. على سبيل المثال ، التنسيق ضروري بين مدير المبيعات ومدير الأعمال والمدير المالي والمشتري ، بحيث يكون قسم المبيعات في وضع يسمح له بملء الطلبات عندما يكون قسم المبيعات جاهزًا لبيع المنتج الجديد ؛ وتم اتخاذ الترتيبات المالية بحيث تتوفر الأموال اللازمة للحصول على المواد الخام المناسبة وعوامل أخرى.

يتطلب التنسيق بين الوظائف المختلفة بين المديرين المستقلين قدرة أكبر من جانب المدير المتفوق. عليه أن يضمن تفهماً أكبر بين مديري الإدارات حتى يتعاونوا.

من ناحية أخرى ، يحدث التنسيق الرأسي بين الروابط المختلفة لمستويات مختلفة من المنظمة. على سبيل المثال ، خذ حالة قسم الإنتاج حيث لدينا مدير الأعمال وتحت إشرافه المشرف ثم رئيس العمال ، وأخيرا ، العمال.

في هذه الحالة ، يجب تنسيق الأنشطة المخصصة لمستويات مختلفة. يتم تأمين هذا التنسيق الرأسي من خلال تفويض السلطة ، إلى جانب وسائل وطرق التوجيه والإشراف والرقابة.

أهمية أو ضرورة التنسيق:

يعتبر التنسيق في الوقت الحاضر هو جوهر وظيفة الإدارة. تنشأ الحاجة للتنسيق من حقيقة أن العناصر المختلفة والجهود التي تبذلها أي منظمة يجب أن تكون منسقة وموحدة لتحقيق الأهداف المشتركة. بدون التنسيق المناسب بين جميع أعضاء المجموعة ، لا تستطيع الإدارة تجميع العناصر المتنوعة في وحدة واحدة متناغمة.

يمكن الإشارة إلى أهميتها من خلال الإشارة إلى أهميتها أو ضرورتها في النقاط التالية:

1. التنسيق ضروري لضمان عمل منسق وسلس للمشروع مع العديد من الإدارات والأقسام أو الأقسام الفرعية:

على سبيل المثال ، لضمان الأداء المتناسق للمؤسسة ، من الضروري أن يتم تنسيق مهام أقسام الشراء والإنتاج والمبيعات. إذا قام مدير المبيعات بشراء طلب ضخم ليتم تنفيذه خلال فترة زمنية محددة ، دون الرجوع إلى مدير الإنتاج ومدير المشتريات ، فقد يتضح أنه لا يمكن إنتاج البضائع بكميات مرتبة في غضون الوقت المحدد.

ولذلك ، فإن العلاقة المتبادلة بين عمل قسم المشتريات وقسم الإنتاج وقسم المبيعات تتطلب إنشاء تنسيق.

وفقا لهنري فيول - "التنسيق هو توحيد جميع الأنشطة ذات الاهتمام لتسهيل عملها ونجاحها."

2. التنسيق يضمن الوحدة في الاتجاه في وسط الأنشطة المتنوعة:

من خلال الجمع بين مختلف الأقسام والأجزاء في وحدانية المشروع ، فإن التنسيق يمكن سلطة الإدارة من رؤية المؤسسة ككل واحد موحد من مختلف قطاعاتها. لذا ، فإن التنسيق ضروري لربط وظائف الإدارات المختلفة ، والأقسام ، والأقسام وما شابه ذلك ، وضمان مساهمتها في النتيجة الإجمالية.

3. يزيل التنسيق التعارض بين المصلحة الشخصية للموظفين والمصلحة العامة للمنظمة:

ينضم الأفراد إلى المنظمة لتلبية احتياجاتهم. في كثير من الأحيان ، قد تختلف هذه الاحتياجات عن احتياجات المجموعة وأهدافها. في مثل هذه الحالات ، لا يتم تحقيق الأهداف التنظيمية والفردية بشكل كامل. أكثر عدد الأفراد في منظمة ، وارتفاع درجة عدم التوافق.

من الضروري بالنسبة للكفاءة التنظيمية أن يتم تحقيق هذين الهدفين إلى مستوى من التوافق ويحاول المديرون دمج الأهداف الفردية والجماعية من خلال التنسيق.

4. يمكن أن ينتج التنسيق شيئًا أكبر من الجهود الجماعية للأفراد:

إن الجهود الجماعية المنسقة بشكل صحيح تحقق نتيجة أكبر مما هو ممكن من الجهود المعزولة للأفراد.

5. يوفر التنسيق التوازن بين الناس من مختلف القدرات والقدرات:

يعوض أوجه القصور في واحد من قوة الآخر.

6. التنسيق يوفق بين تأثير القوى الداخلية والخارجية في المنظمة ويضمن حسن سير الأمور:

داخليا ، فهو يجمع بين مختلف موارد الأعمال - المال والمواد والآلات والأساليب - لتحقيق الأهداف المشتركة للمنظمة. خارجيا ، أصبحت البيئة أكثر ملاءمة للأعمال التجارية من خلال إيلاء الاعتبار الواجب للعملاء والموظفين والممولين والحكومة. وبهذه الطريقة ، يساعد التنسيق في تحقيق نتائج أفضل ويصبح جوهر الإدارة.

7. التنسيق يضمن التعاون التطوعي لمختلف أعضاء المجموعة:

وإلى جانب تبسيط عملية التنظيم ، فإن التنسيق ينسق بين البرامج والسياسات المختلفة للأعمال التجارية ويدمجها. إن طرق التنسيق الجيدة التخطيط لا تعزز الإشراف فحسب ، بل تضمن التعاون الطوعي لأعضاء المجموعة المختلفة.

8 - التنسيق عنصر أساسي في جميع المنظمات الفعالة ويقال إنه المبدأ الأول في المنظمة:

يجعل التخطيط أكثر هادفة ، وتنظيم أكثر متماسكة والسيطرة أكثر تنظيما.

مبادئ التنسيق:

لتحقيق التنسيق الفعال ، يجب اتباع المبادئ الأساسية التالية:

1. الاتصال المباشر:

يجب تحقيق التنسيق عن طريق الاتصال المباشر مع الأطراف المعنية. تؤدي الاتصالات الشخصية المباشرة إلى اتفاق حول الأساليب والإجراءات والإنجازات النهائية. كما أنه يزيل الحمائية ويضمن اتخاذ إجراءات فورية. الاتصال المباشر هو وسيلة فعالة للتنسيق.

2. بداية مبكرة:

يمكن تحقيق التنسيق بسهولة أكبر في المراحل الأولى من التخطيط وصنع السياسات. لذلك ، يجب أن يبدأ الاتصال المباشر في المراحل المبكرة من العملية. إذا تم حجز طلب توريد سلعة معينة ولا تتوفر المواد الخام اللازمة لإنتاجها ، فستكون هناك مشكلة.

كان الاتصال بين مدير المشتريات ومدير الإنتاج ومدير المبيعات في مرحلة ما قبل المرحلة الفنية قد جعل من الممكن معرفة ما إذا كان يمكن تنفيذ الأمر.

3. الاستمرارية:

يجب الحفاظ على التنسيق كعملية مستمرة. يبدأ من التخطيط وينتهي عندما يتم تحقيق الهدف. عندما يكون هناك تقسيم وتوزيع المهام بين المديرين والإدارات ، يكون التنسيق ضروريًا. في كل مرة تنشأ فيها حالة جديدة ، هناك حاجة إلى جهد جديد للتنسيق. لذا ، يجب على المدير العمل باستمرار عليه حتى يتم تقديم الغرض.

4. العلاقة المتبادلة:

يجب اعتبار التنسيق معاملة متبادلة فيما يتعلق بجميع العوامل في الحالة ، بمعنى. الإنتاج والمبيعات والتمويل والرجال والإدارة. على سبيل المثال ، عندما تعمل كلمة "P" مع "Q" و "Q" بدورها ، يعمل كل من "R" و "S" على أن كل واحد من الأربعة يتأثر بنفسه بالآخرين.

5. الانتشار:

التنسيق هو نشاط شامل في كل وظيفة إدارية. مطلوب في جميع الأنشطة على كل مستوى من مستويات المنظمة. هو أن يمارس على حد سواء داخل وخارج المنظمة.

6. القيادة:

القيادة هي أنجع وسيلة للتنسيق. القائد في المجموعة هو منسق أنشطة المجموعة. ينسق جميع جهود الأشخاص في المجموعة. المدير لا ينتج أي شيء ولا يبيع أي شيء في السوق.

يحصل على السلع التي ينتجها العمال ويبيعها في السوق من قبل الباعة. في الواقع ، يوفر القيادة وينسق العديد من الوظائف.

7. التوقيت:

التوقيت هو عنصر مهم في التنسيق. ويشير هذا المبدأ إلى أن جميع الوظائف في المؤسسة ستنفذ في نفس الوقت وبنفس السرعة. إذا قام قسم المشتريات بشراء وتوريد المواد في الوقت المناسب إلى قسم الإنتاج ، وإذا تم الإنتاج في الوقت المناسب ، فيمكن لقسم المبيعات تسليم السلع إلى العملاء في غضون الوقت المحدد.

8. موازنة:

يشير هذا المبدأ إلى العنصر الكمي للتنسيق. هذا يعني أن جميع الأعمال ستتم بالكمية الصحيحة. على سبيل المثال ، إذا كان القسم ينتج نصف ، وثلث آخر وثالث الكمية الكاملة ، فإن أنشطته لا يمكن أن تكون متوازنة. عليهم أن يؤدوا عملهم بالكمية الصحيحة لتحقيق التنسيق في وظائفهم.

9. دمج:

يجب دمج جميع الأنشطة والقرارات والآراء لتحقيق هدف المؤسسة.

للتكامل ما هو ضروري هو أن جميع الرجال والإدارات يجب أن يؤدوا وظائفهم في الوقت المناسب. على سبيل المثال ، إذا تم تصنيع جميع أجزاء الماكينة من قبل الأقسام المختلفة في الوقت المناسب ، فيمكن تجميعها في وقت محدد. تجميع أجزاء من الجهاز هو وظيفة التنسيق.

تقنيات التنسيق الفعال:

يجب اعتماد التدابير أو التقنيات التالية عملياً كأدوات لتأمين تنسيق أفضل في عمل المنظمة:

1. المنظمة المبسطة:

في المنظمات الكبيرة ، هناك اتجاه نحو الإفراط في التخصص. تنقسم المنظمة إلى مجموعة كاملة من الوحدات التي يركز كل منها فقط على مهمته الخاصة. في الواقع ، كل وحدة تميل إلى أن تكون بيروقراطية وأنشطتها تصبح غايات في حد ذاتها بدلا من كونها وسيلة للأهداف العامة للمنظمة.

هذا يخلق مشاكل التنسيق. إن علاج هذا يكمن في وضع الوظائف والعمليات ذات الصلة الوثيقة تحت مسؤولية مسؤول تنفيذي يعمل كمنسق. كما يمكن إعادة ترتيب الإدارات لتحقيق قدر أكبر من التوافق بين الأجنحة المختلفة للمنظمة.

علاوة على ذلك ، فإن الهيكل التنظيمي الواضح والإجراءات المعروفة لدى جميع الأطراف المعنية ستضمن التنسيق. يجب أن تشمل الإجراءات التنظيمية جميع الأنشطة ويجب إعطاء كل شخص لفهم ما هو مسؤول عنه وكيف يرتبط عمله بعمل الأفراد الآخرين.

2. البرامج والسياسات المنسقة:

الوقت المثالي لتحقيق التنسيق هو في مرحلة التخطيط. يجب فحص الخطط التي أعدها أفراد أو أقسام مختلفة للتأكد من أنها جميعًا تتلاءم معًا في وحدة متكاملة ومتوازنة. يجب على المسؤول التنفيذي المنسق التأكد من أن جميع الخطط تضاف إلى برنامج موحد.

علاوة على ذلك ، يجب ألا تكون الأنشطة المنسقة متسقة مع بعضها البعض فحسب ، بل يجب أيضًا تنفيذها في الوقت المناسب.

3. طرق الاتصال جيدة التصميم:

التواصل الجيد يجلب التنسيق المناسب ويساعد أعضاء منظمة الأعمال على العمل معًا. تدفق الاتصالات في جميع الاتجاهات سيسهل التنسيق والعمل السلس للمشروع. إن استخدام الأدوات الرسمية مثل الطلبات والتقارير وورقات العمل والأجهزة غير الرسمية مثل شجرة العنب سيوفر معلومات كافية لجميع المعنيين.

يوفر التواصل المستمر والواضح والهادف لكل عضو فهمًا واضحًا لطبيعة ونطاق عمله بالإضافة إلى الأشخاص الآخرين الذين ترتبط مسؤولياتهم به. هذا يساعد المديرين التنفيذيين في تنسيق جهود أعضاء فرقهم.

4. المنسقون الخاصون:

عموما ، في المنظمات الكبيرة ، يتم تعيين المنسقين الخاصين. انهم يعملون عادة في قدرة الموظفين لتسهيل عمل المديرين الرئيسيين. يمكن أيضًا إنشاء خلية تنسيق. وتتمثل المسؤولية الأساسية للخلية في جمع المعلومات ذات الصلة وإرسالها إلى مختلف رؤساء الأقسام أو الإدارات حتى يتم تنسيق العمل والعلاقة بين الإدارات.

5. التنسيق من قبل اللجان:

يتم التنسيق في الإدارة من خلال اللجان من خلال الاجتماعات والمؤتمرات. في بعض الأحيان يتم تعيين لجان مختلفة للاعتناء بمجالات مختلفة من الإدارة ، وهي لجنة الشراء ، ولجنة الإنتاج ، ولجنة المبيعات ، ولجنة المالية ، وما إلى ذلك. تتخذ هذه اللجان قرار المجموعة بتبادل وجهات نظرها وأفكارها بحيث يكون لديها عناصر تنسيق.

6. مناقشة المجموعة:

مناقشة المجموعة هي الأداة الأخرى للتنسيق. ويوفر فرصًا مجانية ويفتح تبادلًا للآراء والتغيير المشترك للأفكار والمشكلات والمقترحات والحلول. يتيح التواصل وجهاً لوجه للأعضاء إمكانية الوصول إلى فهم أفضل للمسائل المتعلقة بالمنظمة ويؤدي إلى تنسيق أفضل.

7. التنسيق التطوعي:

في الظروف المثالية ، يجب أن يتم التنسيق من خلال التعاون الطوعي للأعضاء. المبدأ الأساسي للتنسيق الطوعي هو تعديل أداء القسم بطريقة تنسق كل إدارة مع الإدارات الأخرى.

كل قسم أو قسم أو فرد يؤثر على الآخرين ويتأثر أيضًا بالآخرين. لذلك ، إذا طبقت هذه الإدارات أو الأقسام أو الأفراد طريقة العمل التي تسهل الآخرين ، يتم تحقيق التنسيق الطوعي. ويمكن القيام بذلك عن طريق الاتصال الأفقي.

8. التنسيق من خلال الإشراف:

للمسؤولين التنفيذيين المشرفين دور هام يلعبونه في تنسيق عمل مرؤوسيهم. وحيث يكون عبء العمل التنفيذي ثقيل لدرجة أنه لا يستطيع أن يجد الوقت الكافي للتنسيق ، يمكن توظيف مساعدي الموظفين. قد يوصي المسؤول الكبير بالإجراء الذي قد يتخذه لضمان التنسيق.

يتمثل المبدأ الأساسي الذي ينطوي عليه التنسيق في تحقيق التوازن بين الأنشطة المختلفة والاحتفاظ بها من أجل وظيفة تجميعية متماسكة ، وتتوقف فعاليتها على التفويض المرضي للسلطة وتقاسم المسؤوليات والمساءلة والإشراف المناسب - مع مراعاة الوحدة من المنظمة.