عملية تخطيط القوى العاملة (مع مخطط انسيابي)
هذا المقال يلقي الضوء على الخطوات الخمس الرئيسية التي ينطوي عليها عملية تخطيط القوى العاملة. الخطوات هي: 1. الأهداف التنظيمية والخطط 2. التنبؤ بمتطلبات القوى العاملة 3. إعداد جرد القوى العاملة 4. تحديد الفجوة بين القوى العاملة 5. خطط العمل لسد الفجوة.
الخطوة # 1. الأهداف و الخطط التنظيمية:
تتمثل نقطة البداية لأي نشاط في المؤسسة / المؤسسة في هدفها الذي ينشأ عن مختلف الخطط والسياسات التي توفر التوجيه لمسار العمل المستقبلي. واعتمادًا على هذه التوجيهات ، تقوم أنظمة فرعية مختلفة من المؤسسة بوضع خططها وبرامجها الخاصة. وبهذه الطريقة ، ترتبط خطط وبرامج كل نظام فرعي بالخطة والسياسات التنظيمية الرئيسية.
تتأثر مساهمة النظام الفرعي في تحقيق الأهداف التنظيمية سلبًا إذا لم يكن الربط مناسبًا. هذا صحيح في حالة تخطيط القوى العاملة أيضا. لذلك ، ينبغي تحديد السياسات التنظيمية وإدماجها في عملية التخطيط.
على وجه التحديد الأسئلة التالية ذات صلة في هذا الصدد:
(1) هل يتم ملء الشواغر المحددة عن طريق الترقية من داخل أو من الخارج؟
(2) كيف تتفاعل واجهة أهداف التطوير والتدريب مع أهداف تخطيط القوى العاملة؟
(3) ما هي المعوقات التي تواجه في تخطيط القوى العاملة ما هي السياسات المطلوبة للتعامل مع هذه القيود؟
(4) هل يجب أن تستمر الوظائف الروتينية والمملة أو يتم التخلص منها ، أي كيفية إثراء وظيفة الموظف؟
(5) ما هي الطرق والوسائل لخفض حجم المنظمات من أجل محاربة المنافسة القائمة؟
(6) إلى أي مدى يمكن اعتماد التشغيل الآلي في حالة الإنتاج والعمليات الأخرى؟
(7) ما هي السبل والوسائل الكفيلة بالضمان المستمر لقوة العمل التكيفية والمرنة؟
الخطوة # 2. التنبؤ بمتطلبات القوى العاملة:
أول عنصر أساسي في تخطيط القوى العاملة هو التنبؤ بمتطلبات القوى العاملة للموارد البشرية في منظمة على مدى فترة من الزمن.
وبطريقة ما ، يتوقف هذا الشرط على حجم عمليات المنظمات خلال الفترة الزمنية قيد النظر. ومع ذلك ، لا تشتمل المتطلبات البشرية الكلية على علاقة خطية كاملة مع حجم الإنتاج / التشغيل.
ويرجع ذلك إلى الحقائق مثل نسبة الإنسان إلى الماكينة والتغير في الإنتاجية وما إلى ذلك. وبالتالي عند وضع توقعات لمتطلبات الموارد البشرية ، يجب النظر في جميع تلك العوامل التي لها تأثير على العلاقة بين حجم العملية وعدد الموظفين.
على الرغم من أن هذا يجعل مشاكل تخطيط القوى العاملة صعبة للغاية ، إلا أنه يوفر إجابة واضحة على السؤال الحاسم ، كم عدد الأشخاص المطلوب في المستقبل؟ يتعين على إدارة الموارد البشرية إعداد توقعات لمتطلبات الموارد البشرية القائمة في تلك الوثائق.
التنبؤ بالاحتياجات من الموارد البشرية يخدم الأغراض التالية:
1. لتحديد الوظيفة المطلوبة لتصنيع عدد معين من المنتجات / السلع أو تقديم كمية معينة من الخدمة.
2. لجعل ما يمزج الموظفين أمر مرغوب فيه في المستقبل.
3 - تقييم وتحديد مستويات التوظيف المناسبة في أجزاء مختلفة من المنظمة لتجنب التكاليف غير الضرورية.
4. للتخلص من النقص في الأشخاص في الأوقات والأماكن الأكثر إلزاما.
5. لتصور الامتثال للمتطلبات القانونية فيما يتعلق بحجز الوظائف وما إلى ذلك.
الخطوة # 3. إعداد جرد القوى العاملة:
المخزون هو مصطلح يستخدم عادة لحساب العناصر الملموسة الضرورية لتصنيع منتج والحفاظ على المعدات والآلات في حالة عمل جيدة. وبنفس الطريقة ، يمكن إعداد جرد الموارد البشرية.
ويكمن الاختلاف في أن مخزون الموارد البشرية لا يعد مجرد حساب للرؤوس المتاحة ولكنه يفهرس إمكاناتها الحالية والمستقبلية. في ضوء حقيقة أن إجمالي الموارد البشرية التي تهم / منظمة يتم تصنيفها كموظفين إداريين وغير إداريين.
يتعلق مخزون المهارات بالموظفين غير الإداريين في حين أن المخزون الإداري مرتبط بالموظفين الإداريين. جرد كتالوجات مهارات الشخص وقدراته وإمكانياته. وبما أن الموظفين الإداريين وغير الإداريين يختلفون عن بعضهم البعض ، فهناك حاجة لأنواع مختلفة من المعلومات لإعداد قوائم الجرد الخاصة بهم.
جرد الإدارة:
يوفر مخزون الإدارة المعلومات التالية:
1. بيانات الموظفين.
2. تاريخ العمل.
3. خطة مهنية.
4. نقاط القوة والضعف.
5. تعزيز القدرات.
6. حجم المؤسسة المدارة ، أي عدد وأنواع الموظفين المدارة.
7. ميزانية الشركات المدارة.
8. أية إنجازات خاصة مثل الحصول على مؤهلات إضافية ، مؤتمرات / ندوات ، حضور ، أوراق مقدمة / مكتوبة في المجلات.
جرد المهارات:
هناك حاجة لأنواع المعلومات التالية في جرد المهارات:
1. بيانات الموظف الحيوية.
2. المهارات المكتسبة مثل الخبرة الوظيفية ، التدريب إلخ.
3. إنجازات خاصة إن وجدت.
4. قدرات الموظف.
تحتفظ أنظمة معلومات الموارد البشرية بالمعلومات المذكورة. ومع ذلك ، ينبغي أن يكون هناك مراجعة دورية وتحديث للمعلومات.
وبهذه الطريقة ، يوفر مخزون الموارد البشرية معلومات حول الموظفين الحاليين والمستقبليين ليكونوا متاحين في المنظمة. بالنسبة للإجراءات الإدارية المناسبة ، يتم توفير الأساس من خلال هذا المخزون الذي يساعد في تحديد الفجوة الحالية والمستقبلية في الموظفين وقدراتهم.
عملية إعداد جرد القوى العاملة:
هناك أربع خطوات متضمنة في عملية إعداد مخزون القوى العاملة ، وتحديد الموظفين الذين سيتم تضمينهم في المخزون ، وفهرسة المعلومات الواقعية عن الأفراد ، والتقييم التفصيلي المنتظم لكل فرد وتحليل مفصل لأولئك الأفراد الذين لديهم إمكانات للتنمية.
فيما يلي الخطوات المختلفة التي تم اتخاذها:
(1) تتعلق الخطوة الأولى في مخزون القوى العاملة بتحديد الأفراد الذين سيتم إعداد قائمة جردهم. وكقاعدة عامة ، يجب أن يُدرج هؤلاء الأشخاص في قائمة الجرد الذين سيكونون متاحين في المنظمة والذين لديهم إمكانية التطوير لمواقع مستقبلية.
وهكذا يمكن إدراج الأشخاص الذين يشغلون بعض المناصب الإدارية وحتى فئة عمرية معينة في مخزون القوى العاملة. يمكن اعتبار المشغلين والمشرفين الواعدين ، القادرين على تولي مناصب إدارية في المستقبل ، مدرجين في هذه الفئة.
(2) بعد التعرف على الأفراد الذين سيتم إدراجهم في مخزون القوى العاملة ، يتم جمع معلومات مفصلة عنهم.
قد تكون المعلومات واقعية فيما يتعلق بالعمر ، والتعليم ، والخبرة ، والحالة الصحية ، وسن التقاعد ، ونتائج الاختبارات النفسية وغيرها ، وسجلات التوظيف ، وتقييم الجدارة وما إلى ذلك. وترتب بعض المنظمات المقابلات القصيرة للتأكد من صحة البيانات وأيضاً لإخفاق / كشف الإمكانات. قدرات الأفراد. كل هذه السجلات تعمل ككتالوج للمواهب.
(3) تنطوي الخطوة الثالثة على تقييم الموظفين المدرجين في قائمة الجرد. سيوفر ذلك المعلومات حول المواهب الحالية والمحتملة لكل فرد.
يمكن تصنيف جميع الأفراد بطريقة ما. إلى جانب التصنيف ، ينبغي تسجيل ملاحظات محددة إضافية حول الأفراد مثل قائمة العمل الجدير بالثناء ، والقيود المحددة ، والمواقف التي من المحتمل أن يكون الأفراد مؤهلين لها ويحتاجون إلى تدريب إضافي وما إلى ذلك.
(4) سيتم إجراء دراسة تفصيلية لأولئك الأفراد الذين لديهم إمكانات عالية للترقية والتنسيب ضد المواقع الرئيسية في المنظمة ، بعد تقييم جميع الأفراد المشمولين في مخزون القوى العاملة. سوف تساعد هذه الدراسة في تحديد متطلبات التدريب ، ونوع التدريب على التدريب ، وتوقيت الترقية والمسائل الأخرى ذات الصلة.
الخطوة # 4. تحديد الفجوة بين القوى العاملة:
ويعرف الفرق بين القوى العاملة المطلوبة في وقت معين والموظفين المتاحين في ذلك الوقت باسم فجوة القوى العاملة. ولأن الفجوة الكمية الإجمالية لن تخدم غرضًا كبيرًا ، فيجب قياس الفجوة فيما يتعلق بأنواع مختلفة من الموظفين. قد تكون هذه الفجوة في الأساس من نوعين: فائض الموارد البشرية ونقص الموارد البشرية.
وتشمل خطط العمل المختلفة اللازمة للتعامل مع فائض الموارد البشرية نظام التقاعد الاختياري والتسريح وخفض ساعات العمل وما إلى ذلك حسبما تكون الحالة وكما تسمح به المتطلبات القانونية. يمكن تلبية النقص في الموارد البشرية عن طريق الجمع بين التوظيف والاختيار وتطوير الموظفين وتحفيزهم وإدماجهم في المنظمة.
الخطوة # 5. خطط العمل لسد الفجوة:
تم وضع خطط عمل مختلفة لسد فجوة الموارد البشرية. إن الفائض أو النقص في الموارد البشرية يرجع عادة إلى التخطيط غير السليم للقوى العاملة هو الوظيفة أو بسبب التغييرات في الخطط التنظيمية ، مثل تصفية الأعمال أو إغلاق بعض الأعمال ، ولأسباب أخرى ، قد يتم وضع خطط عمل لتقليد حجم كما هو موضح أعلاه.
وبالمثل ، في حالة النقص في خطط العمل المتعلقة بالموارد البشرية ، يمكن استحداث خطط لتعيين موظفين إضافيين كما نوقش أعلاه.
