أعلى 7 إجراءات لشراء المواد

يتبع اتباع إجراءات الشراء بشكل عام:

1. تحديد ميزانية الشراء:

يعد مدير المشتريات ميزانية شراء للسنة المالية القادمة. يتم إعداد ميزانية الشراء بمساعدة قسم تخطيط الإنتاج. وهي تحتوي على معلومات مفصلة عن الكمية التي سيتم شراؤها وجودة المواد ووقت الشراء ومصادر الشراء. كما يتم وصف جدول المواد والمكونات اللازمة لمختلف الوظائف ، والمعروفة باسم فاتورة المواد ، لتحديد تفاصيل ميزانية الشراء. فاتورة المواد مفيدة أيضًا في ممارسة السيطرة على استخدام المواد.

2. استلام طلب الشراء:

يبدأ موظف الشراء الإجراء لشراء المواد فقط عندما يتلقى طلبًا للحصول على نفس الشيء. ويرسل مدير المتجر ورؤساء الأقسام قسائم طلبات الشراء إلى قسم الشراء مع تقديم تفاصيل عن المواد التي تحتاجها إداراتهم وما إلى ذلك. إن طلب الشراء هو نموذج يُستخدم كطلب رسمي لقسم المشتريات لشراء المواد.

يتم إعداد هذا النموذج من قبل حارس المتجر للمواد المخزنية العادية ورأس الإدارة لمواد محددة غير مخزنة كعناصر عادية. يعرف صاحب المتجر عندما يبدأ إجراء إجراء أو عمليات شراء جديدة. سوف يرسل الطلب عندما تصل المواد إلى مستوى إعادة الطلب. يحتفظ بنسخة واحدة من الطلب معه للرجوع إليها في المستقبل. وهو على أساس طلب الشراء الذي يتم فيه تقديم الطلبات للمواد.

3. تحديد مصادر التوريد:

يظل مدير المشتريات على اتصال بالعديد من موردي المواد. دعوة الاقتباس لشراء سلع محددة. بعد تلقي عروض الأسعار يتم إجراء دراسة مقارنة فيما يتعلق بالشروط والأحكام المقدمة. وتشمل العوامل التي يتعين النظر فيها السعر والكمية والجودة ووقت التسليم وشروط الدفع والخصم التجاري وسمعة الموردين. بعد النظر في عوامل مختلفة ، يتم اتخاذ قرار نهائي بشأن مورد البضائع.

4. وضع النظام:

بعد اختيار المورد يتم إرسال أمر شراء رسمي لتوريد البضائع. يتم إرسال طلب الشراء على نموذج مطبوع ويخوَّل من قبل مدير المشتريات حسب الأصول. يجب أن يحتوي هذا الطلب على تفاصيل حول الكمية والنوعية والسعر وطريقة التسليم وشروط الدفع وما إلى ذلك. يأمر أمر الشراء البائع بإرسال السلع المحددة فيه. أنه ينشئ علاقة تعاقدية بين المشتري والبائع.

5. متابعة أمر الشراء:

عادةً ما يحمل أمر الشراء تاريخًا لتسليم البضاعة. من مصلحة المنظمة استلام البضائع في الوقت المناسب للحفاظ على تدفق المواد دون انقطاع. يجوز تذكير الموردين بتاريخ تسليم البضائع. من الضروري متابعة أمر الشراء لتلقي الأسهم في الوقت المناسب.

6. استلام وفحص المواد:

في المخاوف الكبيرة يتم تعيين مهمة تلقي المواد إلى قسم الشراء بينما في مخاوف صغيرة يتم هذا العمل من قبل حارس المتجر. بعد تفريغ البضائع يتم مقارنة كميتها بتلك الموجودة في شاليهات التسليم. يتم الإبلاغ عن أي تباين في العناصر إلى قسم المشتريات. يتم فحص مواصفات وجودة السلع أيضا في هذه المرحلة.

7. فحص الفواتير:

أخيرًا ، يقوم قسم المشتريات بفحص الفواتير التي يوفرها البائع مع الفواتير الخاصة به. تتم مقارنة الكمية والجودة والسعر والشروط وغيرها مع تلك الواردة في أمر الشراء. بعد إجراء التحقق الكامل يتم إرسال الفواتير إلى قسم الحسابات للدفع.


موصى به

عرض النقود: محددات عرض النقود والمال والمال المال العالي المضاعف
2019
المعادن الصناعية الهامة الموجودة في جميع أنحاء العالم
2019
ما هي الأشكال المختلفة للإعلانات المطبوعة؟
2019