الحاجة إلى أجهزة المكاتب والعوامل التي تحددها

اقرأ هذه المقالة للتعرف على الحاجة إلى أجهزة المكاتب والعوامل التي تحددها.

الحاجة للآلات في المكتب الحديث:

أصبح الآن الحفاظ على المكتب وتشغيله الآن أمرًا مكلفًا. يود كل مكتب أن يخفض نفقاته العلنية والنفقات الإدارية ، من أجل زيادة هامش ربحه.

أصبحت ضرورة الإنقاذ والإنتاجية لتعزيز مواكبة الزمن وما إلى ذلك سمة أساسية في أي أعمال مكتبية.

ومن ثم ، من الضروري تحديث عمل المكتب من خلال العمل مع بعض الأجهزة.

النقاط التالية تستلزم الحاجة إلى أجهزة المكاتب:

1. نطاق الإنتاج والانتاج:

يعرض الإنتاج على نطاق واسع مشكلة حفظ السجلات على مستويات مختلفة. على سبيل المثال ، يتم الاحتفاظ بسجلات الأعمال والأجور ومخزون المواد الخام ومخزون المنتجات النهائية بشكل صحيح.

2. القوانين:

في أيامنا هذه ، تُحكم قوانين العمل من قِبل الحكومة وتظل هذه التغييرات متغيرة. ويلاحظ من عام 1996 إلى عام 1999 ، كان هناك 3 رؤساء وزراء ، وثلاثة فرق مختلفة من وزير في الهند. هذه القواعد واللوائح ، والتغييرات في القانون ، لا يمكن تذكرها بشكل واضح من قبل أي شخص. ومن ثم ، فمن الضروري تخزينها في الجهاز. ومن ثم تأتي أجهزة الكمبيوتر في متناول أيدي هذه المشاكل. لذلك تثير ضرورة الأجهزة المكتبية.

3. حجم السوق:

يحتاج المزيد من الإنتاج إلى المزيد من الجهد لبيع المنتج في السوق. مزيد من المبيعات أيضا هي المسؤولة عن توسيع السوق. ويمثل ذلك مشكلة دائمة تتمثل في الاحتفاظ بسجلات تتبع حركة تدفق البضائع وتدفقها ، والنقد ، والحفاظ على سجلات الباعة ، والحفاظ على سجل لأداء قسم الإنتاج ، وأداء الباعة وغيرهم. بطريقة أن مهمة إدارة المكتب تصبح سهلة. نظام المكننة هو في متناول اليد لمثل هذا المكتب.

4. المنافسة:

المنافسة هي سمة أساسية في عالم الأعمال الحديث. وهذا يعني أن كل جزء من المؤسسة يقبل تحديات المنافسة والتغييرات التي تحدث. تساعد الآلات التي يتم الاحتفاظ بها في المكتب على مواجهة تحديات المنافسة بكفاءة.

العوامل التي تحدد حاجة أجهزة المكاتب:

إن ما إذا كان أي مكتب يحتاج إلى جهاز مكتب أم لا هو سؤال يجب على المرء أن يطرحه قبل وضع أمر شراء ماكينة مكتبي. سيتم اتخاذ القرار بشراء ماكينة مكتب من قبل الإدارة العليا على مستوى القرار في المنظمة.

ومع ذلك ، إذا كان المكتب بحاجة إلى أي جهاز لتعزيز الإنتاجية ، فإنه يتم تحديده عمومًا من قبل الموظفين العاملين في المكتب والذين يشعرون أنه ضروري لتسريع مهمته. هناك العديد من أنواع الآلات المكتبية التي تباع في السوق ، ولكن قد لا تكون هناك حاجة إلى كل جهاز في المكتب.

يمكن تحديد الحاجة إلى آلة أو معدات معينة بالرجوع إلى العوامل التالية:

1. البديل المتاحة:

هل يمكن أن يتم العمل بأي طريقة بديلة باستخدام إجراء ميكانيكي بسيط ويمكن القيام به بكفاءة؟ هذا الجانب من تحليل التخطيط يحمل أهمية قبل أن يقرر صرف المال لشراء آلة.

2. تبسيط العمل وإجراءاته:

قد تكون هناك بعض الوظائف المعقدة وغير المضغوطة وقد تكون عملية طويلة مفعمة بالانخراط في إكمال مهمة المكتب. بالنظر إلى ذلك ، قد يشعر المرء بأهمية وضرورة وجود آلة يتم تركيبها في المكتب. إذا كان بالإمكان تطوير إجراء للقضاء على هذه المخاطر ، وإذا تم الحصول على عملية تبسيط ، فقد تختفي الحاجة إلى آلة معينة.