تحليل الوظيفة: المفهوم ، الاستخدامات وعملية تحليل الوظيفة

المفاهيم:

قبل الشروع في شرح مفهوم تحليل الوظيفة ، دعونا أولاً نفهم معنى مصطلح "الوظيفة" نفسه

وظيفة:

بكلمات بسيطة ، يمكن فهم الوظيفة على أنها تقسيم للعمل الإجمالي في الحزم / المواضع. ووفقًا لما ذكره ديل يودر ، فإن "العمل هو عبارة عن مجموعة أو تجميع للمهام والواجبات والمسؤوليات بشكل عام ، وتعتبر بمثابة مهمة عادية للموظفين الفرديين وتختلف عن المهام الأخرى". وبالتالي ، يمكن تعريف الوظيفة بأنها مجموعة من الوظائف التي تنطوي على بعض الواجبات والمسؤوليات والمعارف والمهارات.

كل وظيفة لها عنوان محدد يعتمد على التخصصات التجارية القياسية داخل العمل. كل وظيفة تختلف عن وظائف أخرى مثل الموظف ، الموظف ، المشرف ، والمحاسب ، المدير ، إلخ. قد تتضمن الوظيفة العديد من الوظائف. الموقف هو مجموعة معينة من الواجبات والمسؤوليات المنتظمة للفرد.

تحليل الوظيفة:

يشير تحليل الوظيفة إلى عملية جمع المعلومات حول الوظيفة. وبعبارة أخرى ، فإنه يشير إلى تشريح الوظيفة. يتم إجراء تحليل الوظيفة على الوظائف المستمرة فقط. أنه يحتوي على محتويات الوظيفة. على سبيل المثال ، ما هي واجبات المشرف ، الصف الثاني ، ما هو الحد الأدنى من المعرفة والمهارات والقدرات اللازمة لتكون قادرة على أداء هذه الوظيفة بشكل مناسب؟ كيف تقارن متطلبات المشرف ، الدرجة الثانية ، مع متطلبات المشرف ، الدرجة الأولى؟ هذه هي الأسئلة التي يجيب تحليل الوظيفة.

دعونا ننظر في بعض التعريفات الهامة لتحليل الوظيفة.

وفقًا لجونز وديكورس "إن التحليل الوظيفي هو عملية الحصول على معلومات حول الوظائف: خاصة ما يفعله العامل ؛ كيف يفعل ذلك؟ لماذا يفعلها المهارات والتعليم والتدريب المطلوب ؛ العلاقة مع وظائف أخرى ، المطالب المادية ؛ الظروف البيئية".

حدد إدوين ب. فليبو تحليل الوظائف بأنه عملية دراسة وجمع المعلومات المتعلقة بالعمليات والمسؤوليات الخاصة بعمل معين. والمنتجات الفورية لهذا التحليل هي الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة ".

في رأي هيربرت G. هيرمان الثالث ، وآخرون. ". العمل هو مجموعة من المهام التي يمكن أن يقوم بها موظف واحد للمساهمة في إنتاج بعض المنتجات أو الخدمات التي تقدمها المنظمة. كل وظيفة لديها متطلبات معينة من القدرة (وكذلك بعض المكافآت) المرتبطة بها. تحليل الوظيفة هو العملية المستخدمة لتحديد هذه المتطلبات ". الآن ، يمكن تعريف تحليل الوظيفة على أنه تقييم يصف الوظائف والسلوكيات اللازمة للقيام بها.

هناك جانبان رئيسيان لتحليل الوظيفة:

هؤلاء هم:

1. وصف الوظيفة

2. مواصفات الوظيفة

وفيما يلي وصف موجز لهذه الأمور:

المسمى الوظيفي:

يتم إعداد الوصف الوظيفي على أساس البيانات التي يتم جمعها من خلال تحليل الوظائف. الوصف الوظيفي هو وصف وظيفي للمحتويات التي تستتبعها الوظيفة. إنه سرد لمحتويات الوظيفة. وهو وصف للأنشطة والواجبات التي يتعين القيام بها في وظيفة ، والعلاقة بين الوظيفة والوظائف الأخرى ، والمعدات والأدوات المعنية ، وطبيعة الإشراف ، وظروف العمل وأخطار الوظيفة وما إلى ذلك.

يجب توضيح جميع الفئات الرئيسية للوظائف بطريقة واضحة وشاملة لتحديد المؤهلات والمهارات المطلوبة لأداء العمل. وهكذا ، يميز وصف الوظيفة وظيفة واحدة عن الأخرى. باختصار ، وصف الوظيفة هو بيان مكتوب لما يفعله صاحب الوظيفة ، وكيف يتم ذلك ، ولماذا يتم ذلك.

أغراض الوصف الوظيفي:

يتم وصف الوظيفة لتحقيق الأغراض التالية:

1. تصنيف وتصنيف الوظائف

2. وضع وتوجيه الموظفين الجدد

3. الترقيات والتحويلات

4. الخطوط العريضة لمسار الوظيفي

5. تطوير معايير العمل

6. تقديم المشورة للموظفين

7. تعيين السلطة

ويرد في جدول 5.1 محتويات الوصف الوظيفي.

مواصفات الوظيفة :

في حين يركز وصف الوظيفة على الوظيفة ، تركز مواصفات الوظيفة على الشخص ، أي صاحب الوظيفة. مواصفات الوظيفة هي بيان الحد الأدنى لمستويات المؤهلات والمهارات والقدرات البدنية وغيرها من الخبرات والخبرة والحكم والسمات المطلوبة لأداء العمل بفعالية. وبعبارة أخرى ، هو بيان الحد الأدنى من المؤهلات المقبولة التي يجب أن يمتلكها شاغل الوظيفة لأداء مهمة معينة. ويحدد المعرفة والمهارات والقدرات اللازمة للقيام بهذه المهمة على نحو فعال.

تحدد مواصفات الوظيفة الخصائص البدنية والنفسية والشخصية والاجتماعية والسلوكية لأصحاب الوظائف. وترد محتويات هذه المواصفة في الجدول 5-1.

استخدامات مواصفات الوظيفة: تشمل استخدامات مواصفات العمل ما يلي:

1. تخطيط الموظفين

2. تقييم الأداء

3. التوظيف

4. التدريب والتطوير

5. تقييم الوظيفة والتعويض

6. الصحة والسلامة

7. انضباط الموظف

8. جدولة العمل

9. التخطيط الوظيفي

محتويات وصف الوظيفة ومواصفات العمل:

يتم عرض محتويات الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة في الجدول التالي 5.1.

تقييم العمل:

التقييم الوظيفي هو عملية مقارنة لتحديد قيمة وظائف مختلفة في ترتيب هرمي. إنه يتيح للمرء مقارنة الوظائف باستخدام معايير مشتركة لتحديد العلاقة بين وظيفة وأخرى. هذا بمثابة أساس لتصنيف وظائف مختلفة وتطوير هيكل الأجور مناسبة لهم.

من المهم أن نذكر أن تقييم الوظائف لا يمكن أن يكون العامل الوحيد الحاسم في تحديد هياكل الأجور لأن التقييم الوظيفي يتعلق بالعلاقات وليس بالكلية. التقنيات المستخدمة لتقييم الوظيفة تشمل الترتيب ، تصنيف الوظائف ، تصنيف النقاط ، إلخ.

لماذا التحليل الوظيفي؟ (الاستخدامات):

تحليل الوظيفة مفيد للإدارة الشاملة لجميع أنشطة الموظفين.

يتم تحديد الشيء نفسه على النحو التالي:

1. تخطيط الموارد البشرية:

تقديرات سوف تكون مطلوبة كمية ونوعية الناس في المستقبل. يعتمد عدد الأشخاص المطلوبون وما نوعهم على الوظائف المراد توظيفها. ومن ثم ، فإن المعلومات المتعلقة بالوظائف المتاحة من خلال تحليل الوظائف ضرورية لتخطيط الموارد البشرية.

2. التوظيف والاختيار:

التوظيف ينجح في تحليل الوظائف. في الأساس ، فإن الهدف من تخطيط الموارد البشرية هو مطابقة الأشخاص المناسبين مع الوظيفة المناسبة. هذا ممكن فقط بعد الحصول على معلومات كافية عن الوظائف التي تحتاج إلى موظفين. هو تحليل الوظيفة التي توفر معلومات العمل. وبالتالي ، فإن تحليل الوظيفة يخدم كأساس للتعيين واختيار الموظفين في المنظمة.

3. التدريب والتطوير:

تحليل العمل من خلال توفير معلومات حول ما تستلزمه الوظيفة ، أي المعرفة والمهارات اللازمة لأداء وظيفة ، تمكن الإدارة من تصميم برامج التدريب والتطوير للحصول على هذه المتطلبات الوظيفية. برامج تطوير الموظفين مثل توسيع الوظائف ، وإثراء الوظائف ، وتناوب الوظائف ، إلخ.

4. التنسيب والتوجيه:

كما يوفر تحليل الوظائف معلومات حول المهارات والصفات المطلوبة للقيام بعمل ما ، يمكن للإدارة أن توجه برامج التوجيه نحو مساعدة الموظفين على تعلم المهارات والصفات المطلوبة. وبالتالي ، يساعد على إدارة الموظف في الوظيفة الأكثر ملاءمة له / لها.

5. تقييم الوظيفة:

يشير تقييم الوظيفة إلى تحديد القيمة النسبية للوظائف المختلفة. وبالتالي ، يساعد في تطوير هياكل الأجور والمرتبات المناسبة. يتم تحديد القيمة النسبية بشكل أساسي على أساس المعلومات المقدمة من تحليل الوظيفة.

6. تقييم الأداء:

يتضمن تقييم الأداء مقارنة الأداء الفعلي للموظف بالموعد القياسي ، أي ما هو متوقع منه. مثل هذا التقييم أو التقييم بمثابة أساس لمنح الترقيات ، أو إجراء التحويلات ، أو تقييم الاحتياجات التدريبية. يساعد تحليل الوظيفة في وضع معايير وظيفية يمكن مقارنتها بالأداء / المساهمة الفعلية لكل موظف.

7. معلومات الموظفين:

زيادة عدد المنظمات التي تحتفظ بمعلومات محوسبة عن موظفيها. هذا هو المعروف شعبيا باسم نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS). نظام معلومات الموارد البشرية مفيد لأنه يساعد على تحسين الكفاءة الإدارية ويوفر دعم اتخاذ القرار. المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية العاملة في المنظمة يتم توفيرها من خلال تحليل الوظائف فقط.

8. الصحة والسلامة:

يساعد تحليل الوظيفة في تحديد وكشف الظروف الخطرة والعوامل البيئية غير الصحية مثل الحرارة والضوضاء والأدخنة والغبار وما إلى ذلك ، وبالتالي ، يسهل الإدارة اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتقليل وتجنب إمكانية وقوع الحوادث التي تتسبب في إصابة الإنسان

عملية تحليل الوظيفة:

تحليل الوظيفة مفيد بقدر ما ليس من السهل القيام به. في الواقع ، أنها تنطوي على عملية.

على الرغم من عدم وجود عملية واقية من إجراء تحليل وظيفي ، إلا أن الخطوات الرئيسية التي ينطوي عليها تحليل الوظيفة هي:

1. تحليل الوظيفة التنظيمية:

يبدأ تحليل الوظيفة بالحصول على المعلومات ذات الصلة عن وظيفة '. هذا ، وفقا ل Terry مطلوب منه معرفة تركيبة الوظيفة ، علاقتها بوظائف أخرى ، ومساهمتها في أداء المنظمة.

ويمكن الحصول على هذه المعلومات بتقسيم المعلومات الأساسية بأشكال مختلفة مثل الرسوم البيانية التنظيمية ، أي كيفية ارتباط الوظيفة المحددة بوظائف أخرى ؛ مواصفات الطبقة ، أي المتطلبات العامة للأسرة الوظيفية ؛ أي توصيف وظيفي ، أي نقطة البداية لبناء الوصف الوظيفي المنقح ، والمخططات الانسيابية ، أي تدفق الأنشطة المعنية في وظيفة معينة.

2. اختيار الوظائف التمثيلية للتحليل:

إن تحليل جميع وظائف المنظمة أمر مكلف ويستغرق وقتًا طويلاً. لذلك ، يتم اختيار عينة تمثيلية فقط من الوظائف لغرض التحليل التفصيلي.

3. جمع البيانات لتحليل الوظيفة:

في هذه الخطوة ، يتم جمع ميزات بيانات الوظيفة للوظيفة والمؤهلات المطلوبة للموظف. يمكن جمع البيانات إما من خلال الاستبيان أو الملاحظة أو المقابلات. ومع ذلك ، ينبغي الحرص على اختيار واستخدام طريقة جمع البيانات الأكثر موثوقية في حالة معينة من العمل.

4. إعداد وصف الوظيفة:

يتم الآن استخدام معلومات المهمة التي تم جمعها بالطرق أعلاه لإعداد وصف وظيفي. الوصف الوظيفي هو بيان مكتوب يصف المهام والواجبات والمسؤوليات التي يتعين تصريفها من أجل أداء وظيفي فعال.

5. إعداد مواصفات الوظيفة:

تتمثل الخطوة الأخيرة في تحليل الوظيفة في إعداد مواصفات الوظيفة على أساس المعلومات التي تم جمعها. هذا بيان مكتوب يحدد الصفات الشخصية ، والصفات ، والمهارات ، والتأهيل ، والكفاءة ، إلخ. المطلوبة لأداء عمل بشكل فعال. عملية تحليل الوظائف التي نوقشت أعلاه موضحة في الشكل 5.1.