طرق الايداع: أعلى 3 طرق ايداع الملفات

هذه المقالة يلقي الضوء على الطرق الثلاثة الأولى من الايداع في المكتب. الطرق هي: 1. الأفقي 2. الجانبي 3. عمودي.

طريقة الايداع # 1. أفقي:

تحت هذه الطريقة ، يتم وضع الملفات (مسطّحة أو مربوطة أو صندوق) أفقيًا على الرف أو على الطاولة أو داخل الدرج ، واحدًا إلى آخر. الأدراج الضحلة أو ملف مكتب هي أيضا أساليب أفقية. هذه هي الطريقة الأقدم أو الأكثر شيوعًا. يمارس هذا عندما يكون عدد الملفات صغيرًا ولا يمكن شراء معدات الإيداع الحديثة.

مزايا:

(أ) إنها طريقة بسيطة وسهلة ،

(ب) لا يتطلب معدات إيداع مكلفة ،

(ج) من المناسب الاحتفاظ بأوراق كبيرة الحجم (يفضل في الأدراج الضحلة) مثل خطة المبنى أو الموقع الذي لا ينبغي طيه ،

(د) يمكن بسهولة قراءة موضوع الموضوع وعدد الملف ، المكتوب على نهاية الانضمام.

سلبيات:

(أ) عندما يتم حفظ ملف ، يتم الاحتفاظ به في الأسفل ، يجب إزالة جميع الملفات الموضوعة فوقه ،

(ب) لا يمكن الاحتفاظ بالمجلد أفقيًا على الرف المفتوح ،

(ج) يتطلب مساحة أكبر إذا احتفظ بالملفات بطريقة سرية.

طريقة الايداع # 2. الجانبي:

يمكن وضع الملفات الدائمة مثل الكتب على الرف ، واحد على جانب آخر. وهذا ما يسمى الايداع الجانبي. هذه أيضًا طريقة قديمة وشائعة. يمكن ممارسة هذا على الرغم من أن عدد الملفات كبير.

مزايا:

(أ) إنها طريقة بسيطة وسهلة ،

(ب) لا يتطلب معدات إيداع مكلفة ،

(ج) مناسبة للحفاظ على الملفات المصنوعة من الورق المقوى الثابت ،

(د) يمكن بسهولة قراءة موضوع الموضوع وعدد الملف ، المكتوب على نهاية الانضمام.

سلبيات:

(أ) ما لم يكن هناك دعم جانبي ، ستتدلى الملفات وتهبط إلى اليمين أو اليسار ،

(ب) عن طريق السحب المستمر من طرف النهاية ، يتلف ذلك الجزء من الملف ويختفي في النهاية. (الملفات الصلبة مع ثقب الإصبع تحمي الضرر).

طريقة الايداع # 3. عمودي:

تحت هذه الطريقة ، يتم وضع الملفات بشكل رأسي واحد خلف الآخر ، مع نهاية الانضمام في الأعلى (التي يتم كتابة موضوعها وعدد الملف). يتم تعليق الملفات في وضع معلق ومن ثم يجب أن يكون هناك جهاز معلق.

قد يكون هناك تعليق جيوب أو أكياس يمكن الاحتفاظ بها في الملفات أو المجلدات. لذلك ، بالنسبة لهذه الطريقة ، فإن استخدام الخزائن العمودية ، هو أمر ضروري. هذه هي الطريقة الحديثة وتمارسها معظم المكاتب الحديثة.

مزايا:

(أ) في حالة التقديم الرأسي للعقبات التالية غير موجودة:

(1) على عكس التقديم الأفقي ، لم تتم إزالة ملف واحد للحصول على ملف آخر.

(2) على عكس الإيداع الجانبي لا يوجد أي ترهل حيث يتم منعه من خلال آلية خزانة الملفات ،

(ب) يمكن الاحتفاظ بالملفات والمجلدات بهذه الطريقة. المجلدات هي الأفضل في المكاتب الحديثة ،

(ج) يمكن أن يكون هناك تصنيف سهل للملفات أو المجلدات المشار إليها بواسطة بطاقات الإرشاد ، والعلامات ، إلخ.

(د) يوجد اقتصاد فضاء حيث يمكن أن تستوعب خزانة لحفظ الملفات عددًا كبيرًا من الملفات أو المجلدات ،

(هـ) يوجد قدر أكبر من الأمن حيث يمكن إغلاق أدراج مجلس الوزراء ،

(و) هناك مرونة أكبر حيث يمكن الضغط على عدد كبير من الملفات أو المجلدات.

(ز) في المدى الطويل ، من الطبيعي أن تعمل.

سلبيات:

(أ) طريقة مكلفة لأن تخطيط رأس المال ضروري لشراء معدات الإيداع ،

(ب) يجب تدريب الموظفين على طريقة التشغيل. قد تكون مقاييس الأجور عالية ،

(ج) ليس مناسبًا لقلق صغير بعدد صغير من الملفات ورأس مال أقل.

يعتبر الأسلوب الرأسي للإيداع هو الأفضل لأنه يحتوي على "عدد كبير من المزايا. هناك بعض النفقات الرأسمالية الأولية لأنواع مختلفة من معدات حفظ الملفات ، مثل خزانة الملفات العمودية ، والمجلدات المناسبة ، وما إلى ذلك ، يجب شراؤها ، كما يحتاج الموظفون إلى التدريب لمتابعة الطريقة. ولكن في المدى الطويل ، تصبح اقتصادية شريطة وجود عدد كبير من الملفات التي يجب الحفاظ عليها.