كيفية تنظيم مكتبك: أفضل 12 خطوة

تلقي هذه المقالة الضوء على أهم اثنتي عشرة خطوة مطلوبة لتنظيم المكتب. الخطوات هي: 1. التخطيط 2. اختيار الموقع 3. الفضاء أو السكن 4. التصميم 5. شروط العمل 6. المعدات 7. تعيين الموظفين 8. الإدارة 9. التنازل عن الوظائف 10. تفويض السلطة 11. إنشاء العلاقات 12. إعداد دليل المكتب.

تنظيم مكتب الخطوة رقم 1. التخطيط:

كل نوع من العمل يحتاج إلى التخطيط. العمل العشوائي يؤدي إلى هدر الوقت والمال والطاقة. يعتمد تخطيط المكتب بشكل كبير على تنوع وحجم الأنشطة. يتم تحديد ذلك مرة أخرى من طبيعة وطبيعة المنظمة التي يتم إنشاء المكتب من أجلها. وبصرف النظر عن التخطيط المادي ، يجب إعداد ميزانية ، سواء بالنسبة لنفقات رأس المال أو الإيرادات ، مع مراعاة الأموال المتاحة.

تنظيم مكتب خطوة # 2. اختيار الموقع:

هذه مهمة إشكالية. يجب أن تؤخذ في الاعتبار مختلف العوامل - الاقتصادية والتجارية والظرفية.

تنظيم مكتب الخطوة رقم 3. الفضاء أو السكن:

يجب أن يكون السكن كافياً لأنشطة الإدارات. يجب أن يكون هناك نطاق للتوسع في المستقبل ولكن لا يمكن تجاهل عامل الإيجار.

تنظيم مكتب الخطوة # 4. Lay-Out:

السكن والتخطيط مترابطان بشكل وثيق. هناك أنواع مختلفة من التصميم الذي يعتمد على نظام المكتب وعدد الإدارات. يجب مراعاة مبدأ الاستخدام الأمثل للفضاء.

تنظيم مكتب الخطوة رقم 5. شروط العمل:

يجب تزويد المكتب بالإضاءة المناسبة ، والتهوية ، والصرف الصحي ، وما إلى ذلك التي تعتمد عليها كفاءة العمل إلى حد كبير.

تنظيم Office خطوة # 6. المعدات:

هناك حاجة لأنواع مختلفة من المعدات التي تتكون من الأثاث والآلات والأجهزة المنزلية والقرطاسية وغيرها من أجل العمل اليومي للمكاتب. يجب أن يتم الشراء بعناية كبيرة. إن استمرارية الإمداد والصيانة المناسبة والإصلاحات والتجديدات من وقت لآخر ضرورية لهم.

يمكن إنشاء قسم شراء منفصل لهذا الغرض. السكرتير قد يعهد بالوظيفة. وبعبارة أخرى ، يجب شراء جميع العناصر المادية وتأكيد إمداداتها العادية.

تنظيم مكتب الخطوة # 7. تعيين الموظفين:

هذا هو التعامل مع العناصر البشرية في منظمة مكتب ، وهو أصعب مهمة.

تجنيد الموظفين هي عملية تتكون من الخطوات والجوانب التالية:

(أ) المواصفات والدرجات:

في أول وظيفة يجب القيام به. وهذا يعني أنه يجب إعداد قائمة بأنواع الوظائف المحددة المطلوبة للقلق. وبالمقابل ، يجب إعداد قائمة بأنواع محددة من الرجال المطلوبة لأداء الوظائف.

مواصفات العمل ومواصفات الرجل هي الأفعال المتزامنة. يجب تصنيف الوظائف أيضًا. وفقا لرابطة الإدارة الأمريكية ، هناك ستة أنواع من الرتب - من A إلى F. أعلى الصف ، وأكثر هو وظيفة التفكير من القيام بالوظيفة. انخفاض الصف ، أكثر يفعل وظيفة أكثر من وظيفة التفكير.

يجب أخذ العوامل التالية في الاعتبار عند تحديد الدرجة:

(ط) التعليم ، العام والتقني ،

(2) المهارة المطلوبة للقيام بعمل.

(3) الخبرة ، إن وجدت.

(رابعا) مقدار الإشراف والتوجيه المطلوب. تعتمد معدلات الأجور على درجة الوظيفة.

(ب) سياسة التوظيف:

يجب أن تكون هناك سياسة توظيف محددة. يمكن أن يتم التوظيف من خلال الإعلانات في الصحف أو من خلال الإشعارات إلى التبادلات في التوظيف. ومن بين مصادر التوظيف الأخرى: أفراد الأسرة من الموظفين الحاليين ، والنقابات العمالية ، ورجال الخدمة السابقين (لا سيما لموظفي الأمن) ، والمعاهد المهنية ، والأجهزة المكتبية التي توفر الشواغل ، والباحثين عن عمل ، إلخ.

(ج) إجراءات التوظيف:

ويتكون الإجراء من إجراء اختبارات مختلفة ، مكتوبة وشفهية ، وإجراء مقابلة ، واختبار طبي ، وما إلى ذلك. وهي عملية إزالة ، وأخيرا يتم اختيار بعض الأشخاص.

(د) التدريب:

في كثير من المخاوف ، يتعين على الرجال المختارين الخضوع للتدريب التحريضي. في بعض الأحيان ، قبل الحصول على وظيفة يجب على المرء أن يخدم فترة من التلمذة الصناعية. أو بعد الحصول على الوظيفة ، يجب تغطية فترة الاختبار من قبل الموظف قبل أن تصبح الخدمة دائمة. كما يتم توفير التدريب للترقية أو للتحويلات بين الإدارات.

تنظيم مكتب الخطوة # 8. الإدارة:

الإدارة هي وظيفة متخصصة. وهذا يعني تجميع الوظائف. يطلق على مجموعة من وظائف الحلفاء وظيفيا اسم الدائرة.

على سبيل المثال ، يتألف قسم الحسابات من جميع الوظائف ذات الصلة المتعلقة بحفظ الكتب ، وإعداد البيانات والحسابات المالية ، وإجراء حسابات تكلفة الإنتاج وسعر البيع ، وإصدار أوامر الدفع ، والحفاظ على العلاقات مع البنوك والدائنين والمدينين ، وما إلى ذلك. القيام بمثل هذه الوظائف الحلفاء الأخرى.

يجب أخذ العوامل المختلفة بعين الاعتبار قبل تقسيم الوظائف الإجمالية للمنظمة إلى أقسام. قبل التقسيم ، قد يكون تقسيم الأقسام ضروريًا. وتنشأ أيضا مسألة المركزية واللامركزية في وظائف المكتب. يجب تحديد نظام المكتب.

تنظيم مكتب الخطوة # 9. التنازل عن الوظائف:

يتم تخصيص واجبات محددة لكل عضو من الموظفين. وظائف ليتم تعيينها لهم. يجب على كل واحد أن يعرف من هو رئيسه ، ومن عليه أن يتلقى الأوامر ويخضع للمساءلة. يعقب تعيين الوظيفة عن طريق إعداد الروتين للعمل من خلال وظيفة وفقا لطريقة أو طريقة جيدة معتمدة.

تنظيم مكتب الخطوة # 10. تفويض السلطة:

تفويض السلطة هو قوة حياة المنظمة. على كل رئيس تفويض أو منح جزء من سلطته إلى مرؤوسه. بحكم تلك السلطة ، يجب تمكين المرؤوس من أداء وظيفته ويمكنه إصدار أوامر إلى مرؤوسه. يتم إنشاء مقدار مساو من المسؤولية مع تفويض السلطة. أعلى سلطة أكبر هي المسؤولية.

تنتقل السلطة إلى الأسفل من الأعلى إلى المرؤوس ، وتُنشأ المسؤولية وتتحرك المساءلة صعودًا من المرؤوس إلى الأعلى. تعني المساءلة أخذ تقرير من المرؤوسين من الرؤساء للتأكد من مدى قيامهم بواجباتهم. من خلال المساءلة ، تتحكم التمارين العليا في مرؤوسيه.

تنظيم مكتب الخطوة # 11. إنشاء العلاقات:

هذه هي المهمة الحيوية في التنظيم. داخل المنظمة يتم جمع عدد كبير من الأشخاص معا. عليهم القيام بعملهم ولكن يجب أن يكون هناك تنسيق كامل في عملهم لتحقيق الأهداف المشتركة للمنظمة.

العلاقة بين أعضاء هيئة العاملين في منظمة تقوم على السلطة. تعني عبارة "السلطة" سلطة اتخاذ القرارات وتوجيه الأوامر للآخرين لتنفيذ تلك القرارات. داخل المنظمة هناك سلسلة من العلاقات الفائقة بين أعضاء هيئة التدريس.

كل فرد يتفوق على شخصه القادم لكنه تابع لشخصه السابق. وتتحرك السلطة نحو الأسفل وتتحرك المساءلة صعودًا بين أعلى وأتباعه. قد يكون لأحد الرؤساء عدد من المرؤوسين تحت قيادته. هذا هو "فترة السيطرة". ولكن ، يجب أن يكون لكل مرؤوس رئيس واحد فوقه. وهذا ما يسمى مبدأ "وحدة القيادة".

داخل المكتب إذا نظرنا إلى قسم الحسابات فإن هذا المفهوم سيكون واضحًا. السلطة للقيام بحركات عمل التحركات من الأمين ، الذي هو الرئيس ، إلى رئيس المحاسبين أو المدير المالي (أيا كان اسم المنصب). رئيس الحسابات نفسه لا يقوم بجميع الأعمال المحاسبية بنفسه.

يفوض جزء من سلطته لمساعديه والمندوب المساعد أجزاء من سلطتهم لكتبة التعامل. وتتحرك المساءلة صعودا من موظفي الكتب إلى المساعدين ، من المساعدين إلى رئيس الحسابات ومن رئيس الحسابات إلى الأمين. الأمين ، الذي استلم السلطة من الإدارة العليا ، مسؤول أمامهم.

الجوانب المختلفة للمنظمة:

تنقسم علاقة السلطة في المؤسسة إلى قسمين:

(أ) الخط:

أولئك الذين يشاركون في القيام بالمهام الأساسية أو الرئيسية للمنظمة ، مثل الإنتاج والتسويق والمشتريات ، وما إلى ذلك يطلق عليهم اسم "الخط". سلطتهم تدعى السلطة الخطية. تفويض السلطة يحدث في المقام الأول من خلال الناس الخط ،

(ب) الموظفون:

أولئك الذين يشاركون في القيام بوظائف الخدمات أو الاستشارات ، مثل المالية ، وإدارة شؤون الموظفين ، وما إلى ذلك ، يطلق عليهم اسم "الموظفين". هؤلاء الأشخاص متخصصون ويقدمون المشورة للناس من خلال خدماتهم المتخصصة بحيث يمكن تنفيذ الوظائف الرئيسية أو الأساسية بكفاءة.

مكتب ، هو مقعد لكلا النوعين من الناس - الخط والموظفين. عندما يتم إجراء الإدارة يجب أن يتم وضع هذه المجموعة من المهام في الاعتبار. وهذا أمر مهم للغاية لأنه غالبا ما يوجد نزاع قائم بين الخط وأفراد طاقم العمل.

هذا هو كل شيء عن التنظيم الرسمي للمكتب الذي يتم تعيينه من قبل كبار الإدارة على أساس علاقات السلطة. إلى جانب هذه المنظمة الرسمية ، هناك نمو في التنظيم غير الرسمي داخل المكتب.

قد يتشكل الأشخاص الذين يعملون في مكتب تابع لإدارات مختلفة ومستويات مختلفة من السلطة في مجموعات غير رسمية بسبب العوامل التالية:

(أ) التحدث بنفس اللغة ؛

(ب) امتلاك منزل في نفس الولاية أو المقاطعة ؛

(ج) الإيمان بنفس العقيدة السياسية ؛

(د) الانتماء إلى نفس الجماعة الدينية ؛ إلخ

غالبًا ما يتبين أن التنظيم غير الرسمي أقوى من التنظيم الرسمي. ما لا يمكن تحقيقه من خلال الأوامر الرسمية أو الرسمية ، يمكن تحقيقه من خلال الطلبات غير الرسمية.

الهيكل التنظيمي والدليل:

من المستحسن أن يتم رسم مخطط يظهر المواقف الرسمية والعلاقات الرسمية. بالنظر إلى الرسم البياني ، يمكن للمرء أن يفهم موقفه فيما يتعلق برؤسائه ومرؤوسيه. يمكن أن يكون المخطط الهيكلي إما رأسيًا أو أفقيًا أو دائريًا. لكن المخطط التنظيمي ليس كافيًا. وهي لا تصف وظائف الأشخاص الذين يشغلون المناصب المختلفة.

يتم إعداد دليل منظمة يشبه يوميات تصف الوظائف المحددة للوظائف المختلفة. تُعطى نسخة من هذا الدليل إلى كل عضو من أعضاء الفريق من أجل فهم أفضل للمنظمة وأفرادها. يمكن للمرء أن يعرف واجباته وحدود سلطته. يتعين على السكرتير مهمة إعداد المخطط التنظيمي والدليل التنظيمي.

تنظيم مكتب الخطوة # 12. إعداد دليل Office:

في مكتب جيد ، يتم إعداد دليل إجراءات المكتب وتوزع نسخة واحدة على كل عضو من الموظفين للتوجيه. تنشر الحكومة دليل المكتب للإجراء الإداري والإجراءات الشكلية وتُعرض للبيع للجمهور بسعر رمزي.

هناك دليل مصمم بشكل جيد لإجراءات المكتب يخدم الأغراض التالية:

(أ) خطة دائمة للعمل ،

(ب) يعتبر وسيلة للتواصل الداخلي ،

(ج) وهو أيضا أداة للتحكم في الأداء

يتكون دليل المكتب من المخططات الانسيابية.

مزايا دليل المكاتب هي:

(أ) يساعد على تنسيق الأنشطة المختلفة ،

(ب) يجعل صنع القرار أسرع ويعتمد على توحيد الغرض ،

(ج) يوفر الوقت للقيام بهذا العمل ،

(د) يسجل الدروس المستفادة من التجربة السابقة للمنظمة ، ويخرج من ذلك الإجراء الأكثر ملاءمة.

(هـ) أداة فعالة للغاية لقياس التحكم والعمل ،

(و) يوفر أساسًا لدراسة التشغيل والصيانة.