التعامل مع البريد الوارد أو الوارد داخل المكتب

تلقي هذه المقالة الضوء على الخطوات السبعة العليا الضرورية لمعالجة البريد الوارد أو البريد الوارد في Office. الخطوات هي: 1. استقبال وفتح البريد 2. تدقيق المحتويات 3. تاريخ الختم 4. تسجيل 5. الفرز 6. توزيع 7. الحفاظ على المسار.

الخطوة # 1. استقبال وفتح البريد:

في مكتب صغير ، يتم استلام البريد وفتحه ، من قبل السكرتير أو مدير المكتب مباشرة.

قد يتم استلام البريد بأي من الطرق التالية:

(أ) البريد الذي يسلمه ساعي البريد مباشرة من مكتب البريد على فترات زمنية منتظمة ؛

(ب) البريد الذي يجمعه المكتب مباشرة من مكتب البريد مرة أو مرتين في اليوم في حقيبة بريدية أو يتم فسخه عندما يحتفظ بالبريد في مكتب البريد ؛

(ج) تلقي البريد من خلال المرسلين بموجب نظام "كتاب الكتب" ،

(د) البريد المستلم من خلال نظام "البريد السريع".

عادةً ما يتم فتح البريد يدويًا ، ولكن يمكن استخدام جهاز فتح الرسالة عندما يكون عدد الرسائل المستلمة كبيرًا جدًا. تقوم الماكينة بقطع كل ظرف بشكل جيد للغاية عند الحافة دون الإضرار بأي مادة مغلقة. قد تفتح الآلة بضع مئات من الرسائل في الدقيقة إذا كانت تعمل بالكهرباء. لا يتم فتح الحروف المكتوبة "سرية" أو "شخصية" ويتم إرسالها مباشرة إلى العناوين المعنية.

يتم إرسال أي برقية مستلمة على الفور إلى الإدارة أو الشخص المعني. بعد فتح مغلف ، يجب أن يُنظر إلى جميع المحتويات. في بعض الأحيان يتم حفظ الظرف وتثبيته بالمحتويات كدليل على تاريخ ومكان النشر كما هو موضح في ختم البريد.

الخطوة # 2. تدقيق المحتويات:

يجب فحص محتويات الأظرف أو التحقق منها للأغراض التالية:

(أ) معرفة الإدارة التي ترسل الرسالة إليها ؛

(ب) التحقق مما إذا كانت المرفقات المذكورة في الرسالة موجودة بالفعل أم أنها تتطابق مع الوصف. قد تتضمن المرفقات الشيكات ، المسودات ، الخ. يجب على الموظف ، عند التحقق ، وضع إيصال استلام على الرسالة المعنية وإرسال فورًا الشيكات أو المسودات إلى الإدارة النقدية لاتخاذ الإجراء اللازم.

في بعض الأحيان يتم تلقي عدد كبير من الشيكات والمسودات والأوامر البريدية من خلال البريد. في هذه الحالة ، من الأفضل أن يقوم كاتب فتح البريد بإعداد قائمة بجميع هذه الإيصالات ، وإجماليها ثم إرسال القائمة بعد التوقيع عليها إلى أمين الصندوق. يتم ذلك كحماية ضد السرقة ولسلامة أمين الصندوق. يمكن التحقق من هذه القائمة أيضًا من خلال قسائم الدفع المصرفية.

الخطوة # 3. ختم التاريخ:

في كل بند من رسائل البريد ، يتم تثبيت ختم مطاطي يحتوي على ما يلي:

(أ) رقم مسلسل للعنصر المستلم ،

(ب) تاريخ الاستلام ،

(ج) وقت الاستلام ،

(د) الأولية لفتح الوظيفة.

يمكن عمل ختم باستخدام آلات "التأريخ" و "الترقيم" و "تسجيل الوقت". هذه الأجهزة لديها أجهزة للتغيير التلقائي للشخصيات مع كل ضربة. تضع بعض المكاتب ختم التاريخ بشكل أكثر تفصيلاً مع وجود مخصصات للمزيد من الإدخالات مثل تاريخ إرسال الإقرار أو الرد ، وتاريخ الإيداع ، إلخ.

أو ، يمكن استخدام ختم مطاطي منفصل لهذا الغرض ، لاستخدامه من قبل الإدارة المعنية.

مطلوب علاج منفصل لـ "الأحرف المركبة":

الرسالة المركبة هي تلك التي تؤثر على أكثر من قسم أو فرد واحد ويجب تعميمها على كل من هذه الإدارة أو الفرد. سيتم استخدام نوع مختلف من ختم المطاط وجود غرف لتسمية الإدارات أو الأفراد التي تمر عبرها الرسالة على التوالي ويجب أن يتم التوقيع عليها بالأحرف الأولى من قبل الشخص المعني.

أخيرا ، يتم إرسال الرسالة لتقديمها. أو ، يتم إعداد نسخ (ويفضل نسخ زيروكس) وتوزيعها على الإدارات المتحالفة معها.

في بعض المكاتب ، يتم إرسال كل رسالة إلكترونية إلى السكرتير من أجل الاطلاع عليه والتأخير.

الخطوة # 4.التسجيل:

في بعض المكاتب ، يتم الاحتفاظ بسجل يسمى Inbound Mail Register أو Letters Received Book حيث يتم تسجيل تفاصيل جميع المقالات الواردة عبر البريد. هذا له قيمة كبيرة كمصدر للأدلة كلما تنشأ أي شك أو نزاع فيما يتعلق ببعض المواد الواردة.

إنها قضية مستهلكة للوقت ومكلفة ولذلك لا تقبل بعض المكاتب ذلك. بدلا من ذلك ، قد يتم اتباع نظام قائمة غرفة البريد. يتم إعداد قائمة لجميع الرسائل وغيرها من المقالات التي يتم إرسالها إلى قسم معين في يوم واحد ويتم توقيع القائمة من قبل الإدارة المعنية. يتم إعداد هذه القوائم بعد فرز البريد.

الخطوة # 5. الفرز:

بعد ختم التاريخ والتسجيل ، يجب فرز البريد لإرساله إلى الإدارات المعنية أو الأفراد. لغرض فرز الأدراج أو السلال المخصصة للإدارات المختلفة وضعت على الطاولة. في حال كان عدد الأقسام كبيرًا ، يتم استخدام حفرة الحمام (صندوق يحتوي على شقق مقسّمة مثل الحمام).

يكون ذلك مفيدًا عند القيام بعدد كبير من الفرز الفردي. يجب إجراء الفرز بعناية فائقة بحيث لا يوجد موضع خاطئ ولا يتم إغفال المرفقات. في بعض الأحيان يكون من الصعب التأكد من القسم الذي يجب إرساله. يقوم المشرف على القسم باتخاذ القرار أو قد يتم إرساله إلى السكرتير أو مدير المكتب.

الخطوة # 6. توزيع:

الخطوة أو العملية التالية هي توزيع البريد على الإدارات المعنية أو الأفراد. وسيقوم موظفو المكتب أو حاملوه بعمل هذا العمل. سيتم تسليم البريد مقابل التهيئة من قبل المسؤول أو الموظف المستلم في السجل. يمكن إعداد قائمة غرفة البريد في هذه المرحلة. يجب توزيع الرسائل المستلمة عبر الهاتف والتي قد لا تتطلب الفرز.

الخطوة # 7. الحفاظ على المسار:

في الواقع ، سيتم إكمال إجراءات التعامل مع البريد الوارد عندما يتم اتخاذ الإجراء اللازم بشأن قطعة البريد المستلمة. يجب أن يتم الرد على الرسالة أو الإقرار بها. يجب الاعتراف بالطلب وتنفيذه أو رفضه.

إذا لم تكن المسألة ذات أهمية ، يتم إيداع هذه المادة مباشرة أو وضعها في سلة المهملات أو تدميرها. بعد اتخاذ الإجراء ، يجب إرسال كل جزء من الاتصالات المكتوبة الداخلية للإيداع.

يجب أن يكون لدى المكتب روتين محدد للتعامل مع البريد الوارد ويكون المشرف على قسم الاستقبال مسؤولاً عن تنفيذ الروتين. إذا كان أي جزء من البريد الوارد لا يزال غير مراقب أو ضاع أو تم تضليله ، فيجب اتخاذ إجراء جاد ضد الشخص بشكل افتراضي.