آلات معالجة البيانات في المكتب: المعنى و الأنواع

استخدام أجهزة Office الحديثة - معالجة البيانات وتسجيل الآلات:

لمعالجة البيانات:

المعنى:

يتم جمع البيانات المختلفة في المكتب من مصادر خارجية وداخلية والتي يجب معالجتها للتحليل واتخاذ القرار. لا يمكن لخلية الذاكرة في الدماغ البشري تخزينها. الحسابات الذهنية ثقيلة وغير عادية على نحو غير عادي لتفسير البيانات وللتعرف على الارتباطات بين البيانات.

تأخذ الصيغ الرياضية الكثير من الوقت للتطبيق الذهني والعمل البدني. هناك فرص للأخطاء. من أجل التغلب على هذه الصعوبات والقيود وضعت معالجة البيانات الميكانيكية.

يرجع أصل معالجات معالجة البيانات إلى الاكتشافات التالية: آلة حاسبة باسكال (1642) ، ومحلل باباج المحقق (1820) ، ومعدات بطاقة هوليرث المثقبة (1889). تُعرف العملية بأكملها باسم EDP أو معالجة البيانات الإلكترونية. التقى المخطط بأكمله مع تغيير ثوري مع إدخال الترانزستور أو الإلكترونيات. هناك جانبان مختلفان من معالجة البيانات - بدون واستخدام الكمبيوتر.

نوع:

(ألف) آلة معالجة البيانات بطاقة لكمات:

أنواع مختلفة من الوظائف الكتابية والمحاسبية يمكن القيام بها بواسطة هذه الآلة. على سبيل المثال ، المحاسبة عن الفواتير والشراء والمبيعات ومحاسبة التكاليف وصنع الدفاتر والمخازن ومحاسبة الجرد والتبويب الإحصائي والتحليل ومراقبة الميزانية وما إلى ذلك.

النظام:

يحتوي هذا الجهاز على أربعة جوانب للتشغيل ، ويتكون الجهاز بأكمله من آلية ضرورية مع تجهيزات ملحقة.

الجوانب هي:

(أ) الضرب:

الخطوة الأولى هي تثقيب البطاقات إما عن طريق التشغيل اليدوي أو لكمة المفاتيح الآلية. أهمية اللكم هو جعل بعض الثقوب على البطاقات وفقا لبعض المواقف الثابتة. هذه الثقوب لها أهمية خاصة ويمكن تفسيرها بشكل مفيد. هذه ليست سوى سجلات رمزية للمعلومات.

(ب) التحقق:

الخطوة الثانية هي إعادة الضرب ، ويفضل أن يكون ذلك بواسطة مشغل آخر ، للتحقق مما إذا كان التثقيب الأصلي قد تم بشكل صحيح أم لا. إذا كان هناك التثقيب الخاطئ في وقت سابق ، فإن الثقب الثاني لن يأخذ "المكان" لأن الآلة سوف تتوقف تلقائيًا. ثم سوف نرى ما إذا كان التثقيب الأول أو الثاني خطأ. هناك طرق مختلفة لإعادة اللكم للتحقق.

(ج) الفرز:

عن طريق اللكم أنواع مختلفة من المعلومات يتم تسجيلها رمزيًا. يجب الآن تجميع البطاقات في "حقول" مختلفة من المعلومات ، وبالتالي يتم فصلها. يتم إجراء هذا الفصل بطريقة ميكانيكية عن طريق وضع البطاقات المثقوبة في آلة الفرز. على سبيل المثال ، يمكن تجميع بطاقات لمختلف العملاء من الناحية المنطقية.

(د) الجدولة:

الخطوة الأخيرة هي تغذية tabulator مع البطاقات. يستشعر الجهاز بشكل مصطنع الثقوب أو الثقوب المختلفة الموجودة على البطاقات ، وبالتالي يوفر المعلومات إلى جزء الإضافة والطباعة من الماكينة.

تحتوي الآلة على بعض الآليات المساعدة لحساب ، واللكم الجماعي (أي تثقيب مجموعة من البطاقات بشكل متزامن ومتزامن) ، وتفسير وتكوير أو تجميع (أي جعل الرموز مفهومة ومعرفة العلاقات المتداخلة فيما بينها) ، إلخ.

مزايا:

(1) تتم عملية التثقيب والتحقق والفرز والتجميع والتفسير والترتيب بكاملها بسرعة هائلة وبذلك يكون هناك توفير كبير للوقت في معالجة البيانات.

(2) العملية برمتها بسيطة ويمكن إعطاء التدريب للعمل إلى الموظفين في وقت قصير.

(3) بما أن هناك خطوة تحقق لا توجد عدم دقة في نظام المعلومات.

(4) وهو قابل للتكيف مع أنواع مختلفة من الوظائف المكتبية.

(5) أنه يوفر الإدارة مع أنواع مختلفة من المعلومات التي يمكن تحديثها ويمكن استخدامها كأدوات للتحكم.

(6) تتحقق الاقتصادات من خلال الحد من العمالة اليدوية ، وتوفير الوقت ، وتجنب الهدر من خلال الأخطاء ، وما إلى ذلك.

(7) يمكن استخدام البطاقات المثقبة لمزيد من المعالجة بواسطة الكمبيوتر.

سلبيات:

(1) التكلفة الأولية لتثبيت الجهاز عالية. تكلفة التشغيل وتكلفة الصيانة مرتفعة أيضا. يجب استخدام القرطاسية الأكثر تكلفة.

(2) الآلات الرئيسية والآلية المساعدة تسبب الضوضاء.

(3) توجد مشاكل ناجمة عن الانهيار واستبدال الأجزاء وما إلى ذلك.

(4) هناك تكلفة لتدريب المشغلين ، كما أن جداول أجور هؤلاء الأشخاص ذوي المهارات عالية.

(5) قد يجد المدققون صعوبات حيث أن جميع المعلومات التفصيلية المطلوبة من قبلهم قد لا تكون متاحة من البطاقات المقننة أو الرمزية.

(ب) أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية :

أحدث إضافة في قائمة الآلات المكتبية هو جهاز كمبيوتر إلكتروني. هو عبارة عن جهاز أو وحدة تتكون من عدة آليات لمعالجة البيانات آليًا وسريعًا. إنها أداة في أيدي الإدارة لاتخاذ قرارات أكثر دقة وعقلانية وسرعة.

غالبًا ما يُوصف الكمبيوتر الإلكتروني بأنه دماغ اصطناعي ، على الرغم من أنه مثل الدماغ لا يفكر في الحقيقة. إنه يساعد الإنسان على التفكير بعقلانية وسرعة. يوصف العصر الحديث على أنه عصر إلكتروني ، كما أن الأجهزة الإلكترونية تتمتع بإمكانيات هائلة.

إن أجهزة الكمبيوتر هي في الواقع نتاج الحرب العالمية الثانية عندما شعرت مرافق الحوسبة بقرارات ثانية للحقل في الميدان ، خاصة للقوات الجوية. تم اكتشاف أول جهاز حوسبة في عام 1944 من قبل البروفيسور أيكن من جامعة هارفارد (الولايات المتحدة الأمريكية) بمساعدة مالية من آي بي إم (International Business Machine). تم إنشاء أول حاسوب إلكتروني في جامعة بنسلفانيا (الولايات المتحدة الأمريكية).

لقد مرت أجهزة الكمبيوتر بالفعل على أربع مراحل من التطوير أو "أربعة أجيال". تم تشغيل أجهزة الكمبيوتر من الجيل الأول عن طريق صمامات الراديو. في الجيل الثاني تم استبدال الصمامات الراديوية بترانزستورات. تستخدم أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالجيل الثالث نظام الدارة الصغيرة. في الجيل الرابع من تقنية "التكامل على نطاق واسع" (LSI) يتم استخدام التكنولوجيا التي يمكن من خلالها وضع كميات هائلة من الأجهزة الإلكترونية على "رقائق" صغيرة.

يتم استخدام أجهزة الكمبيوتر لكافة الأغراض الموجودة في جهاز معالجة البيانات ، ولكن يمكن لأجهزة الكمبيوتر التعامل مع أنواع أكبر من المعلومات بسبب قدرتها الأكبر. يمكن للحاسوب أن يخرج من عدة آلاف من التطبيقات ، أي منها من المرشحين المناسبين.

أجهزة الكمبيوتر نوعان:

(1) التناظرية نوع:

مثل هذا الكمبيوتر يفعل المعادلات ، يحل المشاكل بين العلاقات من عدد من المتغيرات ، يعد السجلات ، ويطبع بها.

(2) النوع الرقمي:

مثل هذا الكمبيوتر ليس سوى آلة حساب عملاقة تجعل معالجة البيانات بسرعة رائعة. يقوم بحسابات حسابية ، لكن الحساب هو حساب ثنائي وليس حسابًا عاديًا. (تحت نظام binary 1 is 1، 2 is 10، 3 is 11، 4 is 100، 5 is 101، 6 is 110، 7 is 111، 8 is 1000، 9 is 1001 and 10 is 1010). يتم استخدام النوع الرقمي من أجهزة الكمبيوتر في الغالب.

النظام:

توصف سلسلة من العمليات في الكمبيوتر بأنها "برنامج". وهو يتألف من المدخلات والمخرجات. "يتم وضع أنواع معينة من المعلومات في الجهاز أو تغذيتها في الجهاز وبعد المعالجة التلقائية بسرعة هائلة ، تقوم الماكينة بإخراج بعض النتائج. يتم وصف هذا أيضًا كطريقة GIGO أو القمامة في والقمامة. المعلومات والنتائج بلغات الكود. على سبيل المثال ، COBOL (Common Oriented Language) أو FORTRAN (لغة ترجمة الصيغة للحسابات العلمية).

مكونات جهاز الكمبيوتر هي:

(1) وحدة الإدخال:

من خلال هذا الجزء يتم تغذية أنواع مختلفة من المعلومات في أشكال البطاقات المثقبة ، الشريط الورقي المثقب ، والشريط المغناطيسي. يتم تحويل البيانات إلى لغة الكمبيوتر - النبضات الإلكترونية.

(2) وحدة التخزين:

هذه هي وحدة الذاكرة الخاصة بالكمبيوتر أو عمود الزئبق حيث يتم تخزين جميع المعلومات التي يتم استلامها لاستخدامها مرة أخرى.

(3) وحدة التحكم أو التنسيق:

يتكون هذا من سلسلة واسعة من البوابات التي تعمل بالصمام والتي يتم فتحها للسماح للمعلومات بالخروج إلى قسم الحساب لتنفيذ التعليمات المبرمجة.

(4) وحدة الحساب أو الوظيفة:

تقوم هذه الوحدة بإجراء الحسابات الحسابية في ظل النظام الثنائي ، بسرعة رائعة وحتى بمليون من الثانية.

(5) وحدة الانتاج:

تعطي هذه الوحدة النتائج ، أولاً في لغة الكمبيوتر ثم باللغة الرسمية في شكل مطبوع. أهم جزء في استخدام الكمبيوتر هو "البرمجة". هذا يعني أن كل المدخلات يجب أن تتم مع غرض محدد وطريقة تشغيل تسمى البرنامج.

البرمجة مكلفة ، وفي الماضي كان نموذج الحواسيب هو الذي يتعين على المستهلكين القيام به. تسمى أجهزة الكمبيوتر هذه أجهزة الكمبيوتر 'الأجهزة'. في العصر الحديث ، يقبل المصنعون مسؤولية توفير البرامج. وتسمى أجهزة الكمبيوتر الحديثة هذه أجهزة الكمبيوتر "البرمجيات".

يمكن أن يكون تشغيل الكمبيوتر على أساس IDP أو معالجة البيانات المتكاملة. وهذا يعني أن العديد من الوظائف التحليلية في مسألة ما يمكن القيام بها في وقت واحد. على سبيل المثال ، أثناء معالجة أرقام المبيعات ، يمكن تنفيذ الاستيفاء بالتكلفة في وقت واحد.

عموما يتم استخدام الكمبيوتر للتحكم في الأنشطة التجارية المحاكاة ، أي معرفة البدائل في عملية صنع القرار والتصميم (على سبيل المثال على المنسوجات). تجدر الإشارة إلى أن عصر الكمبيوتر في عملية التطور. تم اكتشاف أنواع جديدة من أجهزة الكمبيوتر ذات فائدة أكبر ، وبالتالي فإن المناقشة أعلاه ليست شاملة.

مزايا:

(1) يمكن إجراء الحسابات المعقدة بدقة بسرعة غير عادية.

(2) يمكن تنفيذ الكثير من الوظائف الكتابية المملة على نحو مرضٍ.

(3) يمكن إجراء أنواع مختلفة من التحليل بواسطة نفس الجهاز.

(4) يمكن التعامل مع أنواع مختلفة من المعلومات في وقت مما يمكن للآلة العادية لمعالجة البيانات القيام به.

(5) يمكن تحقيق مراقبة مركزية حيث يمكن معالجة جميع البيانات المتعلقة بجميع الأنشطة ذات الاهتمام في آن واحد.

(6) يوجد اقتصاد في العمل المكتبي شريطة أن يكون المكتب قادراً على شراء جهاز كمبيوتر أو الحصول على خدمات الكمبيوتر على أساس الإيجار.

(7) يمكن تخزين النتائج كسجلات.

سلبيات:

(1) إنها قضية مكلفة للغاية ، ولا تستطيع سوى عدد قليل من المنظمات العملاقة تثبيت واستخدام مثل هذه الآلة. حتى المنظمات الكبيرة تفضل أن تأخذ خدمات الكمبيوتر على أساس الإيجار. الإيجارات مرتفعة جدا أيضا.

(2) تحتاج إلى مشغلين مدربين تدريبا خاصا ويتعين دفع أجورهم بمعدلات مرتفعة.

(3) على عكس الأجهزة الأخرى ، لا تتوفر آلة الكمبيوتر بسهولة.

(4) لديه جميع عيوب آلة الناشئة عن انهيار ، وتكاليف الصيانة ، وما إلى ذلك ، فضلا عن الصعوبات في الحصول على قطع الغيار وخدمة الخبراء.

مع مرور الوقت يتم إنتاج أجهزة الكمبيوتر من حجم مناسب للغاية وبتكلفة منخفضة.

(C) آلة تسجيل الوقت :

يتم الاحتفاظ آلات تسجيل الوقت على أبواب المكاتب (والمصانع) لتسجيل أوقات دقيقة من الوافدين والمغادرين من الموظفين. هذه السجلات - مفيدة للغاية في إعداد فواتير المكافآت. يمكن تشغيل هذه الآلات ميكانيكياً أو كهربائياً.

النظام:

تتكون الآلة من ساعة وآلية تثقيب متزامنة. يقوم موظف أثناء دخوله أو مغادرته بإدراج بطاقة الحضور الخاصة به داخل الماكينة ويتم طباعة الوقت عليها.

(د) التصوير المصغر:

يتم الاحتفاظ بالسجلات ، بدلاً من الحفاظ عليها في أشكال الأوراق في الملفات ، في أشكال لفات الأفلام. أخذت الصورة لسلسلة من الوثائق في لفة فيلم. في أي وقت يمكن تصوير الفيلم وطباعته من أجل المعلومات والاستخدام. في بعض الأحيان يتم التقاط الصور من الوثائق قبل أن يتم تطهيرها أو تدميرها.

مرة أخرى ، يمكن الحفاظ على لفات الأفلام كمصدر ثانوي للسجلات. الميكروفيلم ضروري أيضًا للحفاظ على المستندات السرية سرًا. قد تكون المستندات التي يجب إرجاعها بعد فحصها ملائمة بشكل مناسب. في المكتبات الكبيرة ، يتم في كثير من الأحيان القيام بميكروفيلم الكتب النادرة.

النظام:

تتكون معدات الميكروفيلم كاملة من الأجزاء التالية:

(1) وحدة التصوير:

يتكون من كاميرا وأفلام. يتم استخدام أفلام 16 مم بشكل عام لغرض طول 50 أو 100 أو 200 قدم (15 أو 30 أو 60 متر). يمكن تصوير آلاف المستندات ذات الحجم القياسي على بكرة طولها 100 قدم.

(2) عدد القراء:

يتكون من عارض وشاشة. بشكل عام ، عند الضرورة ، يتم عرض المستند من خلال العارض الذي يعرض الفيلم على الشاشة.

(3) المعالج:

هذه مجموعة من وحدة تطوير الأفلام. هذا يمكن استخدامه في ضوء النهار. ويمكن أيضا أن تتم المعالجة من قبل المصورين الخارجيين. قد يكون للمكتب ترتيبه الخاص لإعادة إنتاج الأفلام أو طباعتها مع ترتيب المعالجة أو قد يعتمد على مصورين خارجيين.

مزايا:

(1) يعد وجود مساحة صغيرة جدًا أمرًا ضروريًا للحفاظ على السجلات القديمة نظرًا لأن فيلمًا مؤلفًا من 100 قدم يمكن أن يحتوي على سلبيات لآلاف المستندات.

(2) يتم الاحتفاظ بالسجلات في toto ويمكن إجراء النسخ بدقة في أي وقت.

(3) هذه السجلات سهلة الحمل ويمكن إزالتها بسرعة.

(4) لا يتطلب النظام معدات حفظ ملفات ثقيلة بوزن كبير وكميات كبيرة.

(5) السجلات خالية من الأخطاء ولكن الأخطاء شائعة عند إجراء النسخ للسجلات عن طريق الكتابة.

(6) الأفلام الدقيقة متينة ولا تتدهور أو تتلاشى أو تدمرها الحشرات كما نجد في حالة الملفات.

(7) إنها خالية من المخاطر حيث أن الأفلام الصغيرة غير قابلة للاشتعال.

(8) بمجرد إعداد الأفلام ، لا يمكن تغيير السجلات أو التلاعب بها ، وهو أمر ممكن للسجلات على الورق.

(9) يمكن الحفاظ على الميكروفيلم بشكل منفصل كمصدر إضافي للسجلات ومن ثم توفر الحماية للسجلات.

سلبيات:

(1) لديها نفقات أولية ثقيلة لشراء المعدات. ولكن ، في الواقع ، فإن التكلفة في نهاية المطاف أقل من تكلفة معدات الإيداع.

(2) من الصعب وضع تصنيف مناسب للسجلات ومن ثم فإنه من الخطر معرفة موقع وثيقة معينة من عدد من لفائف الأفلام.

(3) قد لا تنتج الأفلام صورًا واضحة وواضحة من خلال المشاهد خاصةً بسبب وجود انخفاض كبير في حجم المستند على الفيلم. من المستحسن الاحتفاظ بنسخ الوثائق الهامة.

الإدارة والإدارة والمكتب:

يمكن تعريف النظام الكلي - الإدارة ، ببساطة بأنه "إنجاز الأشياء من خلال الجهود التي يبذلها الأشخاص الآخرون". الوظائف الأساسية للإدارة هي - التخطيط والتنظيم والتوجيه (والتحفيز) والتحكم. وتتكون الوظيفة التنظيمية أيضا من الموظفين والتنسيق. هناك وجهات نظر مختلفة فيما يتعلق بمصطلح الإدارة. واحدة من وجهات النظر المقبولة من الكتاب الحديث في الإدارة هي تنفيذ القرارات المبرمجة للغاية التي اتخذتها كبار المسؤولين الإداريين.

يتم تنفيذ الجزء الإداري من الإدارة من المكتب والذي يمكن تقسيمه إلى قسمين:

(أ) اتخاذ القرارات من جانب الموظفين الإداريين ذوي الكفاءة العالية الذين يتم إيواؤهم في غرفهم في المكتب.

(ب) تنفيذ القرارات في أشكال العمل الروتيني بمساعدة مختلف الإدارات.