قسم المراسلات: التركيب والترتيب

اقرأ هذه المقالة للتعرف على قسم المراسلات. بعد قراءة هذا المقال سوف تتعرف على: 1. تكوين قسم المراسلات 2. ترتيب قسم المراسلات.

تكوين قسم المراسلات:

يتألف قسم المراسلات من عدد كبير من الموظفين يرأسهم السكرتير.

(1) قد يكون هناك كتبة مؤهلين وذوي خبرة لمساعدة المديرين المختلفين في عملية صياغة وتوحيد الحروف. في بعض المكاتب يقوم رؤساء الأقسام أنفسهم بإعداد الإملاء وإعداد المسودات.

يقوم السكرتير نفسه بإملاء الخطابات الهامة المتعلقة بالإدارات المختلفة. تتطلب بعض الأحرف أسلوبًا خاصًا ولغة وقد يلزمها احتواء بعض المصطلحات أو المصطلحات الفنية أو القانونية المستخدمة في سطر معين من التبادلات التجارية.

قد كتبة المراسلات من ذوي الخبرة في خط معين يكون من مساعدة كبيرة. بيد أن الكتب الجيدة عن كتابة الرسائل متاحة في السوق للاستغناء عن خدمات كتبة المراسلات.

(2) إلى جانب كتبة المراسلات ، قد تكون هناك قوة كبيرة من الطابعين والكتابات (أو أخصائيي الكتابة) الذين يجب أن يأخذوا الإملاءات في يد قصيرة وأن ينسخوها إلى يد طويلة. هناك أنواع كثيرة من الآلات ، تستخدم في هذه العملية ، آلة كاتبة ، آلة مكررة (من أنواع ونماذج مختلفة) ، هاتف مبتكر ، آلة طباعة ستينين ، إلخ. يتم تشغيل مشغلين مهرة لتشغيل الماكينات.

(3) يأتي بعد ذلك القسم الذي يتعامل مع الداخل والخارج. هذا هو نسبيا قسم صغير يتكون من اثنين إلى خمسة كتبة ومشرف. يوجد موظفو المكتب أو حاملوه لمساعدة القسم في وقت التوزيع أو في وقت جلب البريد إلى مكتب البريد أو نقله إليه أو لنشر البريد أو لحمل الرسائل مباشرة تحت نظام المراسلة.

ترتيب قسم المراسلات:

يتضمن الترتيب ترتيب موظفي الإدارات بالإضافة إلى الماكينات. هنا ، يمكن اتباع مبدأ المركزية أو اللامركزية. عندما يتم إملاء الحروف أو صياغتها من قبل رؤساء الأقسام ، هناك حالة من اللامركزية. من ناحية أخرى ، إذا تمت صياغة جميع الحروف في المقام الأول من قبل كتبة المراسلات هناك مركزية.

مرة أخرى ، إذا كان لكل قسم آلة كاتبة أو آلة كاتبة خاصة به ، فإن ذلك يعتبر حالة من اللامركزية. إذا كان هناك تجمع typists مركزي ، يطلق عليه اسم المركزية. ومع ذلك ، يتم تكرار العمل بشكل عام بطريقة مركزية. لكل من المركزية واللامركزية مزاياه وعيوبه.

تجمع Typists ':

وهذا يعني أن جميع typists و stenographers من مجموعة أو تجمع والجلوس معا في مكان معين. هو في مكان مناسب في المكتب يمكن الوصول إليه بسهولة من مختلف الجوانب. عموما هي غرفة منفصلة عن المكتب العام وهي مبنية من جدران عازلة للصوت مثل الجدران الزجاجية أو الجدران المغطاة ببعض الميكا.

يشغل الطابعين مقاعدهم أمام الآلات الكاتبة. وفقا لمتطلبات مختلف الإدارات فإنها تكتب الحروف. في كل مرة يطلب فيها أي إملاء من قبل أي مسؤول تنفيذي ، فإنه يدعو إلى خبير تصويري. أي خبير تصويري ، حر ، سيحضره.

بعد أخذ الإملاء سيعطيه لنسخ إلى ذلك typist الذي حرّ. هناك مشرف على القسم لتوزيع العمل بين المختطفين والطباعة. قد يكتب الطابعون أيضًا الإملاءات المسجلة بواسطة هاتف dicta-one ، واحدًا تلو الآخر.

تحت نظام هاتف dicta متعدد البنوك ، يمكن سماع أي قرص وطباعته من قبل أي كاتب على أساس التناوب. إذا لم يتمكن الموظفون الحاليون من التعامل مع ضغط العمل ، يتم إعطاء مواعيد مؤقتة إضافية.

مزايا:

(أ) هناك توزيع متساو تقريباً للعمل: الحمل بين المختطفين والكاتبين ،

(ب) يتم فصل "البركة" ، ولا يؤدي الضجيج الناجم عن الآلات إلى إضطراب المكتب العام ، ولا يتم إزعاج الطابعين بضوضاء المكتب العام ،

(ج) هو أمر اقتصادي لأن أقل عدد من المفسرين والكتابات يمكنهم القيام بهذا العمل. هناك حاجة إلى عدد أكبر من الأيدي إذا كان كل قسم لديه stenographer الخاصة بها والكتابة. هذا مهم جدا.

سلبيات:

(أ) لا يمكن أن تكون جميع أنواع أعمال الطباعة مركزية. تتطلب بعض الإملاء والأعمال الكتابية إجراءات فنية يمكن معالجتها من قبل الخبراء فقط ، وإرفاقها بإدارات معينة تتولى هذه المهام الفنية.

(ب) يفضل بعض المدراء التنفيذيين أن يكون لهم طابور مختص خاص بهم يمكنهم اتباع ترنيجاته أو نطقه بشكل صحيح وفوري. إلا أن المديرين التنفيذيين من ذوي الرتب العليا لديهم سكرتيرات خاصة لهذا الغرض. كما يمكن للمديرين التنفيذيين الانتظار حتى يصبح الاختصاصي المفضل لديه متاحًا من "المسبح" ،

(ج) لا يمكن إملاء المسائل السرية أو طباعتها بمساعدة "التجمع".

(د) لا يمكن إلا للشواغل الكبيرة أن تتحمل مثل هذا "التجمع".

ما هي مزايا نظام "تجمع" ، هي عيوب نظام الإدارات والعكس بالعكس.