إجراءات الأداء الفعال لإدارة المشتريات

إجراءات الأداء الفعال لإدارة المشتريات (مع العينة)!

(أ) طلبات الشراء أو الطعج للمواد :

لا يقوم مسؤول الشراء بأي إجراء لشراء المواد من تلقاء نفسه. وبمساعدة طلبات الشراء ، يتعرف ضابط الشراء على أنواع المواد المطلوبة في المؤسسة.

طلب الشراء هو نموذج يُستخدم كطلب رسمي لقسم المشتريات لشراء المواد. يتم إعداد هذا النموذج من قبل أمين مخزن للمواد العادية للمخزون ومن قبل رئيس الإدارة للمواد الخاصة غير المخزنة كعناصر عادية. يتم اعتماد الطلب من قبل مسؤول تنفيذي ، مثل مدير المصنع أو مدير الأعمال ، بالإضافة إلى ذلك الذي ينشأ عنه طلبات الشراء.

يتم إعداد طلب الشراء بشكل عام في ثلاث نسخ. يتم إرسال النسخة الأصلية إلى قسم المشتريات ، ويتم الاحتفاظ بالنسخة المكررة من قبل صاحب المتجر أو الإدارة التي تبدأ طلب الشراء ويتم إرسال النسخ الثلاثة إلى المسؤول التنفيذي المعتمد.

ويطلق طلب الشراء الذي بدأه صاحب المتجر على بنود المواد العادية على طلب الشراء "المنتظم" ويعرف طلب الشراء الذي يعده رئيس الإدارة للمواد الخاصة بأنه طلب الشراء "الخاص" أو "العرضي". يتم إعداد طلبات الشراء المنتظمة عندما تصل مواد المواد إلى مستويات الطلب ، أي المستوى الذي ينبغي عنده ترتيب أمر التجديد.

ويتم ذلك بهدف تجنب نقص المواد وإتاحة الإمدادات دون انقطاع إلى وظائف أو إدارات. نموذج العينة من طلب الشراء يرد أدناه.

يتضح من العينة السابقة لطلب الشراء أنها توفر ثلاث معلومات أساسية تساعد في عمل قسم المشتريات.

هؤلاء هم:

(أ) ما نوع المادة التي سيتم شراؤها؟ يجب إعطاء وصف للمقالات ورقم كود المتجر بوضوح في طلب الشراء بحيث يمكن شراء الجودة الصحيحة للمواد.

(ب) متى سيتم شراؤها؟ يجب شراء المواد في الوقت المناسب بحيث لا يكون هناك نقص في المواد أو أي استثمار مفرط في المخزونات.

(ج) ما الكمية التي سيتم شراؤها في وقت واحد من تقديم الطلب؟ ماذا ينبغي أن يكون كمية النظام الاقتصادي؟

(ب) استكشاف مصادر التوريد واختيار المورد:

يجب اختيار مصدر توريد المواد بعد استلام طلب الشراء. عادة ما يحتفظ قسم المشتريات بكل مجموعة من المواد بقائمة بأسماء الموردين وعناوينهم. يمكن دعوة عروض الأسعار من هؤلاء الموردين عن طريق إصدار مناقصات لهم. عند استلام الاقتباسات من الموردين ، ينبغي إعداد بيان مقارن لمختلف الاقتباسات المتلقاة واختيار الموردين المرغوبين.

عند اختيار المورد الذي سيتم منحه أمر شراء المواد ، يجب أن يأخذ قسم المشتريات في الاعتبار:

(ط) القدرات التصنيعية ،

(2) موثوقية المورد ،

(3) الحالة المالية للمورد ،

(4) إدارة شركة التوريد ،

(v) السعر المقتبس ،

(6) الكمية التي ينطبق عليها السعر المعروض ،

(7) شروط الدفع ،

(8) شروط التسليم ، و

(9) المواصفات التي يتم تصنيع المنتجات بها.

كل العوامل الأخرى بما أن سعر الشراء يجب أن يكون أقل سعر يتم شراء مادة معينة منه. وبالتالي ، يجب أن يكون المورد الذي يتم شراء المواد منه واعتمد عليه وقادر على توريد مواد ذات جودة موحدة في الوقت المناسب وبأسعار معقولة.

يجب على مسؤول المشتريات أن يضع في اعتباره جميع المعايير المذكورة أعلاه في اختيار أحد الموردين ؛ ومع ذلك ، يجب أن لا يصبح بيني والحكمة الجنيه. يجب عليه ألا يخاف من الإنفاق ، في بعض الأحيان أكثر من أموال الشركة لتلبية جداول التسليم المطلوبة ومعايير الجودة وشروط الدفع.

سيحصل مدير المشتريات على المعلومات الضرورية من جدول عروض الأسعار والسجلات السابقة والكتالوجات وأدلة المشترين وكتب أخرى. باختصار ، يجب عليه الاحتفاظ بجميع السجلات اللازمة مع الأخذ في الاعتبار الهدف الأكثر أهمية من قسم الشراء ، أي شراء الكمية الصحيحة من المواد ونوعيتها بأرخص سعر في الوقت المناسب للمساعدة على تسهيل تشغيل وظيفة الإنتاج.

نموذج نموذج المناقصة الذي يتم إصداره إلى مختلف الموردين لدعوة الاقتباسات هو كما يلي:

ينبغي إجراء تقييم دوري للموردين وأولئك الذين ثبت أن أدائهم سيئاً فيما يتعلق بالجودة ، ووقت التسليم ، وسياسات المبيعات والأسعار التنافسية ، ينبغي حذفهم من قائمة الموردين. في المستقبل ، لا ينبغي دعوة عروض الأسعار من هؤلاء الموردين حتى يتم العثور على أدائهم جيدًا.

يمكن شراء المواد بطريقة المناقصة المفتوحة ، وطريقة المناقصة المحدودة وطريقة المناقصة الواحدة. تساعد طريقة المناقصة المفتوحة في دعوة اقتباسات من العديد من الأطراف عن طريق إعطاء إعلانات في الصحافة ويتم اتباعها عندما تنطوي عملية الشراء على كمية وقيمة كبيرة.

ستؤدي هذه الطريقة إلى زيادة مخزون المواد لأن المناقصات المعلنة تستغرق وقتًا أطول لتسوية المناقصات وتعيين الطلبات. في طريقة المناقصة المحدودة ، تتم دعوة عروض الأسعار من عدد محدود من الموردين. في المناقصات المحدودة ، عادة ما يكون الموردون على دراية بالمواد ويمكنهم تقديم عروض أسعار واقعية.

الموردين ثبتت الموردين في الماضي. وبالتالي ، يمكن ضمان الإمدادات المستمرة وفقًا للشروط المقتبسة. في مثل هذا النظام من المناقصة ، فإن القدرة التنافسية ممكنة أيضا لأن السعر السابق يمكن مقارنته بالسعر المدرج وإذا كانت المناقصات أكثر ، يمكن استدعاء المناقصة لتبرير الزيادة. هذه الطريقة أكثر شعبية بسبب مزاياه. يتم اللجوء إلى طريقة المناقصة الواحدة عندما يكون المورد موردًا وحيدًا.

(ج) أمر الشراء:

بعد اختيار المورد ، يقوم قسم الشراء بإعداد أمر شراء لتوريد المخازن. الطلب هو إذن خطي إلى المورد لتزويد المواد أو المواد الخاصة. وهو دليل على العقد المبرم بين المشتري والمورد الذي يربط كل من المشتري والمورد بالشروط التي بموجبها يتم تقديم الطلب.

يلتزم المورد بتوريد المواد وفقًا لشروط وأحكام أمر الشراء ويطلب من المشتري قبول تسليم المواد وتسديد قيمتها وفقًا لما تم الاتفاق عليه. علاوة على ذلك ، فإن الوثيقة هي التي تمنح السلطة للإدارة المستلمة لتسلم المواد المطلوبة لقسم الحسابات وقبوله من المورد للدفع.

يختلف عدد نسخ أمر الشراء الذي يتم إعداده من منظمة إلى أخرى. يتم تحضير ثلاث إلى خمس نسخ وفقًا لحجم المؤسسة.

في حالة إعداد خمس نسخ ، قد يكون الاستخدام المحتمل كما يلي:

(ط) يتم إرسال النسخة الأصلية إلى المورد.

(2) يتم إرسال نسخة واحدة إلى قسم الاستلام.

(iii) يتم إرسال نسخة واحدة إلى الشخص الذي قام ببدء طلب الشراء.

(رابعا) يتم إرسال نسخة واحدة إلى قسم المحاسبة.

(5) يحتفظ قسم المشتريات بالنسخة الأخيرة للرجوع إليها في المستقبل.

يتم إعطاء نموذج عينة من أمر الشراء أدناه:

يجب أن تكون هناك متابعة منتظمة لطلبات الشراء الموضوعة بحيث يمكن استلام المواد في الوقت المناسب. يجب إجراء الاستفسارات على فترات منتظمة في تواريخ التسليم المتفق عليها. يمكن اتخاذ تدابير علاجية مناسبة أو يمكن استغلال مصادر الإمداد البديلة إذا واجهت أي صعوبة في توريد المواد في تواريخ التسليم الموعودة.

عند انتهاء تواريخ التسليم ، يجب أن يُطلب من الموردين الإشارة إلى التواريخ التي يتوقعون خلالها توريد المواد. يجب منح الامتيازات في عمليات التسليم فقط مع مراعاة العقوبات في العقود. وبالتالي ، فإن متابعة الأوامر تضمن سلاسة شراء المواد وأيضا ضمانات ضد إغلاق المصنع بسبب عدم استلام المواد.

(د) تلقي المواد وفحصها :

في المخاوف الكبيرة ، ينبغي إنشاء إدارة منفصلة للقبول والتفتيش مستقلة عن مواقع التخزين لاستلام المواد وفحصها. ولكن في اهتمامات صغيرة ، قد يتم تفويض عمل استلام البضاعة إلى صاحب المتجر.

وظائف قسم الاستلام والتفتيش هي:

1. صيانة ملفات أمر الشراء.

2. استلام وتفريغ المواد التي يتم تسليمها من قبل الموردين بموجب عقود التسليم. يتم توقيع هذه الشاليهات من قبل كاتب في قسم الاستلام ويتم إعادة نسخة واحدة من الشالان إلى المورد كدليل لاستلام المواد التي يسلمها المورد في إطار الشالان.

3. التحقق من كمية وحالة المواد المادية الواردة. يتم ذلك بمقارنة طلب الشراء مع challan التسليم. يجب أن يكون أي نقص أو كسر إلى المورد.

4. التحقق من جودة المواد الواردة. قد يتم استدعاء المهندس أو الكيميائي للتحقق من جودة المواد. هو التأكد من أن الجودة وفقًا لأمر الشراء. بعد التحقق من جودة المواد ، ستقدم الإدارة تقريرا عن الجودة وإذا تم رفض بعض المواد لسبب ذلك.

5. عند الانتهاء من التفتيش ، يجب على كاتب استلام البضائع إدخال تفاصيل المواد المستلمة في Store أو البضائع المستلمة. ينبغي إعداد خمس نسخ من المذكرة. سيتم الاحتفاظ بنسخة واحدة من قبل قسم الاستلام وسيتم إرسال أربع نسخ مع المواد إلى أمين المخزن.

وسوف يتأكد مرة أخرى من كمية المواد ومقارنتها بالكمية المذكورة في الملاحظة. سيوقع جميع النسخ الأربع.

سيحتفظ أمين المتجر بنسخة واحدة لسجله وستُرسل النسخ الثلاث الأخرى إلى الإدارات التالية (نسخة واحدة لكل قسم):

(ط) قسم المشتريات ،

(2) قسم الحسابات ،

(iii) القسم الذي بدأ الاستلام.

يرد نموذج المستلم (أو البضائع) المستلمة أدناه:

وتجدر الإشارة إلى أنه سيتم ملء أعمدة السعر والمبالغ من قبل إدارة التكاليف.

البضاعة المستلمة هي عبارة عن مستند يتم التحقق منه على أساس المشتريات ويتم الدفع إلى المورد. من المفيد أيضًا تقديم أي مطالبة بإمدادات قصيرة. وهو يوفر سجلا كاملا لجميع المواد الواردة.

(هـ) التحقق من فواتير الدفع والموافقة عليها :

عند استلام الفاتورة من المورد ، يتم إرسالها إلى قسم محاسبة المخازن للتحقق من الأصالة وكذلك من الدقة الحسابية. يتم التحقق من الكمية المذكورة في الفاتورة مع الإشارة إلى المخازن التي تم استلامها بينما يتم التحقق من السعر في الفاتورة من أمر الشراء. يجب تعديل سعر المادة للخصومات ورسوم النقل والواجبات الجمركية ورسوم المكوس وتكلفة الحاويات وما إلى ذلك.

قبل التحقق من الفاتورة النهائية ، تحتاج النقاط التالية إلى الاهتمام:

1. يتم خصم الخصم التجاري ، إن وجد ، من سعر شراء المواد.

2. خصم الكمية التي يقدمها المورد للمشتريات بالجملة يتم خصمها من سعر المادة.

3. تتم المطالبة بالخصم النقدي فقط إذا تم الدفع نقدًا. ومع ذلك ، فإن بعض الخبراء يدعون إلى أن الخصم النقدي هو بند ذو طبيعة مالية خالصة ، لذلك لا ينبغي أن يتم إدراجه في حسابات التكلفة.

4. رسوم النقل المتكبدة في جلب المواد إلى المنظمة هي جزء من تكلفة المواد. في حالة استيفاء المورد لهذه المصاريف نيابة عن المشتري ، ينبغي زيادة فاتورة المواد مع مبلغ رسوم النقل.

5. أي رسوم التأمين التي يدفعها المورد هي أيضا أن تضاف إلى سعر المواد.

6. ضريبة المبيعات ، رسوم الإنتاج ، إلخ.

7. يجب إضافة أي فائدة مستحقة على الرصيد المستحق للمورد.

8. تضاف تكلفة الحاويات إلى سعر شراء المواد إذا لم يتم إعادتها إلى المورد. غير أن سعر الشراء لن يشمل أي تكلفة للحاويات إذا كانت قابلة للإرجاع بقيمة كاملة. في حالة وجود حاويات قابلة للإرجاع بقيمة مخفضة ، يتم إضافة الإيجار ، أي الفرق بين السعر الذي يتحمله المورد والسعر القابل للإرجاع إلى سعر المادة.

بعد التحقق من صحة الفاتورة ، يجب أيضًا التحقق من الدقة الحسابية. يوافق قسم محاسبة المخازن أخيرا على الفاتورة ويصادق عليها ويمررها ، وعلى هذا الأساس ، يمكن للصراف أن يقوم بالدفع. يتم الدفع وفقًا للشروط المتفق عليها في أي طلب معين.

المثال التوضيحي 1:

عندما تمت دعوة العطاءات إلى متجر ، تم استلام عروض الأسعار كما يلي:

المورد أ:

(أ) سعر الروبية ٢ لكل منها ؛ (ب) خصم التجارة بنسبة 10 ٪ ؛ (ج) خصم نقدي بنسبة 5٪ إذا دفعت الفواتير في غضون أسبوعين بعد الاستلام ؛ (د) رسوم النقل 1 روبية لكل 100 وحدة.

المورد ب:

(أ) سعر 1.80 روبية لكل منها (حتى 1000 وحدة) ، 1.60 روبية لكل منها (للطلبات التي تزيد عن 1000 وحدة) ؛ (ب) ستضاف فائدة سنوية بنسبة 6٪ إذا لم تدفع الفواتير خلال أسبوعين بعد استلام المواد ؛ (ج) رسوم النقل 3 روبية لكل 100 وحدة.

على افتراض أن هناك حاجة إلى 5000 وحدة كل شهر وأن الجودة وشروط العرض الأخرى هي نفسها ، اعرض تعليقاتك على من يمكن إصدار أمر الشراء. يدفع المصنع 50٪ من إجمالي فواتيره الشهرية كل أسبوعين.

حل: