نظام المكتب: الحاجة والأهمية والتخطيط والمزايا
اقرأ هذه المقالة للتعرف على حاجات النظام المكتبي وخصائصه وأهميته وتخطيطه ومزاياه وعيوبه.
الحاجة إلى النظام في Office:
يتم تعيين كل مكتب لتحقيق بعض الهدف. لتحقيق ذلك ، يجب تنفيذ سلسلة من المهام في كل خطوة.
هذا يجعل الطلب كبير على الإدارة لأنه مع توسع المؤسسة تواجه منافسة صعبة.
في حالة حدوث خطأ أثناء أداء مهمة ما ، فذلك بسبب عدم وجود نظام ثم يصبح الأمر مكلفًا لتصحيح المهمة ، ووضعها في النظام ومرة أخرى للمضي قدمًا بها.
وبعبارة بسيطة ، عندما يكون هناك نظام تم إنشاؤه وعلى مدار فترة زمنية إذا كان كل شخص في المكتب يتبع النظام ، فإنه يصبح إجراءً للمكتب. "وبالتالي فإن إجراءات المكتب هي سلسلة من الخطوات التي يتعين اتخاذها للقيام بعمل معين في المكتب وفقاً لأنظمة المكاتب". على سبيل المثال ، يتم تعيين موظفي المكتب على أساس نظام مخطط.
خصائص نظام Office:
هذه هي الخصائص التالية لنظام جيد للمكاتب:
1. أنظمة المكاتب هي أجزاء مترابطة تعمل في تسلسل وهي ليست إجراءات معزولة.
2. أنظمة المكاتب تهتم بأسلوب العمل في المكتب.
3. تهدف إلى تحقيق هدف المؤسسة.
4. يهتمون بمكان وزمن أداء العمل في المكتب أو أي جزء من المشروع.
أهمية نظام Office:
1. إذا كان من الضروري خفض عدد موظفي المكتب بشكل كافٍ ، فمن الضروري وجود نظام مكتب جيد.
2. يمكن تخفيض الخطأ الشائع الذي يسببه الموظف إلى حد كبير إذا كان النظام مناسبًا ، وتم إنشاؤه في المكتب.
3. يتم تقليل الإحباط والتأخير وانسداد العمل المكتبي إذا كان هناك نظام مكتب جيد.
4. لضمان وجود تنسيق ومراقبة وإشراف مناسب في المكتب ، من الضروري وجود نظام مكتبي جيد.
5. بما أن هناك طريقة في النظام ، فإنه يساعد على العمل بشكل أسرع حيث يعلم الموظفون في المكتب النظام ويتبعونه.
6. يتحقق التوفير في العمالة والنفقات العامة في حالة إنشاء نظام مناسب.
تخطيط أو تصميم نظام Office:
إن مهمة الإدارة العليا هي إشراك نفسها ، وتقاسم المسؤولية ، وإظهار الحماسة والحماس لتصميم نظام مكتبي. مثل أي نشاط آخر ، يجب تخطيط النظام بشكل صحيح ومصممة بعناية. لا بد للنظام ، المخطط ، المصمم والموافق من قبل الإدارة ، والمنشأ في منظمة ، أن يؤدي إلى أداء سلس للمكتب ، وتحقيق نتيجة جيدة.
منظمة لتصميم النظام:
يمكن إنشاء نظام أو تعيينه أو صياغته بإحدى الطرق التالية:
1. الاستشاريين الخارجيين: قد يتم استدعاء هؤلاء الاستشاريين لعمل مسح خاص للمكتب من أجل إنشاء نظام وإجراءات بحيث يتم تقديم النصائح.
2. تقوم الإدارة العليا بتعيين لجنة نظام للنظر في كل جانب من جوانب النظام وتقديم الاقتراحات المناسبة.
3. يتم إنشاء قسم أو قسم منفصل يتكون من تحليل النظام لتطوير نظام واقتراح طرق وإجراءات معينة.
4. إذا كان المكتب صغيرًا جدًا ، فسيتم تكليف مدير المكتب بمهمة تحليل النظام واقتراحات تقديمه لمؤسسته.
خطوات التخطيط للأنظمة:
يمكن تقسيم عمل تخطيط النظام إلى:
1. تحديد الأهداف والسياسات:
إنها ضرورة أساسية لأي نظام. إنها مهمة الإدارة العليا.
بعض الجوانب الهامة في تحديد الأهداف هي:
(ط) ما هي المعلومات التي يجب تقديمها وإلى من؟
(2) هل هناك حالة لتقليل التكلفة الحالية؟
(3) ما هو مدى المنافسة بحيث يتم تأسيس النظام؟
(4) ماذا يجب أن يكون مدى المكننة؟
(5) إذا تم إنشاء النظام ، فما هي النسبة المئوية لمتابعته وما هو معدل نمو النظام؟
2. تحديد حدود الأنظمة:
هذا المعروف أيضا باسم "يعرف ما هو إطار النظام". بمجرد معرفة الحدود يصبح من السهل تشغيل النظام. وبمجرد تحديد الأهداف ، يكون من السهل تصميم الحدود أو الإطار ، ومن ثم يمكن وضع مجموعة من المبادئ والسياسات في إطار النظام ليأخذ شكلاً ملموسًا.
3. جمع البيانات:
يجب اتباع طريقة لجمع البيانات. لا تخدم البيانات غير ذات الصلة أو غير الكافية أو المسرفة الغرض من تشكيل أو صياغة نظام. هنا يجب جمع أو جمع تلك البيانات المفيدة للنظام فقط.
في وقت جمع البيانات ، يجب الاهتمام بالنقاط التالية:
(ط) نوع البيانات التي تم جمعها
(2) المصدر الذي يتم جمع البيانات منه
(3) الوقت الذي يتم فيه جمع البيانات
(4) النهج الواجب اعتماده في جمع البيانات.
مصادر جمع البيانات:
1. أدلة المنظمة والمخططات البيانية:
كما تعطي المخططات الهيكلية والأدلة التنظيمية بعض التفاصيل المبهمة. ولكن عندما يتم استخدامها مع الأدلة التنظيمية ، فإنها تشير إلى كيفية تجميع الأنشطة ، وما هو الإجراء الذي يجب اتخاذه في كل خطوة حتى يتم تنفيذ المهام. سيكون من الضروري للغاية إعداد قائمة بالمهام التي يتم تنفيذها لأنها تحدد العمل المنجز ، ومن أين يتم ذلك وما إذا كان هناك أي ازدواجية وما إلى ذلك.
2. تدفق المعلومات والنظام:
يجب استخدام جميع الملفات ذات الصلة لاستخراج البيانات المتعلقة بنظام المعلومات. وهي تشير إلى طريقة أداء العمل - الماضي وكذلك الحالي. الى جانب ذلك ، فإنها تشير إلى تفضيل المديرين المختلفين.
3. الشركة المصنعة لآلات الأعمال:
يمكن لبعض الشركات المصنعة للآلات الأعمال المساعدة في تصميم النظام. على الرغم من أن هذه ممارسة شائعة في البلدان المتقدمة صناعيا ، إلا أنها غير شائعة في بلدنا ، ربما باستثناء أجهزة الكمبيوتر وأجهزة التكرار وزيروكس. التحدث إلى الرؤساء والمشرفين والموظفين العاملين مساعدة.
يمكن للأشخاص المشاركين في عملية تقديم أفضل البيانات لغرض تصميم النظام. هم قادرون على إعطاء الأجوبة لكثير من الأسئلة الغير مجاب عنها. وبالتالي سيكون من المستصوب إجراء مقابلات مع المشرفين والموظفين فقط في نهاية عملية جمع البيانات لأنه بحلول ذلك الوقت تكون الأسئلة التي تبحث عنها الإجابات معروفة.
4. مراقبة العمل:
ملاحظة العمل موثوقة ويجب استخدامها دائمًا. يمكن التحقق من موثوقية البيانات التي تم جمعها بالفعل من خلال مصادر أخرى مع مساعدتها. ومع ذلك ، تتطلب الملاحظة المناسبة التدريب الكافي على جزء من المراقب.
5. دراسة البيانات المحاسبية:
تكشف البيانات المحاسبية عن التكلفة ومراقبة المحاسبة المالية وأنظمة وطرق كيفية عملها. من المحتمل ، في بعض الحالات ، أن يعمل نظام محاسبة غير مكتمل أو جزئي أو مرفوض قد يساعد حتى في حل بعض المشاكل في تصميم النظام.
إنشاء نظام المباني:
وتشكل الخطوات المحددة مسبقاً لتصميم النظام الأساس الذي سيتم بموجبه إنشاء مقار النظام. المعلومات التي تم جمعها حول الإجراءات الحالية ونظام يعطي حقائق حول نوعية وكمية العمل الذي تم القيام به بالفعل. والآن ، يجب تصميم نظام يجب أن يأخذ في الاعتبار الحقائق التي قد تكون ضرورية لمراعاة الاحتمالات المستقبلية لبناء النظام.
بمعنى آخر ، يجب أن يكون لدى النظام مرونة في ثباته. على الرغم من أن أي جزء من النظام لا يمكن أن يبقى كما هو خلال فترة زمنية ، إلا أنه ، لأسباب عملية ، علينا أن نفترض بعض المفاهيم الثابتة من أجل تصميم نظام ما. ومع تغير الحالة خلال فترة زمنية ، يمكن تغيير النظام.
تنفيذ النظام:
بمجرد التخطيط للأنظمة ، من الضروري توصيلها إلى الموظفين على جميع المستويات. تقترح العديد من أنظمة الوقت تغييرات في طريقة العمل الحالية وزيادة الميكنة. وبالتالي قد يكون من الضروري تعليم أو تدريب الموظفين حول أساليب العمل الجديدة ، أو شراء آلات جديدة وترتيب لتدريب أو توظيف الموظفين لتشغيل هذه الآلات. لا يمكن تصميم أو تنفيذ النظام بشكل صحيح ما لم يكن هناك تكامل للنظام.
مزايا نظام Office:
1. تحرير الإدارة:
ميزة واحدة هي في غاية الأهمية. إن النظام الجيد يترك الرئيس حرًا ليقوم بما يجب عليه فعله فقط ، فهو قادر على التخطيط ، أو اتخاذ إجراء مرغوب فيه ، أو فحص نتيجة هذا الإجراء ، أو تقييم الأداء ، أو تحسين الأداء ، أو تفويض الثقة بشرط أن يستخدم النظام للقيام بكل شيء العمل الذي لا يتطلب انتباهه.
2. تجنب التأخير وزجاجة عنق:
يضمن النظام الجيد التشغيل السلس للمكتب ، وبالتالي يتم تجنب كل أنواع التأخير وعصي الزجاجة. العمل يمضي بسلاسة.
3. القضاء على الخطأ:
بما أن النظام قائم على جميع التحليلات الصحيحة ، يتم التخلص من فرص الخطأ أو على الأقل إلى أدنى حد ممكن. هذا يزيد من كفاءة الآلة.
4. أفضل سرعة:
الإرسال السريع للعمل ممكن لأن النظام يعتمد على طريقة العمل المستخدمة وليس على مجرد نزوات وفرص العامل الفرد أو المدير.
5. تدريب الموظفين:
يجعل نظام المكتب تدريب الموظفين بشكل أفضل وبالتالي تتحسن كفاءة العامل في المكتب. بعض العمال المدربين تدريبا جيدا هم أفضل من جيش من العمال غير المدربين.
6. تحكم أفضل:
يضمن النظام تحكمًا أفضل في العمل ، ويساعد بدوره في القضاء على عمليات الاحتيال.
7. تنسيق أفضل:
التنسيق الصحيح هو الهدف الرئيسي للنظام. تحسين التنسيق ممكن من خلال إدخال نظام. هذا يؤدي إلى مزيد من التماسك والكفاءة. تتم إزالة عنق الزجاجة.
8. الاقتصاد:
كما يوفر النظام الجيد النفقات العامة والعمالة المباشرة لأن طريقة العمل تعتمد على التحليل الصحيح ويتم تغييرها من وقت لآخر للوفاء ببيئة العمل المتغيرة.
9. تصميم أفضل شكل وتحكم النموذج:
وحيث أن النظام الجيد يهدف إلى تحسين تصميم الشكل والتحكم فيه ، تزداد كفاءة العمل في المكتب ويتخلص المتخلفون الذين لا داعي لهم. وهذا يؤدي إلى زيادة الكفاءة في جميع إدارات المؤسسة.
قيود نظام Office:
وستظل مناقشتنا بشأن نظام المكتب ونظامه غير مكتملة ما لم نأخذ بعين الاعتبار القيود التي تعمل بموجبها. من أجل الحصول على أقصى فائدة من النظام ، قد يكون من الضروري دراسة حدودها.
يتم تجميعها على النحو التالي:
1. حدود التكامل:
يجب دمج النظام لتحقيق نظام الأهداف. تكامل النظام هو مهمة هائلة وبالتالي يفرض قيود على النظام الذي يعمل في مختلف الإدارات. يجب تعديل أنظمة معينة مع مراعاة الطلب على الأنظمة الأخرى التي تعمل في المؤسسة.
2. حدود التخطيط:
تخطيط النظام يفرض قيودًا كبيرة. سيفشل النظام في تحقيق النتائج ما لم يوضع التخطيط السليم في تركيبه.
3. حدود التكلفة:
عامل التكلفة هو واحد من العوامل الهامة في حين أن البت في صياغة واعتماد النظام. يجب تقييم النظام في مرحلة التخطيط للحكم على كفاءته بحيث يمكن أن يحقق الاقتصاد في المكتب بدلاً من زيادة النفقات العامة وتكلفة العمالة المباشرة.
4. الحد من الاستخدام المتكرر:
إذا تم استخدام نظام متكرر ومتكرر ، فإنه يفقد فعاليته إلى حد كبير. يصبح ضبط النفس كبير على المكتب. يجب إجراء التغيير في النظام من وقت لآخر على أساس الاحتياجات الحالية ، مما يفرض نفقات كبيرة على المنظمة.
5. الحد من الالتزام الصارم:
الالتزام الصارم بالنظام طوال الوقت يجعل النظام غير قابل للتنفيذ وغير قابل للتطبيق. وبالتالي ، من الضروري أن يترك النظام شيئًا لتقدير وحكم المدير والمشرف والمرؤوسين.
