إدارة المكتب: التخطيط ودور المدراء وواجبات الموارد البشرية

تخطيط المكتب:

كل مستوى من العاملين في المكاتب لديه أنواع مختلفة من المسؤولية. يكمن الاختلاف الأساسي في الدرجة التي تلعب بها الروتينيات الميكانيكية دورًا في عمل الموظف ؛ تشكل المهام التي يمكن التنبؤ بها جزءًا كبيرًا من يوم الكُتُب ، ولكن جزءًا أصغر بكثير في حياة مدير القسم.

يمكن أن يؤدي تصوير "المكتب المتكامل" إلى الاعتقاد الخاطئ بأن الأدوات الإلكترونية نفسها توفر الإجابة على الحاجة إلى إنتاجية أفضل على كلا المستويين. لا يمكنهم ، أكثر من مجرد كاتب ، أن يتحولوا إلى معالجة الكلمات باستخدام نفس الحواسيب الصغيرة التي حولت عمل زميلها في الحسابات.

بالنسبة للمدير ، تكون الفعالية هي القضية ؛ للكتبة والأمناء وموظفي الدعم ، هو الكفاءة. يتقاضى المدراء ، على وجه العموم ، أجراً لاتخاذ قرارات مربحة ولضمان أن يتم تنفيذها على نحو سليم من قبل مرؤوسيهم ، ما الذي تنطوي عليه هذه العملية؟ أولا ، جمع المعلومات.

الاتصال اللفظي هو الأسلوب المفضل في عالم الأعمال اليوم ، وليس هناك شك في أن المحادثة ستبقى الوسيلة الأكثر ملاءمة للحصول على الحقائق ونقلها. إن الوثائق التي تدعم هذه العملية ، ونظراً للقدرة المحدودة وغير المحدودة للضعف في الذاكرة البشرية ، ليس من المستغرب أن يقوم المدراء بتقديم المعلومات إلى شكل من أشكال التخزين المؤقت أو الدائم عادةً.

الجزء الثاني من وظيفة المدير يتكون من التحليل والخيال والتخمين. باستخدام المعلومات التي حصل عليها لإصدار قرار. ويستلزم ذلك تقليل تبادل البيانات مع أشخاص آخرين ، ولكن فعالية المدير تتوقف على قدرته على الوصول إلى المعلومات بسرعة كافية لمواكبة عملية التفكير. سوف تنخفض جودة التحليل من خلال أنظمة تخزين واسترجاع بطيئة التنظيم أو بطيئة ، وسيصبح عمله أكثر صعوبة إذا اضطر إلى الاعتماد على بيانات خام وغير محررة ؛ للعمل بسرعة يحتاج إلى ملخصات مفهرسة للحقائق البارزة ، ويحتاج إلى وضع أيديهم عليها دون تأخير.

بمجرد الوصول إلى قرار ، يحتاج الآخرون إلى معرفة ذلك. يستخدم المدير أنظمة الاتصال لإبلاغ الرؤساء والمرؤوسين لنتائج مداولاته ، وكذلك الحفاظ على التحقق الدائم من الدقة التي يتم بها تنفيذ تعليماته. تعتمد فعاليته مرة أخرى على سرعة وموثوقية وسائل الإعلام الخاصة به ؛ من خلال خدمة اتصالات افتراضية بنسبة 100 في المائة ، فإن الحد الوحيد على فعاليته الإدارية هو قدرته الشخصية.

والغريب في الأمر أن معظم المؤسسات الأوروبية تعيد الاستثمار في وسائل التشغيل الآلي للمكاتب لموظفي الدعم ، حيث تؤدي زيادة الإنتاجية إلى تحقيق مكاسب مالية منخفضة نسبياً من كل رأس مال من توفير أدوات إلكترونية للإدارة ، حيث من المتوقع أن يحدث تحسن في الإنتاجية أو توفير مبلغ كبير للمنظمة.

قد يرجع ذلك إلى صعوبة قياس الإخراج الإداري ، أو قد ينبع من حقيقة أن مساعدات الإدارة الإلكترونية تعمل في سياق أكبر وأكثر تكلفة من جهاز طرفية ، أو نظام معالجة الكلمات. أيا كان السبب ، توجد علامات على أن هذا التفضيل على وشك أن يتغير بشكل كبير.

إن ظهور محطات العمل التنفيذية ، وبناء البنية التحتية للاتصالات الدولية ، ونجاح منظمات المعايير الدولية في تشجيع المصنعين على تبني مواصفات تصميم مشتركة ، كلها تبشر بفرصة جديدة من الشركات للشركات على جدية التخطيط لأدوات الدعم الإلكترونية للوسطى والعلوي اعضاء الادارة.

إن تكلفة محطات العمل التنفيذية ، بفضل القبول الواسع النطاق للأنظمة المكتبية التي كانت سلائفها ، أصبحت الآن ضمن حدود مبررة. والآن يمكن للشركات المصنعة تصور سوق ذات حجم معين لهذه المنتجات ، يمكنها بدورها أن تبرر استثمارات الأجهزة والبرمجيات اللازمة لتكييف أنظمة سطح المكتب مع الاحتياجات الخاصة للطبقات الإدارية.

ولعل الأهم من ذلك هو أن العمل الإداري يُعترف به الآن كمورد مرتفع التكلفة ، والحافز موجود بين أرباب العمل لاتخاذ أي خطوة توفر وعدًا معقولاً بتمكين المديرين من أداء عمل أكثر أو أفضل ، ومثالا لمكاسب الكفاءة على المستوى الكتابي ، غير قابلة للمقارنة حقا ، وقد شجع المخططين على تطبيق نفس التوقعات لتحسين الإنتاجية إلى الوظائف الإدارية.

يقوم المخططون بتطوير طرق جديدة لتقييم التقدم النوعي في إنتاجية الإدارة ، على الرغم من أنه لا توجد حتمًا إجابة بسيطة في بيئة لا توجد فيها إجراءات روتينية بشكل ملحوظ. لا يزال العدو الحقيقي للتكامل على مستوى المكتب أو الإدارة غير متوافق مع المعدات.

حتى الآن ، كان عدد قليل من المصنعين إما راغبين أو قادرين على التأكد من قدرة أنظمتهم على التواصل بسهولة مع أنظمة أخرى من المحتمل العثور عليها في نفس منظمة المستخدم: غير راغبة ، لأن مفهوم المستخدم الذي يكرس نفسه بالكامل لمنتج واحد من الشركات المصنعة بدا كذلك مغرية. غير قادر ، لأنه ، حتى وقت قريب ، كانت المواصفات القياسية الضرورية مؤقتة لدرجة لا تبرر تبنيها.

ومع ذلك ، فقد تم اتخاذ خطوات هامة ، ومن غير المعتاد اليوم أن يقوم مصنع رئيسي بإدخال منتج جديد لا يفي بالمعايير التنظيمية أو المعمول بها المقبولة بشكل عام. في حين أننا لا نزال على مسافة بعيدة من هدف التوافق الحقيقي على جميع المستويات ، لم يعد المستخدم بحاجة إلى القلق من أن يتم إبطال منتجات المورِّدين الرئيسيين عن طريق المعدات التي تم إطلاقها في العام التالي ؛ وقد أقر المصنعون بأن ضمان التوافق ومسارات الهجرة هو مسؤوليتهم الخاصة. يوفر إدخال المنطقة المحلية "مفتوحة البنية" وواسعة الأدلة على هذه النية.

من المفيد مراعاة العوامل التي تعمل على إبطاء تقدمنا ​​نحو التشغيل الآلي للمكاتب. بعض هذه التقنيات ، والبعض الآخر اجتماعي. يمكن للمخططين العثور على برامجهم دون قصد تخريب من قبل الأخير ، في حين أن المستخدمين الإداريين أو الكتابيين للأنظمة الإلكترونية من المتوقع أن يظهر القليل من التعاطف مع الأول. أي نوع من التغيير السلوكي هو سرعة محدودة من خلال مقاومة الإنسان الطبيعية. الناس محافظون بالفطرة ، وهم إما يقاومون أو يرفضون إجبارهم على تغيير أنماط السلوك المألوفة والمريحة. الملاحظات تشير إلى عاملين.

العامل الأساسي الأول ، الذي ينطبق على كل من الموظفين الإداريين والكتابيين ، له علاقة بالكتلة الحرجة. يبدو أن مقاومة إدخال الأنظمة الإلكترونية تتلاشى فجأة وبأعجوبة بمجرد الوصول إلى مستوى معين من التشبع.

ثانياً ، سيعمل كل من المديرين والموظفين على نظامهم الخاص بمجرد أن يروا أن الحيازة تعطي زميلاً لها ميزة ما. على سبيل المثال ، لن يتمكن مدير العلامة التجارية من تحمل موقف حيث يمكن لأحد زملائه الحصول على بيانات فورية عن أداء السوق من محطة سطح المكتب الخاصة به ، حتى لو كان يؤدي دائمًا أنه لن يسمح أبدًا بإجبار نفسه على استخدام لوحة المفاتيح. بمجرد أن تكون الشقة التي يكتسبها VDU أو محطة العمل ، السلطة ، المقاومة يذوب. بطريقة مماثلة ، فإن أفضل طريقة للتغلب على الكراهية لمعالجات الكلمات هي منحهم للكتاب المختارين من كتابات معينة ليبدأوا بها ؛ قريبا جدا ، سوف تموت المتبقي ما لم تكن ، أيضا ، مجهزة بما يعادلها.

على الرغم من أن الحشود النفسية جانبا ، فإنه يوصى بشدة أن يتم تكريس قدر كبير من العناية والجهد لإعداد الموظفين لظهور أنظمة المكاتب الإلكترونية. ولأن هذا هو على الأرجح التغيير المفرد الأكثر دراماتيكية الذي سيحدث في حياة مكاتبهم ، فإنه يأتي بنتائج عكسية في أقصى الحدود للسماح لهم بالتعامل معها بمفردها ، ولكن الشركات ما زالت حتى اليوم تقدم أنظمة صغيرة وأنظمة هاتفية جديدة وكلمة - عمليات التصنيع دون الإعلان عن الحقيقة مقدمًا.

والنتيجة واضحة. كسب المزيد من المنظمات المستنيرة الأرباح من خلال إقامة جلسات توضيحية وتدريبية على جميع المستويات ؛ وحتى كإيماءة ، فإن هذه الدرجة من القلق محل تقدير وتقدير ، في حين أن التفسير الأساسي للأسباب التي دعت إلى إدخال الأوتوماتيكية أثبت أنه يقطع شوطا طويلا نحو قمع المعارضة.

قد يكون من الملائم أن نلاحظ في هذه المرحلة النتائج المفاجئة للدراسة الاستقصائية التي أجرتها شركة Philips Business Systems في منتصف عام 1983. تم استجواب مائتي مخرج ومدير تنفيذي في أكبر 1000 شركة بريطانية حول وجهات نظرهم حول التشغيل الآلي للمكاتب.

لقد دهش المحللون من اكتشاف أن 49٪ من كبار المدراء الذين تمت مقابلتهم كانوا يستخدمون بالفعل نوعًا من أنظمة المكاتب المستندة إلى الكمبيوتر بأنفسهم. وكان نصف الباقين يتطلعون إلى تركيب نظام شخصي لدعم القرار في مكاتبهم. على هذا المستوى على الأقل ، ما يبدو أن أنظمة أتمتة المكاتب للمقاومة الثقافية التي واجهتها ، قد اختفت.

وبصرف النظر عن العوامل البشرية الذاتية ، تلعب الاعتبارات التقنية دورًا هامًا في إرباك وتأخير وصول "بيئة المعلومات المكتبية المؤتمتة بالكامل. تأخذ التكنولوجيا الفضل في تحقيق القفزات الكمية في خفض التكاليف التي تكون مسؤولة عن فتح السوق بسرعة كبيرة ، لكن التكنولوجيا تتقدم على جبهة واسعة بحيث يدخل عنصر عدم اليقين إلى معظم توقعات المخططين عندما يتم اعتبار مسامير النحاس في خيارات النظام .

على سبيل المثال ، لا يمكن لأي نظام بريد إلكتروني أو رسائل أو ملفات إلكترونياً أن يتحدى أيًا من الطرق الورقية دون الأخذ في الاعتبار حقيقة أنه سيكون هناك دومًا تدفق مستندات ورقية إلى منظمة من المراسلين صغيرة جدًا أو ذات التفكير التقليدي لتبني نظام إلكتروني لبديل.

لذلك يجب أن يكون النظام مجهزًا للتعامل مع مدخل المستندات وكذلك الإدخال الرقمي المباشر من مخرجات WP أو teletex أو الكمبيوتر. يمثل التسجيل البصري الرقمي ، باستخدام الشاشات عالية الدقة ، الطريقة الأكثر فاعلية لتوفير هذه القدرة ؛ حتى الآن لأن التكنولوجيا جديدة نسبيا ، وتقدم حلا ينظر إليه على أنه متقدم لأنه شامل جدا ، تكاليف دور DOR مرتفعة حاليا. هذا مثال كلاسيكي ، من التكنولوجيا التي لن تصبح متاحة عالميا حتى يتم روادها من قبل المنظمات الكبرى في العالم.

ومما لا يقل خطورة بالنسبة للمخطط هو مسألة وسائط النقل ؛ يواجه حاليًا مجموعة متنوعة من الخيارات المختلفة عندما يريد ما يريده بوضوح التوحيد داخل شركته على وسيط سيتم اعتماده من خلال PTTs وعملائها في جميع أنحاء العالم.

وقد تم مؤخراً إدخال عدد من أنظمة إدارة الاتصالات على نطاق واسع بهدف حل هذه المشكلة ، ولكن لدى المخطط شكوى مشروعة ضد سلطات الاتصالات التي يضعه عدم تعاونه في مثل هذه النفقات. وحتى عندما يتم الإعلان عن خدمات متوافقة دوليًا ، فإن عدم موثوقية تواريخ تنصيبهم المقترحة أصبح الآن معروفًا.

ولعل النصيحة الأكثر فائدة التي يمكننا تقديمها لمخطط التشغيل الآلي للمكاتب هي أنه يجب أن يشجع الموظفين على تجميع الخبرة بدءًا من أقرب وقت ممكن. تتفاقم جميع المشاكل التي ناقشناها إذا تركت مقدمة لواقع الإلكترونيات المكتبية للانتظار حتى لحظة سحر طلعة نارية في المستقبل ، عندما توضح القضية بأكملها نفسها. لن سيتم استبدال الخيارات المزعجة التي تواجه اليوم من قبل الآخرين غدا ؛ وفي الوقت نفسه ، ستحصد الشركات المغامرة المستعدة للتغلب على كل من الآثار المتوقعة وغير المتوقعة للتغير ، ثمار تصميمها.

على المستوى الكتابي ، ليس هناك شك في أن معالجة البيانات المحلية ، مع أو بدون الوصول إلى قاعدة البيانات عن بعد ، يضاعف إنتاجية الموظفين بعامل مهم. تعمل معالجة الكلمات على تمكين موظفي السكرتارية والمطورين من تحسين كل من حجم الإنتاج وجودة عملهم. على المستوى الإداري ، يمكن القول إن نظام الاتصالات الصوتية المتطورة هو المساهم الأكثر قوة في زيادة الفعالية ، في حين أن الوصول الشخصي إلى الإحصائيات المركزية أو الإدارات عبر وحدة عرض سطح المكتب يمكن المدير من الحفاظ على اتصال اليوم مع الحقائق حول مجال مسؤوليته. .

إن معالجة المراسلات الواردة والصادرة هي وظيفة مكتبية تعمل ، في مظهره التقليدي ، على كبح كل من الكفاءة الكتابية والفعالية الإدارية ؛ إن تركيب نظام إلكتروني لتخزين المعلومات واسترجاعها لتولي مهام الإيداع ، وصيانة الملفات ، واستعلام الملفات ، يوفر إمكانية حدوث قفزة نوعية إلى الأمام على كلا المستويين في وقت واحد.

سيخضع اختيار النظام لكل من المنشآت الثلاثة على مستوى المكاتب لمجموعة متنوعة من العوامل ، التي لا يكون التفضيل الشخصي لها الأقل أهمية ، على الرغم من أن الهدف النهائي للتكامل الكامل للنظام لا يزال بعيدًا بعض الشيء ، أن يكون أكثر نعومة من خلال اختيار المعدات اليوم التي تلتزم بالمعايير الدولية المنشورة والواقعية ، وبتحديد علاقات الموردين مع هؤلاء المصنعين الذين يلتزمون بمبدأ بنية الأنظمة المفتوحة.

دور مدير Office:

يمكن تلخيص أهمية مدير المكتب في كلمة واحدة: الكفاءة. سوف يحررك مدير المكتب من مجموعة كاملة من المسؤوليات التي تستهلك الكثير من الوقت ، مما يسمح لك ولجميع الآخرين في شركتك بالتركيز على أساسيات إدارة العمل أو مجرد إنجاز مهامك.

تختلف مهام مدير المكتب من مكتب إلى آخر. اطلب من مدير مكتبك التعامل مع كل ما يجب القيام به للحفاظ على عمل شركتك بكفاءة. في بعض الشركات ، قد يكون مدير المكتب سكرتيرًا أو موظف استقبال. وفي حالات أخرى ، قد يتحمل مدير المكتب المزيد من المسؤوليات - حيث يعمل كمحاضر كتب أو مطلق أخطاء في تكنولوجيا.

فيما يلي بعض المهام التي غالبًا ما تقع على مدير مكتب:

(1) الهواتف:

يمكنك أن تجعل من مهمة مدير المكتب الإجابة على جميع المكالمات الهاتفية وتصحيحها عبر الامتدادات المناسبة. يمكن أيضًا أن يكون مدير المكتب مسؤولًا عن ضمان عمل نظام الهاتف بسلاسة وتلبية احتياجاتك.

(2) الاستقبال:

يمكن لمديري المكاتب الجلوس على مكتب مباشرة داخل الباب الأمامي للمكتب وتحية جميع الزوار عند دخولهم. قد تشمل الواجبات الإضافية التوقيع على عمليات التسليم ، وتلقي وتوزيع البريد ، والحفاظ على منطقة الاستقبال مرتبة (التأكد من المجلات الحالية ، سقي النباتات ، وما إلى ذلك).

(3) اللوازم المكتبية:

يمكن لمديري المكاتب طلب جميع المستلزمات اللازمة لتشغيل مكتب كفء ومهني ، ومتابعة وقت نفاد الإمدادات ، والتأكد من طلب البضائع قبل نفادها.

(4) أثاث المكاتب:

قد يقوم مديرو المكاتب بتحديد وشراء المكاتب ، والكراسي ، وخزانات حفظ الملفات ، وما شابه ذلك.

(ت) المعدات المكتبية:

يمكن لمديري المكاتب الاحتفاظ بمعدات مثل آلات النسخ ، وآلات الفاكس ، وأنظمة الهاتف. قد تكون قادرة على حل المشاكل الميكانيكية ، أو على الأقل الإشراف على إصلاحها من قبل المهنية. قد تشمل الواجبات الإضافية برمجة الأرقام المستخدمة بشكل متكرر في أجهزة الفاكس وأنظمة الاتصال الهاتفي عبر الهاتف.

(6) أجهزة الكمبيوتر:

ضع مدير مكتبك المسؤول عن الإشراف على أجهزة الكمبيوتر المكتبية واستكشاف الأخطاء وإصلاحها عند الضرورة. على سبيل المثال ، يجب أن يكون مدير المكتب على دراية بمشاكل الكمبيوتر الأساسية ، وأن يكون قادرًا على مساعدة الموظفين عند تجميد الكمبيوتر أو الطابعة. يُعد هذا الواجب مهمًا بشكل خاص إذا كانت شركتك صغيرة جدًا بحيث لا يكون لديها موظف دعم تقني بدوام كامل.

(السابع)

المهمة المركزية لمديري المكاتب هي تنظيم أكوام الأوراق. يجب على المدير تطوير نظام شامل وسهل للإيداع للفواتير والإيصالات ومعلومات العميل وغيرها من الوثائق الهامة.

(8) مسك الدفاتر:

عادة ، تقوم الشركات النامية بتوظيف محاسب للتعامل مع الموازنة عالية المستوى والاعتماد على مدير المكتب لمسك الدفاتر. قد تشمل الواجبات تتبع الفواتير الخاصة بالعميل ، وجمع ساعات عمل الموظف ، والعمل كجهة وصل بين محاسب الشركة ، أو أداء خدمة كشوف الرواتب وتسليم شيكات الرواتب.

(9) تخطيط الاجتماع:

يمكن لمدير مكتبك أن يخطط لتخطيط ترتيبات الاجتماعات في الموقع وخارج الموقع.

(خ) إدارة الموارد البشرية:

في العديد من الشركات النامية ، يكون مدير المكتب هو قسم الموارد البشرية بحكم الواقع ، ويتعامل مع قضايا مثل الأوراق الجديدة للموظفين وملفات الموظفين. كن مستعدًا لدفع أموال جيدة لمدير مكتب أعلى. البديل هو القيام بكل هذه المهام بنفسك.

تصبح مدير Office الفعال:

يمكن أن يكون تحسين الذات مكلفًا ومستهلكًا للوقت. كمدير للمكتب ، ومع ذلك ، أن تصبح أكثر فعالية يمكن أن تجعل عملك أسهل وأكثر قيمة في نظر الإدارة. مديري المكاتب هم multitasks الخبراء. إذا كنت تفعل أكثر من أربعة أشياء في وقت واحد ، فهذا على الأرجح لا يزال غير كافٍ.

معرفتك بالمكتب لا تضاهى - تعرف بالضبط من تتصل به ومتى. زائد ، لديك شعور سادس حول أزمات المكاتب. وبعبارة أخرى ، أنت عمليا لا غنى عنها. ما هو السر الخاصة بك؟ أنت منظم فهم (إلى حد ما) ، وهو جيد التواصل ، ويمكنه دائمًا رؤية الصورة الكبيرة. ومع ذلك ، مثل أي موظف رئيسي ، غالباً ما يبحث مديرو المكاتب عن طرق لزيادة فعاليتهم.

فيما يلي بعض النصائح الأساسية:

1. صقل مهارات الاتصال الخاصة بك عن طريق الفم:

معرفة كيفية التحدث مع الناس أمر بالغ الأهمية لمديري المكاتب. في كثير من الحالات ، أنت الشخص المناسب ، لذا فإن قدرتك على الاستماع جيداً أمر بالغ الأهمية. أنت أيضًا المسؤول عن التأكد من إنجاز الأمور. إن معرفة كيفية طرح الأسئلة والحصول على توضيح سيساعدك أيضًا في أن تصبح أكثر فعالية.

على سبيل المثال ، إذا لم تفهم كيفية اكتمال إحدى المهام ، فاطلب التوضيح. لا يجب عليك بالضرورة أن تعترف أنك لا تفهم شيئًا. ببساطة اسأل عن التوضيح. وبالمثل ، إذا كنت تكتشف أن الأشخاص لا يفهمون تعليماتك ، اسأل نفسك عما إذا كنت بحاجة إلى أن تكون أكثر وضوحًا في اتصالك.

2. لا تهمل مهارات الكتابة الخاصة بك:

فقط لأن رسائل البريد الإلكتروني بشكل عام تعاني من ضعف قواعد اللغة وعلامات الترقيم ، لا يعني ذلك أن التواصل المكتوب يجب أن يكون أقل من المهنية. لكن معرفة ما تكتبه وكيفية القيام به هو مجرد جزء من مهمتك. تحتاج أيضًا إلى معرفة جمهورك في القراءة.

هل يميل الأشخاص إلى قراءة البريد الإلكتروني بأكمله أو هل سيتوقفون عن القراءة بعد أول سطرين؟ بالنسبة لهذا الأخير ، سترغب في دمج أهم المعلومات في المقدمة. أيضا ، تذكر دائما أنه بمجرد وضع أي شيء في الكتابة ، هناك للعالم لنرى. كن حساسًا بشكل خاص في رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات عند إعلام الموظفين بالمعدات الجديدة أو تغيير السياسة أو أي تقرير. أنت لا تريد أبدا عاضد أو إهانة أي شخص.

ولا تقلل من شأن قوة سوء التفسير. ضع في اعتبارك الارتباك - والمشاعر السيئة - التي يمكن أن تنشأ إذا كنت تكتب "أستاء من ذلك" مما يعني أنك أرسلت تقريرًا مرة أخرى في مقابل إزعاجك بشيء ربما قيل في وقت سابق. من الواضح أنك تريد معرفة مكان إدخال الواصلات (إعادة الإرسال) ومتى يجب عليك ببساطة التقاط الهاتف أو التوقف عن طريق مكتب شخص ما لإجراء محادثة وجهاً لوجه.

استشر عملاءك الداخليين تذكر دائمًا أن دورك الأساسي هو ضمان التشغيل الفعال للمكتب. يمكن أن يساعدك التواصل المنتظم مع زملائك في العمل على تجنب المشكلات المزعجة ومهاجمة المشكلات التي تنشأ بشكل أكثر إبداعًا.

3. علاج الباعة مثل أفضل الأصدقاء:

بصفتك مزوّدًا للوازم مكتبية ، من مصلحتك غرس وتعزيز علاقات متينة ومفيدة مع مورديك. من المنطقي بناء علاقة طيبة مع الشركات التي تساعد

4. حافظ على تشغيل مؤسستك بسلاسة:

تمامًا كما تتوقع الولاء منها ، تحتاج أيضًا إلى إظهار الالتزام بالعلاقة. من ناحية أخرى ، من المهم أيضًا الحفاظ على توقعات عالية (لكن عادلة). حاول القيام بهما على حد سواء ، ومن المحتمل أنك ستختبر أعلى من المتوسط ​​إلى الخدمة الممتازة. ولكن لا تنس مقارنة المشهد المورد. بصفتك الشخص المسؤول عن التكاليف ، تقع على عاتقك مسؤولية سؤال الموردين عما يمكنهم فعله لك ولمؤسستك. مهمتهم هي إبقائك عميلاً سعيدًا.

5. الحفاظ على موقف إيجابي:

هذا واحد واضح جدا. ومع ذلك ، ننسى أحيانًا كيف يمكن لابتسامة أو ملاحظة ذكية أن تنشر حالة مزعجة. إن استخدام الفكاهة في مكان العمل ، والابتسام ، والخروج من موقف إيجابي كلما كان ذلك ممكنًا ، كلها استراتيجيات جيدة للتغلب على مجموعة متنوعة من مواقف المكاتب. بصفتك مدير المكتب ، لديك فرصة هائلة لتعيين النغمة ، وإذا كان بإمكان الأشخاص الاعتماد على مهنيتك ، فسيكونون أقل قلقاً وأكثر التزاماً بالمساهمة في بيئة عمل إيجابية.

التعامل مع واجبات الموارد البشرية:

سيتم اعتبار مدير المكتب الذي يتعامل مع الموارد البشرية متعدد الإمكانات. ولكن هل هذا يعني بالضرورة أنه أفضل طريقة لاستخدام وقت ذلك الشخص؟ يمكنك أن تفتح نفسك للمشاكل أيضًا ، إذا لم يتم تدريب الشخص بشكل صحيح. فيما يلي بعض المعايير التي ستساعدك على اتخاذ القرار.

في شركة صغيرة ، قد يضطر مدير المكتب إلى الاضطلاع بدور مدير الموارد البشرية. ولكن قبل حدوث ذلك ، تأكد من أن هذا الشخص قد تلقى تعليمًا جيدًا ولديه الأدوات المناسبة لأداء واجباته بشكل منتج وضمن حدود القواعد والالتزامات القانونية. يمكن أن تسوء ألف شيئ إذا لم يكن هذا الشخص على دراية بالالتزامات المحتملة المتأصلة في إدارة الموارد البشرية.

فيما يلي بعض الإرشادات لمساعدتك على العمل من خلال هذه الحالة بفعالية:

(ط) فهم دور الأخصائيين:

قد أخصائي عموم إدارة مختلف الواجبات ، وبالتالي سوف تحتاج إلى معرفة واسعة من الموارد البشرية. في الأعمال التجارية الصغيرة ، تختلف المسؤوليات حسب احتياجات الشركة. ولكن يجب على اختصاصيي المعرفة أيضًا معرفة حدوده ومعرفة متى يتشاور مع أخصائي. شخص واحد لا يمكنه فعل كل شيء.

(2) تحديد المهام التي يمكن إسنادها إلى جهات خارجية:

قد يكون من الأفضل ترك بعض المسؤوليات لمستشار خارجي. على سبيل المثال ، قد لا يتوفر لدى مدير المكتب الذي يقوم بتعيين موظفين جدد وقتًا لتنفيذ برنامج تدريبي. إن الاستعانة بمصادر خارجية لوظيفة التدريب يمكن أن يوفر وقت شركتك وأموالك ، ولكن عليك أولاً أن تقرر بالضبط نوع التدريب الضروري. من ناحية أخرى ، قد يكون مدير المكتب قادرًا تمامًا على الإشراف على توظيف مختلف العاملين والإشراف عليهم. تأكد من تحقق.

(3) تدريب المدرب:

إن معرفة ما لا تعرفه هو جزء هام من وظيفة أي شخص ، خاصة لمدير المكتب الذي يتولى مهام الموارد البشرية كليا أو جزئيا. لذلك ، يجب أن يكون مدير المكتب على دراية بجميع جوانب إدارة الموارد البشرية. قد يكون من المرغوب فيه الحصول على دورة تمهيدية في إدارة الموارد البشرية.

مثل هذا البرنامج من شأنه أن يوفر معلومات تغطي التوظيف والاختيار ؛ قانون التوظيف؛ أساسيات التعويض. فوائد؛ توجيه الموظفين وتدريبهم ؛ وإدارة الأداء. وإلى أن يصبح مدير المكتب على دراية بهذه المناطق ، لا يمكن أن يتوقع من الشخص أن يعرف متى يتصل بمتخصص.

(4) تحديد الأولويات:

في عالم مثالي ، يمكن لمدير مكتبك التعامل مع كل شيء والحفاظ على عمل الشركة بسلاسة بغض النظر عن أي شيء. ومع ذلك ، يعتمد الدور الذي يلعبه مدير المكتب على مدى تعقيد بيئة العمل ، وأنواع المنتجات والخدمات التي يتم تقديمها ، وقاعدة عملاء الشركة.

سيساعد تحديد الأولويات مدير المكتب على تجنب إهمال الواجبات والمسؤوليات المهمة. إذا كان التوظيف أمرًا ذا أولوية ، فقد يكون ذلك هو المكان الذي يجب أن يركز فيه مدير المكتب وقته. من ناحية أخرى ، إذا كنت تركز على تطبيق التكنولوجيا الجديدة ، فهذا هو المكان الذي يجب أن يقضي فيه هذا الشخص وقته. هذا يتطلب التخطيط ، لذا من المهم أولاً تحديد كيفية اكتمال هذه المهام.

(5) أن تكون متسقة ومرنة على حد سواء:

فقط لأن الفرد متعدد المواهب ويمكنه التوفيق بين مائة (أو أكثر) من الواجبات في آن واحد لا يعني أنه يمكنه دائمًا أداء المعجزات. قد يبدو هذا الطريق. بعد كل شيء ، هذا هو السبب في العديد من مديري المكاتب الناجحة عمليا لا غنى عنها. لكنهم بشر أيضا. تغيير وظائف وظائفهم من يوم واحد إلى آخر هو مربك وغير مسؤول.

علاوة على ذلك ، يمكن أن يقوض إنتاجية الشركة. من الأفضل تنفيذ سياسة تسمح لمدير المكتب بإجراء واجبات الموارد البشرية على أساس منتظم مع الحفاظ على المرونة اللازمة لاستيعاب ظروف العمل المتغيرة. بعبارة أخرى ، امنح مدير المكتب الأدوات التي يحتاجها لإنجاز المهمة ، مع توفير المساحة اللازمة لجلب الخبراء كلما كان ذلك ضروريًا.

(6) التعويض على هذا الأساس:

إذا كان مدير مكتبك سيتولى مهام إدارة الموارد البشرية ، فإنه يتعين عليك التعويض بشكل مناسب. إذا تم تعيين مدير المكتب في الأصل لغرض واحد ثم أضاف العديد من واجبات الموارد البشرية في وقت لاحق ، فيجب مكافأته. إن تراكم المسئولية الواحدة تلو الأخرى ، خاصة إذا كان الشخص غير مدرب على القيام بهذه الواجبات ، يمكن أن يكون كارثياً على شركة صغيرة.

حاجة من المعدات المكتبية:

عندما تكون مستعدًا لفتح أعمالك الخاصة ، سيكون هناك الكثير من القرارات المهمة التي يجب اتخاذها. أين يمكنك تحديد موقع العمل؟ ما هو نوع التمويل المتاح؟ كيف يمكنك الحصول على ميزة تنافسية في مجال عملك؟ إن الحصول على أثاث المكتب المناسب قد لا يؤدي إلى كسر أو كسر أعمالك ، ولكنه لا يزال مهمًا لراحتك وإنتاجيتك.

تحتاج معظم الشركات إلى المعدات المكتبية التالية في عملياتها اليومية:

(1) المقاعد والكراسي:

مرة أخرى ، لا يتعين عليك التسوق لشراء أغلى الأشياء ، ولكن ضع في اعتبارك مدى راحة هذه الكراسي على الموظفين الذين قد يجلسون معظم أوقات اليوم.

(2) الجداول وخزائن الكتب:

في الأيام القديمة ، كانت طاولات الكتب وخزائن الكتب تزن طنًا واحدًا ، ولكن يمكنك الآن العثور على عناصر خفيفة الوزن ، مما يجعل نقلها حول المكتب أمرًا هشًا.

(3) نظام الهاتف:

فكر بعناية في احتياجاتك الخاصة قبل شراء نظام الهاتف. إذا كنت مرتبكًا من خلال العديد من الأنظمة المتاحة ، فاطلب من شركاء الأعمال الآخرين استخدام ما يستخدمونه ، وإذا كانوا راضيين عن مشترياتهم.

(4) أجهزة الكمبيوتر:

أجهزة الكمبيوتر والطابعات والماسحات الضوئية والشاشات ، كلها أجزاء مهمة من عملك. بحث ما هو متاح ، والتسوق بحكمة.

آلات النسخ:

قبل إنفاق المال على ناسخة ، تحقق من إمكانية الحصول على طابعة متعددة الوظائف أو MFP. يمكن لهذه الآلات الطباعة والفاكس والنسخ ، وكلها مقابل نفس سعر آلة تصوير رخيصة. ومع ذلك ، إذا كنت ستصنع آلاف النسخ شهريًا ، فستحتاج على الأرجح إلى استئجار أو شراء ناسخة ذات جودة جيدة.

(5) أجهزة الفاكس:

نظرًا لأن العديد من أجهزة الكمبيوتر تحتوي على ميزات الفاكس هذه الأيام ، فإن العديد من الشركات تتخلص من أجهزة الفاكس. ولكن لا يضر ذلك أن يكون لديك نموذج أساسي صغير في متناول اليد فقط في حالة عدم استجابة فاكس الكمبيوتر لجميع احتياجاتك. معظم الشركات الناشئة (والعديد من الشركات الراسخة) تبحث باستمرار عن طرق لتوفير المال.

لذا قبل أن تخرج وتنفق أفضل الدولارات والمعدات المكتبية الجديدة والمصممة ، تحقق من خيارات المعدات المكتبية المستخدمة. لا تنس التحقق من الإعلانات المبوبة لصحيفة محلية. في بعض الأحيان سوف تجد بعض الصفقات الكبيرة. النظر في بيوت المزادات كذلك. في كثير من الأحيان سيكون لديهم مكتب كامل للبيع.

تتضمن بعض فوائد شراء الأجهزة المكتبية المستعملة ما يلي:

(1) توفير المال:

هذا واضح. شراء المستخدمة يوفر الكثير من المال مقارنة بتكلفة شراء كل شيء جديد.

(ب) وقت الادخار:

إذا كنت قد طلبت معدات مكتبية جديدة في الماضي ، فإنك تعلم أن الأمر قد يستغرق أسابيع - أو حتى شهور - لملء طلبك. الصعاب يمكنك العثور على أثاث المكاتب المستعملة أو منفذ المعدات في مدينتك ولديك كل ما تحتاجه في بضعة أيام أو أقل.

(3) إنقاذ البيئة:

عن طريق توفير مكتب خشبي مستخدم من التوجه إلى مكب النفايات ، فأنت تساعد على حماية البيئة.