تركيب نظام محاسبة التكاليف

اقرأ هذه المقالة للتعرف على العوامل والصعوبات وأدلة التكلفة والمتطلبات القانونية اللازمة في تركيب نظام محاسبة التكاليف.

العوامل التي يجب اعتبارها قبل التثبيت:

عندما يتم تثبيت نظام محاسبة التكاليف ، يجب مراعاة النقاط التالية:

1. الكائنات:

ما هي الأشياء التي تريد الإدارة تحقيقها وما نوع المعلومات التي تحتاجها لتحقيق أهدافها؟ قد تكون المعلومات المتعلقة بالتكاليف المخصصة لتحديد الأسعار مختلفة تمامًا عن تلك المقصود منها الكشف عن أوجه الكفاءة أو عدم الكفاءة في العمليات أو تلك المطلوبة لاتخاذ القرارات على أساس عقلاني.

2. التفاصيل الفنية:

يجب أن توضع في الاعتبار العمليات الفنية للقلق وما إذا كان الإنتاج أكثر أهمية من البيع أو العكس. من الواضح أنه يجب إيلاء المزيد من الاهتمام للعامل الأكثر أهمية.

3. المنتج:

ينبغي النظر في طبيعة المنتج لتحديد نوع نظام التكلفة. على سبيل المثال ، إذا كانت المواد المستخدمة غير مهمة ، فلن يكون من الضروري وضع نظام متطور للتحكم في المواد.

4. العوامل:

ينبغي النظر في العوامل التي هي أو غير قابلة للتحكم. يجب إيلاء الاهتمام للعوامل التي يمكن السيطرة عليها. على سبيل المثال ، إذا كان القانون ينص على طريقة معينة للتعبئة ، فلا فائدة من محاولة التفكير في بديل.

5. نوع المواد:

وينبغي أيضا مراعاة نوع المواد المتاحة وتوقيت إمداداتها مع مشكلة التخزين.

6. نوع العمل:

يجب مراعاة نوع العمل المطلوب وطرق مكافأته.

7. الإدارة:

وينبغي أيضا مراعاة خصائص الإدارة نفسها وعملية صنع القرار. عادة ما تحتاج الإدارات الحديثة إلى معلومات مفصلة. يجب تصميم تدفق المعلومات بالرجوع إلى المصادر والاستخدامات النهائية للمعلومات. على سبيل المثال ، إذا تم اتخاذ القرارات من قبل شخص يرفض الكشف عن أي معلومات ، فيجب على النظام أن يراعي ذلك.

8. خصوصيات العمل:

أي خصوصيات للعمل ، قد تكون هناك ، يجب أن تبقى في النظر. على سبيل المثال ، إذا كانت مشتريات عنصر معين تتم فقط من مصدر أو شركة معينة ، فإن نظام تقدير التكاليف لا يحتاج إلى بناء إجراء شراء ملائم ؛ يجب أن يركز على الاستخدام السليم للبند المعني.

9. استخدام الكتب المالية:

يجب أيضًا مراعاة إمكانية استخدام الكتب والإجراءات المالية. كما ذكر أعلاه ، ينبغي التعامل مع محاسبة التكاليف كاستثمار ، وبالتالي ، ينبغي استخدام جميع الإجراءات المفيدة والكتب والوثائق المفيدة. على سبيل المثال ، تحتاج الحسابات المالية إلى سجل ملائم للمشتريات والأجور. مع القليل من التغيير ، يمكن أن تكون هذه لتلبية احتياجات محاسبة التكاليف أيضا. بقدر الإمكان ، يجب أن تكون سجلات التكاليف والكتب المالية منسقة بشكل جيد ، حتى أنها متكاملة تمامًا.

10. اختيار الوحدة:

وينبغي أيضا النظر في اختيار الوحدة فيما يتعلق بالتكاليف التي ينبغي الحصول عليها. على سبيل المثال ، في حالة الفولاذ ، يتم التأكد من التكاليف لكل طن من الفولاذ وفي حالة المنسوجات القطنية ، تكون الوحدة كجم. من الغزل أو القماش. في حالة النقل بالمحرك ، يتم العثور على التكلفة لكل كيلومتر أو كيلومتر واحد أو كيلومتر واحد في بعض الأحيان. تُعرف هذه الوحدات بوحدات التكلفة ومن الضروري اختيار وحدة مناسبة - لا تكون كبيرة جدًا أو صغيرة جدًا.

11. مناقشة كاملة:

قبل كل شيء ، ينبغي تصميم النظام بعد مناقشة كاملة وصريحة مع جميع أولئك الذين سيشاركون.

الصعوبات في تركيب نظام التكاليف:

عندما يتم إدخال نظام تقدير التكاليف حديثًا ، فقد يواجه بعض الصعوبات. قد يكون هذا ما يلي:

(ط) إدارة اللامبالاة:

إذا كانت الإدارة غير مقتنعة حقاً بمزايا نظام التكاليف أو إذا تم قبولها بطريقة ما ضد إرادتها ، فسوف تتسامح معها فقط ولا تشجعها بشكل صحيح. هذا سيقود الآخرين أيضا إلى حجب تعاونهم ، وبالتالي ، فإن النظام قد لا يعمل أبدا بشكل فعال. قد تكون جميع التقارير صحيحة وسريعة ولكن من المحتمل ألا ينظر إليها أحد.

(2) العداء من الموظفين الخطيين:

غالباً ما يعتقد موظفو الخط بأنهم يعرفون أولاً كيفية إدارة أعمالهم ، وبالتالي فهم لا يحتاجون إلى أي شخص ليخبرهم بالمعلومات التي يحتاجونها ، وثانياً ، أنهم لا يستطيعون تضييع وقتهم في "ملء الاستمارات". وقد يخشون أيضًا أن تعرض المعلومات المناسبة بعض أخطائهم أو أن النظام الجديد سوف يجعلهم أقل فائدة من ذي قبل في نظر الإدارة. هناك ميل إلى الاستياء من أي شيء جديد إلا إذا كان ببراعة لصالح المرء.

(3) هيكل السلطة:

قد يعتمد نظام محاسبة التكاليف على هيكل السلطة الرسمية بينما في الواقع قد يكون الهيكل مختلفًا تمامًا. إذا كان لقادة النقابات ، على سبيل المثال ، تأثير كبير على القرارات المختلفة ، فقد يواجه النظام صعوبات ، وليس من المرجح أن يظهر المخطط التنظيمي سلطة قادة النقابات.

(4) الظروف المتغيرة:

غالبًا ما تمر الأعمال بتغييرات سريعة - قد يتغير السوق وقد تتغير عملية الإنتاج ؛ أفكار الإدارة تتغير أيضا. إذا لم يتم تكييف نظام التكاليف مع الظروف المتغيرة ، فستتوقف فعاليتها. على سبيل المثال ، إذا تم تحويل مطحنة نسيج قطنية إلى مطحنة تنتج ألياف صناعية ، يجب أيضًا تغيير نظام محاسبة التكاليف بشكل مناسب.

(v) عدم المبالاة:

في كثير من الأحيان ينهار جزء من النظام ؛ إذا لم يتم ضبطها بشكل صحيح ، فستؤثر على النظام بأكمله. على سبيل المثال ، إذا لم تتم مراقبة مشاكل المواد والتحكم بها بشكل صحيح ، فقد ينهار نظام التحكم في المواد بالكامل. أيضا قد يكون هناك تأخير في تدفق المعلومات والتقرير قد يتأخر. إذا لم يتم تصحيح ذلك ، فقد يتم إفساد نظام اتخاذ القرار والتحكم بالكامل. سوف يكون نفس النتيجة إذا كانت هناك أخطاء خطيرة في التقرير. لذلك ، من الضروري أن يشاهد شخص ما العملية الفعلية للنظام بشكل مستمر وبعناية.

(6) انخفاض حالة محاسبة التكاليف:

غالبًا ما يحتاج محاسب التكلفة إلى جمع وتقديم المعلومات التي قد لا يحبها شخص ما. إذا كان محاسب التكلفة يشغل منصباً صغيراً جداً ، فقد لا يتمكن من القيام بعمله دون خوف أو لصالح ، وبالتالي ، فإن المعلومات التي يقدمها قد لا تؤدي إلى القرار الصحيح. من الضروري أن يكون محاسب التكلفة مسؤولاً رفيع المستوى ، مع إمكانية الوصول المباشر إلى الإدارة العليا. كما يجب أن يساعده موظفون مدربون وملائمون بشكل مناسب.

(7) غياب الوضوح حول الأولويات والأهداف:

إذا لم يكن موظفو محاسبة التكاليف واضحين بشأن الاستخدامات النهائية التي سيتم وضع المعلومات الخاصة بتكاليفها ، فقد لا يقومون بمهامهم بالطريقة الصحيحة ؛ حتى أنهم قد يرسلون معلومات خاطئة أو غير صحيحة. بسبب كل هذه الصعوبات ، من الضروري المضي قدما ببطء ، مع الجميع. من الضروري أن تكون هناك عملية تثقيفية لجميع المعنيين لمعرفة أن نظام تقدير التكاليف قد تم قبوله وتشغيله بإخلاص.

دليل التكلفة:

طريقة واحدة لمعرفة أن نظام تقدير التكاليف يعمل بالطريقة المقصودة هو كتابة كتاب في شكل كامل النظام من جميع جوانبه. يدعى الكتاب "دليل التكلفة" الذي تم تعريفه من قبل محاسبين قانونيين لمعهد الإدارة المعتمد في لندن ، على النحو التالي: "وثيقة تحدد مسؤوليات الأشخاص الذين يقومون بتحديد التكاليف في الروتين والنماذج والسجلات المطلوبة للتكاليف وحساب التكلفة".

سيضع دليل التكلفة جميع الأجزاء المكونة لنظام محاسبة التكاليف ، مثل: المحاسبة للمواد ، والعمالة ، والنفقات العامة من مختلف الأنواع ، وبأية طريقة سيتم جمع المعلومات كاملة وتحليلها ودمجها ، وما هي التقارير التي سيتم إعدادها ، متى سيكونون مستعدين وبأي شكل ومن سيتم إرسالهم.

لكل جزء مكون سيتم تحديد العملية بأكملها. على سبيل المثال ، في حالة المواد ، سيوضح الدليل:

(ط) كيف تنشأ طلبات الشراء ؛

(2) كيف ستتم معالجتها والجهة التي ستتم معالجتها وقرارات الشراء ؛

(3) ما إذا كان سيتم دعوة الاقتباس وكيف سيتم مقارنة الاقتباسات ومن سيتخذ القرار بإصدار الأمر ؛

(د) في الحالات التي لا تدعو الحاجة إلى تقديم عروض الأسعار ؛ إذا كان الأمر كذلك ، من الذي سيقرر كيفية شراء المواد ؛

(5) شكل أمر الشراء ؛

(6) الإجراء الخاص باستلام المواد - للتحقق من جودة وكمية المواد الواردة ؛

(vii) الطريقة التي يتم بها تسعير المواد المستلمة - البنود المراد تضمينها في تكلفتها:

(ثامنا) تسجيل المواد الواردة - نماذج بطاقات بن وأوراق تخزين المتاجر ؛

(9) الأشخاص المرخص لهم بسحب المواد من المخازن ؛

(x) الطريقة الواجب اتباعها لتسعير القضايا ؛

(11) الطريقة التي يتم بها إجراء الفحص البدني ؛ و

(xii) تحليل المواد الصادرة من ناحية العمل وتسجيلها ؛ إلخ

سيحدد دليل التكلفة واجب كل شخص في قسم حساب التكاليف ويذكر على وجه التحديد كيف سيقوم بالعمل الذي خصص له ولأمره بالعمل على الاكتمال. أيضا ، يتم إعطاء جميع الأشكال لاستخدامها في الدليل.

الطريقة التي يجب أن تملأ جميع الأشكال وأن يتم ذكر الشخص الذي سيملأها ؛ سيشير الدليل أيضًا إلى من سيتم إرسال النموذج عند الانتهاء. يتم أيضًا تحديد التاريخ الذي يتم فيه إرسال نموذج معين وإرساله.

ومن ثم ، سيتضمن دليل التكاليف الإجراءات التي يتعين على الشركة المعنية اتباعها. إنها طريقة لمعرفة ما تنتهي هناك وفضلا عن ربطها. كما أنها طريقة لرؤية أنه لا يوجد ازدواج في العمل وأن العمل بأكمله يتم بطريقة متكاملة دون تأخير.

مطلب قانوني:

عادة ، ما إذا كانت الشركة تقوم بتثبيت نظام محاسبة التكاليف أم لا ، الأمر متروك له ، وبالتالي ، فإنه يفعل ذلك على أساس الفوائد التي يتوقع أن تنحدر من النظام. ومع ذلك ، فإن قانون الشركات لعام 1956 يمنح الحكومة المركزية أوامر للشركات العاملة في أي صناعة بعينها بالحفاظ على الكتب لتسجيل التفاصيل المحددة.

يتطلب القسم 209 الاحتفاظ بالكتب لإعطاء وجهة نظر حقيقية وعادلة لتلك التفاصيل المتعلقة باستخدام المواد أو العمالة أو بنود أخرى من التكلفة حسب ما تحدده الحكومة المركزية في حالة ما إذا كانت الشركة تنتمي إلى فئة محددة من الشركات العاملة في التصنيع والتجهيز والتعدين.

هذا يعني أنه إذا كان ينتمي إلى الصناعة التي أمرت الحكومة المركزية بحفظ التفاصيل المشار إليها أعلاه ، يجب على الشركة الاحتفاظ بالكتب المناسبة للتكلفة. وقد شرعت الحكومة المركزية بالفعل في الاحتفاظ بمثل هذه الكتب في حالة عدد من الصناعات ، مثل الأسمنت ، والمنسوجات القطنية ، والإطارات ، والسكر ، إلخ. وهكذا ، في الهند ، يكون تركيب نظام تقدير التكاليف إلزامياً في كثير من الحالات. .