الاتصالات التجارية الفعالة: المبادئ ، 7Cs والفوائد
قراءة هذه المادة لمعرفة المزيد عن التواصل الفعال. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. مبادئ الاتصالات التجارية الفعالة 2. سبعة Cs في التواصل الفعال 3. فوائد الاتصال الفعال.
مبادئ التواصل الفعال للأعمال:
الاتصالات التجارية هي عملية ديناميكية ومعقدة.
لجعل هذه العملية فعالة وتحقيق أهداف العمل ، يجب أن نأخذ في الاعتبار ما يلي:
ألف وجهات نظر تشيستر I. بارنارد:
وفقا لتشيستر بارنارد ، فإن الاتصالات التجارية ، لكي تكون فعالة ، يجب أن يكون لها رسالة وهي:
أنا. قابل للمفهوم إلى المتلقي ؛
ثانيا. متوافق مع مصالح الأشخاص المعنيين ؛
ثالثا. ذات صلة بأهداف المنظمة ؛ و
د. جسديا ونفسية قابلة للحياة.
ب. الوصايا العشر لرابطة الإدارة الأمريكية:
حددت رابطة الإدارة الأمريكية الأساسيات العشرة التالية لاتصالات الأعمال الفعالة:
أنا. تشكيل فكرة واضحة عن المعلومات قبل الاتصال ؛
ثانيا. أصلح الهدف أو الهدف أو الغرض من الاتصال ؛
ثالثا. خلق بيئة بدنية ونفسية للتواصل.
د. وضع خطة للتواصل من خلال التشاور.
5. حدد موضوع الاتصال بشكل صحيح ؛
السادس. اجعل المتلقي يدرك قيمة الرسالة.
السابع. متابعة الاتصال
الثامن. لديك فكرة واضحة عن أهمية التواصل.
التاسع. التصرف وفقا للتواصل
س. الاستماع بشكل صحيح.
المبادئ العامة لاتصالات الأعمال الفعالة:
يمكن توضيح المبادئ العامة للاتصال الفعال بالأعمال كما يلي:
1. الوضوح:
يجب أن تضمن عملية الاتصال ، من أجل خدمة الغرض ، وضوح الاتصال. تمتلك الاتصالات التجارية الوضوح عندما يتم التعبير عنها بلغة ويتم نقلها بطريقة يفهمها المستلم.
الهدف الأساسي للتواصل هو جمع عقلان معًا ، وهذا ممكن فقط عندما يفهم المرسل ما يعنيه المستلم بنفس الطريقة. لذا ، يجب أن يكون التواصل واضحًا وبسيطًا بلغة سهلة الفهم.
2. الكفاية:
الهدف في التواصل هو ضمان التدفق الأمثل للمعلومات. ينبغي أن يكون كافيا لتغطية هذا المجال. يجب أن تضمن عملية التواصل أن جميع الرسائل التي يحتاجها الأفراد المختلفون في المنظمة فيما يتعلق بالتنفيذ الفعال لواجباتهم الرسمية يجب أن تتدفق إليهم ، وكذلك ، أن هذا التدفق فيما يتعلق بأنواع الرسائل المختلفة يجب أن تكون كافية.
3. انتباه:
الرسالة ، عند استلامها ، يجب أن تكون مفهومة بشكل صحيح في معناها ومضمونها مع الاهتمام الكامل. على الرغم من وضوح التعبير ، قد تبدو الرسالة المكوّنة جيداً صعبة للغاية ، وعلى هذا النحو ، قد لا يتم فهمها بسبب اهتمامنا الفاتر.
لذا ، ينبغي اعتبار انتباه المتلقي بالكامل وتركيزه على الاستماع إلى الرسائل أو قراءتها أمرًا ضروريًا جدًا لفهم الرسالة المرسلة بشكل صحيح. إذا كانت الرسالة تتلقى الاعتراف والفهم الواجبين على أيدي المتلقين ، فسوف يشعر المتصل بتشجيع كبير في جهوده.
4. التوقيت:
تتأثر فائدة أي رسالة إلى جهاز الاستقبال بشكل ملحوظ من خلال توقيته. وبالتالي ، يجب ألا تضمن عملية الاتصال وصول الرسالة إلى جهاز الاستقبال فحسب ، بل أيضًا إلى وصولها إليه عندما يطلبها. من الممكن أن يحتاج الشخص إلى بعض الوقت لتجميع معلومات ذات محتويات متنوعة ومعقدة.
ينبغي السماح بفترة زمنية مناسبة لغرض النظر في إلحاح هذه المعلومات ووقتها.
5. النزاهة:
هذا المبدأ يتطلب أن الاتصالات التجارية يجب أن تدعم الهيكل التنظيمي والأهداف. الاتصال هو وسيلة وأداة لتأمين والحفاظ على التعاون بين الرؤساء والمرؤوسين اللازمين لتحقيق أهداف المؤسسة.
لهذا الغرض ، ينبغي أيضا إيلاء اهتمام خاص لموقف المديرين المرؤوسين الذين هم مراكز الاتصال. يجب أن يكون لديهم الدعم والتشجيع لاستخدام مواقفهم ووضعهم. غالبًا ما ينسى كبار المدراء هذا الأمر ويقومون بتوصيل الرسائل عبر تمرير هؤلاء المدراء التابعين في محاولة للاتصال المباشر بالموظفين الذين يقصدهم التواصل.
هذا الإجراء لا يمكن أن يكون على تروق المديرين الفرعيين الذين يشغلون مناصب مهمة مع وضع واضح. لذلك ، يجب أن يمر الاتصال من أعلى إلى أسفل خلال كل مرحلة من مراحل السلطة الخطية.
6. الاستخدام الاستراتيجي للمنظمة غير الرسمية:
تنشأ المنظمة غير الرسمية من الحاجة إلى نقل المعلومات. ويستمر مع أو بدون موافقة المديرين وقد يكون له أهداف بناءة أو مدمرة. لذا ، يجب أن يكون من واجب المدير استخدامه بشكل بناء كوسيلة للتواصل.
عندما تنمو المنظمة غير الرسمية بشكل عفوي ، لا يُنصح بإخضاعها أو ختمها. كما لا ينبغي تجاهلها ، ولكن ينبغي استخدامها لنقل وتلقي الاتصالات لتكملة تلك الخاصة بالتنظيم الرسمي.
وهذا يضمن التنسيق السليم والجهود المغامرة. وعلاوة على ذلك ، فإن الرسالة التي تتدفق رسمياً بين الرئيس والمرؤوس قد تبدو غير كافية وغير موثوقة في التعامل معها بسرعة وفهم صحيح. في مثل هذه الحالة ، يكون الاستخدام الاستراتيجي للتنظيم غير الرسمي موصلًا لعملية الاتصال.
7. التوازن بين القدرة على التكيف والتوحيد:
يعتمد العمل السلس لمؤسسة ما جزئيًا على التوحيد. ومع ذلك ، ينبغي اللجوء إلى التكيف عندما يتم إشراك مختلف الحالات والأفراد. قد يتم الإبلاغ عن الطلبات والتقارير من خلال الأنظمة التي توفر فرصة للتكيف مع حالات محددة.
8. الفائدة والقبول:
الغرض من التواصل التجاري هو تأمين استجابة إيجابية. يجب أن يكون الشخص الذي يتم الاتصال به مهتمًا بالرسالة ويقبلها. الاتصال التنازلي يكون أكثر فاعلية إذا كانت الروح المعنوية جيدة ، والاتصال الصاعد يحدث عندما يكون الرئيس مستمعا جيدا.
أثناء تطبيق مبادئ الاتصال ، يجب أن نتذكر أنه نادرا ما يتم فرضها. لذا ، فإن القبول الطوعي لهذه المبادئ من قبل جميع أعضاء المنظمة هو أن يحاكم.
9. المجاملة:
يجب الحفاظ على المجاملة بأي ثمن في أي اتصال. في مجال الاتصالات التجارية ، وخاصة ، هو مجاملة علامة على وجود منظمة جيدة. استخدام لغة مهذبة ، والاعتذار عن خطأ ، والشكر لصالح ، والرد على رسالة دون تأخير ، وما هي بعض من أمثلة مجاملة في الاتصالات التجارية.
10. الإيجاز:
الاتصالات التجارية ، لتكون فعالة ، يجب أن تكون موجزة. يتم ذكر الحقائق الضرورية فقط لتجنب التكرار.
11. القناة:
يؤدي استخدام القناة المباشرة والقصيرة إلى حفظ موضوع الاتصال من التشويه. ينبغي الحرص في هذا الصدد.
12. ملاحظات:
اكتمال الاتصال عند تلقي ردود الفعل من المستلم. يتم تحقيق الهدف النهائي للاتصال من خلال هذا المبدأ.
13. الاتصال في اتجاهين:
الاتصال أحادي الاتجاه غير مرغوب فيه. لا يمكن تحقيق الغرض من الاتصالات التجارية. يجب على كل من المرسل والمتلقي التواصل مع بعضهم البعض. وهو يساعد على عملية ردود الفعل.
سبعة Cs في التواصل الفعال :
يتطلب التواصل الذي يجب أن يكون فعالًا ما يلي:
1. الاكتمال:
المعايير الأولى للاتصال الفعال هي اكتمالها. يجب أن تحتوي الرسالة أو سياق الاتصال على كافة الحقائق المطلوبة للتفاعل الصحيح من قبل المستلم. يوضح التواصل الكامل جميع الأسئلة المحتملة ويساعد على اتخاذ القرار المناسب.
2. إيجاز:
يجب أن يكون موضوع البلاغ قصيرًا وقصيرًا في طبيعته. لا يوجد تفصيل لا لزوم له يجب أن يتم في التواصل. يجب أن تكون الكلمات المستخدمة في التواصل مناسبة ويجب أن يكون التعبير دقيقًا. ينبغي تجنب التكرار. توفر الرسالة الموجزة وقت كل من المرسل والمتلقي.
3. النظر:
أثناء الاتصال يجب على المرسل النظر في الخلفية الاجتماعية والثقافية ، والتعليم ، والعمر ، والعواطف ، وما إلى ذلك من المتلقي وتعديل اللغة ، وتغيير موقف ونهج وفقا لذلك.
4. ملموس:
يشير الاتصال الخرساني إلى تبادل معلومات محددة ومحددة ودقيقة بدلاً من معلومات غامضة وعامة. إنه مقنع ومقبول للمستلم لأنه لا يوجد غموض فيه.
5. المجاملة:
يجب أن يكون هناك نهج مهذب في التواصل الفعال. يجب أن يكون مرسل الرسالة تنبيهًا فيما يتعلق بكرامة واحترام وشرف المستلم. يجب توخي الحذر حتى لا يضر الاتصال أو يضر أو يهين المتلقي بأي شكل من الأشكال. المرسل سيحترم بدوره كما يكرّم الشرف.
6. الوضوح:
يجب الحفاظ على الوضوح في التواصل. ينبغي التعبير عن الفكرة الواردة في الرسالة بوضوح. لن يبقى هناك أي لبس فيما يتعلق بمعنى الرسالة. سوف يفهم المرسل والمتلقي الرسالة بشكل متماثل.
7. الصواب:
يجب أن يكون التواصل الفعال صحيحًا في التهجئة وبناء الجملة واستخدام اللغة. يجب تجنب الأخطاء النحوية. يمكن استخدام القاموس والمدقق الإملائي المحوسب وغيره لجعل الرسالة خالية من الأخطاء. هناك حاجة إلى مراجعة النص لتجنب أي إغفال مهمل. تنشئ الرسالة الصحيحة تأثيرًا جيدًا على جهاز الاستقبال وتعزز مكانة المرسل.
فوائد الاتصال الفعال:
الاتصال هو عملية تبادل المعلومات والحقائق والأفكار والأفكار والآراء بين شخصين أو أكثر أو مجموعة من الأشخاص. عندما يكون الاتصال واضحًا وكاملاً وموجزًا وصحيحًا ومفهومًا تمامًا من جانب المتلقي ، يُعرف باسم "التواصل الفعال". إذا كان الاتصال غامضًا وغير مكتمل وغير صحيح وصعب الفهم ، فقد يطلق عليه "الاتصال غير الفعال".
التواصل غير الفعال لا ينتج عنه نتائج جيدة ؛ على العكس ، إنها أرض خصبة سوء الفهم ، عدم الثقة ، العداء ، الصراع والفوضى. إن التواصل الفعال في مؤسسات الأعمال له أهمية قصوى لأنه يساعد في صنع القرار ، ويسرّع تدفق العمل ، ويزيد الإنتاجية ، ويجعل علاقة العمل قوية ، ويزيد رضا العملاء ويحل العديد من المشاكل الأخرى.
فوائد الاتصالات التجارية الفعالة هي:
1. يساعد في اتخاذ القرار:
يجب أن يكون القرار ، لكي يكون صحيحًا ومناسبًا ، مستندًا إلى معلومات مناسبة وصحيحة لا يمكن إلا للتواصل الفعال أن يجمعها.
2. يسرع تدفق العمل:
لا يتم إعاقة تدفق العمل إذا تم إرسال الطلبات والتعليمات والاقتراحات وما إلى ذلك بشكل صحيح وفي الوقت المناسب.
3. زيادة الإنتاجية:
التواصل الفعال يسمح لفريق العمال بالتركيز على وظائفهم الخاصة لإزالة الارتباك من عقولهم. فهو يزيد من قدرتها وكفاءتها ونوعية أدائها مما يؤدي في نهاية المطاف إلى زيادة الإنتاجية.
4. يحسن الرضا الوظيفي:
يمكن أن يؤدي التواصل الفعال بين الموظفين والمشرف في مكان العمل إلى زيادة الرضا الوظيفي في كلا الطرفين. يعتقد الموظفون أنهم ضروريون للمنظمة ، ومن ناحية أخرى ، يشعر المشرف بالرضا عن تنفيذ أوامره من قبل الموظفين.
عندما يعرف الموظفون بوضوح ما يجب عليهم فعله ، ومتى يفعلون ، وعن مكافأة أدائهم ، يمكنهم إنجاز وظائفهم بكفاءة. انهم لا يزالون راضين ومخلصين لسلطتهم العليا.
5. يوفر الوقت والمال:
إذا لم يتم فهم التواصل بشكل صحيح ، فستكون هناك حاجة لمزيد من المحادثة من أجل الوضوح الذي يتطلب وقتًا إضافيًا ومالًا إضافيًا. يوفر الاتصال الفعال الوقت والمال من خلال منع الاتصالات المتعددة. إن اختيار وسائل الاتصال المناسبة من بين الطرق المختلفة (مثل الهاتف والهاتف المحمول والبريد الإلكتروني والفاكس والحروف والمحادثة وجهاً لوجه وما إلى ذلك) حسب المتطلبات يمكن أن يوفر الوقت والمال.
6. يعزز النشاط الترويجي:
يتم جلب السلع والخدمات إلى معرفة المستهلكين من خلال أنشطة الاتصال والترويج (مثل الإعلان ، واستخدام وسائل الإعلام المختلفة ، وما إلى ذلك) تصبح فعالة من خلاله.
7. يجعل علاقة العمل قوية:
إن التواصل المثمرة مع الأشخاص الخارجيين والمنظمات (مثل الدائنين والبنوك وشركات التأمين ومديري الأعمال المشتركة ، إلخ) يجعل العلاقة الصحية مع جميع الأطراف المعنية.
8. يعزز صورة المهنية:
الطريقة التي تنقل بها المنظمة تلقي على الانطباع بكفاءتها على التواصل. التواصل الجيد يعني التنظيم الجيد والمهني بفعالية.
9. يزيد من رضا العملاء:
رضا العملاء هو جانب حيوي للنظر في مؤسسة تجارية. وجود ونمو الأعمال التجارية يعتمد إلى حد كبير على ذلك. التواصل الفعال ضروري في تحقيق ثقة العملاء. يوضح جميع الاستفسارات (فيما يتعلق بالمنتجات ، الخدمات ، التوافر ، الأسعار ، الجودة ، التنوع ، إلخ) للعملاء ويجعلهم سعداء ومرتاحين.
10. يحل مشاكل مختلفة:
مشاكل لا حصر لها (مثل القيل والقال ، والشائعات ، والصراع ، وعدم الثقة بين الموظفين ، والمديرين ، وما إلى ذلك) تنشأ في مؤسسة تجارية بسبب ضعف التواصل أو عدم الاتصال. التواصل الفعال يمكن أن يحل المشاكل بسهولة. أنه ينشئ صلة بين المديرين والموظفين. يتم تخفيف العلاقة بينهما ويتم إزالة العديد من المشاكل والتظلمات.
