أنواع الاتصال: أعلى 3 أنواع من الاتصالات - شرح!

تلقي هذه المقالة الضوء على ثلاثة أنواع هامة من الاتصالات ، أي (1) على أساس الهيكل التنظيمي أو العلاقة ، (2) على أساس التدفق أو الاتجاه ، و (3) على أساس أساليب أو وسائل الإعلام المستخدمة أو التعبير.

(أ) على أساس العلاقة أو الهيكل التنظيمي:

1. التواصل الرسمي:

التواصل الرسمي هو الذي يحدث من خلال القنوات الرسمية للهيكل التنظيمي بشكل متعمد ومدروس من قبل الإدارة. وهو يعني ضمنا تدفق المعلومات على غرار خطوط السلطة المنشأة رسمياً في المؤسسة. من المتوقع أن يتواصل أعضاء المشروع مع بعضهم البعض بشكل صارم حسب القنوات الموضوعة في الهيكل. على سبيل المثال ، عندما يصدر الرئيس التنفيذي القرارات والتوجيهات إلى المرؤوسين ، يكون هناك اتصال رسمي يتدفق إلى الأسفل. وبنفس الطريقة ، يتدفق التواصل الرسمي إلى الأعلى عندما يبلغ المرؤوس الرفيع المستوى.

هذه المراسلات بشكل عام مكتوبة وقد تأخذ أيًا من النماذج التالية:

(1) أدلة السياسات ؛

(2) دفاتر الإجراءات والقواعد ؛

(3) أوراق وأوامر مذكرة ؛

(4) الاجتماعات الرسمية ؛

(5) المقابلات ، إلخ.

يتم توضيح هذه الفئات من الاتصالات في الرسم البياني التالي:

المزايا الرئيسية للاتصال الرسمي هي أنه يساعد في تثبيت المسؤولية والحفاظ على علاقة السلطة في المنظمة. ومع ذلك ، فقد بعض القيود أيضا. التواصل الرسمي هو ، عموما ، مضيعة للوقت ، وبعضها يؤدي إلى قدر كبير من التشويه. تعيق قنوات الاتصال الرسمية التدفق الحر وغير المتقطع للمعلومات ولا تصلح للاتصال الصاعد حيث سيحاول المرؤوسون تقديم معلومات "وردية" لإثارة إعجاب الرؤساء.

2. التواصل غير الرسمي أو الكرمة:

الاتصالات الناشئة عن كل قنوات الاتصال تلك التي تقع خارج العنب الرسمي. وهي مبنية حول العلاقة الاجتماعية لأعضاء المنظمة. لا يتبع الاتصال غير الرسمي خطوط السلطة كما هو الحال في الاتصالات الرسمية. ينشأ ذلك بسبب الاحتياجات الشخصية لأعضاء منظمة موجودة في كل منظمة. عادة ما يكون هذا التواصل شفهيًا ويمكن نقله حتى من خلال نظرة بسيطة أو لفتة أو ابتسامة أو صمت.

التواصل غير الرسمي هو ضمني ، متعدد الأبعاد عفوي ومتنوع. تعمل بسرعة أكبر بكثير من الاتصالات الرسمية. وكثيراً ما يعمل في مجموعات من الناس ، أي عندما يكون لدى شخص ما بعض المعلومات التي تهمه ، فإنه يمررها إلى مجموعته غير الرسمية وقد ينقلها بعض أعضاء المجموعة إلى مجموعة غير رسمية أخرى وهكذا. ولهذا السبب يفضل بعض الكتاب تسمية "منظمة" أو "تلغراف بوش" أو "تلغراف الغابة".

يمكن للمنظمة أن تستخدم بشكل فعال قناة الاتصال غير الرسمية لتعزيز القنوات الرسمية للاتصال. إنه يخدم غرضًا مفيدًا للغاية في نقل معلومات معينة لا يمكن نقلها عبر القنوات الرسمية. إنه يرضي رغبات الناس ، فرصة للتعبير عن المخاوف والشكوك والمظالم. يساعد التواصل غير الرسمي أيضًا في تحسين القرارات الإدارية نظرًا لأن المزيد من الأشخاص يشاركون في عملية اتخاذ القرار.

بالرغم من العديد من المزايا ، فإن الاتصال غير الرسمي له بعض نقاط الضعف. يتألف التواصل غير الرسمي من حقائق وحقائق نصفية وشائعات ومعلومات مشوهة. قد تحمل قنوات الاتصال غير الرسمية معلومات غير دقيقة تمامًا قد تضر أكثر من منظمة ما. علاوة على ذلك ، لا يمكن تثبيت المسؤولية عن منشأ أو تدفق المعلومات. ومع ذلك ، من أجل العمل الفعال لأي منظمة ، يلزم الاتصال الرسمي وغير الرسمي.

(ب) على أساس التدفق أو الاتجاه:

1. الاتصال الهبوطي:

يُعرف الاتصال بين الرئيس والمرؤوس باسم الاتصال الرأسي. قد يكون الاتصال الرأسي عبارة عن اتصال رأسي لأسفل أو اتصال عمودي لأعلى. الاتصال الهابط يعني الاتصال الذي يتدفق من أعلى إلى مرؤوس. يتبع خط السلطة من أعلى إلى أسفل التسلسل الهرمي للمؤسسة. الاتصال الهابط أمر لا بد منه في أي منظمة.

هناك حاجة إليها:

(ط) لإنجاز الأمور ؛

(2) للتحضير للتغييرات ؛

(3) تثبيط عدم الفهم والشك ؛ و

(4) السماح لأعضاء المنظمة بتنمية الشعور بالفخر بكونهم مطلعين على جميع المسائل التنظيمية.

الأمثلة الهامة على التواصل الهابط هي:

(ط) الإشعارات ؛

(2) تعميمات

(3) التعليمات ؛

(4) الأوامر ؛

(5) خطابات ؛

(6) المذكرات

(7) النشرات.

(8) الكتيبات

(9) التقارير السنوية.

(خ) إعلانات مكبر الصوت ؛ و

(11) اجتماعات الفريق ، إلخ.

2. الاتصال التصاعدي:

الاتصال الصعودي يعني تدفق المعلومات من المستويات الأدنى من المؤسسة إلى مستويات أعلى من السلطة. وينتقل من المرؤوس إلى الأعلى من العامل إلى رئيس العمال ، ومن رئيس العمال إلى المدير ، ومن المدير إلى المدير العام ومن المدير العام إلى الرئيس التنفيذي أو مجلس الإدارة. ويشمل الآراء والأفكار والاقتراحات والشكاوى والمظالم والطعون والتقارير ، وما إلى ذلك.

الاتصال الصاعد مهم جدا لأنه بمثابة ردود الفعل على فعالية الاتصال الهبوطي. تستطيع الإدارة معرفة مدى جودة سياساتها وخططها وأهدافها من قبل العاملين في المستويات الأدنى من المؤسسة. ويبقي الإدارة على علم بتقدم العمل والصعوبات التي يواجهها في الأداء. على أساس الاتصالات التصاعدية ، تقوم الإدارة بمراجعة خططها وسياساتها وإجراء مزيد من التخطيط لها.

هناك حاجة إلى التواصل الصاعد:

(ط) خلق قبول التواصل ؛

(2) خلق شعور بالانتماء من خلال المشاركة الفعالة ؛

(3) تقييم فعالية الاتصالات ؛

(4) زيادة معنويات الموظفين.

(5) إجراء تحسينات في القرارات الإدارية ؛

(6) تنسيق الجهود ؛ و

(السابع) لمعرفة أفكار كل فرد في المنظمة.

الأمثلة الهامة على التواصل التصاعدي هي:

(ط) التقارير ؛

(2) الاجتماعات

(3) المقابلات

(4) المؤتمرات

(5) خطابات ؛

(6) الشكاوى ؛

(السابع) الاقتراحات

(8) المسوحات

(9) منشور الاتحاد ؛ و

(خ) كرمة العنب ، إلخ.

3. الاتصال الأفقي أو الجانبي أو الجانبي:

يسمى نقل المعلومات والفهم بين الأشخاص على نفس مستوى التسلسل الهرمي للمؤسسة الاتصال الأفقي. يُعرف هذا النوع من الاتصال أيضًا بالاتصال الجانبي أو الجانبي أو الاتصال المتقاطع. وعادةً ما يتعلق الأمر بالتواصل بين الإدارات ، أي الاتصال بين مديرين إداريين يعملان على نفس مستوى التنظيم أو بين الأتباع الذين يعملون تحت رئيس واحد.

يعمل الاتصال الأفقي على زيادة سرعة المعلومات وتعزيز التفاهم المتبادل. وهو يمكّن المديرين العاملين على نفس المستوى من تبادل المعلومات وتنسيق أنشطتهم دون إحالة جميع المسائل إلى مستوى أعلى من الإدارة. كما هو موضح في الرسم البياني لمدرب تدفق الاتصالات ، غالباً ما يكون الاتصال مع المشرف B للتنسيق ودمج الأنشطة المختلفة. مثل هذا التواصل ضروري في جميع المنظمات.

الاتصال الأفقي هو بوجه عام ذات طبيعة غير رسمية. عندما يحتاج رئيس القسم إلى بعض المعلومات من رئيس إداري آخر ، فإنه يميل إلى الاتصال به مباشرة. ومع ذلك ، يمكن أن يكون هذا النوع من التواصل شفهيًا أو مكتوبًا.

4. الاتصال القطري:

يسمى نقل المعلومات بين الأشخاص الذين ليسوا في نفس القسم ولا على نفس المستوى من التسلسل الهرمي للمؤسسة "الاتصال القطري". على سبيل المثال ، عندما يتواصل مساعد مدير التسويق مع موظف الحسابات مباشرة ، تكون حالة الاتصال القطري. هذا النوع من التواصل يزيد من الكفاءة التنظيمية عن طريق تسريع المعلومات والقطع عبر الحواجز الإدارية.

(ج) على أساس وسائل الإعلام أو التعبير:

يشير مصطلح وسائط الاتصال إلى الوسيط المستخدم في إرسال الرسالة والفهم المتبادل. الكلمات والصور والأفعال هي وسائل الإعلام المستخدمة لتبادل المعلومات والتفاهم بين مختلف الأشخاص. أهم وسيلة يتم من خلالها التواصل هي الكلمات.

تستخدم الصور على شكل رسوم بيانية أو نماذج أو مطبوعات زرقاء وإيماءات مثل الابتسام ، الصمت ، طرفة العين ، إلخ ، لجعل الاتصال فعالاً. يجب النظر في الاتصال والغرض والجمهور والصفات من المتحاور والوضع في اختيار وسائل الإعلام للتواصل.

تمت دراسة وسائل الاتصال المختلفة على النحو التالي:

1. الاتصال الكتابي

2. الاتصال الشفوي

3. الاتصال الإيمائي أو غير اللفظي.

1. الاتصال الكتابي:

قد يكون التواصل من خلال الكلمات في الكتابة أو الشفوي. يشير الاتصال الكتابي إلى نقل الرسالة باللونين الأبيض والأسود. وهي تتضمن رسومًا بيانية وصورًا ورسومًا بيانية وما إلى ذلك. يجب إرسال التقارير وقواعد السياسات والإجراءات والأوامر والتعليمات والاتفاقيات وغير ذلك كتابةً لكفاءة تشغيل المؤسسة. يضمن الاتصال الكتابي أن يكون لدى كل المعنيين نفس المعلومات. يوفر سجل دائم للاتصالات للرجوع إليها في المستقبل. تعتبر التعليمات المكتوبة ضرورية عندما يكون الإجراء المطلوب أمراً حيوياً ومعقداً. لكي تكون فعالة ، يجب أن تكون الاتصالات المكتوبة واضحة وموجزة وصحيحة وكاملة.

قد تأخذ الأشكال التالية:

(ط) التقارير ،

(2) النشرات

(3) المجلات.

(4) الأدلة ؛

(ت) مذكرات ؛

(6) الصحف.

(7) الصور والرسوم البيانية والرسوم البيانية ، وما إلى ذلك ؛

(8) الاتفاقات

(9) كتب القواعد والإجراءات ؛

(خ) الطلبيات ؛

(11) التعليمات ؛

(12) لوحات الإعلانات ، إلخ.

مزايا أو مزايا الاتصال الكتابي:

(ط) ضمان نقل المعلومات بطريقة موحدة ، أي أن جميع المعنيين لديهم نفس المعلومات.

(2) يوفر سجل دائم للاتصالات للرجوع إليها في المستقبل.

(3) إنها طريقة مثالية لنقل رسائل طويلة.

(4) أنه يضمن القليل من خطر التغيير غير المصرح به في الرسالة.

(V) هي الوسيلة الوحيدة لتبادل المعلومات في الأماكن البعيدة حتى خارج النطاق الهاتفي.

(6) تميل إلى أن تكون كاملة وواضحة ودقيقة وصحيحة.

(7) يمكن أن يقتبس كدليل قانوني في حالة وجود أي نزاعات.

(8) من الملائم نقل الرسالة إلى عدد كبير من الأشخاص في نفس الوقت.

عيوب أو عيوب الاتصال الكتابي:

(ط) أنها باهظة الثمن.

(ب) إنها مضيعة للوقت.

(3) يصبح من الصعب الحفاظ على السرية حول الاتصال الكتابي.

(4) هو جامد ولا يوفر أي مجال لإجراء تعديلات على عدم الدقة التي قد تسللت.

(v) إنه رسمي جدا ويفتقر إلى اللمسة الشخصية.

(السادس) يشجع على الانطواء الاحمر وينطوي على الكثير من الشكليات.

(7) يجوز تفسيره بطريقة مختلفة من قبل أشخاص مختلفين.

(viii) غالباً ما تصبح طويلة ، عندما يتم نقل الرسائل كتابياً. التواصل الشفوي يعني ضمنا

2. الاتصال الشفوي:

يشير التواصل الشفوي أو الشفهي إلى نقل الرسالة من خلال الكلمات المنطوقة. وهو وجهاً لوجه التواصل بين الأفراد ويتضمن الاتصال من خلال الهاتف والاتصال الداخلي والخطابة العامة ، وما إلى ذلك. وفي كل منظمة ، يتم تبادل قدر كبير من المعلومات شفويًا ويفضل عمومًا الاتصال الكتابي.

وأشار ثيو هايمان إلى أن "الصوت البشري يمكن أن ينقل الرسالة بالمعنى والتظليل ، حتى أن الصفحات الطويلة من الكلمات المكتوبة لا يمكن نقلها ببساطة." الميزة الهامة للاتصال الشفهي هي أن المعنى الحقيقي يتم نقله بطريقة أو صوت الصوت أو تعبيرات الوجه من التواصل والتواصل.

قد يستغرق الأمر الأشكال التالية حسب الحاجة والحالة:

(ط) وجها لوجه المحادثات.

(2) محادثة هاتفية.

(3) المقابلات.

(رابعا) الاجتماعات.

(ت) المحاضرات.

(6) المؤتمرات ،

(السابع) الندوات.

(8) محادثات إذاعية وعروض تلفزيونية وعروض سينمائية.

(التاسع) مشاورات مشتركة.

(خ) الإعلانات ، وما إلى ذلك

مزايا أو مزايا التواصل الشفوي:

(ط) أنها أقل تكلفة أو اقتصادية بالمقارنة مع الاتصالات المكتوبة.

(ثانيا) هو أسرع ويحفظ في الوقت المناسب.

(3) أنها أكثر فعالية من الاتصال الكتابي.

(4) أنه ينشئ لمسة شخصية ويؤدي إلى مزيد من الفهم.

(5) يمكن إزالة سوء الفهم أو الشكوك من هناك.

(6) يمكن اتخاذ رد فعل فوري أو حافز أو استجابة من المتلقي.

(7) وهو أكثر مرونة ويمكن تغيير الرسائل لتلائم احتياجات المستقبِل واستجابته.

(ثامنا) أنها توفر الوسيلة الوحيدة لنقل الرسائل في أوقات الطوارئ.

عيوب ومساوئ الاتصال الشفوي:

يحتوي الاتصال الشفوي على القيود التالية أو يعاود الظهور:

(ط) أنها أقل موثوقية.

(2) يتأثر المصلحة الذاتية وموقف الناس.

(3) الاتصال الشفوي لديه ميل للتشويه.

(رابعا) أنها لا توفر أي سجل للرجوع إليها في المستقبل.

(ت) إنها غير مناسبة لرسالة طويلة.

(6) لا يوفر الوقت الكافي للتفكير قبل توصيل الرسالة.

(7) لديه مشاكل لغوية ، قد يعني أحد أن ينقل شيئًا ما ، ولكن بسبب طريقة تعبيره ، قد ينقل شيئًا آخر.

(8) لا يمكن استخدامه للتواصل مع الناس المنتشرين في أماكن بعيدة.

3. الاتصال الإيمائي أو غير اللفظي:

الاتصال لا يعني مجرد رسائل مكتوبة أو شفوية. ويشمل كل شيء يمكن استخدامه لنقل المعاني من شخص إلى آخر ، على سبيل المثال ، حركة الشفتين أو غمضة العين أو موجة الأيدي قد ينقلان معنى أكثر من الكلمات المكتوبة أو الشفهية. التعبير عن طريق أجزاء الجسم يعرف بالتواصل الإيمائي أو غير اللفظي.

يتضمن تعبيرات الوجه ، حركة الشفاه ، غمضة العين ، الإيماء بالرؤوس ، حركة الأيدي ، حس الفكاهة أو مجرد السكون ، إلخ. ويعرف الاتصال الإيمائي أيضًا باسم "الإيماء" ، وكثيراً ما يُستخدم كطريقة تكميلية من الاتصالات. يساعد على جعل التواصل فعال.

اختيار وسيلة مناسبة لوسائل التواصل عبر الفم مقابل كتابية:

من الصعب جداً تحديد أي نوعين من الوسائط ، أي أن الكتابة أو الشفهية هي أسلوب اتصال أفضل. كلاهما لها مزايا وقيود. ولكن ، بوجه عام ، يعد التواصل اللفظي أكثر فاعلية في نقل الأفكار والمشاعر والاقتراحات والمعلومات والرسائل وما إلى ذلك. ومع ذلك ، لا يمكن لأية منظمة أن تعتمد كليًا على طريقة واحدة حيث أن كليهما يعتمدان على بعضهما البعض.

قد يفضل الاتصال الكتابي بنقل رسائل مطولة إلى عدد كبير من الأشخاص المنتشرين عبر أماكن بعيدة وحيث تكون المعلومات مطلوبة لتكرارها لأغراض التكرار والتسجيل. قد يكون الاتصال الشفهي هو الأسلوب الوحيد المتاح لاستخدامه في نقل رسائل الطوارئ وفي حالة الحاجة إلى اللمس الشخصي. قد تكون الرسائل الشفهية مدعومة بإيماءات أو مظاهرات وما إلى ذلك لجعل الاتصال فعالاً.