الاتصال الكتابي: الخصائص والأهمية (المزايا والقيود)
الاتصال الكتابي: الخصائص والأهمية (المزايا والقيود)!
في حين أن التواصل الشفهي يأتي بشكل طبيعي وتلقائي إلى الإنسان ، تتطلب الاتصالات المكتوبة الكثير من الجهد. بطبيعتها كتابة هو نتيجة لممارسة طويلة إلى حد ما والصبر في التعلم. يجب ألا يتكرر أن الكلام يأتي أولاً وأن الكتابة تأتي بعد ذلك. في جميع لغات العالم ظهرت الكتابة بعد الأكل.
يبين لنا تاريخ الحضارة مراحل مختلفة مرت خلالها عملية تشكيل الحروف الأبجدية لأي لغة. ولكن هناك شيء واضح. كل ما تمت كتابته ، ما لم يتم تدميره ، أصبح دائمًا. ومع ذلك ، من المحتمل نسيان الكلمات المنطوقة. هذا هو السبب في التواصل الكتابي أمر لا غنى عنه.
خصائص الاتصال الكتابي:
(ط) الاتصال الكتابي هو نشاط مبتكر يتطلب الكثير من الخيال والجهد للوصول إلى المنتج النهائي. في حين أن التواصل الشفوي تلقائي ، يعتمد التواصل الكتابي على جهد واعي. دعونا نأخذ مثالاً للتقرير الذي نريد تقديمه.
يجب علينا أولاً جمع كل المعلومات اللازمة وترتيبها بترتيب منطقي ثم الكتابة بحرص شديد. يجب أن نكون حذرين في كل خطوة. هذا ليس الحال دائما مع الرسائل المنطوقة أو غيرها من أشكال الاتصال الشفوي. تعكس الرسائل والتقارير ، التي يتم إنتاجها بشكل جيد ، صورة المنظمة. كلما كان المؤلفون أكثر إبداعًا وإبداعًا ، أصبحوا أكثر سطوعًا صورة الشركة.
(2) ومن الخصائص المهمة الأخرى للاتصالات الكتابية عامل الوقت الذي يشارك فيه. تصل الرسائل الشفهية في وضع وجهاً لوجه أو عبر الهاتف إلى المتلقي على الفور وتكاد تأتي التعليقات على الفور. هذا ليس هو الحال مع التواصل الكتابي.
يجب على المرسل أن يخطط لرسالته ، أي حرفًا أو تقريرًا بعناية ويرميزها بعناية كبيرة. ثم يرسلها إلى الشخص الذي يقصده. يأخذ المتلقي وقته الخاص في فكها. ثم يعطيها تفكيرًا دقيقًا أو يصفيها من خلال عقله ويخطط لرد فعله. إن إرسال الرد أو تعليقاته عليه سيستغرق بعض الوقت. لذا يجب أن نضع في الاعتبار أن التواصل الكتابي هو نشاط مستهلك للوقت.
(3) ثالثا ، تجدر الإشارة إلى أن الاتصالات الكتابية بها دورات أقل من الاتصال الشفهي أو المباشر. الاتصال الشفوي هو حدث متعدد الدورات. تتلقى الرسائل الشفهية استجابة فورية تقود في الغالب إلى مزيد من تبادل الكلمات. هذا غير ممكن في التواصل الكتابي. في الغالب هو حدث دورة واحدة.
أهمية الاتصال الكتابي:
الاتصال الكتابي مهم للغاية بحيث لا يمكن التفكير في منظمة تجارية بدونه. يعتمد عمل أي منظمة إلى حد كبير على تبادل الرسائل والتقارير وغيرها. وهناك أسباب مختلفة لذلك.
والسبب الأكثر أهمية هو أن الاتصال وجهاً لوجه غير ممكن دائمًا لأن عمال المؤسسة قد ينتشرون على مسافات جغرافية واسعة الانتشار. لدينا ، لذلك ، تعتمد على تبادل الرسائل. لم تقلل المسافات التكنولوجية الحديثة من أهمية الحروف. طرق النقل تغيرت. لكن التواصل الكتابي لا يزال مهمًا كما كان دائمًا.
مزايا الاتصال الكتابي:
(ط) أنه يوفر لنا السجلات والمراجع وغيرها ، التي تتخذ القرارات الهامة.
(2) يبني الدفاعات القانونية للمنظمة من خلال السجلات والرسائل والتعليمات وما إلى ذلك.
(3) أنه يعزز توحيد السياسات والإجراءات ويبني المبادئ التوجيهية السليمة لعمل المنظمة.
(4) إنه يبني صورة الشركة.
(v) يجعل من الدقة والاعتمادية (يمكن تغيير الاتصال الشفوي أو تفسيره بطرق مختلفة. ولكن في الرسالة المكتوبة يتم تحديد الرسالة / المعلومات بوضوح تام أو لا لبس فيه).
(السادس) إنها دائمة.
(7) المسؤولية يمكن تخصيصها بسهولة. (قد يعود المرء إلى الكلمات المنطوقة ، ولكن ليس على البيان بالأبيض والأسود).
حدود التواصل الكتابي:
(ط) يبني فوضى لا يمكن السيطرة عليها من الأوراق والملفات. يكلف الكثير للمنظمات.
(ب) إنها مضيعة للوقت. ردود الفعل الفورية غير ممكن.
(3) أنها مكلفة من حيث المال وساعات العمل.
(4) يصبح غير فعال في أيدي الناس الفقراء في التعبير.
(ت) غياب التوضيح الفوري. في الختام ، يمكننا القول أن الاتصالات المكتوبة تظل العمود الفقري لمنظمة ما ؛ مهما كانت عيوبها أو قيودها. تقريبا جميع الاتصالات الرسمية مكتوبة.
