استخدام تكنولوجيا المعلومات في المكتب
تتوافر الآن مجموعة كبيرة من منتجات وأنظمة تكنولوجيا المعلومات للمكتب. هذه مجموعة من الآلات الكاتبة الإلكترونية ومعالجات النصوص لأنظمة المراسلات الإلكترونية. ويجري الآن على نطاق واسع استخدام مصطلحات مثل المكاتب اللاورقية ومكتب المستقبل.
على الرغم من الدعاية ، لا يزال هناك قدر كبير من سوء الفهم حول طبيعة تكنولوجيا التشغيل الآلي للمكاتب ؛ أشار 71٪ من عدد الشركات في مسح حديث إلى أنهم لم يتلقوا معلومات واضحة ودقيقة عن المنتجات والأنظمة.
من المهم إدراك أن تكنولوجيا التشغيل الآلي للمكاتب ليست جديدة بشكل جذري. ومثل جميع فروع تكنولوجيا المعلومات الأخرى ، فإن تكنولوجيا التشغيل الآلي للمكاتب هي نتاج تقارب الحوسبة والاتصالات والالكترونيات الدقيقة. برز التشغيل الآلي للمكاتب من خلال عملية تطور بدلاً من اختراق تكنولوجي.
كما هو الحال في العديد من المجالات الأخرى ، هناك خطر "الدفع التكنولوجي" في تطبيق معدات التشغيل الآلي للمكاتب ؛ يتم استخدام التكنولوجيا في بعض الأحيان ببساطة لأنها موجودة. فلماذا إذن هو إدخال تكنولوجيا المعلومات في المكتب الذي يراه الكثيرون على هذا القدر من الأهمية؟ هناك جوابان محتملان: أولا ، الحاجة المستمرة لخفض التكاليف ، وثانيا ، الأهمية المتزايدة للمعلومات.
الشركات عموما لديها مطلب ثابت لخفض التكاليف لا سيما تكاليف الموظفين. ولذلك يأمل العديد من المديرين أن يكون للتشغيل الآلي للمكاتب في الثمانينات تأثير مماثل على مستويات التوظيف والتكاليف عند إدخال معالجة البيانات في الستينات وأوائل السبعينات. من الصعب بالطبع التنبؤ بآثار إدخال التشغيل الآلي للمكاتب.
المعلومات أصبحت أكثر وأكثر أهمية في الاقتصاد. ويقدر أن أكثر من نصف القوى العاملة في البلدان الغربية يعمل في إنتاج المعلومات ومعالجتها وتوزيعها.
العديد من الشركات والمؤسسات تعاني من عدد من المشاكل الناجمة عن "تحميل المعلومات الزائدة". يمكن أن تختلف هذه المشاكل من بطء تسليم المعلومات والصعوبات في الحصول على المعلومات ، إلى الصعوبات التي ينطوي عليها بعض الأفراد الذين لديهم الكثير من المعلومات. لذلك يأمل العديد من المديرين في أن تطبيق تكنولوجيا المعلومات في المكتب سيحل هذه المشاكل.
وبطبيعة الحال ، ستكون تكنولوجيا التشغيل الآلي للمكاتب مفيدة للغاية ، إذا تم استخدامها بشكل صحيح ، في حل مجموعة واسعة من مشكلات التعامل مع المعلومات. ولكن ينبغي أيضا إدراك أن الجيل الحالي من تكنولوجيا التشغيل الآلي للمكاتب لا يحل المشاكل المتعلقة بنوعية المعلومات أو اختيارها. ومن المرجح أن يكون للأجيال القادمة من المعدات ، ولا سيما "النظم الخبيرة" ، تأثير أكبر بكثير على أساليب العمل في المكاتب مما يمكن أن تحققه الأنظمة الحالية على الإطلاق.
ما هي إذن آثار إدخال تكنولوجيا المعلومات في المكتب؟
هناك خمسة مجالات رئيسية للمنافع:
أنا. استخدام أكثر كفاءة وفعالية لوقت الإدارة ؛
ثانيا. استخدام أكثر كفاءة لوقت موظفي السكرتارية ؛
ثالثا. زيادة الوصول إلى المعلومات من قبل الإدارة ؛
د. نقل أسرع للمعلومات ؛
5. تخزين أكثر فعالية واسترجاع المعلومات.
وتكمن أكثر المناطق المثمرة لتحقيق وفورات في وقت الإدارة في مجالات تخزين المعلومات واسترجاعها ، ومعالجة البريد ، وقراءة المعلومات واستردادها. وتشير التقديرات إلى أن ما يصل إلى 25 في المائة من وقت المدير يضيع ، وأن هذا الرقم يمكن تخفيضه إلى 10 في المائة باستخدام تكنولوجيا المعلومات.
معالجة الكلمة:
هناك عدد من التقنيات المختلفة التي تشارك في التشغيل الآلي للمكاتب. من المعترف به عموما أن العنصر الوحيد الأكثر أهمية في تكنولوجيا المعلومات المستخدمة في المكتب هو معالج الكلمات. هناك بالفعل طلب متزايد بسرعة على معدات معالجة الكلمات ، في الواقع من المتوقع أن يصل الطلب على معالجات النصوص إلى حوالي عشر عدد الآلات الكاتبة المستخدمة في عام 1980.
من غير المحتمل أن يؤدي استخدام معدات معالجة الكلمات إلى توفير تكاليف السكرتارية بشكل ملحوظ في جميع التطبيقات. ومع ذلك ، يمكن لمعالجات الكلمات إنتاج فوائد كبيرة في بعض الحالات ، على سبيل المثال في العمل المتكرر ، مثل أحرف "الغلايات" باستخدام بنية قياسية ، وفي كتابة مسودات المستندات الطويلة.
ومع ذلك ، يُنظر إلى معالجات النصوص على أنها مهمة جدًا ليس فقط بسبب الفوائد المباشرة في توفير وقت السكرتارية. وهو التوسع في أنظمة معالجة الكلمات التي ستوفر تسهيلات للبريد الإلكتروني ، وتخزين المعلومات واسترجاعها وما إلى ذلك ، الأمر الذي سيؤدي إلى فوائد أكبر بكثير في فعالية الموظفين. وهكذا تشكل معالجات النصوص حجر الزاوية في التشغيل الآلي للمكاتب.
بشكل عام ، يمكن تقسيم الأجهزة الخاصة بأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب إلى أربعة مكونات:
أنا. محطات العمل.
ثانيا. الخدمة؛
ثالثا. مجال الاتصالات؛
د. الايداع والاسترجاع.
ومن أمثلة محطات العمل ، معالجات النصوص ، ومحطات الفيديو ، ومحطات معالجة البيانات ، في الواقع أي جهاز يقوم به عامل بشري. يقدم الخادم خدمة لمستخدم النظام. لا يكون الخادم عادة في نفس موقع المستخدم. ومن أمثلة الخوادم الطابعات أو أجهزة الكمبيوتر المركزية أو المصور الضوئي.
يمكن أن تشمل مرافق الاتصالات في نظام التشغيل الآلي للمكاتب شبكات المناطق المحلية (LANs) أو التبادل الآلي الفردي الخاص (PABXs). سيتم استخدام شبكات LAN و PABX للتواصل داخل المكتب. يمكن أن تشمل شبكات الاتصالات الخارجية: شبكات المنطقة الواسعة (WAN) وخدمات PTT مثل خدمة Packet Switched Service (PSS) أو الأقمار الصناعية أو وصلات الموجات الدقيقة أو وصلات الألياف البصرية.
وسيتم توفير الايداع والاستعادة في نظام التشغيل الآلي للمكاتب إما من خلال خادم ملفات أو محليا في محطة العمل. غالبًا ما لا يُقدر أن البرامج تشكل جزءًا مهمًا جدًا من إدخال تكنولوجيا المعلومات في المكتب. هناك حاجة إلى برامج لواجهات بين شبكات مختلفة ، مثل واجهات إلى teletex ، والتلكس وشبكات المنطقة المحلية.
وهكذا ، يمكّن البرنامج من ربط عدد من معالجات الكلمات معاً والتواصل عبر الشبكات العامة. كما يمكن للبرنامج توفير تبادل النص والوثيقة في شكل أنظمة مراسلة إلكترونية أو بريد إلكتروني. وبصرف النظر عن عناصر الأجهزة والبرامج المذكورة أعلاه ، هناك أيضا منتجات وأنظمة مهمة مثل الفاكس ونسخ الفيديو والحواسيب الصغيرة ، وكلها لها مساهمة هامة في المكتب الإلكتروني.
هناك العديد من المخاطر التي ينطوي عليها تنفيذ تكنولوجيا التشغيل الآلي للمكاتب. من السهل جداً اتخاذ قرارات استثمارية غير صحيحة ومن سوء تقدير مزايا وآثار تطبيق التكنولوجيا. في الواقع ، تم تقدير ، على سبيل المثال ، أن واحدًا من كل أربعة أجهزة كمبيوتر يفشل في تنفيذ الوظيفة التي تم شراؤها.
ولذلك من الضروري للغاية وجود استراتيجية لتنفيذ معدات التشغيل الآلي للمكاتب. يجب أن يكون لدى المستخدم المحتمل فهم واضح للتدفقات الرئيسية للمعلومات داخل المنظمة ومشاكل التعامل مع المعلومات التي يواجهونها. يجب على المستخدم بعد ذلك تقييم التأثيرات المحتملة التي ستترتب على تقديم المكتب ، وتكنولوجيا الأتمتة فيما يتعلق بأهداف أعمالهم.
استراتيجية سوف:
أنا. التأكد من أن التكنولوجيا تلبي احتياجات المنظمة من المعلومات ؛
ثانيا. التأكد من توافق مختلف عناصر التكنولوجيا وقادرة على التطور إلى نظام ؛
ثالثا. منع نظام خاطئ من تثبيت ع في المكان الخطأ في الوقت الخطأ.
سوف تساعد إستراتيجية بسيطة ثلاثية المراحل في تقليل المشاكل.
المراحل الثلاث هي:
1. يحدد متطلبات المعلومات الخاصة بالمستخدم.
2. مطابقة تعريف الأنظمة مع السوق ؛
3. تنفيذ ، بدءا من الأنظمة التجريبية.
وأخيراً ، من المفيد إدراج بعض المفاهيم الأساسية التي ينبغي مراعاتها عند النظر في شراء معدات التشغيل الآلي للمكاتب.
معالجة الكلمات في المكتب:
تعتبر معالجة الكلمات هي الخطوة الأولى التي تتخذها معظم المكاتب في مجال تكنولوجيا المعلومات ، وتظل العنصر الرئيسي في التشغيل الآلي للمكاتب خارج بيئة الكمبيوتر المحاسبية نفسها. إنه بالنسبة للغالبية العظمى من المنظمات ، النقطة التي يبدأ فيها أو يبدأ فيه التقدم التدريجي نحو المكتب الإلكتروني.
وبصرف النظر عن وظائف المحاسبة التي بدأت في الحوسبة في أيام عدد المناقصة لغرفة تكييف الهواء ، فإن معالجة النصوص كانت لسنوات الاستخدام الوحيد المستخدم في تكنولوجيا الكمبيوتر في المكتب ككل. ما هو أكثر من ذلك ، إنشاء النصوص - المعلومات الأخيرة في قواعد البيانات هي أكبر عملية واحدة في أي مكتب. الكتابة "والأعمال المصاحبة تلتهم ، في المتوسط ، 35 في المائة من تكاليف المكتب الإجمالية ، لذا ليس من المستغرب أن تصبح مرشحة للتشغيل الآلي.
نمت معالجة الكلمات من جانب الكتابة للأشياء مع نمو معالجة البيانات من جانب المحاسبة. الآن ، مع تكنولوجيا كمبيوتر صغيرة أقل تكلفة وأكثر قدرة ، اجتمعوا ، أدركوا أنهم يستخدمون نفس أنواع المعدات طوال هذا الوقت ويقومون بدمج وظائفهم. هناك مفهومان أساسيان يتعلقان بتحرير نص معالجة النصوص والكتابة المتكررة.
يستخدم معظم مستخدمي معالجات الكلمات كلا فئتي العمل ومعظمها يبدأ بوظيفة تحرير النص. إن كتابة رسالة طويلة أو تقرير لأول مرة يعني أن المؤلف ربما يريد إجراء بعض التغييرات قبل إرساله. معالجة ما قبل الكلمة ، التي تعني كتابة الشيء بأكمله مرة أخرى ، وربما إدخال أخطاء كتابية جديدة وتتطلب أن يتم فحص العمل بأكمله خلال مرة ثانية.
تعد معالجة السجلات امتدادًا طبيعيًا لتحرير النصوص ، كما تأخذ المعلومات التي يتم الاحتفاظ بها لكتابة التقارير وما إلى ذلك ، إلى مزيد من الأدوار المفيدة. وسرعان ما أدركت أنها كانت تجمع ، عن طريق الصدفة ، قاعدة بيانات لجميع الاستفسارات الواردة ، والاقتباسات المرسلة نتيجة لذلك ، وذلك لأن المعلومات احتفظت بها لإصدار تعليمات العمل إذا فازت بالترتيب ، وهو رقم قياسي لمعدل نجاحها. استغرق الأمر القليل من التفكير لإنشاء نظام سجل نشاط مبيعات كامل باستخدام قاعدة بيانات تلك المعلومات. يتيح نظام معالجة الكلمات لديهم إمكانية التحكم في ما يصل إلى 24 معلمة مختلفة يمكن تصنيفها بحيث يمكن سحب معدل النجاح أو الفشل وفقًا للمنتج ، في أوقات مختلفة من السنة ، في المواقع الجغرافية حول العالم ، من قبل مندوب المبيعات ومن خلال القيمة ، العميل ، إلخ.
هذا ما يجعل معالجة النصوص قريبة من معالجة البيانات باستثناء أن "البيانات" المعنية تنشأ من مادة نصية وليس أرقامًا! حسابات الناس ، تأتي بشكل جيد كمستخدمين متعطشين لتعلم الكلمات ، لا تزال تميل إلى الحفاظ على عملهم بشكل منفصل عن بعضها البعض على الرغم من وجود التكنولوجيا لدمج الوظيفة. يتم استغلال الرابط التلقائي بين نظام المحاسبة ومعالج الكلمات ، على الرغم من إمكانية ذلك ، من قِبل عدد قليل جدًا من المستخدمين حتى الآن. ومع ذلك ، فإنه يدفع في اختيار معالج الكلمات للتأكد من أنه يحتوي على منافذ الاتصالات الضرورية أو شبكة المنطقة المحلية لتحقيق ذلك. يكاد يكون من المؤكد أن يبحث في إمكانيات الاتصالات المباشرة في عمر معدات معالجة الكلمات التي يتم شراؤها الآن.
إن تكرار الكتابة ، الفئة الرئيسية الأخرى من عمل WP ، هو ببساطة إنتاج نفس الحرف مرارًا وتكرارًا من نسخة أصلية كانت مكتوبة ذات مرة. في أبسط أشكاله ، يتألف الخط من الرسالة خصيصًا للمهمة ويتم إرساله إلى عدة مستلمين ، يتم توصيل أسماءهم وعناوينهم بشكل منفصل في كل مرة بواسطة مشغل معالجات الكلمات. ومن التحسينات الأخرى الحفاظ على الأسماء والعناوين نفسها على أقراص معالجة الكلمات.
وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء الرسالة العامة التي يتم إرسالها إلى قائمة معروفة من الأشخاص إما من المتجر أو من وقت لآخر ، ولكن يتم إرسالها بالبريد إلى الأشخاص الذين يمكن مطابقة أسماءهم وعناوينهم في بداية كل حرف تلقائيًا بواسطة معالج الكلمات وفي وقت لاحق. أن تكتب على المظاريف إذا لزم الأمر. في نظام جيد متعدد المهام ، يمكن المضي قدمًا كمطبوعة تلقائية أثناء تشغيل المشغل بشيء آخر.
هذا هو تركيبة ، ثم ، من تحرير النص وتكرار الكتابة. تستخدم على نطاق واسع ، على سبيل المثال ، من قبل موظفي المبيعات الذين يرغبون في الحصول على عروض أسعارهم وتقارير المبيعات بأقل جهد ممكن ، ولكن أقصى قدر من تحسين العميل على تقرير مفصل ، والإجابة على أسئلة العميل بالضبط ، ولكن يتم تجميعها بشكل كبير في شكل مجموعات.
المحامون والمحاسبون وغيرهم من المهنيين الذين يحرصون على استخدام هذه التقنية في الوقت الحاضر ، يجب أن يشعر كل عميل بأنه هو العميل الوحيد أو على الأقل أهم مبدأ في الوقت الحالي هو المبدأ الأساسي في فن البيع. لن تفعل ذلك فقط لإرسال شخص ما شكلاً من أشكال الطباعة على أوراق الورق القياسية بمسافات مملوءة بنوع محايد بشكل سيء.
فعندما كانت معالجات الكلمات تقف على طبيعتها ، وكان بإمكانها أن تطبع عمل الطباعة فقط من طابعاتها الخاصة ، كانت آلات لكتابة الطابعين رباعية أو أفضل من إنتاجهم. الآن نحن نواجه فرصة لدمج تلك الوحدات في أنظمة متماسكة يمكنها توزيع طاقة معالجة الكلمات إلى كل مكان في المكتب وربطها بالأنظمة الأخرى المعتمدة على الكمبيوتر لتشكيل شبكات المعلومات. هذا لا يفرض نفسه كما يبدو ، على الرغم من أن صناعة الكمبيوتر لا تجعل الأمور أسهل بسبب افتقارها لمعايير الاتصالات.
لدى قسم الطباعة الآن معالجات كلمات ، في ذكريات تفاصيل العمر لكل المنتجات والخدمات ، والممرات التقنية ، إلخ. هذه مصممة للتضمين في عروض الأسعار ، والرسائل القياسية ، والردود القياسية على الاستفسارات حول السعر ، وتوافر المخزون والعديد من الأشياء الأخرى . عندما يستفسر العميل عن أي منتج ، فإن المراسلات التالية تحتاج إلى الحصول على معلومات حول تقييمه الائتماني ، والمنتجات المعنية ، وموقف الأسهم ، وما إلى ذلك. بالطريقة التقليدية ، يحصل الكاتب على هذه المعلومات عن طريق الهاتف أو من نسخته المكررة الخاصة بالسجلات - ربما على نسخة مطبوعة من الكمبيوتر باليد.
على الرغم من ذلك ، فإن ربط معالجات الكلمات بالوصول إلى حسابات الكمبيوتر ، يسمح باستدعاء المعلومات تلقائيًا لتضمينها في خطاب الرد. يؤدي ربط معالجة النصوص إلى حاسوب سجل المخزون إلى إعطاء العميل أحدث موضع في المراسلات. مزيد من التكامل يأتي من خلال السماح للكتبة ، منشئي المادة ، بمشاهدة مواقعهم الخاصة من الأسهم ، والائتمان ، وما إلى ذلك ، قبل اتخاذ القرار بشأن الحروف "لإخبار مشغلي المعالجات كلمة لإنتاجها للعميل.
الاتصالات الخارجية:
من الناحية النظرية ، يجب أن تكون الشركة التي تستخدم معالجات الكلمات ، المقابلة مع شركة أخرى تستخدم معالجات النصوص ، قادرة على إرسال المعلومات مباشرة من الماكينة إلى الجهاز باستخدام بروتوكول الاتصالات الخارجي X.25. يتم ذلك بشكل أساسي من قبل المنظمات متعددة المواقع التي يمكنها تحديد الأجهزة في كل موقع. للتواصل مع المنظمات الأخرى ، ستقدم teletex روابط WP-to-WP الأكثر شعبية في المستقبل. إن Teletex أسرع من التلكس ، والأهم من ذلك أنها قادرة على السماح لمعالجات الكلمات بالتواصل مباشرة خارجياً مع معالجات كلمات المستلمين. كل ما يحتاجونه هو واجهة teletex على الأجهزة الخاصة بهم أو على PABX.
مدخلات معالجة الكلمات الفعالة:
معالجة النصوص تستخدم آلات معالجة الكلمات. يبدأ العمل WP مع المنشئ أو المؤلف والكفاءة يجب أن تبدأ عند هذه النقطة أيضا. من كونها مجرد طريقة أسرع وأقل تكلفة في الحصول على المواد المسجلة في "مجموعة الطباعة" ، أصبحت الإملاء المركزي المعالجات الدقيقة التي تسيطر عليها الصوت إلى عمليات الطباعة والكلمة مجتمعة. بالإضافة إلى السماح للمؤلفين بالتسجيل من مكاتبهم ، كلما نشأت الحاجة إلى خطاب أو مذكرة ، فقد أخذت الأنظمة المزيد والمزيد من دور أداة الإدارة.
تقوم الأنظمة بحساب وقت دوران الطابعين وتخصيص العمل بكفاءة على هذا الأساس ؛ يقومون بتجميع المعلومات حول إنتاجية العمل وما إلى ذلك. كانت الدكتافون دائما في طليعة التكنولوجيا المستخدمة في ما أصبح يعرف الآن باسم معالجة الصوت. وسواء تم استخدام مركز معالجة الكلمات لإنتاج نسخة ورقية أو لتحديث ملفات الكمبيوتر وأنظمة المعلومات ، يجب أن يتم توجيه التعليمات والمواد النصية التي تنشأ مع كتبة ومديري المؤسسة بسرعة وكفاءة ودقة.
يستخدم المدراء والموظفون هواتفهم المكتبية لإملاء ، بطبيعة الحال ، وبالنسبة لهم لم يتغير المبدأ كثيراً عن أنظمة الاملاء المركزية السابقة. شيئان ، سيلاحظان تحسن جودة التسجيل مع مزيد من الدوائر "للتنظيف" في النظام وقد يفرضان من أي مكان في العالم ، يتحكمان في المسجل الذي يتصل بهما كما لو كان الهاتف نفسه آلة إملاء. يمكن للمستخدمين اختيار استخدام مسجلات شريط كاسيت التغيير التلقائي أو المسجلات التي لا نهاية لها في مركز معالجة الكلمات مع كلا النوعين على نفس النظام إذا لزم الأمر.
في الواقع ، هناك نقاط إضافية لكل طريقة وهي مكملة بطرق عديدة على سبيل المثال ، فأشرطة التغيير التلقائي هي الأفضل لتوفير الاستخدام الثقيل خارج ساعات العمل بينما توفر الحلقة التي لا نهاية لها نسخًا فوريًا ، بينما لا يزال الإملاء يحدث بالفعل عمل عاجل. باستخدام أجهزة التسجيل التي لا نهاية لها في مركز معالجة الكلمات ، يمكن للمشرف تغيير مشغلات WP من كاتب إلى آخر ببساطة عن طريق إدخال مدخلات لوحة مفاتيح قصيرة على وحدة التحكم الخاصة بها.
التبادل مرن للغاية ، في الواقع ، يمكن تبديل الطابعين من وظيفة إلى أخرى حسب قدراتهم ، بغض النظر عن المسجل الذي تعمل عليه الوظائف في ذلك الوقت. ﯾﺟب أن ﯾﺳﺟل ﻧظﺎم ﻣﻌﺎﻟﺟﺔ اﻟﺻوت ﺟﮭﺎز ﮐﻣﺑﯾوﺗر اﻟﺗﺣﮐم اﻟﺧﺎص ﺑﺎﻟﻣﺷرف ﺑﺎﻟوﻗت اﻟذي ﺗم ﻓﯾﮫ اﺳﺗﮐﻣﺎل ﮐل وظﯾﻔﺔ ﻣﻌﯾﻧﺔ ، وﻣن ، ﻣﻧﮫ. لقد عرف النظام بالفعل الوقت الذي استلمت فيه ، ومن أي تمديد هاتف ، أتى ، إلى متى كان ، نوع العمل الذي كان وما إلى ذلك. يمكن الاحتفاظ بسجلات كاملة لآلاف الوظائف الفردية بهذه الطريقة.
يمكن تحليل سجل العمل ، في ممارسة معالجة الكلمات / السجلات الجيدة ، وفقًا للمؤلف ، ومشغل لوحة المفاتيح ، والقسم ، والبيانات ، والوقت ، والحالة ، والعميل ، وما إلى ذلك. يتمتع المشرف بالوصول الفوري إلى المعلومات المتعلقة بكمية العمل التي يقوم بها كل مشغل وبواسطة الوحدة ككل ، ومعدلات الإنتاجية ، والتراكمات المتراكمة والمتراكمة ، وحالة الوظائف الحالية ذات الأولوية ومعلومات الأداء على المدى الطويل والتي تظهر جميعها في جدول أو شكل رسوم بياني.
وظائف معالجة الكلمات:
أصبحت وظيفة الطباعة ومعالجة الكلمات في المكاتب سريعة الاعتراف كنواة للعملية المكتبية بأكملها. هنا يتم إنتاج المنتج النهائي لعمل الناس ، سواء كان ذلك في رؤوسهم ، كنتيجة لقواعد بيانات أخرى ، إلخ. وبالتالي ، فإن استخدام معالجات الكلمات عالية المخرجات ، والتلاعب المرن للمواد النصية بأي طريقة مطلوبة ، إلى جانب الإملاء الفعال للمواد المدخلة والتعليمات إلى المشغلين والتحكم في الإدارة عن كثب للعملية بأكملها كل هذه جوانب تشكل دراسة حقيقية لمعالجة النصوص كوظيفة مكتبية إلكترونية.
التوافق:
بالطبع ، سيتم تثبيت تقنية المعلومات بشكل تدريجي. من المهم إدراك أنه في حالة معدات الاتصال ، سيكون هناك العديد من حالات الشركات التي ستستمر في استخدام التكنولوجيا القديمة لبعض الوقت. ولذلك ، ينبغي للأنظمة الجديدة ، حيثما أمكن ، أن تكون متوافقة مع الأنظمة القائمة بحيث تكون أداة تحويل التلكس متاحة ، في حالة teletex.
القدرة على التكيف:
يجب أن يكون أي نظام جديد قادرًا على التكيف ليأخذ في الاعتبار التكنولوجيا المستقبلية. عند شراء معالجات الكلمات ، على سبيل المثال ، ينبغي الحرص على ضمان ربطها بشبكات المنطقة المحلية وبعضها البعض.
المعايير:
مجال المعايير الدولية في صناعات الحوسبة والاتصالات ، معقد للغاية. بسبب الحاجة إلى التوافق والقدرة على التكيف ، تعتبر المعايير مهمة. لذلك يجب أن تأخذ أنظمة التركيب تلك المعايير القائمة والمتطورة بعين الاعتبار.
المكتب الالكتروني:
قبل فحص الشبكات والخدمات والمعدات التي توفرها شركة الاتصالات البريطانية لإنشاء وخدمة المكتب الإلكتروني الحالي ، من المفيد مراجعة أصول وعلاقة التطورات الحالية. حتى بداية السبعينات من القرن الماضي ، ظهر الابتكار التقني بوتيرة تمكنت من استيعابه تدريجياً في إجراءات المكتب الحالية. ثم ، بدأت عناصر مختلفة من تكنولوجيا المعلومات الإلكترونية لدمج.
تعتمد الكثير من المعدات التي من المرجح أن تكون شائعة في المكتب الإلكتروني على تصميم المنتج والتكنولوجيا التي كانت معروفة في معظم القرن العشرين ، ولكن الاستخدام المتزايد لتقنيات الحوسبة في محطات وشبكات الاتصالات ، والاعتماد المتزايد على مبادئ شبكات الاتصالات داخل خلقت منشآت معالجة البيانات تماما ، تقنية جديدة متقاربة.
كان على المصممين الرواد في أول مقسم هاتفي أوتوماتيكي أن يتعاملوا مع مشاكل مثل كيفية الاستخدام الأمثل لعدد من المفاتيح بالترادف ، وكيفية استخدام نبضات الإشارة من الاتصال الهاتفي إلى الطريق إلى وجهاتهم من خلال سلسلة من جذوع والتبادلات.
بدلاً من استخدام نبضات الاتصال المباشر لتشغيل المفاتيح ، قبلت وحدة التحكم المشتركة نبضات الطلب في مخزن مؤقت وترجمتها إلى لغة آلة. تم استخدام الإشارات المخزنة ، تحت إشراف برنامج مدمج ، للتحكم في عملية التبديل ، وتنبيه محطة الاستقبال وإبلاغ إرسال تقدم الاتصال.
كما تتحد أنظمة الاتصالات والحوسبة الحديثة عن طريق التقيد المشترك بمبدأين أساسيين لتكنولوجيا المعلومات الإلكترونية: أولاً ، تمثيل المعلومات الرقمية ، وثانياً التحكم الآلي في معالجة المعلومات. من خلال الجمع بين قدرة الاتصالات الرقمية على التعامل مع مزيج من جميع أشكال رسائل الاتصالات ، باستخدام تقنيات حاسوبية لتخزين المعلومات في المكتبات المحوسبة ومعالجة المعلومات ، ظهرت قوة تكنولوجية جديدة قوية.
تشرح مصطلحات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات عن طريق الكمبيوتر بشكل وثيق. من المعترف به على نطاق واسع أن العدد المتسارع وتنوع أجهزة وخدمات الاتصالات يرجع أساسا إلى انخفاض التكاليف وزيادة الموارد والموثوقية والمتانة في المعالجات الدقيقة للرقائق السليكونية. سرعان ما أصبحت الرقاقة الميكروية ، مع إمكاناتها الهائلة لكل من دارة الذاكرة والمعالجة ، النقطة المحورية التي تتقارب حولها تقنيات الاتصالات عن بعد والحوسبة.
بالكاد يمكن وصف المبادئ وراء التحكم في المعالجات الدقيقة بأنها جديدة أو باطنية. تتكون كل عملية معالج ، مثل الجمع أو الضرب ، من العديد من الخطوات الأصغر استنادًا إلى نظام المنطق الذي ابتكره عالم الرياضيات في القرن التاسع عشر جورج بوول. مثل نظام الرقم الثنائي ورمز مورس ، يستند المنطق البوولي على تمثيل "الدولتين". في هذه الحالة "true" و "false" هما القيمتان المحتملتان.
في أجهزة الكمبيوتر ، قد يتم تخزين هذه القيم في "بت" واحدة. تتكون المعالجات الدقيقة من دوائر مكونة من مفاتيح توصيل متصلة في أنماط منطقية محددة وفقًا لقواعد المنطق البوولي. تعمل أشباه الموصلات كـ "مفاتيح" وقيم "true" و "false" تساوي ما إذا كان تيارًا كهربائيًا صغيراً قد تم تشغيله أم لا "في" أو "إيقاف".
إذا تم ترتيب العديد من هذه المفاتيح في سلسلة ، يتم إنشاء "شرط" ؛ وضع مجموعة من هذه الشروط ويتم تأطير "العملية". وبهذه الطريقة ، يتم الإبلاغ عن المعلومات لأن الطاقة الكهربائية يمكن أن تخضع لعمليات مختلفة ؛ من خلال القيام بذلك على نطاق صغير مجهريا ، يولد المعالِج الدقيق. وقد لوحظ في وقت سابق أن الطفرة في تكنولوجيا المكاتب الإلكترونية بدأت في السبعينيات.
وجاء أول معالج صغري في عام 1971 عندما أنتجت شركة إنتل الأمريكية أول معالج حاسوبي كامل بذاكرة ثورية على رقاقة صغيرة من السيليكون تحتوي على أكثر من 2000 ترانزستور. وبحلول أوائل الثمانينيات ، ارتفع هذا الرقم بثبات. أول رقائق تخزين 4000 بت ثم أصبح 16000 شائع ؛ تبعها 64،000 بسرعة وأصبحت الرقاقات التي تمتد إلى 256،000 بتة ممكنة.
لقد حلت الآن رقائق شبه الموصلات محل جميع أشكال ذاكرة الجهاز. لعبت هذه التطورات السريعة في مجال الإلكترونيات الدقيقة دورًا حاسمًا في زيادة الأساليب المتاحة لنقل المعلومات. ويشمل ذلك الفاكس ، والتليكس ، ونطاق الفيديو ، والتلكس ، وتوصيل معالجات الكلمات ، وصناديق الكمبيوتر ، وصندوق البريد الصوتي ، والبث الإذاعي ، وحتى تقنيات التلفزيون العادية.
أتمتة المكاتب:
لطالما كان من الصعب وصف التنفيذ الآلي للمكتب أو المكتب الإلكتروني بشكل دقيق. يدعي البعض أن واحداً من مرافق الرسائل المذكورة أعلاه يقع في هذه الفئة - البعض الآخر هو أن دمج اثنين أو ثلاثة في محطة عمل واحدة يكفي. اتخذت شركة الاتصالات البريطانية أوسع وجهة نظر ممكنة لاستيعاب التفسيرات الأكثر طموحا. ما هو مطلوب ليس مجرد طريقة ذكية لتوصيل بعض الأجهزة غير المتشابهة.
يجب أن يتكامل نظام أتمتة المكاتب المفترض بشكل صحيح مع استرجاع المعلومات ومعالجتها ونقلها إلى كيان واحد يمكن أن يكون اقتصاديًا وبكل سهولة من قبل الخبراء والهواة على حد سواء. طورت شركة الاتصالات البريطانية مجموعة من خدمات الشبكات الرقمية المعروفة بشكل جماعي باسم X-Stream والتي تتوفر بشكل فردي أو كمكون في حزمة اتصالات كاملة.
يوفر BT Merlin مجموعة متنوعة من أنظمة الأعمال المتقدمة التي يمكن استخدامها على خدمات الشبكة هذه. ويمكنهما معاً تصميم المكتب الإلكتروني للوفاء باحتياجات الشركات الفردية ، وهذا النهج المنسق عالمياً بما فيه الكفاية بحيث يمكنه تلبية العديد من المعايير المتضاربة التي تستلزمها أتمتة المكاتب. تم تصميم شبكة الهاتف الوطنية الحالية لنقل إشارات الكلام عن طريق الإرسال التماثلي. يتم تحويل الموجات الصوتية التي تم إنشاؤها بواسطة الصوت إلى الموجات الكهربائية التي يتم نسخها في المتلقي.
في الشبكة الرقمية المتنامية BT ، يتم إرسال المعلومات في شكل مشفر من الأرقام الثنائية. يستخدم النظام الثنائي حالتين فقط: تشغيل أو إيقاف ، واحد أو صفر. تعرف الأرقام الثنائية بالبتات ويتم التعبير عن سرعة الإرسال على هيئة بت في الثانية. يعد النقل الرقمي والتبديل في قلب برنامج الاتصالات البريطانية لإعادة هيكلة الشبكة الوطنية بالكامل. توفر الوحدات النمطية من نظام التبادل الرقمي System X الذي يتم التحكم فيه بواسطة الكمبيوتر تحسينات كبيرة في التشغيل وتمهد الطريق لتقديم الخدمات الجديدة اللازمة لدعم المكتب الإلكتروني.
وبالترادف ، توفر أنظمة الإرسال الرقمية بشكل متزايد وصلات اتصالات فعالة وذات قدرة عالية على الكبلات والراديو والألياف الضوئية 'Lightlines'. يمثل انصهار النظام X والانتقال الرقمي خطوة مهمة نحو التكامل التام لجميع خدمات الاتصالات على شبكة واحدة - الشبكة الرقمية للخدمات المتكاملة (ISDN) - حيث يمكن نقل جميع أشكال الاتصالات عبر مسار واحد ، سواء كان صوتًا أو النص ، والبيانات ، والبث التلفزيوني ، ومرافق الفاكس أو الفيديو مثل Prestel. وهذا اقتصادي للغاية لأنه يلغي الحاجة إلى الوصول المنفصل إلى شبكة BT الحالية. في الماضي ، فقط أكبر المنظمات يمكن أن تبرر ماليا وجود شبكات خاصة بها.
من خلال تقديم خدمات جديدة مثل نطاق X-Stream لنقل المعلومات والربط البيني النهائي ، وعن طريق خفض تكاليف معدات الاتصالات الحديثة مثل PABXs ، جعلت BT الآن من الممكن للمنظمات الأصغر تشغيل شبكة الشركة. يمكن بناء الشبكات المحلية لتنظيم توزيع البيانات بين المكاتب الإلكترونية. وهي تتكون عادة من نظام "النطاق العريض" ذي السعة العالية ، القادر على نقل عدد كبير من البتات في الثانية.
يمكن توصيل العديد من أجهزة ومعالجات كلمات الأجهزة ، وأجهزة التليترات ، وأجهزة الكمبيوتر الطرفية ، وتخزين قواعد البيانات إلى الشبكة المحلية التي تبث باستمرار المعلومات حول دائرة الشبكة بأكملها. تمكن المرافق أجهزة المكتب من مراقبة أو "الاستماع" إلى المعلومات المتدفقة في الشبكة. عندما يجد "المستمع" معلومات موجهة إليه ، يتم استرداد البيانات من الشبكة وتخزينها أو عرضها على المطراف ذي الصلة.
يختلف تكوين شبكات الشركات من هذا القبيل إلى حد كبير ، وهذا يتوقف على متطلبات المعلومات لكل عميل. تشغل بريتيش تليكوم مجموعة متنوعة من الشبكات العامة والخاصة في جميع أنحاء المملكة المتحدة ، وباستخدام عناصر من كل هذه ، تنشئ أنظمة الدعم الفردية لكل مكتب إلكتروني.
لا يوجد حلان متماثلان بالضبط ، لكن هناك مواضيع مشتركة. خدمات X-Stream هي مثال لمثل هذا الموضوع ، حيث تؤسس بنية تحتية جديدة للاتصالات في المكتب الإلكتروني الحالي ، حيث تقدم طريقة مؤكدة لدمج الاتصالات والحوسبة والعديد من جوانب معالجة المعلومات.
تيار تحويل الحزمة:
إن حزمة تحويل الرزم (PSS) هي خدمة البيانات بتبديل الرزم على مستوى البلاد. يوفر طريقة جديدة لنقل معلومات الكمبيوتر عن طريق تقسيم البيانات إلى حزم. يستخدم تبديل الرزم عنوان مشفّر في مقدمة كل طرد من البيانات الرقمية كوسيلة لتوجيهه إلى وجهته. يوفر PSS شبكة مصممة خصيصًا للتواصل بين أجهزة الكمبيوتر.
من خلال تقاسم الخدمة اقتصاديًا بين العملاء ، فهي طريقة منخفضة التكلفة لنقل المعلومات بين المكاتب. وقد وجدت تطبيقًا خاصًا للمعاملات ذات الحجم المنخفض والاستخدامات التفاعلية ، وتستخدم على نطاق واسع في الشبكات المالية ونقل البيانات ومحطات نقاط البيع. كما تعد هذه الخدمة أيضًا وسيلة مثالية للاتصال النصي وتربط عددًا من مرافق البريد الإلكتروني.
إن PSS عبارة عن بوابة للعشرات من شبكات تبديل الرزم في البلدان حول العالم. يوفر KiloStream روابط عالية السرعة بين أجهزة الكمبيوتر والمطاريف المختلفة للنص ، أو الفاكس ، أو teletex أو الإرسال الصوتي. يتم توفير دوائر KiloStream حصريًا لاستخدام العميل الخاص وتقديم خدمة فعالة من حيث التكلفة رقمية بالكامل تربط المكتب الرئيسي والمستودعات والمصانع والمحلات التجارية. وهي متاحة بمعدلات تبلغ 48،000 و 64،000 بت / ثانية ، مما يوفر بديلاً اقتصادياً لنقل البيانات عبر الدوائر الخاصة التماثلية وأجهزة المودم.
يجمع KiloStream بين معدلات البيانات العالية وسهولة التشغيل ، والعمل على الدوائر الرقمية الخاصة لربط أجهزة الكمبيوتر الصغيرة والحواسيب الصغيرة ، وأجهزة PABX التي يتم التحكم فيها بالكمبيوتر ، ومعالجات الكلمات وشبكات المناطق المحلية ، والتلفزيون البطيء المسح ، والبريد الإلكتروني والتحقق من الائتمان. تخدم خدمة إكس ستريم هذه في البداية مراكز الأعمال الرئيسية. تم التخطيط للتوسع السريع وسيتم تشكيله حسب طلب السوق. جزء لا يتجزأ من الخدمة هو إنهاء الشبكة. وحدة (NTU) المقدمة في كل نهاية الدائرة.
يعمل NTU كوجه داخلي متفق عليه دوليًا يسمح للعملاء بتوصيل معداتهم الخاصة. كما يقوم NTU أيضًا بالوظيفة الأساسية لإرجاع إشارات التحكم إلى الشبكة للمساعدة في الصيانة. يضيف NTU اثنين من وحدات البت الإشرافية لكل إشارة مرسلة من قبل المستخدم.
وتستخدم هذه للرصد والتحكم. يقوم NTU في الوجهة بإزالتها تلقائيًا ، مما يوفر مسار بيانات شفاف للمستخدم. تشتمل شبكة KiloStream على ميزات مراقبة وتشخيص وضبط متطورة ، مما يضمن الموثوقية العالية والاستجابة السريعة للأعطال. يتم التحكم في الصيانة من مراكز خدمة X-Stream ، ويتم تشغيلها على مدار 24 ساعة في اليوم وسبعة أيام في الأسبوع. يقوم العملاء بالإبلاغ عن الأعطال المباشرة إلى الموظفين المتخصصين في هذه المراكز ، ومن خلال هذه المراكز توفر BT حزمة من التسهيلات لتزويد العملاء بالدعم المضمون للصيانة.
وحدات NTU هي وحدات مدمجة ، تتضمن أحدث التطورات في مجال الإلكترونيات الدقيقة وتوفر واجهات قياسية للاتصال بمطاريف المكاتب. تم تصميم العديد من وحدات NTU المصممة للتركيب على سطح المكتب ، في حزم مدمجة في المنشآت الكبيرة.
Mega Stream:
تعد Mega Stream مثالية لشبكات الشركات الكبيرة ، حيث تتعامل مع كميات كبيرة من الصوت والبيانات والصور لعقد المؤتمرات بالفيديو. إنها الخدمة الخاصة الأعلى قدرة ، المصممة هندسياً لنقل المعلومات بسرعة تتراوح بين 2 و 140 مليون بت / ثانية. يمكن استخدام Mega Stream للحصول على بيانات عالية السرعة أو لتوفير روابط بين PABXs الرقمية. يمكن لوصلة 2 ميغابت / ثانية حمل ما يصل إلى 30 قناة صوتية. في المكتب الإلكتروني ، تحتاج أجهزة PABXs ، وأجهزة الكمبيوتر المركزية ، ومعالجات النصوص ، والمحطات الطرفية البعيدة إلى التواصل مع بعضها البعض بين عدد من المواقع التجارية.
يوفر Mega Stream الدوائر الخاصة المثالية من نقطة إلى نقطة. It is also the network solution to such electronic office needs as transferring data to terminal equipment at a distant location along a high-speed digital path. It interconnects a fast, multiplexed circuit to a number of analogue or digital PABXs, telephones or data terminals.
Multiplexing involves the use of a common channel to make two or more channels, either by splitting the common channel frequency band into narrower bands, each of which is used to create a distinct channel known as frequency division multiplexing or by allotting the common channel to multiple users in turn, to constitute different intermittent channels time division multiplexing.
Mega Stream uses the latter technique. The service is available between all major business and commercial centres nationally. It is provided by specially installed cable between customers' premises and the nearest exchange equipped for digital transmission. British Telecom offers a wide range of multiplexers, to channel the circuit into a number of lower- speed data or speech paths.
Mega Stream circuits can also be connected, using a wall-mounted interface, to terminal equipment not supplied by British Telecom. This contains line- powered regenerators, system alarms and an electrical safely device. Like Kilo Stream, Mega Stream is provided with a full alarm system for monitoring equipment and line performance and fast fault location.
Sat Stream:
The fourth X-Stream service is Sat Stream—offering an international small-dish satellite network. The service, opening in 1984, will provide high-capacity private links for multinational organisations. It will initially cover Western Europe, extending to North America and other parts of the world later in the decade. Sat Stream will also offer point-to-multipoint and temporary circuits within the UK.
Digital links can be provided at speeds up to 64 kbitg/sec. Equipment can be located at customers' premises, perhaps on the roof or in the car park for sole use, or it may be shared, between users. The service is well suited to providing the urgent communications links required by remote locations, such as oil production platforms. The dish and its transmission equipment are so compact that they can be housed together on the back of a 35-foot lorry, and easily moved to different locations.
These services together form a telecommunications environment enabling customers to install and operate new kinds of electronic office business systems-systems that can handle data processing, communications and complex commercial management in one open, yet integrated, electronic package.
Merlin:
Merlin is British Telecom's specialist marketing organisation for advanced business terminal equipment. Many offices already depend upon microprocessor-based systems like the Monarch and Herald PABXs, and advanced machines like the Puma and Cheetah telex terminals.
Merlin's approach to the electronic office acknowledges the important convergence between telecommunications and computing. A new range of intelligent business terminals – the Ml 100, ' M2226 and M3300 – is designed to achieve maximum integration of office functions, while remaining sufficiently 'open' in both hardware and software to offer maximum interface with other office equipment. All three models are simple to operate and designed to evolve and change to meet the new needs of a growing business.
The Ml 100 desktop visual display unit gives access to computer bureau services, remote databases, videotext networks like Prestel, Packet Switch Stream and electronic mail facilities like Telecom Gold. The Ml 100's intelligent modem will store access numbers preprogrammed by the user, making them available at the touch of a single key. It can perform the functions of a remote computer terminal, using all the storage and processing power of the chosen database.
Outgoing messages are typed at the keyboard and simply des-patched over a computer-based electronic mail service. Incoming messages are summoned from the unit's 'mailbox' and the contents of a user's 'in-tray' are displayed on the screen when needed. The Ml 100 can also be used for data transmission.
The M2226 small business computer offers similar press- button access to public and private databases. It can interface with all the services available on the Ml 100, with the, additional benefit of working to the national and international telex services, various Datel-type transfer facilities on the PSTN or private circuits, and full interconnection to teletex. It provides 5 Mbytes of Winchester disk drive storage, as well as 800 kbytes on floppy disk.
Merlin's M3300 has 256 Kbytes of storage on' two floppy disk drives. As well as the usual word-processing functions, the M3300 will handle all kinds of office forms, columns of figures, diagrams, flowcharts, and 'newspaper' layouts. This makes it ideal for composing, editing, distributing and updating customer and company bulletins, files and project documents.
This Merlin hardware is complemented with a variety of software packages. WordStar is the most widely accepted microcomputer word-processing program, and is regarded as something of a standard. It organises typed text into a preferred format, moving automatically from 'page' to 'page'. WordStar makes deletions, additions and, changes of format at a single command. M2226 comes complete with WordStar and also features Merlin Master Interface software, which guides the operator to each computing application by simple options displayed on the screen.
The Business Desk program is a complete business administration package, enabling the user to computerise bookkeeping, invoicing and stock control. It can generate management accounts in the form best suited to individual users, and is sufficiently advanced for the professional accountant, but also well suited to the small business manager with no special training.
Data Star will do whatever might otherwise be done with a number of card index systems. It files address lists, inventories, invoice and order records, accounting and employee information.
Mail Merge and Spell Star are companion packages to WordStar. Mail Merge is a file-merging program which draws information from other files and builds it into the documents prepared by WordStar, while Spell Star 'proof reads' documents and instructs WordStar to correct spelling when necessary. With a vocabulary of 20, 000 words, Spell Star is a dictionary on a disk.
Merlin's range of software packages includes Calc Star, an electronic 'spread sheet', which lays out figures on the screen in columns and rows, according to a predetermined formula. The user can design formulae which will present the information in the manner best for particular problems. It builds and automatically maintains a data model and carries out any necessary calculation.
Finally, Sales Desk is an electronic record keeping system, specifically designed to meet the needs of a sales department. In one package it provides a customer card index, a reporting system and a cost-effective direct mail facility. The WordStar software together with this first-generation Merlin hardware combine to make a bridge between the technologies of computing and telecommunications. They are a natural expression of the unity and integration with which British Telecom approaches the electronic office.
Teletex:
The publicity bandwagon for Teletex is Underway. Those who have not yet heard the word will probably very soon do so. Opinions vary over what Teletex is. On the one hand, it is referred to as 'super telex'—a method, similar to telex, of allowing business organisations to communicate with each other in written form.
On the other hand', it is considered as a revolutionary method of allowing word processors from different manufacturers to communicate with each other. The reality is that there is some truth in both these statements and that neither view encapsulates the service to the exclusion of the other. However, the service probably doesn't go far enough to satisfy fully either group of protagonists in this difference of opinion.
Nevertheless in practical terms, the Teletex service can bring decided benefits to businesses who choose to use it, and these benefits occur where it counts-in reducing costs and improving corporate image.
الأهداف:
The fundamental objective of the CCITT series of Teletex recommendation was to provide an international standard method of communication between the various types of text- preparation equipment commonly found in offices typewriters, text-editing visual display units, word processors, business computers, and latterly microcomputers and office automation systems.
The outcome of these national and international studies was a series of recommendations for a, method of international delivery:
أنا. Amongst various types of office text-preparation equipment,
ثانيا. Of textual documents,
ثالثا. Of a quality similar to that provided by conventional office typewriter.
The transmission of these documents was to be:
أنا. Rapid (by electronic means)
ثانيا. Secure against corruption and
ثالثا. Automatic (the text-preparation equipment should be able to continue to be used in local mode, even during transmission and reception of other documents).
Furthermore, the standards defined were to be
أنا. Able to be extended in future with changing requirements and'
ثانيا. Able to accommodate differing national requirements, eg different alphabets or transmission networks.
To achieve the above, CCITT proposed a basic teletex service, the more salient elements of which were to be:
أنا. An international character set containing upper and lowercase Roman characters, accents, some non-Roman characters currency symbols, punctuation, numerals and other more specialized characters.
ثانيا. A definition of a printable page area with defined margin areas and specific print sizes and line spacing's.
ثالثا. A definition of the minimum features and facilities which were to be implemented in terminal equipment for use in the Teletex service.
د. A requirement that national PTTs providing a Teletex service should also provide a connection between Teletex and the existing telex network thus immediately providing Teletex users with approximately one million organisations internationally with whom they might wish to communicate.
Following these 'internationally ratified' recommendations, the national PTTs throughout the world were then able to plan for the introduction of their own national Teletex services. In the UK, for instance, British Telecom has decided to implement Teletex on the Public Switched Telephone Network (PSTN) and on the Packet-Switched Service (PSS). Other PTTs have chosen different networks. In the UK, Teletex over the PSTN is particularly attractive to a large class of business organisations because, the PSTN is already widespread and is relatively less expensive in terms of connection costs than other networks.
Benefits of Teletex:
With the increasing amount of business correspondence and other textual information being generated by electronic means, and cheap and accurate transmission of the information, the provision of an internationally agreed service with the objectives described above is, indeed, timely.
The benefits which will accrue to users of the Teletex service will be both quantitative' and qualitative, and it is worth examining both types in more detail. The most readily measurable benefits of the teletex service are transmission costs, although other additional savings are possible. Teletex can be cheaper than mail, telex or facsimile transmission of textual information. The number of A4 pages of text that can be sent for a given number of charge units over the PSTN in the UK to one destination
The actual amount of money which Teletex can save for any particular organisation will depend 'the circumstances of that organisation:
أنا. How much existing mail, fax or telex communication can be transferred to Teletex?
ثانيا. How much text needs to be transmitted?
ثالثا. To how many destinations?
د. With what urgency
v. Can different transmissions to the same destination be combined?
An analysis of these and other factors should be performed by any potential purchaser of Teletex equipment. However, it can be said that in most cases, Teletex is cheaper and faster than other comparable methods of communication. The international Teletex standards also state that where Teletex terminals provide both text-preparation and communication features, the two processes should operate independently. This means that the Teletex devices themselves can lead to quantifiable benefits for their users, in addition to the, transmission cost savings described above.
The text-preparation facilities of the terminals will provide the increasingly familiar benefits of word processors, eg ease of correction, alteration of text, production of standard letters and distribution of documents to multiple addresses that can be measured in terms of savings in clerical or typing effort, or increases in output and productivity. Once a prepared Teletex document has been committed to the transmission facilities of the device, then dispatch to the destination is automatic, thus reducing the loading on support services such as internal mail delivery, post room or telex and facsimile operators.
Qualitative Benefits :
In addition to benefits that can be measured, the Teletex service provides a second set of benefits to its users. These benefits aren't so easily assessed in terms of cost savings or improvements in efficiency as the former category, but they will be important for some users. The following benefits occur in a number of areas, but tend to be drawn together by the theme of improving the service by the user organisation.
Better quality of presentation of transmitted documents compared to its nearest predecessor” telex, the teletex service provides a much higher quality, of presentation of transmitted documents. Use of typewriter —quality printers, with a character set comprising upper and lower-case letters, foreign characters, punctuation, specialist symbols, variable line spacing and A4 paper results in a better, more familiar, more professional standard of document arriving at its destination.
The transmission speed of Teletex compared to the postal services will obviously be attractive to these types of businesses. Enabling clients or other organisations to reduce their communication costs the provision of a Teletex receiving station may not directly benefit the owner organisation, but may allow clients or other business partners to reduce their communication costs where traffic is predominantly one way into the terminal. This, in turn, reflects back into the 'image' of the organisation.
Types of Teletex Device:
The Teletex service is intended to allow interchange of text information amongst a wide variety of types of text-preparation equipment from different manufacturers. Accordingly a variety of different types of Teletex equipment is being made available by different manufacturers to exploit the service. The available devices will provide a broad range of sophistication and facilities, and consequently will cover a range of prices.
Different Teletex users will require different features and different degrees of sophistication from their Teletex equipment and thus will vary in their opinion of the usefulness of the different types in their particular circumstances. The types are distinguished according to whether they are single or clustered systems, and whether they are new devices or 'adaptors' for existing equipment.
New Single-station Devices:
These will cover a range of devices from electronic typewriters, through micro and personal computers to sophisticated word processors. They will all have been designed to generate and display the complete Teletex character set and document formats. Each device will have a single keyboard and print device plus the mandatory minimum' document store which must be able to hold incoming and outgoing documents for the mandatory minimum time. Some devices will also possess optional VDUs and optional memory devices such as floppy or Winchester disks, which will improve their text and document-handling capabilities.
Each single-station device will require its own connection to the Teletex service and will thus be able to function as a totally self-contained Teletex station either as the only Teletex point within a small organisation, or as one of a number of Teletex points within a larger organisation.
New clustered devices:
In the same way as there have been available conventional message switches, small business computers and office automation facilities which, share common resources amongst a number of terminals, new devices are being introduced which share a teletex connection between a numbers of terminals.
This results in the necessity for fewer teletex lines into an organisation and permits these lines to be used more efficiently. As an example, teletex documents generated by a number of different terminals in different departments, but addressed to the same organisation, could be batched together and transmitted in one call by a clustered device, whereas they would require a number of teletex calls by single-station devices. Hence in these circumstances, teletex call charges with clustered systems are likely to be lower than with single-station devices.
New clustered devices are designed to be able to accept full teletex documents from the service and to store them arid distribute them internally with the ability to display the full character set and document formats on their terminal screens.
Clustered devices are likely to find greatest use in medium to large organisations in which a number of departments wish to exploit the benefits of the teletex service, yet for which the provision of a relatively large number of teletex connection points would be uneconomic.
Single-station Adaptors:
There currently exists a large installed base of text-preparation equipment which, as far as their users are concerned, have considerable economic life left. The owners and users of this type of equipment are, quite rightly, reluctant to replace it with new teletex equipment with all attendant disruption to capital depreciation plans and the requirement for operator training on new devices. It is for type of organisation, which wishes to exploit the benefits of teletex, that devices such, as the Ferranti Teletex Adaptor been designed.
These devices are essentially self-contained 'black boxes' or printed circuit boards which' can be installed retrospectively within the host device. They permit existing word processors and similar host devices to use the teletex service. The host device is responsible for generating the document to be transmitted.
At the touch of a few keys the operator then transfers the prepared document from the host to the adaptor, and from that point, transmission via teletex is automatically performed by the adaptor. The adaptor converts the documents from the character set of the host to the teletex character set, establishes contact with the destination, transmits the document, ensuring that all protocols and checks are obeyed, and keeps a log of the transaction as required by the service regulations.
Similarly for incoming teletex documents, the adaptor will automatically receive the document, obeying all protocols and checks, log the transaction and inform the operator that a document has been received. When convenient, the operator can, at the touch of a few keys, transfer the document from adaptor to host device where it can be displayed, stored or printed at will.
It is highly likely that such host devices cannot display or print the complete teletex character set, but where an incoming document contains characters which the host cannot represent accurately, then the adaptor should drive an optional teletex printer so that a hard copy of the document can be obtained.
This type of device is likely to appeal to small or medium-sized organisations for whom the full teletex character set is not vitally important, yet who want to achieve the reduced transmission costs, whilst retaining and increasing the usefulness of their existing investment in text-processing equipment,
Clustered Adaptor Devices:
These devices perform similar functions to single-station adaptor devices whilst allowing a number of host devices to share one or more teletex lines. Clustered adaptors exist either as devices in their own right or exist as devices such as the Ferranti Teletex Manager. This is a clustered teletex message which can also interface non-teletex devices to the service.
These products are likely to appeal to the larger organisation for which, once again, the full teletex character set is of less importance, but which wants to obtain the full transmission benefits of the service by connecting a number of text sources to a small number of lines.
Teletex is a modern international electronic text exchange service that provides cost savings in the transmission and reception of documents prepared on electronic typewriters, word processors, office automation systems and other modern text-preparation equipment. It provides faster delivery of better quality documents than comparable services such as the mail, telex and facsimile, thus enhancing the corporate image of the user's organisation.
However, the service has arrived at a time when there are a large number of text-preparation devices already in use. Therefore prospective teletex users are faced with the choice of having either to replace their existing equipment with new devices designed for teletex, or to buy additional equipment for the service.
This choice depends on how important the features of the service are in any particular case and the cost of the relevant devices compared to the benefit which can be achieved. The two most important features of the service appear to be saving in transmission cost and the ability to represent a high-quality international character set on received documents.
All teletex devices should be able to provide transmission-cost savings. However, depending on how important the latter issue is, users have the choice between purchasing completely new devices which can fully represent teletex documents on printers and VDU screens, or purchasing adaptor devices which will allow their existing word processors to operate, with teletex.
