أعلى 16 خطوات لتقليل الاحتيال في دفع الأجور

قد يتم اتخاذ الخطوات التالية لتقليل مخاطر الاحتيال:

1. يجب إجراء مقارنة بين بطاقات العمل أو بطاقات العمل وبطاقات وقت الخمول مع بطاقات الوقت في نهاية كل أسبوع لمعرفة ما إذا كان هناك أي اختلاف في الوقت في نوعين من تسجيل وقت العمال. وهذا سيجعل من الصعب إدراج العمال الزائفين حيث يجب تزوير كل من بطاقة زمنية وبطاقة عمل أو قطعة للعمل على الاحتيال.

2. في حالة دفع الأجور وفقا لطريقة معدل القطع أو بعض مخطط الحوافز ، يجب أن تحسب بعناية كمية العمل التي يقوم بها العمال بعد الفحص والقياس المناسبين بحيث لا يتم الدفع مقابل العمل الزائد.

3. ينبغي أن يسمح موظف العمل الإضافي بالعمل الإضافي. إذا شعر الضابط بأنه مبرر ، فيجب عليه كتابة أمر توظيف العمال في الوقت الإضافي.

4. ينبغي إشراك عدد من الأشخاص في إعداد جداول الأجور. ينبغي على اثنين من الكتبة فحص بطاقات الوقت وبطاقات العمل أو قطعة من بطاقات العمل للتأكد من عدم وجود مخالفات. الموظف الثالث يجب أن يملأ أسماء وأعداد العمال ومعدلات الأجور وساعات العمل ومقدار الأجر الإجمالي. يجب على الموظف الرابع التحقق من العمل المنجز بالفعل وحساب صافي مبلغ الأجور بعد إجراء الاستقطاعات المتعلقة بصندوق الادخار ، ضريبة الدخل ، ESI ، (تأمين التأمين على الموظفين) ، الغرامات ، إن وجدت. الموظف الخامس هو التحقق من العمل برمته لمعرفة ما إذا كان هناك خطأ في ورقة الأجور.

5. يجب على جميع الأشخاص المشاركين في إعداد جدول الأجور التوقيع عليها ويجب أن تكون مصدقة على أنها صحيحة وموقعة من مدير الأعمال.

6. يجب على أمين الصندوق سحب المبلغ المحدد كما هو موضح في جداول الأجور تحت عمود صافي الأجور. يجب الحصول على الأوراق النقدية والعملات المعدنية من البنك وفق أكثر الفئات ملاءمة بحيث لا يكون هناك صعوبة في السداد. لا ينبغي أن يرتبط أمين الصندوق مع إعداد جداول الأجور.

7. يجب إعداد المظاريف التي تشير إلى أسماء العمال والمبالغ الواردة فيها. وينبغي أن يُنظر إلى أنه لا ينبغي بأي حال من الأحوال ربط الشخص المسؤول عن الدفعات وكذلك الشخص الذي يصنع أجرة الأجور بإعداد صحيفة الأجور.

8 - لمنع إدراج العمال الوهميين ، ينبغي تدقيق ورقة الأجور ومغلفات الأجور من جانب الموظفين المسؤولين الذين يتابعون أحياناً مبدأ أخذ العينات العشوائية.

9. يجب أن تدفع الأجور للقسم من قبل الإدارة ويجب أن يطلب من العاملين بإحدى الإدارات أن يكونوا موجودين في وقت واحد. يجب أن يكون فورمان القسم موجودًا أيضًا لتحديد متلقي الأجور. أو ، ينبغي أن تعطى زلة دفع تبين تفاصيل حسابات الأجور المستحقة للعامل لكل موظف من قبل رئيسه. يعطي الموظف هذه الورقة إلى أمين الصندوق ويحصل على الدفعة. يتم إعطاء عينة من قسيمة الدفع على الصفحة التالية.

10- لا يجوز الدفع مقابل الإنتاج والزمان المعطلين والعازلين إلا إذا أذن به من قبل سلطة مختصة.

11- ينبغي اتخاذ الاحتياطات المناسبة لدفع أجور العمال الذين يصبحون غائبين وقت الدفع. ولا يجوز بأي حال دفع أجر أحد العمال إلى عامل زميل أو أحد أفراد أسرة العامل إلا إذا قدم كتاب تفويض كتابي من العامل المعني. يجب أن يتم اعتماد خطاب الاعتماد هذا على النحو الصحيح من قبل مدير الأعمال.

12. يجب الاستعلام عن الأجور غير المطالب بها والأسباب المحددة. يجب الاحتفاظ بالأجور في مكتب أمين الصندوق لبعض الوقت وبعدها يتم إضافة هذه الأجور إلى حساب "الأجور غير المدفوعة" وإيداعها في حساب مصرفي خاص بانتظار الاستفسار.

13- في بعض الأحيان ، يجب على أحد كبار موظفي الشركة أن يزور شخصياً المكان الذي يتم فيه دفع الأجور للتأكد من اتباع الإجراء الصحيح لدفع الأجور.

14- للتقليل من فرص الاحتيال ، ينبغي الدفع إلى العمال العارضين في وجود موظف مسؤول ، ولا ينبغي ربط الموظف الذي يستخدم العمال السببيين بدفع الأجور.

15 - ينبغي إعداد صحيفة الأجور في الوقت المناسب بحيث يمكن دفع أجور العمال في الوقت المناسب. وفقا لقانون دفع الأجور ، يجب دفع 1936 أجورًا خلال 7 أيام من تاريخ انتهاء المدة التي تستحق فيها الأجور إذا كان عدد العمال يصل إلى 1000 و في غضون 10 أيام إذا كان عدد العمال أكثر من 1000 .

16- ينبغي أن تدفع الأجور المستحقة للعمال المستخدمين في المواقع من قبل موظف من المكتب الرئيسي.