يجب إتباع أفضل 10 مبادئ تعبئة في أحد المكاتب

تلقي هذه المقالة الضوء على أفضل عشرة مبادئ تعبئة يجب متابعتها في أحد المكاتب. اﻟﻣﺑﺎدئ ھﻲ: .1 اﻟﺑﺳﺎطﺔ .2 اﻟﻣﻼءﻣﺔ .3 إﻣﮐﺎﻧﯾﺔ اﻟوﺻول .4 اﻟﻘدرة ﻋﻟﯽ اﻟﺧدﻣﺔ .5 اﻻﻟﺗزام .6 اﻟﻣروﻧﺔ واﻟﻘﺎﺑﻟﯾﺔ ﻟﻟﺗﮐﯾف .7 اﻻﻗﺗﺻﺎد .8 اﻻﺳﺗﺑﻘﺎء. 9 ﺣدﯾث. 10 اﻟﺗﺻﻧﯾف.

ملء المبدأ # 1. البساطة:

يتبع النظام ، الإجراء المعتمد والمعدات المستخدمة يجب أن تكون بسيطة ومفهومة من قبل أي عضو من الموظفين بحكم الذكاء العادي. بالطبع ، يتم نقل التدريب إلى الموظفين في معظم الحالات.

ملء المبدأ # 2. ملاءمة:

يجب أن يتناسب النظام والإجراءات مع طبيعة أنشطة المنظمة.

ملء المبدأ # 3. سهولة الوصول:

يجب أن تكون الملفات موجودة بطريقة يسهل على جميع المعنيين الوصول إليها.

ملء المبدأ # 4.تصميم:

يجب أن يكون النظام بحيث يمكن تحديد موقع الملف بسرعة ، ويمكن التعامل معه بسهولة ، ويمكن الحفاظ عليه للتوفر في المستقبل كلما لزم الأمر.

ملء المبدأ # 5.الكتلة:

لا ينبغي أن تشغل مساحة كبيرة دون داع من قبل معدات الايداع. تم اكتشاف أشكال جديدة من المعدات للحصول على فائدة أكبر ولكنها تحتل مساحة أقل.

مبادئ التعبئة # 6. المرونة والتكيف:

يجب أن يكون لدى النظام مجال للتوسع لاستيعاب عدد أكبر من الملفات مع الأنشطة المتنامية للقلق. يجب أن تكون قادرة على التكيف مع التغييرات في إجراءات الإيداع ، على سبيل المثال ، تغيير في طريقة التصنيف.

مبدأ ملء # 7. الاقتصاد:

أيا كان النظام المعتمد ، يجب أن يكون اقتصاديا. يجب تجنب جميع النفقات غير الضرورية. الايداع هو عمل منتظم. إذا كان الأمر مكلفًا ، فسترتفع تكلفة الإنشاء بشكل كبير.

ملء المبدأ # 8.الاحتفاظ:

من وقت لآخر ، يجب تطهير الأوراق والوثائق غير الضرورية أو إتلاف الملفات غير الضرورية ، وإلا فستصبح الملفات ضخمة بلا داعٍ ، وتحتل مساحة ولا تسمح باستيعاب الأوراق الجديدة المهمة.

مبادئ التعبئة # 9. محدثة:

ملفات يتم تحديثها عن طريق إدخال أوراق دون أي تأخير.

ملء المبدأ # 10.التصنيف:

يجب أن يتم تصنيف الملفات وفهرستها بشكل صحيح مع الإشارة العرضية لسهولة التعامل معها.