إعداد نظام فعال لمراقبة المخزون

تلقي هذه المقالة الضوء على الخطوات الخمس الرئيسية التي ينطوي عليها إعداد نظام فعال لمراقبة المخزون. الخطوات هي: 1. تصنيف وتدوين المخزون. 2. صيانة سجلات الجرد 3. التحكم في التدفق الدوري للمواد 4. التحكم في الأدوات 5. مخزن الغرفة.

الخطوة # 1. تصنيف وتدوين المخزون:

إن وجود نظام جيد لتصنيف وتدوين المخزون أمر ضروري من أجل منع خلط نوع واحد من المخزون مع الآخر. يمكن تصنيف المخزون بطرق مختلفة اعتمادًا على موقعه / أغراض التوزيع الخاصة به إلخ. ومن أجل توفير الوقت وتبسيط عملية التحديد والتحكم ، يجب أن يتم منح عدد من فئات المخزون رقمًا للرمز.

الخطوة # 2. صيانة سجلات الجرد:

فيما يلي طريقتين مهمتين للحفاظ على سجلات الجرد:

(ط) نظام الجرد الدوري.

(2) نظام الجرد الدائم.

سنشرحها الآن باختصار على النحو التالي:

بموجب هذا النظام ، يتم العثور على قيمة المخزون فقط في نهاية الفترة المحاسبية بعد الحصول على شهادة مادية للوحدات في متناول اليد. لا يوفر هذا النظام المعلومات المتعلقة بكمية المخزون وقيمته على أساس مستمر. في هذا النظام ، لا يتم المحاسبة عن الخسائر والهدر والسرقة إلخ.

يفترض في هذه الحالة أن المخزون الذي يتم استهلاكه يتم تحديده هنا بإضافة القيمة الإجمالية للمخزون الذي تم شراؤه خلال الفترة إلى قيمة المخزون الموجود كأداة فتح المخزون وخصم قيمة المخزون في النهاية كمخزون إقفال.

نظام الجرد الدائم:

وفقًا لمصطلح حساب التكلفة ، فإن "المخزون الدائم هو عبارة عن نظام سجلات تحتفظ به الإدارة المسيطرة يعكس الحركة المادية للأرصدة ورصيدها الحالي".

يهدف المخزون الدائم إلى ابتكار نظام السجلات الذي يمكن من خلاله تسجيل إيصالات وقضايا المخازن فورًا في وقت كل معاملة ، وقد يتم سحب الرصيد لإظهار الوضع المستحدث للعناصر المختلفة.

السجلات التي يتم استخدامها بشكل عام للمخزون الدائم هي:

1. بطاقات بن.

2. حسابات دفتر الأستاذ مخزن أو مخازن دفتر الأستاذ.

3. اعتماد أخذ الأسهم المستمر.

1. بطاقات بن:

بطاقة بن هي بطاقة تشير إلى السجلات الكمية للإيصالات والمسائل والأرصدة الختامية للمواد المحفوظة في الحاوية المقابلة كما هو موضح في الشكل 12.2. الصندوق يعني الرف أو الرف أو الحاوية أو المساحة حيث يتم الاحتفاظ بالمواد. يتم وضع بطاقة bin في صناديق مختلفة.

يتم إعداد بطاقات منفصلة لكل عنصر من المتاجر وإذا تم الاحتفاظ بمادتين مختلفتين في حاوية واحدة ، يتم إعداد اثنين من صناديق الورق واحدة لكل منها ، ومعالجة الرف باعتباره اثنين من صناديق.

نموذج العينة التالي لبطاقة Card يساعد في الفهم الصحيح لمحتويات بطاقة bin:

يتم إدخال الإيصالات حسب GRN ، يتم عرض القضايا على أساس طلبات المتجر ويشار إلى الرصيد الختامي بعد كل إدخال يتم إدخاله. في بطاقات بن ، يتم التعبير عن جميع المدخلات أي الإيصالات والمسائل وأرصدة المواد فقط كميا وليس نوعيا.

2. مخازن الأستاذ:

مخازن دفتر الأستاذ هو سجل من المتاجر ، سواء في الكمية والقيمة. يتم الاحتفاظ بها من قبل محاسب مخازن. وهو مماثل لبطاقات بن الفارق المهم الذي يظهر في مخازن قيمة دفتر الأستاذ للمواد أيضا. هذا هو في دفتر الأستاذ يتم التعبير عن جميع الإدخالات كميا وكذلك نوعيا.

هذه دفاتر الأستاذ عموما في شكل أوراق فضفاضة في مجلدات ولطبقة منفصلة من المواد وتستخدم مجلدات منفصلة. في بعض المخاوف ، يتم الحفاظ على هذه السجلات في مجلدات ملزمة لتجنب فقدان الأوراق الرخوة.

3. اعتماد أخذ الأسهم المستمر:

يعتبر أخذ المخزون المستمر عنصرا أساسيا في نظام الجرد الدائم. يتم ذلك بمقارنة الكمية المادية مع الكميات المبينة في بطاقة bin و دفتر الأستاذ.

ويتم ذلك عادة من قبل فريق مستقل لمراجعة الحسابات الداخلية. وقد يكون التناقض بين الرصيد الموضح في دفتر الأستاذ ومخازن المتاجر الفعلية في الحالتين التاليتين:

(أ) الأسباب التي يمكن تجنبها:

هذه القضايا تشمل أكثر من أو تحت مسائل من البنود ، والأخطاء الكتابية ، وكسر ، سرقة ، ووضع المواد في بن خاطئ الخ

(ب) الأسباب التي لا يمكن تجنبها:

ويشمل ذلك التبخر ، أو الانكماش ، أو أي تغيير مادي آخر ، وما إلى ذلك ، في المخزون ، وكسر الجزء الأكبر من ذلك ، أي إصدار الجرد بكميات صغيرة ، وتتسبب الظروف المناخية في تدهور المخزونات.

مزايا نظام الجرد الدائم:

1. يسهل تخطيط الإنتاج حيث أن سجل المخازن هو وسيلة لتوزيع المواد على أوامر الإنتاج: وهو يمكّن من جدولة الأوامر وإصدارها مع ضمان تام بأن المواد ستكون متاحة عند الحاجة.

2. إنه يمكّن المشتريات في الوقت المناسب من مواد إدخال مختلفة بمواصفات دقيقة مثل "كم" و "متى".

3. يسهل توزيع التكاليف المادية لأوامر التصنيع أو للإدارات الإنتاجية المستهلكة للبنود.

4. يجعل من الممكن إعداد البيانات المالية دون التحقق المادي من المخزون.

5 - يضع الأساس لإجراء التحقق المادي من المخزون وللتحكم في سوء التخصيص ، والنفايات ، والتقادم ، وسرقة المواد.

6. السيطرة على تدفق دورة من المواد هو ممكن. يجب تصميم نظام فعال للتحكم في المواد في تدفق المخازن من وقت طلب الشراء إلى تخزين البضائع التامة الصنع.

الخطوة # 3. التحكم في التدفق الدوري للمواد:

وفقًا لجون A. Shubin ، فيما يلي الخطوات في دورة التحكم في المواد:

1- يقوم موظفو سجل المخازن بإعداد طلبات الشراء لشراء المواد والأجزاء واللوازم والأدوات اللازمة وإرسالها إلى مكتب الشراء ؛ ويقومون برفع "طلبات التصنيع" إلى مكتب التخطيط لتلك الأجزاء والأدوات التي سيتم تصنيعها في المصنع لتجديد المخزون.

2. يقوم قسم المشتريات بشراء العناصر المطلوبة عن طريق وضع أوامر مع البائعين ومتابعة تسليم المواد المطلوبة.

3. تقوم دائرة الاستلام بتفريغ المواد الواردة والتحقق من المواد ضد أوامر الشراء للكمية والمواصفات وغيرها.

4. يقوم قسم المشتريات بتدقيق فاتورة البائعين و (عند الضرورة) يأخذ معهم تعديلات على التناقضات.

5. التعامل مع الرجال ونقل المواد الواردة والأجزاء الملفقة إلى قسم التخزين. يقوم الكُتّاب بإعداد الإدخالات المناسبة في سجل المخازن أو بطاقات بن أو مخزن لسلع السلع الموضوعة في غرفة المخزن.

6 - يقوم موظفو سجل المخازن في مكتب التخطيط بإعداد طلبات المواد ، وتخصيص المواد لغرض الإنتاج وإدخال مدخلات مناسبة لسجلات الجرد الدائمة.

7. يقوم موظفو غرفة تخزين المواد بإصدار المواد والأجزاء كما هو محدد في نماذج الطلبات الواردة من مكتب التخطيط. يتم إجراء الإدخالات في بطاقات بن ، وإرسال سجل بالمواد الصادرة إلى مكتب المحاسبة لغرض محاسبة التكاليف.

8. يسيطر مرسلو النباتات على تدفق البضائع في عملية عن طريق أوراق الطريق و "أوامر النقل" التي توجه تدفق العمل من خلال لوحات التحكم في المصنع في مكتب التخطيط وتشير إلى تقدم العمل في المصنع.

9. يقوم المبعوثون بإعادة المواد غير المستخدمة وقطع الغيار إلى غرف المخزون. ﯾﻘوم اﻟﻣﮐﺗﺑون ﻋﻟﯽ أﺳﺎس "ﻗﺳﺎﺋم إﻋﺎدة اﻟﻣﺧزون" ﺑﺈدﺧﺎل اﻟﻣدﺧﻼت اﻟﻣﻼﺋﻣﺔ ﻋﻟﯽ ﺑطﺎﻗﺎت اﻟﺣﺎوﯾﺎت ، وﺳﺟﻼت اﻟﺟرد اﻟداﺋﻣﺔ وﺻﻔﺣﺎت ﻣﺣﺎﺳﺑﺔ اﻟﺗﮐﺎﻟﯾف اﻟﻼزﻣﺔ ﻷﻋﻣﺎل اﻟﺣﺳﺎب.

10. يقوم المبعوثون بتوجيه حركة المنتجات التامة الصنع لتخزين الغرف وعلى أساس النماذج المكتملة للعمل المستلمة من كتبة مكتب المصانع يقومون بإدخال البيانات المناسبة في سجلات المخزون النهائي.

الخطوة # 4. السيطرة على أدوات:

الأدوات من أربع فئات وهي:

1. عقد الأدوات:

هذه الأدوات عبارة عن عقد عمل وأجهزة توجيه عمل مستخدمة مع عمليات الماكينة. ومن الأمثلة على ذلك ، التركيبات والتركيبات والكسارات الخ.

2. أدوات تشكيل وقطع:

تستخدم هذه الأدوات مع الآلات لتغيير شكل أو شكل المادة. ومن الأمثلة على ذلك ، يموت ، والأشرطة ، وقطع ، والتدريبات ، وأدوات قطع نقطة واحدة الخ.

3. أدوات القياس:

هذا النوع من الأدوات هو أجهزة للتحقق من توافق العمل مع المعايير. ومن الأمثلة على ذلك أنواع مختلفة من المقاييس ، والمتر الجزئي ، والرنين ، إلخ.

4. الأدوات المساعدة:

هناك الأجهزة المستخدمة لبناء أو عدم تجميع المنتجات أو الآلات. ومن الأمثلة على ذلك السائقين اللولبيين ، والمفاتيح ، والمفاتيح الخ.

الإجراء الخاص بالأدوات والتخزين:

الأدوات تعني التخطيط واقتناء الأدوات. الأدوات ضرورية عندما يتم تصنيع منتج جديد. يلزم إعادة التخزين عند إجراء تغييرات في تصميم المنتج أو إنتاج نموذج جديد.

خطوات في الأدوات:

هناك ست خطوات في الأدوات. هؤلاء هم:

1. تكسير المنتج في تجميعاته الفرعية وأجزائه ومكوناته لتحليل إعداد فواتير المواد والرسومات والمواصفات الأخرى المطلوبة لتحديد كمية الأدوات المطلوبة.

2. اختيار ودراسة طريقة المعالجة ووفقاً لكمية السلع المراد إنتاجها والتي تحدد نوع الأدوات المراد إنتاجها واستخدامها في كل عملية.

3. تصميم الأدوات والملحقات الخاصة اللازمة لعمليات محددة واختيار الأدوات القياسية اللازمة للإنتاج.

4. شراء أو تصنيع الأدوات حسب تصميمها / رسوماتها إلخ.

5. فحص الأدوات لمطابقتها للمواصفات.

6. متابعة أداء الأدوات في التصنيع ، مع الاحتفاظ بالسجل اللازم لتكاليف الأدوات ، ومعدل الإنتاج الذي تم تحقيقه لكل ترتيب أدوات واستخدام المعلومات لتحسين تصميم الأدوات التي تم صنعها بالفعل.

الخطوة # 5. مخزن:

اقترح جون أ. شوبين في إدارة أعماله أربع خطوات لإنشاء مخزن وغرفة لأدوات سرير هما:

1. تحديد الدرجة المطلوبة من المركزية واختيار المواقع المناسبة لمساحة التخزين.

2. اختيار ترتيب فعال للمخازن وتطوير وتصميم مخازن فعالة.

3. اختيار مرافق التخزين المناسبة للعناصر المختلفة.

4. تحقيق عمليات غرفة مخزن منظمة.