نظام الأمن في المكتب

توفر هذه المقالة طريقة عرض قريبة على نظام الأمان في المكتب.

معنى أمن المكتب:

الأمن يعني الحماية الممنوحة لبعض العناصر الملموسة القابلة للتحديد أو الجسد. يتم إعطاء هذه الحماية لمنع عنصر الجسم من التخريب أو التجسس.

أصبح الأمن جانبا هاما من جوانب الإدارة بسبب:

1. ضعف المتسللين إلى المكتب ، و

2. مع ظهور التكنولوجيا الجديدة وتركيب هذه الأدوات التكنولوجية الجديدة في المكتب ، فإن إغراء التجسس الصناعي ينمو لتصاميم المنتجات الجديدة.

مبدأ الأمن:

للأمان نوعان من النطاقات ، كما يعتمد التخطيط على هذين النوعين من النطاقات.

هناك مبادئ تحكم كلا النوعين من المبادئ ، لكن هذه المبادئ المشتركة هي:

1. مبدأ الإشراف:

هناك حاجة إلى الإشراف للتحقق من الأداء السليم لمهمة الأمن. يجب القيام بالإشراف على أساس يومي للتحقق من الحالة الطبيعية للأشياء التي تنتقل إلى الأمام لإنجاز مهمة تنظيمية على أساس يومي.

2. تكلفة الأمن:

الأمن المطلوب أمر لا بد منه ؛ السيطرة على التكلفة هو عامل مهم. القليل من التكلفة على الأمن يعيق الحماية الداخلية للمكتب ، كما أنه لا يُنصح بتكلفة عالية للغاية. يجب أن يأخذ المكتب تخطيطًا للأمن طويل الأجل وقصير الأجل قبل اتخاذ قرار بشأن عامل التكلفة.

3. طريقة ووسائل التواصل:

ومهما كان نظام الأمن ، فلا ينبغي له أن يعيق أسلوب الاتصال وأنماط الاتصال بين الموظفين في المنظمة. الاتصال كحلقة وصل مع نظام الأمن والتواصل الجيد لأي نظام مكتب يجهد الأمن أيضًا.

4. ممارسة بسيطة للأمن:

من الضروري والضروري لكل مكتب أن يجعل الموظفين يفهمون أهمية الأمن. يجب أن يكون مبدأ وشكل الأمن المصمم لسلامة موظفي المكتب بسيطًا ومرنًا بحيث يجب على كل موظف أن يفهم الشيء ذاته وأن يلتزم به. تعتمد الحاجة إلى الأمن على بساطة أو تعقيد أحد المكاتب ، ومع ذلك ، فإن التنفيذ يعتمد على استخدام ذلك اعتمادًا على طبيعة العمل.

5. الكافية والإلحاح:

يعتمد الأمن على إلحاح وكفاية. ومهما كان شكل الأمن الذي يتعين تنفيذه ، ينبغي للمرء أن يأخذ في الاعتبار الإدارة التي يحتاج إليها النظام الأمني ​​، والفرد الذي يحتاج إليه.

تخطيط الأمن:

مثل أي مفهوم جديد آخر ، أو أي شيء جديد يجب تنفيذه في المكتب ، يجب أن يتم التخطيط للأمن قبل تنفيذها في مجال الأمن. لا يمكن لأحد إيقاف اللص أو الخارج من دخول المكتب ، ومع ذلك ، يمكن بالتأكيد إجراء خطوة للتحقق من الوافد الجديد في المكتب. وهنا تحاول خطة أمنية دقيقة التقليل من المخاطر وحتى القضاء عليها.

1. توظيف الموظفين:

يمكن توظيف الموظفين داخل المنظمة للنظر في النظام الأمني ​​أو يمكن الاتصال بالوكالة الخارجية لتزويد أفرادها المدربين بالأمان.

2. تشكيل اللجنة:

يقترح تشكيل لجنة مع مدير Office نفسه جزءًا من نفسه. يمكن إدخال رؤساء الأقسام إلى النظام إذا لزم الأمر. يمكن أن تكون مهمة هذه اللجنة هي تشكيل نظام أمني يحافظ على وجهة نظر مطلب المنظمة ، ويضع سلطة وتمثيل الفرد لهذا الغرض ، ويدرس المشاكل كذلك.

3. اتصال النظام:

ينبغي على اللجنة التي تضع خطة الأمن أن تبلغ النظام المصمم لكل عضو في المنظمة للحصول على موافقتها واقتراحاتها ، إن وجدت.

4. البحث عن المعلومات والآراء ، إن وجدت:

يجب أن تسعى اللجنة للحصول على معلومات حول نموذج مصمم بشكل صحيح من متطلبات الأمن لأغراض مختلفة في الإدارات المختلفة.

5. صياغة خطة أو نظام الأمن:

يجب إعداد خطة للأمن على أساس المعلومات وحاجة المنظمة.

6. صياغة النظام:

ينبغي وضع نظام ، ينبغي أن يكون على أساس تلقي رد الفعل والاقتراح ، مع تقديم تفاصيل عن كيفية دمج الأمن بأكمله في هيكل المنظمة ، وكيفية إعادة إحياء النظام ، وكيفية إدماجه في التخطيط ، إلخ.

ممارسة الأمن:

النقاط التالية جديرة بالملاحظة فيما يتعلق بنظام الأمن عند تطبيقه:

1. استخدام نظام تحذير:

ينبغي للمرء دائما استخدام أو الحصول على ضوء تنبيه أو نظام إنذار للأمن. عندما يكون هناك خطر ، فإن جرس الإنذار يجب أن يرنق رسالة توضح بعض المشاكل في النظام.

2. التعريف عن طريق الدخول:

يجب تسليم التصاريح للأشخاص الذين يدخلون المكتب. بعد الانتهاء من عملهم ، يجب أن يتم فحصهم وتوقيعهم من قبل السلطات التي يجتمعون بها في المكتب ، وأن يعطوا نفس الشيء للأمن عند مغادرة مجمع المكتب في نهاية الأمر. يجب إصدار تصريح التعريف لكل موظف لتحديد هويته. هذا هو ضرورة ضرورية لأي مكتب.

3. المواقع الآمنة للإدارة النقدية:

إنها عادة شائعة لدى أي متطفل ، يدخل المكتب مع نية مضطربة ، لمهاجمة قسم النقود أولاً ، ولتعطيل مع الغنائم. يجب أن يكون قسم النقد موجودًا في جزء آمن جدًا من المبنى ويجب تقييد الدخول إلى هذا الجزء من المبنى.

عندما لا يكون من الممكن حماية الإدارة النقدية ، يجب إعداد حاجز لوضع أمين الصندوق والنقد في الحاجز للتشغيل العادي لقسم النقدية.

التدريب والانضباط في الأمن:

ليست هناك حاجة إلى طريقة محلية أو تقنية جدًا للحفاظ على نظام أمان مناسب في المكتب. يجب على كل موظف إدراك أهمية الحاجة إلى الأمن ، ويجب أن يتم تدريبهم وفقًا لذلك.

يجب ملاحظة بعض النقاط:

1. يجب إخبار كل موظف بعدم التحدث أكثر عن المنظمة أو قسمها عن الأنشطة التي يتم تشغيلها في القسم. إذا كان الموظف لا يوافق على ذلك ، ينبغي على القسم والمنظمة أن يطلعوا بجدية على نشاط الموظف.

2. خلال فترة الغداء أو استراحة القهوة أو الشاي ، يجب على كل موظف وضع جميع الملفات والأوراق والقرطاسية ، وما إلى ذلك ، في الدرج وقفلها بشكل صحيح ، بدلاً من ترك المكان رثًا ، وترك كل شيء على الطاولة ، وبالتالي إعطاء الآخرين فرصة للعبث بسجل مكتبي.

3. يمكن أن يشكل الميكانيكيون والمهندسون الزائرون خطراً على الأمن لأنهم يتمتعون بحرية الوصول إلى معظم الأقسام التي يتم فيها الاحتفاظ بأجهزة المكاتب ويمكنهم الحصول على معلومات سرية قيمة.

4. يجب أن تكون وثائق المكتب مصنفة بشكل مناسب وأن يكون الوصول إليها مقيدًا.

5. ينبغي التعامل مع الأوراق السرية التي يتولاها رئيس المكتب ومكتب العمل السري فقط من قبل العاملين المنتظمين في مكتب الأمن.

6. يجب أن يتم تدمير جميع الأوراق التي هي أقل أهمية من قبل المكتب. تحدث التسريبات الخطيرة إما في قسم النسخ الفوتوغرافي أو في قسم الماكينة المكررة. يجب تدمير كل نسخة مدللة.

حماية الحاسوب:

بدأت أجهزة الكمبيوتر في اكتساب بعض الشعبية في بلدنا حيث بدأت معظم المؤسسات الكبيرة في استخدامها. في البلدان المتقدمة الصناعية ، يتم إيلاء اهتمام كبير لأمن الكمبيوتر نظرًا لأن معالجة بيانات الكمبيوتر تكون عرضة لأولئك الذين يريدون التلاعب بها أو تدميرها. في السنوات المقبلة ، قد تكون غرفة الكمبيوتر المركزي الهدف لجميع الأمن المتعلقة بالمنظمة.

خرق لأمن الكمبيوتر:

هناك سببان لحدوث انتهاك لأمن أجهزة الكمبيوتر:

1. سبب خارجي:

السبب الخارجي يمكن أن يكون بسبب الكارثة الطبيعية.

2. السبب الداخلي:

السبب الداخلي قد يرجع إلى إهمال الموظف أو النية الإجرامية للموظف أو بسبب فشل الموظف في العمل بشكل صحيح مع الكمبيوتر. قد تكون المخاطر الطبيعية بسبب الحريق أو الماء أو الفيضان. النار هو السبب الرئيسي.

لمنع الحريق ، يجب على المرء أن يأخذ في الحسبان أنه لا يتم إشعال أو إشعال أي سيجارة أو بيديز في غرفة الكمبيوتر. يجب عدم حفظ أي مادة قابلة للاشتعال في غرفة الكمبيوتر. أيضا ، يجب على الجميع إزالة أحذيتهم قبل دخول غرفة الكمبيوتر.

إلى أقصى حد ممكن ، يجب أن تحتوي غرفة الكمبيوتر على عدد من طفايات الحريق. كما يجب عدم الاحتفاظ بالملفات ، إلخ ، في المكتب في غرفة الكمبيوتر ، أو في أي مكان مجاور لغرفة الكمبيوتر ، خشية أن تكون هناك فرصة للإشعال.