الروتينية: المعنى ، الخصائص والأهمية
قراءة هذه المادة لمعرفة المزيد عن الروتينية. بعد قراءة هذه المقالة للتعرف على: 1. معنى الروتين 2. خصائص الروتين 3. أهمية الروتين 4. بعض الوظائف الروتينية النموذجية للأمين.
معنى الروتينية:
التخطيط ضروري لكل نوع من أنواع العمل. التخطيط يعني التفكير المسبق.
تحليل التخطيط:
ما الذي يجب عمله؟
لماذا يجب القيام به؟
كيف يمكن القيام به؟
من سينجز؟
متى يجب القيام به؟
أين يجب القيام به؟
يجب الحصول على الإجابة على كل طلب بحث أولاً ثم تتم محاولة اتخاذ إجراء. بعد خطة تأتي الإجراء.
كل عمل لديه إجراءات خاصة به. الروتين هو مسار منتظم. تتضمن كلمة "الدورة التدريبية" إحساسًا بمجموعة من الإجراءات. ولذلك ، فإن الروتين يشتمل على سلسلة من الإجراءات.
الروتين له جانبان:
(أ) الإجراءات ، واحدا تلو الآخر حسب ترتيب الأولوية و
(ب) عامل وقت لكل إجراء من الإجراءات.
عدد من الإجراءات يجعل نظام يوفر صورة كاملة لبعض النشاط. إذا نظرنا إلى أي جزء من العمل المكتبي نجد كل من الجوانب. على سبيل المثال ، التعامل مع البريد الوارد. إجراءات المكون هي: تلقي الرسائل ، وفتحها ، والتدقيق في محتوياتها ، وختم التاريخ ، والفرز ، وتوزيع والحفاظ على المسار.
كل خطوة لها طريقة خاصة بها وإذا كانت الطريقة صحيحة فإن الوقت المستغرق يصبح الحد الأدنى. هذا الروتين هو جزء من النظام الكلي للمراسلات. ليس فقط أن يتم إنجاز العمل ببساطة ، بل يجب القيام به بشكل صحيح ، وفي الوقت المناسب وبكفاءة. هذا ممكن إذا كان هناك روتين مناسب. في المكتب حيث تكون ظروف العمل مواتية ، تتوفر المعدات ، والإشراف والرقابة موجودة ويعمل الموظفون المناسبون ، يصبح الروتين فعالا. إن إعداد روتين لكل عمل في مكتب ما هو وظيفة تنظيم المكتب.
خصائص الروتينية:
(1) يتكون العمل الروتيني من عدة خطوات أو سلسلة من الخطوات. وبمجرد معرفة الخطوة ، يجب تكرارها بنفس الطريقة في كل مرة وكل شخص يقوم بهذه المهمة.
(2) يجب صياغة أو إعداد الروتين. يستغرق الأمر وقتًا أطول لإعداد الروتين عند إعداد مكتب جديد. خبرة المنظمات المماثلة الأخرى لها قيمة كبيرة.
(3) الروتين له غرض وستساهم كل خطوة في تحقيق هذا الغرض.
(4) يجب أن تكون جميع الخطوات مترابطة وتسلسل زمني محدد.
(5) لن يكون هناك ازدواجية في العمل ولا يكون هناك تداخل أو فجوة.
(6) يجب أن تكون القواعد مؤطرة لإنجاز الروتين.
أهمية الروتينية:
أهمية الروتين المكتب أمر رائع.
إذا تم إعداد الروتين بشكل صحيح ومتابعته ، فيتم التمتع بالمزايا التالية:
(1) الأداء وفقا لمعيار ثابت:
المعيار له أربعة جوانب:
(أ) الكمية - يجب تنفيذ بعض جودة العمل المرغوبة ،
(ب) الجودة - يجب أن يكون الأداء ذو جودة متوقعة ،
(ج) يجب أن يكون الأداء الزمني مع بعض الوقت المحدد ،
(د) التكلفة - يجب ألا تتجاوز التكلفة الفوائد.
(2) يوجد تحكم أفضل:
إذا كان هناك روتين ، فمن الأسهل على موظفي الإشراف أن يمارسوا السيطرة. يجب على المشرف فحص ما إذا كان الروتين يتبع أم لا.
(3) تدفق أفضل للعمل:
الإدارة الفعالة للمكاتب تعني أن هناك تدفقًا سلسًا للعمل وأقصى إنتاج. إذا اتبع الجميع الروتين ، فسيكون هناك تدفق أفضل للعمل بشرط عدم وجود عوائق أو عوائق تقف في الطريق (انظر أدناه).
كيف يعيق العمل الروتيني؟
هناك أربعة عناصر في عملية تنفيذ عمل روتيني هم:
(أ) طريقة القيام بعمل ،
(ب) المعدات المستخدمة ،
(ج) الموظفون ،
(د) ظروف العمل.
إذا كان هناك أي خلل في أي عنصر من العناصر ، يتم إعاقة العمل الروتيني.
تحدث العوائق أو الأعطال بالطريقة التالية:
(أ) إن أفضل طريقة للقيام بعمل ما قد لا تكون معروفة أو قد لا تكون معروفة للموظفين ،
(ب) قد يكون هناك نقص في الإمداد بالأشكال أو الأدوات المكتبية أو أي جهاز أو جهاز وما إلى ذلك ، وهو ضروري للوظيفة. قد تخرج الآلة عن العمل. قد يكون هناك غياب الصيانة المناسبة للآلة. المادة الخاصة "أو جزء من الماكينة غير متوفرة ،
(ج) قد يكون هناك نقص في الموظفين المناسبين. العيب موجود في نظام التوظيف. قد يكون هناك نقص في تدريب الأفراد. قد لا يكون الموظفون جادّين أو منتبهين. قد تكون غير منتظمة أو قد تضيع الوقت من خلال النميمة. وهو يعني بشكل غير مباشر عدم وجود رقابة وسيطرة مناسبة ،
(د) قد لا تكون ظروف العمل مواتية أو مؤاتية للعمل. نقص الضوء ، انقطاع التيار الكهربائي ، الاضطراب الخارجي ، وما إلى ذلك ، هي بعض الأسباب ،
(ه) قد يكون هناك خلل في التصميم.
كيف يمكن التغلب على العوائق؟
يمكن التغلب على العقبات التي تعترض سير العمل الروتيني بسلاسة من خلال التخطيط والتحكم السليم في العمل المكتبي. يتولى السكرتير كرئيس تنفيذي مسؤوليات كبيرة في هذا الصدد. ولهذا الغرض ، يتم إعداد أنواع مختلفة من "الرسوم البيانية الروتينية" أو "مخططات التدفق" أو "مخططات العمليات". هذه ليست سوى رسوم بيانية يمكن من خلالها فهم ما هي الخطوات التي يجب اتباعها بشكل متوالي للقيام بعمل ما بسهولة.
هناك تقنيات مختلفة لصنع مثل هذه الرسوم البيانية مثل "مخطط العنق" ، "المخطط المتساوي القياس" ، إلخ. الشيء الرئيسي هو أنه يجب أن تكون هناك دراسة وبحث شامل حول أساليب المكتب. يمكن لمنظمة كبيرة أن تتحمل إدارة منفصلة لدراسة التشغيل والصيانة. O & M تعني المنظمة والأساليب.
يمر كل جزء من العمل خلال بعض المراحل المتتالية ويتم التعبير عن ذلك من خلال بعض الرموز في مخطط التدفق. فمثلا:
وتجدر الإشارة مع ذلك إلى أنه لا يمكن إعادة استخدام كل نوع من أنواع العمل. يتم إعداد إجراءات روتينية لتلك الوظائف ذات الطبيعة المتكررة. في وقت روتين الطوارئ لا يعمل.
بعض الوظائف الروتينية النموذجية للأمين:
هناك بعض الوظائف الروتينية النموذجية التي يتعين على السكرتير القيام بها بشكل منتظم في المكتب. عادة ما يتم تنفيذ هذه الوظائف ، كما هو موضح أدناه ، من قبل سكرتير خاص أو حتى سكرتير مكتب وليس من قبل سكرتير عام. مع ذلك ، يستطيع السكرتير أن ينجز هذه الوظائف من قبل سكرتيره الخاص أو من قبل سكرتير المكتب.
(أ) التعامل مع الهاتف أو المكالمات :
يعد استخدام الهاتف ميزة شائعة في المكتب ، سواء للاتصال الداخلي أو الخارجي. يوجد مكتب كبير به نظام هاتف داخلي خاص به إما عن طريق PBX أو PAX أو اتصال داخلي. النظام. في لوحة المفاتيح الداخلية للهاتف المحمول ، يوجد مشغل إذا كان هناك نظام تبادل يدوي ، والذي يتعامل مع لوحة التبديل. هذا هو جزء ميكانيكي من العملية برمتها.
تعامل الهاتف يعني في الواقع إنشاء جهات الاتصال والمحادثة. تأتي العديد من المكالمات من الخارج ، كما أن عددًا كبيرًا من المكالمات يخرج للأجانب. في الوقت نفسه ، هناك حاجة إلى عدد كبير من الاتصالات الداخلية من قسم إلى آخر. إنها مهمة هائلة لمكتب مزدحم لتوفير الحد الأقصى من الفرص لمثل هذه الاتصالات الخارجية والداخلية.
هناك مكالمات شخصية الواردة والصادرة من أعضاء هيئة التدريس. يجب تقليلها نظرًا لأنها قد تعرقل المكالمات الرسمية. قد يكون للمكتب الكبير عدد من الخطوط الخارجية وأيضا خطوط مباشرة من غرف التنفيذيين المهمين. هناك خط خاص يحضر حتى بعد ساعات العمل في حالات الطوارئ.
واجبات السكرتير الخاص:
يحضر سكرتير خاص المكالمات الهاتفية نيابة عن رئيسه أولاً. يجب أن يكون لديه معرفة كاملة حول تشغيل الهاتف. يجب عليه معرفة الأنواع المختلفة من الخدمات التي يقدمها قسم الهاتف بالإضافة إلى القواعد والإجراءات الخاصة بأنواع الاتصالات المختلفة - محليًا ، وخسارة ، والجذع ، والتسجيل الصوتي ، إلخ. كما قد يكون للمكتب الكبير اتصال telex أو قد يكون هناك خدمة الطابعة (TPM أو رسالة Tele-printer) داخل المؤسسة.
يجب على السكرتير الخاص أن يحتفظ بكتاب تليفون لتسجيل الرسائل المستلمة أو الرسائل التي يرسلها رئيسه. يحتوي دفتر الهاتف على أعمدة للحصول على وصف كامل للأطراف الذين تم تلقي رسائل منهم أو مرسلها.
يجب أن يعرف السكرتير الخاص أيضًا فن الحديث عبر الهاتف. يجب أن يكون نهجه مهذباً ، ويكون صوته واضحا ، ويجب عليه أن يراقب جميع الآداب ، على سبيل المثال ، الراغبين في صباح الخير أو "namaskar" في البداية أو إلى اللقاء أو "nasaskar" في النهاية.
قد يضطر إلى مواجهة العديد من المكالمات الهاتفية ، سواء كانت واردة أو صادرة ، لكنه لن يشعر بالقلق أو الغضب. يجب أن يدرك أن سلوكه له تأثير في نهاية المطاف على رئيسه. يحتفظ السكرتير الخاص بشكل عام بقائمة بأرقام الهواتف التي يطلب رئيسه الاتصال بها بشكل متكرر.
(ب) التعامل مع المتصلين :
السكرتير هو ضابط ارتباط ، لذلك فإن عددًا كبيرًا من الأشخاص يناديه كل يوم. يحافظ المكتب الكبير على موظف استقبال يستقبل المتصلين أولاً ثم يرسلهم إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين. في بعض الأحيان ، تكون الأذونات من المديرين التنفيذيين معينة مطلوبة قبل السماح للمتصلين بالدخول إلى المكتب. في مكتب صغير يمكن للمتصلين مباشرة الاقتراب من السكرتير. على المتصلين الذين يصلون إلى مدير تنفيذي كبير أو مدير أن يقتربوا من سكرتيرته الخاصة.
هناك أربعة أنواع من المتصلين الذين يأتون إلى المكتب يوميًا:
(1) أولئك الذين لديهم مواعيد سابقة. ليس من الصعب التعامل مع هؤلاء المتصلين بشرط أن يكونوا في الموعد المحدد. يسمح السكرتير الخاص له بمقابلة رئيسه أو قد يطلب منه الانتظار قليلاً إذا كان رئيسه مشغولاً.
(2) أولئك الذين يدعون على أي موعد سابق. ولكن إذا كان هذا الشخص معروفًا للمكتب وحتى أنه قد يكون ذو أهمية كبيرة للمنظمة ، فإنه مرحب به ويحاول الوزير إجراء اتصال مع رئيسه.
(3) أولئك الذين يأتون بشكل متكرر ولكن بدون عمل محدد. على سبيل المثال ، ممثلي المبيعات من موردين مختلفين. سيقوم السكرتير بالتعامل معها حسب رغبة رئيسه. سوف يتحدث الأمين إلى رئيسه عبر الهاتف للتوجيه.
(4) الأشخاص غير المعروفين الذين يأتون عرضا أو لبعض التحقيق. سيعالجه السكرتير شخصيا ويطلب منه أن يأتي بعد ذلك بالتعيين السابق. مهما كانت طبيعة المتصل وأيا تكن طريقة التعامل معه ، فإن السكرتير يجب أن يكون مؤدبا للغاية ولا يضر بشعور الزائر.
(ج) جعل التعيينات :
عمل روتيني آخر للسكرتير الخاص هو إجراء التعيينات بين رئيسه وآخرين. ويشمل الآخرون كلاً من الغرباء وكذلك أعضاء المنظمة أو الموظفين. مرة أخرى ، تكون المواعيد من نوعين - شخص خارجي يريد تحديد موعد أو يريد رئيسه أن يفعله.
يتم التعيينات المحلية عبر الهاتف ولكن بالنسبة للأشخاص في الأماكن الأخرى يتم تحديد المواعيد بشكل عام عن طريق المراسلة أو حتى عبر الهاتف أو التلكس. يجب على السكرتير أن يحتفظ بمفكرة لجميع التعيينات وأن عليه تذكير رئيسه كل يوم بالتعيينات.
