دور الرئيس والمشاركين في عقد اجتماع عمل
دور الرئيس والمشاركين في عقد اجتماع عمل!
في عقد اجتماع ، إذا كان الاجتماع ضروريًا ، غرضه ، يجب أن يكون هدفه واضحًا. هل هو مطلب قانوني ، روتين أو ضرورة للوقت؟
يجب فقط استدعاء الأطراف الأساسية ، ويجب استدعاء جميع الأشخاص المطلوبين. في بعض الأحيان يكون هناك أشخاص خارجيين في المنظمة يتم استدعاؤهم للاجتماع - المدقق ، المحامي ، إلخ. يجب أن تكون الدعوة للحضور واضحة وفي الوقت المناسب وتحت السلطة المناسبة. يجب أن يكون الوقت ثابتًا حسب المناسبة وراحة الأعضاء. علاوة على ذلك ، يجب أن تكون المدة كافية ولكن ليست طويلة. على المرء أن يختار مكانًا مناسبًا لحمله. قد يكون على المكان أن يكون مستعدا للقاء. ولتحقيق هدف الاجتماع ، يجب على الجهة المنظمة للعرض أن تصور النقاط المحددة التي يجب أن تكون هناك مناقشة حولها. مرة أخرى ، عليه أن يحدد طريقة المناقشة - الإعلامية أو الاستشارية أو المقنعة.
دور الرئيس في أحد الاجتماعات:
1. خذ المسؤولية العامة عن الإجراءات:
بمجرد أن يحدد منظم الاجتماع (بالتشاور عموما مع الرئيس) جدول أعمال الاجتماع ، يجب على الرئيس أن يرى أن جدول الأعمال والهدف يتم الوفاء بهما في الاجتماع.
2. تأكد من أنه مختص:
يجب أن يقبل رئاسة الاجتماع فقط إذا شعر أنه كفء لتشغيله. غالبا ما يتم تدوير منصب الرئيس.
3. "لا تفعل ذلك بنفسك":
الرئيس هناك أساسا لتشجيع النقاش ، وليس العرض كله. تكمن مهارته في جعل الأعضاء يشعرون بأنهم قرروا بشكل جماعي قضايا.
4. استخدام الأفعال التوجيه:
يمكن للرئيس استخدام الأفعال المحفّزة لجعل الأعضاء يقدمون المدخلات الضرورية في الاجتماع: إثباتات ، أدلة ، اختصار ، إعادة صياغة ، تصنيف ، تعريف ، شرح ، شرح ، شرح ، مراجعة ، وصف ، ملخصات ، إعادة صياغة ، تبسيط.
5. استخدام الأسماء:
يمكنه الحصول على المزيد من الأعضاء باستخدام أسمائهم لمعالجتها لتوليد الحميمية (وفقًا للثقافة والعرف السائد).
6. "كن شرطية مرور":
يجب على الرئيس توجيه حركة الأفكار. لا ينبغي أن يكون دفاعيا (حارس مرمى) أو واعظ (محاضر).
7. اذكر الغرض:
في بداية اللقاء يجب أن يذكر الغرض ، ومرة أخرى عند إدخال كل بند جديد من جدول الأعمال ، حتى يكون الأعضاء واضحين فيما يفترض أن يفعلوه - فحص أو اقتراح أو قبول.
8. "لا تكشف عن تفضيلاتك":
يجب على الرئيس حجز رأيه الخاص حتى النهاية.
9. تقييد الحديث مع المشكلة:
قد يكون الأعضاء ثرثارة ، وقد يكونون متورطين. يجب على الرئيس أن يتوقف عن نوع واحد وأن يشجع الآخر.
10. اتبع الإجراء:
قد تتطلب منظمة - أو القانون - اتباع إجراء معين. يحتاج الرئيس إلى معرفتها وتنفيذها.
11. الحفاظ على الوقت:
يجب أن يبدأ اللقاء في موعده ، ويغطي جدول الأعمال مع الوقت المناسب لجميع القضايا ، ويغلق في الوقت المحدد. في الممارسة العملية ، تحصل العناصر المبكرة على الكثير من الوقت ويتم نقل العناصر الأخيرة.
12. لا تتحدث أكثر من 20٪ من الوقت:
عليه ربط العناصر المختلفة وتوجيه الأعضاء. لهذا هو المتكلم الرئيسي. لكن التجربة تقول أنه بإسم الإنصاف ، فإن 20٪ هو الحد المسموح به لحديثه.
13. رد على المزاج:
هذا هو حقا جوهر المهمة. يمكن للرئيس أن يحدد الحالة المزاجية ، وإذا كان هناك بعض الأحداث أو بعض الأحاديث بين الأعضاء قد تسبب في مزاج خاطئ ، فعليه أن يحولها. يجوز له استخدام الفكاهة ، وحتى التحويل ، وتمديد كل شخصيته للحفاظ على المزاج الصحيح. يتم اتخاذ القرارات عندما يكون الأعضاء جاهزين لهم.
14. التدخل في النزاعات:
إذا تنازع الأعضاء فيما بينهم ، يجب على الرئيس التدخل وإدخالهم على المسار الصحيح.
15. ترتيب للتسجيل السليم:
يجب تسجيل وقائع الاجتماع بشكل واقعي. على الرئيس أن يضمن ذلك خلال اللقاء. يجب أن يكون العمل مع شخص مختص وقد يضطر إلى الإشراف عليه. يجب أن يجلس بالقرب من الرئيس.
16. حضور الحاضرين:
عليه أن يركز على الحاضرين وليس على من هم غائبون. هذا ينطبق بشكل خاص لبدء مقابلة مع انخفاض الحضور. بالطبع ، قد يتطلب الاجتماع النصاب القانوني (الحد الأدنى اللازم من الحضور).
17. التعامل مع القضايا الفورية:
يجب أن يكون لديه الخبرة ووجود العقل لمعالجة القضايا التي تنشأ خلال اللقاء ، خاصة عندما يكون اللقاء مفتوحًا على قضايا جديدة بإذنه.
18. قل "لا" ببراعة:
باستخدام المقارنات ، والاقتباسات ، والسوابق ، والحس السليم ، وحسن النية ، يتعين على الرئيس معالجة القضايا غير المرغوب فيها. (اقترح أحد أعضاء مجلس الشيوخ ذات مرة: "انتهت الحرب ، يجب أن نخفض الجيش إلى النصف". أجاب الرئيس: "ويجب علينا في الوقت نفسه أن نقرر أن العدو يجب أن يخفض جيشه إلى النصف").
19. بعد اللقاء:
ينبغي للرئيس أن يتأكد من أن إجراءات المتابعة في الوقت المناسب تتخذ للوفاء بالالتزامات الناشئة عن القرارات المتخذة. يجب أن يحصل على الدقائق مكتوبة ومدققة.
دور المشاركين في الاجتماع:
1. القيام بالواجبات المنزلية:
بمجرد معرفة الغرض من الاجتماع ، يجب على الحاضرين تصور دوره وجمع المعلومات والمدخلات لاستخدامها في الاجتماع لجعلها منتجة. يمكنه استشارة الأعضاء الآخرين لتخصيص الأدوار.
2. كن دقيقا:
نحن في الهند يجب أن نؤكد على وجه الخصوص الحاجة إلى أن تكون في الوقت المناسب. سوف تعمل قطاراتنا وحافلاتنا وطائراتنا في الوقت المحدد عندما نتعلم أن نكون مواظبين للاجتماع الروتيني.
3. المشاركة بنشاط:
يجب أن يستمع العضو بعناية (حتى يتمكن من تلخيص ما يقال). عليه أن يخطط لما يقوله ويقوله بإيجاز ودقة.
4. صيغة الإعداد المسبق:
يجب أن يكون عقلاني وقوي. PREP تعني:
اذكر موقفك
سبب ذلك
أعط أمثلة
أعد وضعك
5. اعرض موهبتك:
لقاء هو فرصة لعرض موهبة واحدة والحصول على الائتمان لإعطاء أفكار مفيدة.
6. أخذ زمام المبادرة:
قد تكون هناك مناسبات قد يقترح فيها عضو اقتراحًا أو اقتراحًا ثانيًا عندما يبدو صحيحًا. هذا يتطلب السرعة. يقول فرانسيس بيكون: "المؤتمر يجعل الرجل جاهزًا".
7. اتبع القواعد:
يجب أن يتكلم عندما يسمح له بذلك. يجب أن يتجنب التحدث
8. تحمل المسؤولية:
عندما يتم تعيين المهام ، يجب على العضو التقدم في تحمل المسؤوليات المناسبة. إذا تم تعيين مهمة له / لها ، ثم القبول على استعداد هو أيضا علامة على ديناميكية.
9. لا أوافق على الإطلاق
ينبغي التعبير عن جميع الاختلافات بلطف وشعور ودي.
10. ساعد على توجيه اللقاء:
إذا خرج الاجتماع عن المسار ، يمكنه تذكير الرئيس بالاحتفاظ به في مساره.
11. ابق على اتصال بالمناقشة السابقة:
يجب تقديم أي مساهمة في الاجتماع في سياق المناقشة السابقة. لا يجب تكرار الفكرة المقترحة بالفعل ، ولكن يمكن تعديلها أو تحسينها.
12. المشاركة:
يجب على العضو ، في مصلحته العليا ، أن يشارك في الجماعية. يصبح المشارك الجيد قائدًا جيدًا - تمامًا مثلما يجعل الجندي الجيد جنرالًا جيدًا.
