وظيفة الشراء

تقدم هذه المقالة لمحة عامة عن وظيفة الشراء في إدارة المواد.

وظيفة الشراء:

تستخدم وظيفة الشراء لتكون جزءًا من وظيفة الإنتاج وتتمتع بوضع ضئيل للغاية في المؤسسة.

ولكن خلال العقود القليلة الماضية ، نما نشاط الشراء من خلال الاعتراف بالمساهمة التي يقدمها لإنجاح أي مشروع ، وقد تم الاعتراف به الآن كوظيفة منفصلة في حد ذاته.

1. من المثير للاهتمام أن نأخذ في الاعتبار التأثير الهائل للشراء الفعال (أو الشراء الذي غالباً ما يطلق عليه) على تكاليف المنظمة. من خلال شراء عقلاني يمكن لقسم المشتريات توليد الربح على الفور.

لذا فإن المسؤولية الضخمة الواقعة على أولئك المعنيين بالشراء واضحة للعيان. وقد جاء هذا بسبب تزايد حجم المنظمات ، وتعقد زيادة تعقيد المواد والمكونات والمنافسة الشديدة في السوق الحديثة.

2 - تختلف وظيفة الشراء عن معظم الوظائف الأخرى في كون الجهات التي تقوم بهذا العمل ترتبط إلى حد كبير بصناعتها الخاصة. ومع ذلك ، هناك العديد من الأنشطة داخل وظيفة الشراء الشائعة للعديد من الصناعات وأنواع أخرى من المؤسسات.

أنشطة الشراء الشائعة:

الأنشطة المشتركة لمعظم الصناعات هي:

(أ) يتعين على جميع المشترين أن يكون لديهم معرفة واسعة بالأسواق التي يتعين عليهم القيام بها لشرائها ، سواء كانت مواد خام أو مكونات مصنَّعة أو كما هو الحال في السلع التامة الصنع والمتاجر بالجملة والتجزئة. سوف تمتد المعرفة إلى كيفية أداء الموردين فيما يتعلق بأداء الموثوقية والتسليم.

(ب) في معظم الصناعات التحويلية ، يتعين على المشترين أن يتفاعلوا عن كثب مع إدارة الإنتاج للتأكد من متطلباتهم الدقيقة. في البيع بالتجزئة يكون للمشتري دور أساسي في نجاح المؤسسة في أنه (أو هي) يجب أن يراقب عن كثب سلوك المستهلك ويميل إلى الذوق والطلب.

(ج) على الرغم من أن مراقبة المخزون قد تكون أو لا تكون مسئولية مباشرة لموظف المشتريات ، إلا أنه مسؤول بشكل أساسي عن ضمان توفر إمدادات كافية من المواد أو المكونات للحفاظ على استمرارية الإنتاج أو المبيعات. يجوز للمشتري القيام بذلك عن طريق التعاقد مع الموردين للتسليم المنتظم أو عن طريق تراكم المخزونات لاستخدامها عند الاقتضاء.

يحتفظ الأول بحد أدنى من رأس المال المتداول في المتجر ، ولكن هناك دائما خطر عدم التزام الموردين بمشاريع التسليم. يحاول الموردون بدورهم ضمان توفر المواد أو المكونات بسهولة.

(د) في معظم المنظمات تكون إدارة المشتريات مسؤولة عن التفاوض بشأن أسعار الشراء وشروط الائتمان.

(هـ) الشراء هو أيضا مسؤول بشكل عام عن ضمان استلام البضائع المطلوبة وأرسلت بها فواتير بالفعل ، وبأن السعر المدفوع هو السعر المذكور. للحد من المخاطر ، يتعين إجراء عمليات الفحص الضرورية من قبل أشخاص ليسوا مشاركين بشكل مباشر في تقديم الطلبات.

(و) سيراقب الشراء باستمرار عمليات التسليم المتوقعة لضمان وفاء الموردين بالتزاماتهم فيما يتعلق بالجودة ومواعيد التسليم.

(ز) سوف يقوم الشراء باستمرار بالتحقيق في السوق

(ط) البحث عن منتجات أو أسعار أو شروط أو شحنات أفضل ؛

(2) معرفة موردين بديلين لضمان استمرارية عمليات التسليم في حالة فشل المصدر الرئيسي فجأة لأي سبب من الأسباب.

علاقات الشراء مع وظائف أخرى:

1. قسم المشتريات على الأرجح لديه علاقات مباشرة مع أقسام أكثر وظيفية في جميع أنحاء المنظمة من أي قسم واحد آخر.

2. علاقته الأساسية في الصناعات التحويلية والمشاريع الصناعية المماثلة هي مع الجوانب الثلاثة للهندسة الإنتاج ، وتخطيط الإنتاج ومراقبة الإنتاج. وهي تخدم هندسة الإنتاج عن طريق تقديم المشورة بشأن توافر وتكاليف كل من المعدات والمواد.

لدى قسم الشراء ، من خلال تحقيقاته المستمرة في جميع مصادر التوريد المناسبة ، معرفة وخبرة واسعتين لتقديم المشورة بشأن هذه الأمور الهامة. يتم توفير خدمة مماثلة لتخطيط الإنتاج حيث تكون المعلومات المتعلقة بتوافر واستمرارية الإمدادات أمرًا حيويًا إذا كان من المقرر تخطيط الإنتاج بفعالية.

وبالمثل ، تستفيد مراقبة الإنتاج من أنشطة قسم المشتريات لأن هذا القسم معني بمراقبة أداء توصيل الموردين وتحديد مصادر بديلة للإمداد في حالة حدوث حالات تأخير أو أعطال في مصادر التوريد الرئيسية أو احتمال حدوثها في المستقبل القريب.

3. لدى قسم المشتريات أيضًا علاقة مباشرة مع وظيفة التسويق. ذلك لأن ملاحظات العملاء والشكاوى ، خاصة فيما يتعلق بنوعية المواد ، لها تأثير مباشر على ما يتم شراؤه ، وأحيانًا ، وأين.

4. الشراء هو أيضا متعلق بالتمويل بشكل كبير: قسم الشراء هو منفق كبير في أي منظمة. ارتباطه مع قسم الحسابات ، لذلك ، واضح. شروط الائتمان فيما يتعلق بأوقات السداد والخصومات النقدية لا تقل أهمية عن أسعار الشراء الفعلية.

مرة أخرى ، يمكن أن يكون للتوقيت المناسب للمشتريات تأثير إيجابي على رأس المال العامل. إذا كانت شروط الائتمان ، على سبيل المثال ، خاصة بالتحويلات في نهاية الشهر التالي للتسليم ، فإن طلبات التسليم في الأسبوع الأول من الشهر تسمح برصيد شهرين قبل أن يتم السداد.

ويستخدم قسم المشتريات أيضًا العديد من هذه الأجهزة للاستفادة من الجانب المالي للمنظمة ، في كثير من الأحيان ، على سبيل المثال ، قد يكون المشتري قادرًا على التوصل إلى صفقة جيدة للمؤسسة ، ويكون موظف الشراء الفعال هو الشخص الذي يكون دائمًا في حالة تأهب و قادر على الاستفادة من هذه العروض المناسبة.

ومن ناحية أخرى ، يجب أن تسود الحيطة دائما في هذا الصدد لأن تكاليف التخزين يمكن أن تستوعب بسهولة الوفورات التي تحققت بأسعار مواتية.

سياسة الشراء:

كما هو الحال مع وظائف أخرى ، يجب أن يكون هناك سياسة واضحة على شراء المنصوص عليها. هذا ، بطبيعة الحال ، مسؤولية الإدارة العليا في نهاية المطاف ، ولكن سيكون لدى مسؤول المشتريات قدر كبير من النصائح لتقديم هذه المسألة:

1. ربما يكون البند الأول من سياسة الشراء التي سيتم النظر فيها هو مستوى المخزونات المطلوب نقلها. قد يحدد النمط العادي للتسليمات من قبل الموردين هذا. إذا كانت الإمدادات ثابتة بشكل عام ، فيمكن عندئذ الاعتماد على استمرار استلام البضائع المطلوبة ، ولكن إذا كانت غير منتظمة ، فقد يكون من الأكثر حكمة إنشاء مخزون لضمان المدخلات العادية للإنتاج.

إن تكاليف تخزين المخازن ، وتخفيضات الكميات ، والآثار المالية المحتملة لحدوث توقف للإنتاج ، والتعرض للتدهور والسرقة ، كلها أمور تلعب دوراً في اتخاذ هذا القرار.

2. ثانياً ، تخضع بعض المواد الخام لتقلبات واسعة في الأسعار. لذلك قد يكون من العقل والمربح شراء كميات كبيرة عندما تصبح متاحة بأسعار منخفضة. هناك ميزتان في القيام بذلك. أولاً ، يكتسب قسم الإنتاج فائدة المدخلات المنخفضة السعر التي ستؤدي إلى انخفاض أسعار البيع.

هذا سيعطي المنتجات النهائية ميزة تنافسية. بدلا من ذلك ، قد يعطي انخفاض التكلفة فرصة لتحقيق أرباح أعلى إذا كان هناك سوق لمنتج الشركة. ثانياً ، عندما ترتفع أسعار المواد الخام ، قد تكون المنظمة قادرة على التخلص من مخزوناتها الفائضة بربح ، وبالتالي تحقق مكسباً فقط من خلال الاحتفاظ بالأسهم.

3 - ثالثا ، الدخول في عقود قصيرة الأجل أو طويلة الأجل لشراء المواد لتكون جزءا من سياسة الشراء أو هل هي سياسة الذهاب إلى السوق عندما تكون المواد مطلوبة بالفعل؟ عندما ترتفع الأسعار بشكل عام ، أو عندما تكون الإمدادات صعبة أو غير مؤكدة ، فإن مثل هذه الممارسة جذابة.

من ناحية أخرى ، قد يكون الالتزام بمورّد واحد بأسعار ثابتة مدمراً إذا هبطت الأسعار فجأة أو فشلت الإمدادات من المقاول لسبب ما.

أهداف الشراء الفعال:

يمكن تحديد أهداف الشراء الفعال في "الحقوق السبعة" التي يمكن التعبير عنها للشراء:

ا. البضائع الصحيحة

ب. بالسعر المناسب

ج. في الكمية المناسبة

د. من الجودة الصحيحة

ه. في الوقت المناسب

F. يتم تسليمها إلى المكان المناسب

ز. على الشروط الصحيحة

هذه الجوانب السبعة للشراء الفعال - تفسر نفسها وتدخل في جميع عمليات الشراء.

مراقبة المخزون:

1. إن مسألة ما إذا كانت مخزونات المواد والمكونات يجب أن تكون مسئولة عن الوظيفة الشرائية ليس لها إجابة عالمية. بعض الشركات لديها مثل هذه المخزونات تحت سيطرة الإنتاج على أساس أن التوافر المادي لهذه العناصر هو جزء من وظيفة التصنيع.

ويقول آخرون إن إدارة المشتريات مسؤولة عن المشتريات ، ومن ثم فإن هذه الإدارة مسئولة عن التحكم في المخزونات وحسابها. ويعتقد كثيرون آخرون أن التخزين ومراقبة المخزون يجب أن يكونا قسمًا منفصلاً عن أي منهما ، خاصة وأن القيمة المالية للمخزونات الموجودة عادة ما تكون كبيرة جدًا.

2. وجهات النظر الثلاث هذه لا تكون ذات أهمية إلا عندما تتم العمليات في موقع واحد أو على عدد قليل جدًا من المواقع القريبة ، وترتبط إلى حد كبير بالأنشطة الصناعية. أما الصناعات والأنشطة الأخرى مثل بناء المباني حيث تتم العمليات على المواقع ، فتتم الإجابة عن السؤال بالنسبة لهم. كل موقع بناء وكل موقع من مواقع الهندسة المدنية ، على سبيل المثال ، يجب أن يكون من الضروري وجود مواد ومكونات تحت السيطرة المباشرة لمدير الموقع (بأي اسم معروف).

3. تتمثل الأهداف الرئيسية للمخزونات ومراقبة المخزون في ضمان التدفق الكافي للمواد والمكونات اللازمة لعمليات المنظمة ، للحفاظ على الحد الأدنى من المخزون بما يتناسب مع المتطلبات التشغيلية لضمان الحالة المادية الجيدة وسلامة المخزونات الموجودة والحد من احتمالات الغش والسرقة قدر الإمكان.

سوف تختلف الإجراءات المطلوبة لتنفيذ هذه الأهداف باختلاف أنواع المخازن التي تحتفظ بها) وتصرفها المادي ومعدلات الاستخدام.

4 - وأخيرا ، يبدو أنه لا يوجد استخدام شائع لعبارة "المخزونات (المخزونات) والمخازن ، وأنها تستخدم في نفس المعنى معظم الوقت.