سياسة الشراء والإجراءات

سياسة الشراء والإجراءات!

سياسة وإجراءات الشراء:

إن أهم نشاط لإدارة المواد هو سياسة الشراء الخاصة بالمنظمة. هناك أنظمة مختلفة متاحة للشراء. يعتمد النظام المزمع اعتماده على عدد من العوامل ، وهي ، والعرض ، والعرض ، والسعر ، والبائع ، ونوع المادة ، ونمط الاستهلاك ، والإعداد التنظيمي ، والسوابق الماضية ، والإجراءات ، وصنع القرار ، وقطع الغيار والسلع الموسمية ، إلخ.

في السابق ، وحتى في بعض أجزاء العالم ، ينتشر نظام المقايضة في عمليات الشراء ، أي السلع التي تتبادل السلع. في العالم الحديث ، يتم التخلص من هذا النظام والأموال تلعب دورا سائدا. لقد تم قبوله كوسيلة للتبادل الأكثر ملاءمة. يمكن إجراء المشتريات على أساس نقدي.

يمكن شراء المواد على أساس الائتمان أيضا. يمكن اتباع إجراء شراء محدد بشكل جيد من قبل أي منظمة في إجراء عمليات الشراء. كل نظام شراء وإجراء له فوائده وحدوده الخاصة. يجب أن يكون النظام هكذا ، والذي يناسب متطلبات المنظمة.

يجب أن يكون الهدف من سياسة الشراء هو شراء المواد المطلوبة بالكمية الصحيحة من المصدر الصحيح في الوقت المناسب والسعر المناسب ، للحصول على أقصى فائدة من المبلغ المستثمر في المشتريات.

لدى المؤسسات الكبيرة سياسة شراء مكتوبة مصممة جيدًا ، ويخضع النظام للمراجعة.

المشتريات النقدية:

تهدف سياسة الشراء المثالية إلى إجراء عمليات شراء نقدية. السبب الرئيسي لشراء مثل هذه العناصر هو أن هذه مطلوبة بشكل عاجل من قبل المنظمة. يقترح تجميع العناصر التي سيتم شراؤها على أساس نقدي من أقسام مختلفة ينبغي شراؤها في زيارة واحدة للسوق.

هذا يقلل إلى حد كبير من تكلفة الطلب. الممارسة المعتادة التي تتبعها معظم المنظمات في شراء بعض المواد هي دعوة من ثلاثة اقتباسات مكتوبة أو شفوية. أدنى اقتباس يجلب الترتيب.

تساعد الأوامر الهاتفية في تقليل تكلفة الشراء بشكل كبير. يتم إعداد قائمة بالعناصر التي يتم شراؤها بشكل متكرر من السوق على أساس نقدي من قبل مدير المشتريات مقدمًا.

يتبع نظام المشتريات الأسوأ من قبل العديد من المنظمات. وبموجب هذا النظام ، يتم تحديد مبلغ الفائدة في رؤوس الإدارات المختلفة لشراء سلع مختلفة للإدارات المعنية. المبلغ يخضع للحد في السنة.

نظام المناقصات للمشتريات:

يتم اتباع هذا النظام لشراء المواد بأسعار أكثر تنافسية ومعقولة. كما أنه يزيل فرص إعطاء فضل لا مبرر له لبعض الموردين. هذا يعطي فرصة لموردين مختلفين ويكسر احتكار واحد أو اثنين من الموردين. تتم دعوة المناقصات المختومة من موردين مختلفين ويمنح الشخص الذي يقدم الجودة المطلوبة للمواد بأقل سعر الطلب.

وتلجأ هذه الطريقة إلى تعهدات مختلفة للقطاعين الخاص والعام لشراء الأصناف التي تكون قيمها عالية للغاية. العيب الرئيسي لهذه الطريقة هو أن الوقت الذي يستغرقه شراء المواد يعد أطول بالمقارنة مع الأنظمة الأخرى.

عادة ما يتم استخدام ثلاثة أنواع من المناقصات بموجب هذه الطريقة ؛ مناقصة مفتوحة ، مناقصة محدودة ومناقصة واحدة. في نظام المناقصات المفتوحة ، يتم عرض الإعلانات في الصحف والمجلات التجارية المختلفة ذات السمعة الجيدة. عند استلام الطلبات ، يتم إصدار نماذج العطاءات إلى مقدمي العطاءات.

نموذج المناقصة هو وثيقة مهمة تحتوي على أعمدة مختلفة تتطلب معلومات من الموردين المحتملين. تتعلق المعلومات بالأموال الجادة المودعة ، وشروط وشروط التوريد وما إلى ذلك.

يتم إعطاء الوقت الكافي إلى العارضين لتقديم عروض الأسعار الخاصة بهم حتى الوقت المحدد ، يتم استلام عروض الأسعار وفي تاريخ محدد ، يتم فتح العطاءات. يتم منح الطلب إلى المورد الذي يقدم أقل سعر.

العيب المهم للمناقصة المفتوحة هو الاقتباس من العارض غير المسؤول. في بعض الأحيان ، يتم تحديد أقل سعر حتى أقل من التكلفة المادية من قبل هذا العارض. لرفض مثل هذه المناقصة بشكل قاطع ، يجب تعيين أسباب تقنية مناسبة وغيرها ، ويجب الحصول على توقيعات جميع أعضاء لجنة العطاءات.

المناقصات المحدودة تنطوي على وضع النظام للموردين من سمعة حقيقية. تتم دعوة المناقصات المحدودة من الموردين المسجلين والموردين الآخرين. يتم تقليل الوقت المتوقع بشكل كبير في ظل نظام المناقصة المحدود.

عادة ما يتم تنفيذ هذا النظام عندما تكون قيمة الاقتباس ليست عالية. يتم اعتماد مناقصة ذات مصدر واحد في حالة الأصناف المملوكة ، والمصدر الأحادي والعناصر الاحتكارية. يتم استبعاد المشتريات من المخاوف الشقيقة أو النظام التعليمي أو من المتعاونين الأجانب كمسألة سياسة من المفهوم المفرد.

معدل وتشغيل العقد:

تقوم بعض الوكالات المركزية مثل DGS و D (المديرية العامة للوازم والتخلص) بإبرام عقد مع البائعين بشأن الأسعار المطبقة على البنود لفترة محددة من الزمن. في أسعار الفائدة ، يتم إصلاح الأسعار فقط. في إدارة العقود ، يمكن أيضًا تغيير بدلات الاختلاف التي تصل إلى 25٪.

تقوم الوكالات المركزية بجمع المعلومات من مختلف مكوناتها (الفروع) حول احتياجات المشترين والدخول في تعاقد مع الموردين المحتملين من خلال القيام بنظام المناقصة.

يتم تنفيذ هذا النظام ، حيث تكون الكميات المطلوبة أعلى والمعدلات المدخلة تنافسية. يمكن ذكر مثال آخر للوكالة المركزية الجديدة ، دلهي هنا. وكالة يرتب لأنواع مختلفة من المجلات والكتب والمجلات للمشترين ويعمل على هذا النظام للشراء.

يمكن للمنازل التجارية الكبيرة ، مع العديد من الفروع المنتشرة في جميع أنحاء المناطق المختلفة ، تطبيق هذا النظام. ومن الممارسات الشائعة يتبعها موردين مختلفون للإعلان عن عقود أسعار الفائدة مع المديرية العامة للموردين والتخلص منها لزيادة حجم مبيعاتهم.

العقود الفرعية:

في حالة النوع المتقطع من الصناعات ، عادة ما يتم تنفيذ نظام الشراء هذا. يتم شراء بعض المكونات والتجمعات الفرعية من مقاولي الباطن الذين يتخصصون في تصنيع هذه المواد. يعتمد قرار شراء المكونات من المقاولين من الباطن على العديد من العوامل. تكلفة التصنيع وتوافر التكنولوجيا وفوائد التخصص وما إلى ذلك.

وتتمثل الميزة الرئيسية للتعاقد من الباطن في أن المقاول من الباطن متخصص في الخط وأن نفقاته العامة أقل وأن العمل يمكن أن يبدأ بموارد محدودة وعلى نطاق ضيق. وهو في وضع يسمح له بتزويد التجميعات والمكونات أو الملحقات الأخرى بسعر أقل. من المفيد بالتأكيد أن تقوم المنشأة بشراء المكونات من المقاولين من الباطن بدلاً من تصنيعها.

عند اختيار المقاول من الباطن ، فإن أهم اعتبار يجب أخذه في الاعتبار هو ما إذا كان المقاول من الباطن قادرًا على الاحتفاظ بجدول التسليم والحفاظ على الجودة المطلوبة للمكونات. وسيكون من مصلحة المنظمة على أفضل وجه متابعة البنود المتعاقد عليها من الباطن لضمان التسليم في الوقت المناسب والالتزام.