إعداد قائمة قياسية: رمز وروتين الشراء (مع عينة)
نحن هنا تفاصيل حول التعاون بين مدير الشراء وغيرهم في إعداد القائمة القياسية!
نظرًا لأنه يتعين على مدير المشتريات شراء أشياء لاستخدامها من قبل الآخرين ، يجب أن يكون هناك تعاون كامل بين قسم المشتريات والأقسام الأخرى ، خاصةً قسم الإنتاج. يأخذ هذا التعاون شكل إعداد قوائم قياسية يتم فيها إدراج كافة متطلبات المصنع والإدارات الأخرى.
إن طريقة إعداد القائمة هي أولا وقبل كل شيء إدراج المواد الخام الرئيسية ومن ثم اتخاذ كل قسم ، بدوره عن طريق ، وإدراج المواد التي ستستخدم هناك والمخازن المختلفة اللازمة للحفاظ على العمل الجاري في هذا القسم. إن فحص الآلة بالآلة سيعطي نتائج جيدة. كما يجب إعداد قائمة بقطع الغيار اللازمة لكل آلة.
سيشير "إدارة Works" أيضاً إلى استهلاك كل عنصر في وحدة الوقت أو لكل مقياس إخراج محدد. إذا تغيرت نسبة الاستهلاك ، ومتى يجب إخطار مدير المشتريات بالتغيير حتى يتمكن من إجراء التعديلات اللازمة في جدول المشتريات.
الشفرة:
بعد وضع القائمة القياسية ، من المستحسن إعطاء رقم الرمز أو الرمز لكل عنصر. قد يتكون الرمز أو الرمز إما كلياً من الأرقام أو من حروف الأبجدية جزئياً والأرقام جزئياً. يعد الرمز الرقمي ضروريًا عند استخدام آلات البطاقات المثقوبة. في أي حال ، فإن تثبيت الرمز أو الرمز يمكن أن ينقذ قدرًا كبيرًا من العمالة الكتابية. على سبيل المثال ، قد يكون رمز لحام قضبان الفولاذ الطري 1/16 WM 64.
يمكن للطالب رؤية الفرق في الجهد المبذول في كتابة هذين الأمرين. أثناء رسم رمز رقمي ، فإن الشيء الصحيح الذي ينبغي عمله هو سرد الأقسام المختلفة وتخصيص أول رقمين للإشارة إلى عدد الأقسام. 05 ، على سبيل المثال ، قد يشير إلى قسم النقل. وبالمثل ، يمكن استخدام 00 لتلك المواد والمتاجر التي تستخدم في جميع الإدارات ، على سبيل المثال ، زيت الكيروسين ، نفايات القطن ، إلخ. ومن ثم لكل قسم ، يتم إعداد قائمة المواد.
يجب أن يشير الرقم الأول إلى ما إذا كانت المادة ستشكل جزءًا من المنتج أو ما إذا كان يتم استخدامه لتشغيل الأجهزة فقط أو ما إذا كان جزءًا احتياطيًا. قد يتم تعييني للمواد التي تشكل جزءًا من المنتج ، 2 للمواد المستخدمة لتشغيل الماكينات و 3 لقطع الغيار.
قد يتم تخصيص الرقمين التاليين أو الثلاثة التالية للمواد المختلفة. لذلك ، قد يكون رمزًا مكونًا من ستة أرقام - الأولان يشيران إلى القسم المطلوب فيه المادة ، والثالث يشير إلى طبيعة المادة والأخيرة التي تشير إلى اسم المادة. على سبيل المثال ، إذا كان الرمز هو 042034 فقد يعني المادة رقم 34 (على سبيل المثال ، زيت التشحيم) المستخدم في القسم رقم 4 لحفظ الآلات.
بالطبع ، يمكن رسم الشفرة بطريقة تصف المادة فقط وليس الغرض الذي يتم استخدامها من أجله. سيتكون الرمز بعد ذلك من رقم للإشارة إلى اسمه ، وآخر للإشارة إلى حجمه أو التفاصيل الأخرى مثل الظل ، إذا لزم الأمر. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الرقم المخصص لقضبان اللحام الفولاذية الخفيفة 43 و ذلك لقضبان اللحام المصنوعة من الألمنيوم 44. يمكن تحديد الحجم بـ 1 لكل 1/20 سم. ثم رمز لحام الألومنيوم قضبان 3/10 سم. سيكون 4406 ولقضبان لحام الفولاذ الطري 1/10 سم سيكون 4302.
مثال:
يستخدم المصنع الصلب المستطيل وألواح الحديد الزهر التي يتراوح ارتفاعها بين 1 و 10 سم بين 1/2 و 1 سم وعرضها بين 1/10 سم و 8/10 سم في الارتفاع.
مثالان على الكود هما:
الصلب 1 سم × 2/5 سم: 211004
الحديد الزهر 1-1 / 5 سم × 1/5 سم: √221202
ماذا سيكون رمز للقضبان الفولاذية 1 ½ سم 7/10 سم ولقضبان حديد واحدة 4/5 سم × 3/10 سم؟
من الواضح أن قضبان الصلب مشار إليها بـ 21 والحديد المصبوب بنسبة 22 ، وهذا العرض له 1 لـ 1/10 من سم ويشار إلى الارتفاع بنفس الرقم. لذلك ، سيكون رمز القضبان الفولاذية 1 Vi cm x 7/10 cm 21 15 07 ولقضبان الزهر 4/5 3/10 سم. سيكون 22 08 03.
إذا تم إدخال عنصر في القائمة القياسية ، فمن واجب مدير المشتريات أن يرى تجديد المخزونات عند نفاد المخزونات القديمة. ولكن إذا تم زيادة مقياس الإنتاج ، فمن واجب مدير الأعمال أن يقوم بإبلاغ مدير المشتريات على الفور حتى يمكن بناء مخزونات إضافية في الوقت المناسب لرؤية هذا العمل لا يعاني.
إذا كانت أي مادة إضافية مطلوبة من قبل مدير الأعمال أو أي شخص آخر ، فسيكون من واجبه إرسال طلب شراء خاص إلى مدير المشتريات. يجب أن يكون حكمت بشكل صحيح. فيما يلي عينة من طلب الشراء.
شراء روتين:
في حالة المواد التي تم إدخالها في القائمة القياسية ، يكون الإجراء الخاص بضمان استمرار توريد المواد كما يلي:
الحد الأدنى من الكمية ومستوى الطلب:
بالنسبة لكل بند ، يتم تحديد الحد الأدنى من الكمية على أساس الوقت اللازم للحصول على المادة من المورد ومتوسط الاستهلاك لكل وحدة زمنية. على سبيل المثال ، إذا كان استهلاك المادة 50 وحدة في الأسبوع والتجربة هي أن الأمر يستغرق ستة أسابيع للحصول على المقالة فعليًا بعد تقديم الطلب ، فمن المنطقي معرفة أنه يجب إخراج أمر جديد عندما يكون المخزون الفعلي أكثر من 300 وحدة ، أي 50 × 6.
إذا لم يكن الأمر كذلك وتم وضع طلب ، على سبيل المثال ، فقط عندما يكون المخزون 200 وحدة ، سيتم استنفاد العرض الحالي قبل وصول الأسهم الجديدة وسيعاني العمل بعد ذلك بما أنه من غير الآمن الاعتماد على فترة التسليم المعتادة ، يجب إضافة هامش أمان.
لذلك ، في المثال أعلاه ، سيكون الحد الأدنى لكمية المخزون عند وضع أمر جديد ، على سبيل المثال ، 300 وحدة بالإضافة إلى 100 وحدة لمخزون السلامة أو 400 وحدة في الكل. تم إدخال هذا الحد في دفتر الأستاذ (وهو عبارة عن مجموعة من الحسابات فيما يتعلق بكمية وكمية كل عنصر من المخازن). من واجب كاتب دفتر الأستاذ أن يخبر مدير المشتريات عندما يقترب السهم الفعلي من الحد الأدنى من الكمية.
يتم ذلك بالشكل ، الموضح أدناه:
عندما يصل ذلك إلى مدير المشتريات ، يصبح من واجبه الشروع في إجراء الشراء الموضح في وقت لاحق. تستخدم بعض الشركات مصطلح "Ordering Lever بدلاً من الحد الأدنى للكمية ، ولكن بعض الشركات تستخدم ، كلا المصطلحين". في هذه الحالة ، يعني مستوى الطلب ما تم كتابته أعلاه فيما يتعلق بالكمية الدنيا. عندئذ ، يعني الحد الأدنى للكمية حدًا أدنى يمكن عنده إيقاف مشكلات المواد المعنية للوظائف العادية بحيث يتم فقط إنهاء الوظائف المهمة وإنهائها.
قد يكون إذنًا لإصدار مثل هذه المواد من المشرف وليس من رئيس العمال كما هو الحال عادة. لا تزال بعض الشركات لديها مستوى آخر ، والذي يعرف باسم "مستوى الخطر". وهذا يعني حدًا يجب أن يتخذ فيه مدير المشتريات خطوات خاصة ، على سبيل المثال ، إرسال رجل شخصيًا لإحضار المواد والمتاجر المطلوبة.
الكمية القصوى:
تتمثل إحدى وظائف مدير المشتريات في عدم وجود استثمارات زائدة في الأسهم. ولهذا الغرض ، يتعين عليه تحديد حد أقصى لمخزون مختلف الأصناف. سيتم تجاوز هذا الحد الأقصى فقط في حالات خاصة. على سبيل المثال ، إذا كان هناك نقص في مقال ما ، فقد يتم تجاهل الحد الأقصى بأمان ، إذا كان هناك الكثير متاح بأسعار معقولة.
ولكن ، على وجه العموم ، يجب تجنب الإفراط في التخزين بسبب الأسباب التالية:
(أ) ينطوي على استثمار أموال كبيرة للغاية بحيث يكون هناك خسارة في الفائدة.
(ب) ستحتاج المخزونات الكبيرة للغاية إلى المزيد من المساحات الوالدة بحيث يتعين دفع إيجار إضافي.
(ج) قد تضع المخزونات الكبيرة إغراء في أذهان بعض العمال يقودهم إلى سرقة كميات صغيرة.
(د) بما أن جزءًا من المخزونات سيكون لفترة طويلة ، فقد يكون هناك تدهور في الجودة.
(هـ) هناك خطر التقادم.
هذا يعني أنه قد يتم التخلي عن المنتج أو تغيير طريقة صنع المنتج. لن تكون المواد القديمة مطلوبة كما لو كانت هناك مخزونات كبيرة قد تؤدي إلى خسائر فادحة.
عوامل تحديد الحد الأقصى أو الكمية هي التالية:
(ط) الشؤون المالية التي يمكن إعفاؤها من أجل الحفاظ على المخزون.
(2) سعة تخزين أو تخزين مساحة متوفرة.
(3) تقديرات ثابتة للكمية المطلوبة للاستهلاك في المستقبل القريب. هذا ينطوي على تقدير فيما يتعلق بالمبيعات والإنتاج من المادة النهائية المعنية والنظر في أي تغييرات محتملة في المواد اللازمة لإنتاج المادة.
(4) الحركة المحتملة في الأسعار ؛ إذا كان من المؤكد أن الأسعار سترتفع بشكل كبير في الفترة المقبلة ، سيتم الاحتفاظ بمخزون كبير نسبيا. في الظرف العكسي ، يتم الاحتفاظ بالأسهم عند أدنى مستوى ممكن.
(ت) التغييرات المحتملة في شروط توريد المواد. إذا كان من المتوقع أن يكون من الصعب الحصول على إمدادات في المستقبل ، فسيتم بناء مخزونات كبيرة.
تتبع بعض الشركات صيغة وضع الحد الأقصى بمضاعفة الحد الأدنى من الكمية. لكن هذا ليس صحيحا. يجب تحديد الكمية القصوى عند النظر في العوامل المذكورة أعلاه. الهدف الأساسي هو تجنب الخسارة بسبب التقادم والنفقات الإضافية في طبيعة الفائدة على رأس المال المحبوس في المخزونات. لتجنب التقادم ، من الضروري معرفة خطط الإنتاج الثابتة (بدلاً من تلك التي يجري النظر فيها) ؛ وينبغي ألا تشمل هذه المواد التي سيتم إنتاجها فحسب ، بل تشمل أيضًا عمليات الإنتاج التي سيتم استخدامها - يجب تحديد الكميات المختلفة من المادة وكميات كل نوع من الجودة التي سيتم إنتاجها. يجب تخزين المواد التي ستكون مطلوبة لبرنامج الإنتاج المحدد. بالنسبة للخطط غير المؤكدة ، يجب أن يتم الشراء بحذر شديد.
بصرف النظر عن هذا الاعتبار الأساسي ، سيتم بشكل عام تحديد الحدود القصوى بالتشاور مع مدير الشؤون المالية الذي يقرر بشكل عام ما يمكن أن يدخر الأموال لأغراض المخزون. من المؤكد أن الحركة المحتملة في الأسعار وظروف العرض المتوقعة سيكون لها تأثير كبير على هذه المسألة.
