إدارة شؤون الموظفين والسيطرة على تكلفة العمالة (مع عينة)

يتولى قسم شؤون الموظفين ، بمساعدة مختلف المشرفين والرؤساء في الإدارات ، مسؤولية تنفيذ السياسات المتعلقة بالتوظيف والتصريف وتصنيف الموظفين والأجور التي حددها مجلس الإدارة أو لجنة من المديرين التنفيذيين. وتتمثل المهام الرئيسية لقسم شؤون الموظفين في توظيف العمال وتدريبهم ووضعهم في الوظائف التي يفضلون شغلها.

عندما يتم تعيين عامل جديد ، يجب إرسال نسخة من خطاب التعيين الذي يحتوي على جميع شروط وأحكام التوظيف إلى:

1. مكتب وقت لتسجيل الحضور.

2. إدارة رول رول لجعل التسجيل في قائمة الدفع.

يتم الاحتفاظ بنسخة واحدة من خطاب التوظيف من قبل إدارة شؤون الموظفين للحفاظ على بطاقة تاريخ الموظف.

فيما يلي السجلان المهمان المستخدمان فيما يتعلق بتعيين وتوظيف العمال:

طلب توظيف الموظف:

تبدأ عملية التوظيف عندما يتلقى قسم شؤون الموظفين نسخة من طلب توظيف الموظف. يتم إرسال طلب إلى قسم شؤون الموظفين عندما يكون هناك حاجة إلى عامل من قبل الإدارة.

عند استلام مثل هذا الطلب ، تتخذ إدارة شؤون الموظفين إجراءات لتوظيف عامل جديد أو لإعادة تعيين عامل حالي. إنها مهمة من قسم شؤون الموظفين لتلقي الطلبات الرسمية ، ومقابلة المتقدمين واختيارهم للمناصب وإبلاغ الإدارة التي تحتاج إلى عمال من الاختيار.

قد يكون حكم طلب توظيف الموظف كما يلي:

في التوظيف ، يُخصص لكل عامل رقم معروف كرقم التذكرة أو رقم الرمز أو رقم الساعة ، ويتم تغيير هذا الرقم عند نقل العامل من قسم إلى آخر.

هذا الرقم مكتوب على جميع الوثائق أينما ظهر اسم العامل لأنه مفيد في تحديد هوية العمال الذين لهم نفس الأسماء ، ولتسجيل الحضور وفي الحفاظ على المحاسبة الآلية.

يتم إجراء جميع التعيينات وفقًا لميزانية العمل وطلبات تعيين الموظفين. تحدد ميزانية العمل عدد العمال تحت كل فئة ومهارة قد يتم توظيفهم في الإدارة.

يجب أن ترى إدارة شؤون الموظفين أن عدد العاملين لا يجب أن يتجاوز العدد المحدد إلا في ظروف خاصة تتطلب توظيف المزيد من العمال. يجب أن يتم تفويض توظيف المزيد من العمال من قبل سلطة مختصة قبل توظيفهم.

بطاقة تاريخ الموظف:

يجب أن تحتفظ إدارة شؤون الموظفين بسجل كامل عن كل عامل يعمل في المنظمة. يتم الاحتفاظ بالسجل على بطاقة معروفة باسم بطاقة تاريخ الموظف.

تتضمن هذه البطاقة التفاصيل التالية حول العامل:

(1) الاسم والعنوان ،

(2) قسم ،

(3) اسم صاحب العمل السابق وأسباب تركه ،

(4) تاريخ التوظيف ،

(5) فئة ،

(6) معدل الأجور ،

(7) الترقيات ، و

(8) أسباب المغادرة.

يعد العمود الأخير مهمًا جدًا لأنه يساعد الإدارة على اتخاذ خطوات لتحسين ظروف العمل حتى لا تحدث تغييرات متكررة في القوى العاملة. يتم توفير الأعمدة بشكل عام على الجانب الخلفي من البطاقة لإعطاء معلومات عن تفاصيل العطلات التي قام بها العامل.

يتم إعطاء عينة من بطاقة تاريخ الموظف أدناه:

من أجل ممارسة الرقابة المناسبة على توظيف العمال ، يجب اتباع الخطوات التالية:

1. ينبغي أن يتم جميع التعيينات فقط من خلال إدارة شؤون الموظفين.

2. يجب على مدير الموظفين فحص طلب توظيف كل موظف ومعرفة ما إذا كان هناك أي إمكانية لنقل فائض العمالة من مناطق أخرى.

3 - ينبغي تفضيل توظيف العمال المؤقتين أو المؤقتين لتوظيف العمال الدائمين إذا لم يكن العمل الإضافي ضروريا بصورة مطلقة.

4. يجب اتخاذ خطوات وقائية للحد من التغيب وعدم الكفاءة. يجب أن يكون الهدف من الخطوات الوقائية إبقاء العمال راضين. وينبغي توفير ظروف عمل جيدة والعديد من المرافق الأخرى مثل المرافق الطبية والإسكانية والترفيهية للعمال حتى لا يغادروا المنظمة ويعملون بأقصى قدر من الكفاءة.

5. يجب النظر إلى ميكنة العمليات إذا كانت مفيدة في تقليل تكاليف العمالة.

6. يجب إدخال تقارير استخدام العمل في كل قسم. سوف تظهر هذه التقارير مدى استخدام العمالة المتاحة ونسبة الكفاءة التي حققها العمال الذين تم توظيفهم.

إن تقديم التقارير المختلفة إلى الإدارة العليا ، مثل التقارير الأسبوعية عن التغيب عن العمل ، ودوران العمالة ، وإنتاجية العمل ، ومستوى النشاط ، والحوادث ، والإجراءات التأديبية ، ووقت الخمول ، والعمل الإضافي ، والعمال العارضين ، إلخ. قسم شؤون الموظفين. دعونا ننظر في دوران العمالة وإنتاجية العمل بالتفصيل.