الهيكل التنظيمي: الدور ، خطوات للتصميم ومميزاته

الهيكل التنظيمي: الدور ، خطوات التصميم ومميزاته!

دور الهيكل التنظيمي:

يخدم الهيكل التنظيمي مختلف وظائف الأعمال. وهي مصممة لخدمة دوافع محددة. يجب أن تكون هناك أيضًا جهود لمواءمة الهيكل التنظيمي مع الاحتياجات المتغيرة. البنية الجيدة لا تسهل التواصل فحسب ، بل تجلب الكفاءة في مختلف القطاعات.

يوفر الهيكل الأدوار التالية:

1. يشجع الكفاءة:

الهدف الرئيسي للهيكل التنظيمي هو نشر الكفاءة في وظائف مختلفة. لن يترك الهيكل النظامي أي شيء للمصادفة ويتم تنسيق كل نشاط لأداء عمله إلى أقصى حد. يحاول الأعضاء التنظيميين زيادة إنتاج السلع والخدمات من المدخلات المعينة. هناك جهد للقيام بجهد منظم وعقلاني ومنسق للتحكم في مختلف النفايات والخسائر. يتم تطوير نماذج تنظيمية مختلفة لتحقيق الكفاءة في العمليات.

2. التواصل:

التواصل هو المشكلة رقم واحد لكل منظمة. توفر بنية جيدة قناة اتصال مناسبة بين الأشخاص العاملين في المنظمة. يتم إنشاء علاقة إبلاغ وتسلسل هرمي من يقوم بالتبليغ إلى من يتم تحديده أيضًا في بنية جيدة. هناك حاجة إلى عملية اتصال أفقية ورأسية وأفقية ويتم ذلك من خلال هيكل مخطط جيدًا.

3. الاستخدام الأمثل للموارد:

يساعد التخصيص السليم للموارد في الاستخدام الأمثل لها أيضًا. يعطي الهيكل التنظيمي مكانًا أعلى للأنشطة الأكثر أهمية لتحقيق الأهداف التنظيمية. يتم وضع الأنشطة وفقًا لأهميتها في الهيكل ويتم تقديم إرشادات مناسبة لتخصيص الموارد. إن التخصيص الأمثل للموارد مهم لنمو الأعمال.

4. الرضا الوظيفي:

يوفر الهيكل التنظيمي الجيد تعيينًا واضحًا للواجبات والمسؤوليات للأشخاص المتعددين في العمل. يتم تعيين الوظائف حسب معرفتها وخبرتها وتخصصها. يحصل الناس على فرصة لشرح وظائفهم. سيكون هناك رضى وظيفي عندما يكون الأشخاص أحرارًا في العمل ضمن الحدود المقررة.

5. التفكير الإبداعي:

في هيكل تنظيمي جيد ، توجد حرية تخطيط وتنفيذ العمل الخاص. إنه يسمح للشخص بالتفكير وتطوير طرق جديدة وأفضل للقيام بالعمل. الهيكل التنظيمي يحاول وضع الناس في الأماكن التي هم أكثر ملاءمة. لقد ساهم العديد من الناس في تطوير التفكير الإداري بسبب إبداعهم في هيكل تنظيمي معين.

6. تسهيل الإدارة:

هناك عدد من الأشخاص الذين يعملون في الأعمال التجارية. يجب تحديد أعمالهم وسيتم تعيين الواجبات وفقًا لمتطلبات المنظمة. الهيكل الجيد سيساعد في إقامة علاقة بين الأشخاص الذين يعملون في مواقع مختلفة. الهيكل التنظيمي هو آلية تقوم من خلالها الإدارة بتوجيه وتنسيق ومراقبة أنشطة مختلف الأشخاص.

سيساعد الهيكل المصمم بشكل جيد في إدارة وتشغيل الأعمال. ويضمن عدم وجود أي نشاط غير مراقب ويتم تعيين العمل حسب قدرة الأشخاص الذين يقومون به. إن الهيكل التنظيمي الجيد هو مساعدة عظيمة للإدارة الجيدة.

تصميم الهيكل التنظيمي:

يجب أن يلبي الهيكل التنظيمي متطلبات العمل. يجب أن يضمن الاستخدام الأمثل للقوى العاملة ويجب أن يتم تنفيذ وظائف مختلفة بشكل صحيح. هناك حاجة لعلاقة متناغمة بين الأشخاص في مواقف مختلفة. إن تصميم الهيكل مهمة مهمة ويجب القيام به بعناية.

الخطوات التالية ضرورية لتصميم بنية تنظيمية:

1. تحديد الأنشطة:

ينبغي تحديد الأنشطة التي يتعين القيام بها في تحقيق الأهداف التنظيمية. ينبغي التحقق من المهام التي يتعين القيام بها لتحقيق أهداف مختلفة وتحديد الأنشطة المتعلقة بهذه الوظائف. يتم تصنيف الأنشطة الرئيسية إلى عدد من الأنشطة الفرعية. أثناء تحديد الأنشطة ، ينبغي ألا يغيب عن الأذهان أنه لم يفلت أي نشاط ، ولا يوجد ازدواج في الأنشطة وأن الأنشطة المختلفة تتم بطريقة منسقة.

2. تجميع الأنشطة:

يتم تجميع الأنشطة ذات الصلة الوثيقة والمتشابهة معًا للإدارات أو الأقسام أو الأقسام. لا يمكن تحقيق التنسيق بين الأنشطة إلا من خلال التجميع الصحيح. يمكن تعيين الأنشطة المجمعة لمواقع مختلفة. إن تكليف الأنشطة للأفراد يخلق السلطة والمسؤولية. يتم تفويض السلطة إلى المستويات الأدنى من الإدارات المختلفة ويتم إصلاح المسؤولية.

3. تفويض السلطة:

التفويض هو عملية إدارية لإنجاز الأمور من قبل الآخرين من خلال منحهم المسؤولية. عندما يتم إنشاء مواقف مختلفة في المنظمة يتم تعيين العمل لهؤلاء الأشخاص. لإنجاز العمل هناك حاجة للسلطة. يتم تفويض السلطة إلى أشخاص مختلفين وفقًا لتعيين المسؤولية. من خلال عملية التفويض والسلطة ، يتم إنشاء هيكل في المنظمة يحدد من سيتفاعل بشكل رسمي مع من.

ميزات الهيكل التنظيمي الجيد:

يجب أن يلبي الهيكل التنظيمي الجيد الاحتياجات والمتطلبات المختلفة للمشروع.

فيما يلي ميزات بنية تنظيمية جيدة:

1. واضح خط السلطة:

يجب أن يكون هناك خط واضح للسلطة من الأعلى إلى الأسفل. يجب أن يكون تفويض السلطة خطوة بخطوة وفقا لطبيعة العمل المعين. يجب أن يكون كل شخص في المنظمة واضحا بشأن عمله والسلطة المخولة له. في غياب هذا الوضوح ، سيكون هناك ارتباك واحتكاك وصراع.

2. تفويض السلطة الكافي:

يجب أن يكون تفويض السلطة متناسبًا مع المسؤولية المسندة. إذا كانت السلطة غير كافية للحصول على المهمة المسندة ، فلن يكتمل العمل. في بعض الأحيان يعين المديرون العمل للمرؤوسين دون منحهم السلطة المناسبة ، ويظهر عدم اتخاذ قرار من جانبهم. إن وجود سلطة غير كافية سيخلق مشاكل للمرؤوسين لأنهم قد لا يتمكنون من إنجاز المهمة.

3. أقل المستويات الإدارية:

بقدر ما يمكن إنشاء مستويات أدنى من الإدارة. أكثر عدد من هذه المستويات ، أكثر التأخير في الاتصال. سيستغرق المزيد من الوقت لنقل القرارات من الأعلى إلى الأسفل. وبالمثل ، فإن المعلومات من المستويات الأدنى ستستغرق الكثير من الوقت للوصول إلى القمة. يعتمد عدد المستويات الإدارية على طبيعة وحجم العمليات. لا يجوز تحديد أي عدد محدد من المستويات لكل قلق ، ولكن ينبغي بذل الجهود لإبقائها في أدنى حد ممكن.

4. نطاق السيطرة:

يشير نطاق السيطرة إلى عدد الأشخاص الذين يمكن للمدير الإشراف عليهم مباشرة. يجب على الشخص أن يشرف فقط على هذا العدد من المرؤوسين الذين يمكن أن يحتفظ بهم مباشرة تحت الاتصال. قد لا يكون عدد الأشخاص الذين يشرفون عليهم ثابتًا عالميًا لأنه سيتأثر بطبيعة العمل. يجب بذل الجهود للحفاظ على مجموعة مدارة بشكل جيد تحت إشراف المشرف وإلا سيكون هناك عدم كفاءة وأداء منخفض.

5. بسيطة ومرنة:

يجب أن يكون الهيكل التنظيمي بسيطًا جدًا. يجب ألا تكون هناك مستويات غير ضرورية للإدارة. يجب أن يتجنب الهيكل الجيد الغموض والارتباك. يجب أن يكون النظام أيضًا مرنًا للتكيف وفقًا للاحتياجات المتغيرة. قد يكون هناك توسع أو تنويع يتطلب إعادة تصنيف الواجبات والمسؤوليات. ينبغي أن يكون الهيكل التنظيمي قادراً على إدخال تغييرات جديدة دون تغيير العناصر الأساسية.