التنظيم والأساليب (O & M): المعنى والقبول

اقرأ هذه المقالة للتعرف على المعنى والقبول والضرورة والأهداف والمبادئ والخطوات الخاصة بالمنظمة والأساليب (O & M).

معنى التنظيم والطريقة (O & M):

تم الاعتراف بشركة O & M منذ فترة طويلة كجزء هام من إدارة المكاتب في العديد من البلدان بما في ذلك الهند.

يمكن وصف المصطلح "O & M" بأنه أنشطة مجموعة الأشخاص في الحكومة أو الهيئات العامة الأخرى أو في الشركات الخاصة ، الذين يُطلب منهم تقديم المشورة للمشرفين أو المديرين حول مسائل التنظيم والطريقة وذلك لزيادة الكفاءة العامل ، الذي يكون المدير مسؤولاً عنه - إما بتقديم خدمة أفضل ، أو خدمة أرخص ، أو كليهما.

قبول O & M:

عمل O & M هو نصيحة. ومن ثم ، فإن نجاح التشغيل والصيانة سيعتمد على مدى قبول أو قبول المشورة من قبل مديري المكاتب.

يعتمد قبول النصيحة على ثلاثة عوامل:

1. العمل الجوهرى للمشورة.

2. مهارة موظفي التشغيل والصيانة في صياغة النصح والحصول عليه.

3. القيمة التي تعلقها الإدارة على أعمال O & M.

ضرورة O & M:

ﺳﯾﻧﺷﺄ ﺳؤال ﺣول ﺳﺑب اﻋﺗﻣﺎد اﻟﺗﺷﻐﯾل واﻟﺻﯾﺎﻧﺔ ﻓﻲ اﻟﻣﮐﺗب.

بعد فهم ما هي O & M ، يتم شرح الأسباب التي تدعو إلى تبنيها:

1. عامل مكتب O & M يجلب نضارة واستقلالية في الرأي ، والتي ، بالإضافة إلى معرفة المدير ، قد تسلط الضوء على المشاكل الجديدة.

2. تم تدريبه على تقنيات التحقيق المتخصصة.

3. لديه المزيد من الفرص لاختبار الأفكار ضد تجربة عمل SIMILIAR القيام به في مكان آخر.

4. يركز عادة على وظيفة واحدة ويأخذ وقتًا كافيًا للتحقيق والأفكار بينما يضطر المسؤول إلى التركيز على اهتمامه بين العديد من الموضوعات التي يبدو أن معظمها يبدو أكثر إلحاحًا من مشكلة التنظيم أو المنهج.

5. كونه مستقلاً في العمل فهو في وضع يسمح له بمتابعة أي خط بحث مثمر ، وكونه جزءًا من المنظمة ، لا يحتاج إلى أي تحيز لصالح الممارسة الراسخة أو أن يتأثر بعلاقة الموظفين.

6. لا يقتصر على قسم أو قسم واحد لكنه يغطي المنظمة بأكملها ، ككل.

أهداف التشغيل والصيانة:

أهداف أو أهداف O & M هي:

1. لإحداث وعي في الموظفين.

2. القضاء على النفايات في جميع الأنشطة هو الهدف الرئيسي لـ O & M.

3. تحسين الخدمة المقدمة من قبل مكتب العمل.

4. تدوين إجراءات العمل.

5. تحسين في الدقة.

6. تحسين تدفق العمل.

7. تحسين إنتاج الأعمال الموجودة.

مبادئ التشغيل والصيانة:

فيما يلي المبادئ التوجيهية لـ O & M:

1. مبدأ تدفق العمل:

من الضروري أن يتدفق العمل إلى الموظف بطريقة منتظمة. تدفقات العمل غير المتساوية في بعض الأحيان ثقيلة جدا وفي أوقات أخرى لا تذكر ، تميل إلى إعطاء شعور بالاكتئاب إلى الموظفين. لم يحصل على شعور "بالوصول إلى قمة العالم". وبالتالي ، فإن التدفق المتساوي للعمل مرغوب فيه.

2. مبادئ "تعزيز" المشاركة من قبل كل موظف:

هذا هو الأساس لنجاح أي نشاط في أي منظمة ، وأكثر من ذلك في حالة التشغيل والصيانة التي تنطوي على التغييرات والابتكارات والتحسينات التي قد يقدمها العديد من الموظفين. من الضروري تعزيز الشعور بالمشاركة من قبل جميع الموظفين.

3. مبدأ تخفيض المسافة :

يجب أن تتبع الصحف والأشخاص في المكتب أقصر الطرق. الطرق الطويلة والمتعرجة تبذر من حيث الجهد والمال والكفاءة. يجب على ضابط التشغيل والصيانة دراسة المسارات التي يقوم بها الرجال والأوراق وإعادة تنظيمها بطريقة تسافر عبر أقصر مسافة.

4. مبدأ السيطرة على أنشطة العمل:

يجب تجنب إعادة النسخ كلما أمكن ، ويجب الجمع بين أنشطة العمل. في أنواع معينة من العمل ، تتم إعادة النسخ ، ولكن يجب أن يدرس كل نظام ونوع العمل من قبل موظف التشغيل والصيانة ويجب أن يتم الجمع بين العمل.

5. مبدأ الضروره:

يجب تبرير كل نشاط لأهميته ويجب القضاء على الأنشطة غير الضرورية. يهدف مبدأ الأساسيات إلى التقليل من العناصر غير المنتجة التي ينبغي تخفيضها إلى أدنى حد ممكن وينبغي زيادة الحد الأقصى من العناصر الإنتاجية في الإجراء.

الخطوات التي تنطوي عليها أعمال التشغيل والصيانة:

لقد أصبح العمل في التشغيل والصيانة يدل على نشاط هام في منظمة ، وقد كتب العديد من الكتب حول هذا الموضوع.

يجب علينا أن نحصر أنفسنا في الخطوات الأساسية:

1. اختيار العمل أو المهام:

قد يكون هناك العديد من المجالات التي قد تكون مناسبة لـ O و M. ومع ذلك ، لا يمكن إجراء جميع الأعمال في نفس الوقت ، يمكن أن تخضع فقط للتحقيق O و M. سيكون من المناسب استشارة مدير المكتب ، أو الفرع ، أو رئيس الإدارة ، قبل أن يتم النظر في المهمة بشكل أكبر.

2. نموذج الاستفسار :

تراعى العوامل التالية عند الرجوع إلى الاستفسار:

(أ) التحقق من الغرض

(ب) تحديد المسؤوليات والواجبات

(ج) احتياجات المستخدم أو العملاء

(د) النظام والطريقة المستخدمة

(هـ) قياس العمل

(و) تقدير تكاليف العمل

(ز) توظيف آلات المكاتب والمعدات

(ح) الحركة والجهد البدني

(ط) ظروف العمل

(ي) تصميم النموذج.

سنناقش كل نقطة باختصار:

(أ) التحقق من الغرض:

لا يمكن تحديد شكل التحقيق إلا لغرض. يجب على ضابط OCM الحصول من الأشخاص المعنيين على بيان الغرض من كل جزء منفصل من النشاط أو الإجراء الذي يتم مراجعته.

(ب) تحديد الواجبات والمسؤوليات:

من الضروري إعداد مواصفات صحيحة للواجبات والمسؤوليات للشعب. هذا ، بطبيعة الحال ، مهمة صعبة للغاية حيث أنه ليس من السهل دائما إعطاء صورة واضحة وتعريف للواجبات ومسؤوليات الناس.

(ج) حاجة المستخدم أو العميل:

يجب دراسة إجراءات وإجراءات المكتب ليس فقط من وجهة نظر المشاركين فيها ولكن أيضًا من وجهة نظر العملاء - سواء كان أحد أفراد الجمهور أو قسمًا معينًا من الأشخاص أو مجموعة من منظمات الأعمال.

(د) النظام والطريقة المستخدمة:

يجب دراسة أنظمة المكاتب والأساليب المستخدمة في سياق الكائن الذي تم اعتماده. يجب بذل جهد لاكتشاف أبسط طريقة للقيام بالعمل.

(هـ) قياس العمل:

من خلال قياس العمل ، أي عن طريق قياس كمية العمل المنجز في فترة زمنية محددة ، يمكن للمرء الحصول على معلومات دقيقة حول الحجم ، والإصابة ، والتردد ، والقيام بالعمل والسرعة التي يتم بها.

(و) تقدير تكاليف العمل:

تكلفة العمل هي مؤشر مفيد جدا للكفاءة. يجب أن تستخدم الدراسة O و M هذا المفهوم لتسهيل المقارنة.

(ز) استخدام أجهزة ومعدات المكاتب:

يجب إجراء استقصاء لآلات المكاتب والمعدات المستخدمة لفحص الإجراءات المعنية.

(ح) الحركة والجهد البدني:

على الرغم من أن معظم الموظفين العاملين في أحد المكاتب يستخدمون الدماغ بدلاً من العضلات ، إلا أن هناك بعض الحد الأدنى من الجهد البدني أيضًا ، مثل التعامل مع الأوراق وحركات الملفات واستخدامات الآلات والحركات العرضية للأثاث وما إلى ذلك.

يشمل شكل الاستقصاء تقليل الوزن ، بسبب الجهد البدني ، التدفق السلس للعمل ، وضع أقصر الطرق الممكنة لتدفق الأوراق وحركة الأشخاص إلخ.

(ط) ظروف العمل:

من المعروف أن ظروف العمل المناسبة تؤدي إلى العمل. يجب أن يكتشف مكتب O و M المواقف والوظائف التي ينبغي أن يراعى فيها مستوى أعلى من ظروف العمل أكثر من تلك المنصوص عليها عادة للعمل لتعزيز الكفاءة. من الضروري إيلاء المزيد من الاهتمام لوحدات الماكينة لتقليل تأثيرها على العمال المشاركين فيها والعاملين في الوحدات المجاورة.

(ي) تصميم النموذج:

النماذج هي جزء مهم جدا من العمل المكتبي. يجب على ضابط O و M دراسة الإجراءات التي صممت من أجلها النماذج حتى يمكن تقديم اقتراحات مناسبة.

3. فحص كيفية تنظيم العمل:

في هذه الطريقة تلعب العوامل التالية دورًا مهمًا:

(أ) هيكل المنظمة.

(ب) التخطيط والتحكم في المنظمة.

(ج) التوظيف والتنظيم الوظيفي للمنظمة.

(د) تصنيف الموظفين - أي الترقيات والتحويلات وغير ذلك.

(هـ) إدارة شؤون الموظفين.

يجب إجراء دراسات هائلة من قبل موظف O و M على النقاط المقترحة أعلاه.

4. جمع الحقائق والأرقام:

يجب أن يتم هذا العمل اقتصاديًا وانتقائيًا. لا جدوى من الذهاب لتقصي الحقائق الأعمى الذي ينتج عنه جمع البيانات التي لا يمكن استخدامها بشكل صحيح. يجب جمع هذه الحقائق فقط ذات الصلة بالغرض. سيتعين على ضابط O و M تطبيق أحكامه وخبراته لتحديد الحقائق التي يجب جمعها. في الحصول على الحقائق ، لا يكفي أن نلاحظ ما حدث.

يتم تضمين العوامل التالية في العملية:

(أ) طريقة الحصول على المعلومات

(ب) تسجيل المعلومات

(ج) تسجيل ورسم الإجراءات

(د) الطبيعة والكمية والغرض والأشخاص الذين يقومون بهذا العمل.

5. دراسة البيانات وتشكيل الاستنتاج:

الخطوة التالية في O و M تتعلق بدراسة البيانات وتشكيل الخاتمة. لا ينبغي أن يقتصر التفكير والتفكير على أي مرحلة معينة من المهام.

يتم تضمين الخطوات التالية لدراسة البيانات:

(أ) دراسة البيانات

(ب) الاعتماد على الخبرة والمعرفة

(ج) صياغة الأفكار وتكوين الاستنتاجات.

كما تستخدم الأدوات الإحصائية مثل تحليل الانحدار وتحليل العلاقة المشتركة وتحليل العوامل وما إلى ذلك لاستنباط التفسيرات وغيرها ، والتوصل إلى نتيجة.

6. صياغة المقترحات وترتيبات البحث:

يجب أن يكون الاقتراح الذي يجب أن يكون مقبولًا الميزات التالية:

(أ) يجب أن يكون عمليًا.

(ب) يجب اختبار الاقتراح بشكل جيد. إذا لم يكن الأمر كذلك ، يجب على القسم المفترض أن ينفذ الاقتراح أن يفعل ذلك عن طيب خاطر ودون أي صعوبة.

(ج) يجب دعم المقترحات ، حيثما اقتضت الضرورة ، من خلال الرسوم البيانية والرسوم البيانية وما إلى ذلك.

7. كتابة تقرير O و M:

تعد كتابة تقرير O و M ذروة التحقيق O و M.

أثناء كتابة تقرير O و M ، من المفيد وضع النقاط التالية في الاعتبار:

(أ) المناقشات

(ب) المستلمون

(ج) التقارير المؤقتة الرسمية

(د) البت في طبيعة التقرير وشكله

(هـ) هيكل التقرير.

8. تقديمات تقرير رسمي:

بمجرد الانتهاء من إعداد التقرير بشكل صحيح وبشكل رسمي ، يجب تقديمه دون أي تأخير لأن الحقائق قد انتهت. أثناء تقديم التقرير ، سيكون من الضروري معرفة عدد النسخ التي يجب إعدادها لهذا الغرض. يجب تقديم التقرير إلى المديرين التنفيذيين الذين كلفوا به.

9. التنفيذيات:

مهمة ضباط O و M لا تنتهي بالضرورة بالتقرير.

عليه أن ينضم إلى تنفيذ التقرير وقد يلزم اتخاذ إجراء إضافي بشأن ما يلي:

(أ) يتم تقديم تغييرات بسيطة في الإجراء في التقرير ولكن عند الحاجة إلى مزيد من المعلومات ، ينبغي أن يتولى ضابط O و M مساعدة الشخص المعني.

(ب) في حالة وجود تغييرات جوهرية في الإجراءات ، ينبغي صياغة التوصيات بالتفصيل. يجب على موظف O و M تقديم كل مساعدة ممكنة في تنفيذ التغييرات الرئيسية في الإجراءات المتعلقة بالآلات والمعدات والأشكال والقرطاسية والتخطيط والتدريب والمعلومات والبرامج والجداول الزمنية.

(ج) في حالة وجود إجراءات متخصصة ، سيكون من الحكمة أن تعلق الإدارة موظفي O و M لتنفيذها.

(د) لتوضيح سوء الفهم بشأن التوصيات الأخرى التي قد يكون من المرغوب فيه أن يقوم موظفو O و M بتوضيح نقاط التوصية.

10. المراجعة:

يتطلب العمل O و M مراجعة ومتابعة مستمرة لنتائج المهام التي ستساعد جميع المعنيين على تكوين حكم واسع حول فشل أو نجاح عمل O و M. ولدى إصدار الحكم ، يجب أن تؤخذ عوامل المكتب في الحسبان وأن يقوم مديرو الإدارة والموظفون بمراجعة الإدارة والموظفين للبحث عن كثب وموضوعي في عملها.

وقد يحبط هذا ويقلل من المطالبات المتعلقة بالموظفين الإضافيين والآلات وبعض التوصيات ، رغم أنه لم يتم قبوله على الفور ، إلا أنه يمكن لاحقاً اعتبار أنه كان له تأثير جدير بالاهتمام على تنظيم العمل.