قرطاسية المكتب: المعنى ، أنواع وشراء وتخزين | إدارة المكاتب

اقرأ هذه المقالة للتعرف على معنى أنواع القرطاسية المكتبية وأنواعها وشرائها وتخزينها وإصدارها.

معنى قرطاسية المكتب:

والقرطاسية ، على وجه التحديد قرطاسية المكتب ، هي مجموعة من السلع التي تستخدم ، أو التي هي ضرورية للقيام بالمهمة المكتبية لاستكمال وظيفة المكتب ، وفقا للمتطلبات والمواصفات.

يجب على كل مكتب أن يحتفظ بسجلات معينة ، سواء في شكل إيداعات أو في طريقة وطريقة تكنولوجيا المعلومات.

هذه السجلات التي يجب تقديمها لمدة أطول من الزمن ، يجب كتابتها والحفاظ عليها لفترة أطول من الزمن. هذا يولد ، أو ينشأ بالتالي الحاجة إلى القرطاسية المكتبية.

يمكن تقسيم أدوات مكتبية على نطاق واسع إلى ثلاث فئات:

كما هو واضح من الرسم البياني ، يتم تصنيف العناصر ، التي يتم ذكر أمثلة معينة منها ، في فئة المواد الاستهلاكية والمواد اللاصقة المتينة.

هنا هناك حاجة إلى دراسة موجزة ومقدمة للتمييز بين السلع المعمرة والمواد الاستهلاكية. تعتبر العناصر مثل الدبوس والمشابك من المواد الاستهلاكية ولا يتم استهلاك هذه العناصر في أي وقت من الأوقات ، ومع ذلك فهي غير متأكدة ومعروفة عندما يتم استهلاك الحزمة الكاملة من المشترى ، وفي أي وقت سيتم استهلاكها.

ومن ثم ، فحتى اللحظة التي لا يتم فيها استهلاكها ، تظل كما هي - إنها تقع في الفئة المستهلكة. التعريف من شأنه أن يجعل فهم الموضوع واضحا جدا.

المواد المستهلكة هي تلك المواد التي يستخدمها المكتب بسرعة كبيرة ، في فترة زمنية قصيرة للغاية والتي لا يمكن إعادة استخدامها.

المتجددة هي تلك العناصر التي تجد استخداما ثابتا والتي تبقى في شكلها وشكلها وحجمها لفترة أطول من الزمن. يمكن إعادة استخدام هذه العناصر أو غالبًا ما يتم استخدامها.

المواد اللاصقة هي تلك المواد التي تستخدم في لصق أو لصق أو إصلاح شيء ما. هذه المواد عادة ما تكون مواد كيميائية أو مصنوعة من مواد كيميائية مستخدمة على سطح معين لربط أو تثبيت أو لصق سلعة ما.

ومن ثم فإن التعريفات والتفسيرات توضح نوع أنواع القرطاسية المكتبية المستخدمة في المكتب على أساس يومي.

أنواع وأشكال Office Stationery:

بعد أن ناقشنا الفئات الثلاث للقرطاسية المذكورة أعلاه ، دعونا ندرس نوع القرطاسية والأشكال المختلفة للقرطاسية.

على سبيل المثال دعونا نلقي ورقة. الأوراق هي من الأنواع التالية:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

هذه هي الأنواع الأربعة التالية من الأوراق التي يتم استخدامها أحيانًا وبشكل أساسي في أي مكتب. A4 أصغر من A3 و A3 أصغر من حجم الورق A2؛ B4 أصغر من B3 و B3 أصغر من B2.

يتم استخدام الورق A4 و A3 في الغالب من قبل كل مكتب يقع في الهند. يتم تصنيع هذه الأوراق وتوريدها من قبل Gesteter (I) Ltd و JK Papers و Birla Papers وغيرها.

وتستخدم هذه الأوراق خصيصا من قبل الدوائر الحكومية لكتابة الخ. وتستخدم أوراق A3 لكتابة الوثائق الكبيرة التي يمكن أن تكون بيان بيان الخ

أما ورقتا B3 و B4 فهما أطول طولًا وعرضًا مقارنة بأوراق A4 و A3. هذه هي أكثر سمكا وأكثر كثافة قليلا بالمقارنة مع أوراق A3 و A4. وهي تستخدم أساسًا في زيروكس ولغرض التكرار إلخ.

الإستنسل:

الإستنسل من نوعين:

(أ) الاستنسل الغطاء الخلفي

(ب) دون ورقة الإستنسل الغطاء الأمامي

يحتوي غطاء الاستنسل الخلفي على غطاء في الخلف. يحتوي على الورقة الرئيسية ، حيث يتم إدراج أبعاد معينة على الصفحة الأولى ، وتدعمها ورقة الكربون في الوسط. إذا كان يجب تكرار أي مسألة يتم إدراج الاستنسل في نوع الكاتب للكتابة. أثناء الكتابة ، إذا كان هناك أي خطأ في الكلمات التي حدثت ، يمكن تصحيحه باستخدام مائع التصحيح ويمكن تصحيح التهجئة أو الكلمات بسهولة.

بمجرد كتابة المادة بالكامل ، يتم إزالة الغطاء الخلفي ويتم وضع الاستنسل أو إدخاله في الناسخ للحصول على النسخ المكررة ، أما الشكل الآخر للورقة الاستنسل فهو بدون غطاء الاستنسل الأمامي. في هذا الغطاء الأمامي ليس هناك على الإطلاق ويتم لصق ورقة الكربون على الغطاء الخلفي.

يتم إدخال هذا في جهاز المسح الضوئي لمسح مسألة الازدواجية ، بحيث يتم عرض المادة المراد تكرارها على الورق. بعد أن يتم فحص هذه المسألة ، يتم إدخال ورقة الكربون في الجهاز المكرر ، بحيث تكون المسائل المتكررة في يدنا. الغطاء الخلفي هنا ممزق قبل إدخال الورق في الماكينات المكررة.

الكربون:

وهي في الأساس ورق أسود اللون أو أزرق اللون في جانب واحد وطبقة تشكيل الفضة في الجانب الآخر. يتم إدخال جانب الشاشة الفضي من الورق في الآلة الكاتبة ، ويواجه أحرف الآلة الكاتبة ، إلى جانب الورق الذي يتم فيه الحصول على الانطباع الخاص بكاتب الكتابة أو المادة المراد طباعتها.

يتم طباعة طابع الكاتب نوع في الشاشة والانطباع شكلت على الكربون على الورق. يتم تصنيع الكاربون في الهند من قبل GESTETNER و JK PAPERS و CAMLIN (I) LTD على سبيل المثال لا الحصر.

المحايات:

يتم الحصول على المحايات في شكلين:

1. السوائل للتصحيح

2. Whiteners لتغطية التهجئة أو الكلمات.

السوائل هي سوائل ، مصنوعة من مواد كيميائية ، يتم رشها فوق الإستنسل ، بينما تكتسي مسألة ما على الاستنسل المكرر.

يشكل السائل المستخدم فوق التهجئة أو الكلمة المكتوبة بالخطأ طبقة رقيقة جدًا من الشاشة والطبقة مجهرية. هذا لا يمكن رؤيته بواسطة العين العادية.

بعد أن يجف السائل ، تكون الشاشة التي يتم تشكيلها على الكلمة أو التهجئة المكتوبة بالخطأ أيضًا تجف. ثم يتم كتابة الكلمات الصحيحة التي يتم نقشها على الشاشة. هذه هي الطريقة التي يساعد السائل في تصحيح على ورقة الاستنسل.

تُعرف المبيضات باسم "Erax". هذه تأتي جنبا إلى جنب مع أرق ، والذي يستخدم لسيولة مبيض ، إذا كان يصلب عندما يكون على اتصال مع الهواء.

تنتشر المبيضات على الحروف المكتوبة بطريقة خاطئة ، أو على التهجئة التي كتبت خطأ ، ويسمح لها بالجفاف. بعد التجفيف ، يتم إعادة ضبط نفس المساحة في الآلة الكاتبة لإعادة كتابة الكلمات أو الحرف بشكل صحيح.

السلع المعمرة:

في السلع المعمرة ، لا تحتاج السلع مثل الدباسة وآلات التثقيب وأوزان الورق وما إلى ذلك أي وصف أو أي مقدمة.

هذه السلع ، إذا تم عرضها مرة واحدة ، جيدة بما فيه الكفاية لفهم ما هي وما هي الآلية.

يتم تخزين هذه السلع واستخدامها وصيانتها لفترة أطول من الزمن ، وبالتالي فإنها تعرف باسم السلع المعمرة.

مواد لاصقة:

مواد لاصقة مثل الأشرطة ، سريعة الإصلاح ، إلخ. وهي مصنوعة أيضًا من مواد كيميائية ويتم استخدامها في المكتب لتثبيت بعض الأظرف والطرود وغيرها التي يجب أن تخرج من المكتب.

شراء المكتبات المكتبية:

عادة ما يتم الشراء من القرطاسية باستخدام طريقتين:

(1) شراء مركزي أو

(2) شراء لامركزية.

دعونا نفهم ما هو في البداية ، نظام الشراء المركزي:

الآن افترض أن المكتب الرئيسي للشركة ، على سبيل المثال TOMCO ، يقع في مومباي. تشتري القرطاسية من المكتب الرئيسي ، وتقع في مومباي ، وأنها توفر هذه القرطاسية لجميع المكاتب ، أي مكتب Zonal ، ومكتب المنطقة تحت مكتب Zonal.

ويعرف هذا النظام لشراء المكتبات من قبل المكتب الرئيسي وحده ، للمكتب بأكمله تحته ، وتزويد القرطاسية إلى مختلف المكاتب تحتها باسم الشراء المركزي.

لا يجد نظام الشراء هذا فائدة في الوقت الحاضر ، لشراء سلع مثل القرطاسية ، إلخ. ومن ثم فإن المكتب الرئيسي ، المعروف أيضًا باسم المكتب الرئيسي ، يمنح بعض السلطة لمكتب Zonal ومكتب المنطقة التابع لمكتب Zonal ، لشراء القرطاسية ، عند الاقتضاء ، تحت مبلغ معين ، والتي نسميها "مبلغ الحد الأقصى".

مبلغ الحد الأقصى هو المبلغ الذي يحدده المكتب الرئيسي والذي يستلزم من المشتري عدم شراء أي شيء أعلى من المبلغ الثابت للإنفاق على رأس معين لهذا البند المعين. وتعرف طريقة الشراء هذه ، التي يحددها المكتب الرئيسي للمكاتب في إطارها لشراء بعض السلع أو السلع للاستخدام المكتبي ، باسم نظام "اللامركزية" للشراء.

عموما ، في جميع أنحاء البلاد ، ويتم شراء القرطاسية من قبل نظام المشتريات DECENTRALIZED.

أنواع مشتريات مكتب القرطاسية:

يتم شراء القرطاسية في المكتب أو المنظمة بالطرق التالية:

2. شراء حسب سعر العقد

3. المشتريات بواسطة نظام DGS & D

4. المشتريات عن طريق المناقصات.

يمكن تمثيل ذلك:

سنوضح كل طريقة بالتفصيل:

1. الشراء المحلي:

يتم إجراء هذا النوع من المشتريات في المنطقة المحلية ، أي المنطقة الواقعة ضمن الحد المسموح به لشركة البلدية في المدينة أو المدينة أو المنطقة. هذه تحدث على الفور أو على الفور عندما يكون هناك حاجة ملحة لسلعة معينة من الطبيعة الروتينية.

تتم زيادة المسافة البادئة لشراء السلعة ، وبعد شراء موافقة السلطة المختصة في ذلك المكتب ، يتم شراء المادة. هذا النوع من الشراء مناسب للبنود ذات الطبيعة الروتينية وحيث تكون التكلفة أقل أو أقل.

2. سعر العقد:

وقد اكتسب هذا النوع أو هذا النظام أهمية في مؤسسات القطاع العام والقطاعات الحكومية.

هنا ، أي منظمة تؤمن الجريدة ، أو تتواصل مع الموردين مباشرة ، من خلال الصفحات الصفراء وما إلى ذلك ، حول العناصر التي ستكون مطلوبة للشراء.

يطلب من الموردين أن يقتبسوا أسعارهم الخاصة مع المعلومات المتعلقة بالضرائب وغيرها من البنود التي يستطيعون توريدها.

في نظام سعر الفائدة ، يجب على المورد الذي يحصل على العقد توفير المواد بنفس المعدل ، خلال فترة زمنية ، مثلاً 12 شهرًا ، بغض النظر عن المعدلات التي يتم مراجعتها أو تغييرها أو تصعيدها أو ارتفاعها إلخ.

هذا النوع من الشراء مفيد لأن المؤسسة لديها عدد قليل من الموردين لتزويدهم بالمواد الخام ، في أي وقت.

3. الشراء بواسطة نظام DGS و D:

أنشئت الإدارة العامة للتجهيزات والتخلص (DGS و D) في عام 1961 من قبل الحكومة المركزية من أجل تحديد السعر للسلع التي تتراوح بين الدبوس إلى المركبات ، وذلك لتمكين القطاعات الحكومية من المساعدة في شراء المواد حسب الأسعار الثابتة من قبل الحكومة ، من الموردين.

في هذه الحالة ، يجب تقديم أو تقديم نموذج إعلان ضريبة المبيعات (STDF) من قبل المشتري ، الذي يشتري ، إلى المورد الذي يبيع. هذا النظام يتيح تخفيض الضرائب أو خصم الضرائب من 4 ٪ فقط من قبل البائع عندما يرفع فاتورة أو فاتورة على المشتري. هذا النظام يوفر الكثير من المال على الضرائب للمشتري.

في معدلات DGS و D ، تكون الأسعار ملزمة للموردين لمدة سنة واحدة. بعد عام واحد ، إذا تم أخذ نفس السلع تحت طياتها من قبل DGS و D ، سيتم إصلاح سعر جديد ، مع الأخذ بعين الاعتبار عوامل العمل المختلفة.

4. عن طريق المناقصة:

المناقصة عبارة عن إخطار من أحد المشترين ، سواء في الصحف اليومية ، أو طريقة الاتصال ، عن شرط شراء سلع معينة ، من جانب المشتري من الموردين في السوق المفتوحة بموجب شروط وشروط ووقت معين ، الموردين لتوفير بعض السلع للمشتري.

على من يريد المشاركة في المناقصة أن يفي بجميع الالتزامات التي يطلبها المشتري. يجب على المشتري فتح المناقصة في تاريخ محدد ، أمام المشترين ويتعين عليه الإعلان عن الأسعار والمعلومات الأخرى حسب ما نقله مختلف الموردين.

حالما يتم توريد المواد ، يتم فحص المواد وتفتيشها من قبل المشتري قبل القبول ويتم تحرير المدفوعات وفقًا للشروط والأحكام التي يضعها المشترون.

تخزين Office Stationeries:

يتم الاحتفاظ بمواد القرطاسية لأي مكتب وتخزينها في "المرات". كل فرد لديه مقصورات ، جنبا إلى جنب مع خزانة. يمكن تخزين عناصر مهمة مثل آلات التثقيب ، الكباسات ، أوزان الورق وغيرها ، والتي تكون باهظة الثمن وذات استخدام طويل جدًا في خزانة almirah. يجب تخزين عناصر مثل القلم ، والعبوات ، وما إلى ذلك في الخزانة.

يمكن أن تبقى العناصر الروتينية مثل الدبابيس والمشابك والأوراق وما إلى ذلك في حجيرات مختلفة في almirahs. يجب أن تكون القرطاسية تحت سيطرة مدير الإدارة العليا ، في الإدارة الإدارية ، ويجب أن يتم إصدارها من قبل الإدارة المذكورة. يجب الاحتفاظ بسجل صحيح للإيصال وقضايا بنود القرطاسية في المكتب لغرض التدقيق.

قضايا قرطاسية المكتب:

يمكن إصدار عناصر القرطاسية بشكل أساسي بطريقتين مختلفتين:

في قسم الطلبات ، يقوم رئيس القسم بإصدار تعميم على جميع الموظفين العاملين في القسم لتقديم قائمة بالمكاتب ، في العدد ، أو بالوحدات ، والتي ستكون مطلوبة من قبل كل موظف.

يتم إرسال متطلبات القرطاسية من قبل جميع الموظفين إلى قسم القضايا. يتم إعطاء مسؤول واحد في كل قسم مسؤولية من قبل رئيس الإدارة لتولي مسؤولية القرطاسية والحفاظ على سجل من قضية نفسه.

الطريقة الثانية هي الطلب - فرد. في هذه الطريقة ، يُطلب من كل موظف تقديم بيان بنود القرطاسية التي سيستخدمونها خلال كل شهر. يتم جمع القائمة من قبل الشخص الذي يصدر القرطاسية ، ويتم الاحتفاظ بسجل من قبلهم من القرطاسية الصادرة عنهم.