مكتب السجلات والمراسلات

اقرأ هذه المقالة للتعرف على السجلات المكتبية والمراسلات.

معنى المراسلات المكتبية:

هناك الكثير من الاتصالات التي تحدث في منظمة مكتوبة. وهكذا يتم تعريف المراسلات على أنها "رسالة مكتوبة حول موضوع المصلحة المتبادلة سواء داخل المنظمة أو مع الخارج".

المراسلات داخل المنظمة تضفي معنىً محددًا على سياسات وممارسات الشركة ، وتعزز التفاهم بين الأعضاء وإدارات المنظمة.

تعمل المراسلات مع الشخص الخارجي على الترويج لصورة المنظمة ، وتوضيح سياساتها ، والحفاظ على كياناتها القانونية سليمة والحفاظ على سير عملياتها.

الغرض من المراسلات المكتبية:

يمكن أن يكون هناك ، وهناك العديد من الأسباب لمراسلات المكتب.

يمكن أن تكون المراسلات المكتبية بسبب الأسباب التالية:

1. تقديم إشعار لموظفي المكتب.

2. تقديم إشعار للشخص الفرد.

3. تقديم طلب إما إلى الإدارة بأكملها أو إلى الموظف في المكتب.

4. تقديم تعليمات إما للقسم أو لفرد يعمل في القسم.

تقديم تعليمات أو إشعار إلى المكتب الموجود خارج مبنى المكتب. يمكن أن يكون هناك العديد من الأسباب الأخرى لتنفيذ وتعليمات وهي جزء من المراسلات المكتبية ، ومع ذلك ، فإن طبيعة المراسلات تعتمد على الوضع الذي يحدث في المكتب الذي يجب تقديم إشعار بشأنه.

مبادئ المراسلات المكتبية:

هناك بعض مبادئ المراسلات التي يجب أن يتبعها كل مكتب. لا يمكن إصدار أي إشعار مكتب أو أمر مكتب من قبل كل من توم وديك وهاري. لنفترض أن رئيس الإدارة يرغب في إصدار خطاب تحذير إلى أحد موظفيه. هو فقط لا يستطيع إصدار نفس على أهواه وأهواءه.

يجب عليه أولاً الرجوع إلى دليل المكتب حيث سيكون من الواضح له ما إذا كان المكتب قد مكّن رئيس الإدارة من إصدار هذه الرسائل.

إذا كانت الإجابة بنعم ، فيمكنه ، في إطار الدليل الإداري ، إصدار الرسالة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، يجب عليه العودة إلى رئيس المؤسسة ، وشرح الموقف وطلب الإذن والموافقة على إصدار هذا الأمر ، قبل تقديم خطاب تحذير من هذا القبيل. وينبغي إحالة نسخة من هذه الرسالة إلى رئيس مكتب المنظمة للحصول على معلوماته.

إن المبدأ الأعظم لأي مراسلات رسمية هو أن الرسائل الرسمية الصادرة أو المخدومة أو المرسلة لأي شخص ، يجب أن يكون لها سبب وجيه وجيه يبرر اتخاذ إجراء حازم حازم.

هناك مبدأ آخر في الخطاب الرسمي ، ما لم يتطلب الأمر ، ويجب أن يكون موجزًا ​​ومؤدبًا ، ويجب أن يكتب بطريقة ينبغي أن يتخذ الشخص الذي يقرأها إجراءً مواتياً. لا يجوز أن يكون الخطاب الرسمي أو الخطير في أي مرحلة من المراحل قاسياً أو غير مهذب أو صدئ. ولذلك يقلل من أهمية الرسالة والشخص الذي يكتبها.

صيانة المراسلات الرسمية:

تبدأ عملية صيانة المراسلات المكتبية إما باستلام الرسالة الرسمية وإيداعها في الملف الصحيح ، أو إرسال خطاب خارج المكتب ، أو إرسال خطاب إلى قسم آخر ، مع الاحتفاظ بنسخة منه في الملف.

وأفضل تفسير لذلك هو:

تُعرف الأحرف الواردة أيضًا باسم رسائل البريد الوارد وتعرف الأحرف الصادرة باسم الرسائل الصادرة. سنناقش إجراءات التعامل مع الرسائل الداخلية والرسائل الخارجية.

إجراء لمعالجة رسائل البريد الواردة في مراسلات Office:

البريد الوارد يشكل الأساس الذي تعمل عليه المنظمة. وينعكس جزء كبير من كفاءة المنظمة من خلال المعالجة السليمة للبريد الوارد.

المدرج هو إجراء التعامل مع بريد داخلي:

1. استلام وجمع الرسائل:

يتم جلب "داك" أو "بريد" عادي إلى المكتب إما عن طريق البريد أو عن طريق البريد مرة أو مرتين في اليوم في معظم مدننا في الهند. في وقت واحد ، ينبغي أن يحسب عدد الرسائل الواردة. سيتلقى المكتب ، كما هو ، حوالي 25 إلى 30 حرفًا في اليوم وقد يكون من 10 إلى 12 حرفًا في كل مرة.

يجب ختم كل هذه الرسائل بعد الاستلام. يظهر مثال مناسب على الختم:

هنا يعكس الطابع اسم المكتب. هو مكتب في كولكاتا. يعكس الطابع معلومات أخرى مثل رقم الرسالة وتاريخ الاستلام واتجاه الخطاب الذي يجب تسليمه إليه. لنفترض أن هذه هي الرسالة ^{العاشرة} التي تسلمها المكتب في 10/10/10 ، ومن ثم ينبغي نشر الرقم 10 والتاريخ 10/10/10 في المكان المناسب.

وأخيرًا ، إذا تم وضع علامة على الرسالة إلى قسم الحسابات ، فيجب كتابة "الحسابات" في المكان المناسب. ومع ذلك ، فإن هذه الخطوة ستتم فقط بعد فتح البريد.

2. فتح البريد:

يمكن فتح الرسائل إما باليد أو عن طريق آلات فتح الخطابات. فتح الخطابات باليد بمساعدة سكين الورق هو أكثر الطرق شيوعًا لفتح الرسائل حتى في مؤسسة كبيرة جدًا.

بعد فتح الرسالة ، يجب ملاحظة ما إذا كانت محتويات الرسالة المكتوبة موجودة في صفحة واحدة أو أكثر من صفحة. إذا كانت أكثر من صفحة واحدة ، فيجب ترقيم الصفحات بالكامل.

بعد ترقيم الصفحات ، يجب قراءة محتويات الرسالة ، ويجب وضع أهمية أكبر على موضوع الرسالة.

هذا هو الموضوع الذي ، في لمحة ، يخبرنا عن المحتويات بأكملها.

الآن هنا تأتي "الرسالة المشار إليها" في المداعبة كما هو مكتوب على الختم. بمجرد قراءة الرسالة بأكملها ، سيعرف المرء عن القسم الذي يجب توجيه الخطاب إليه. يجب أن تكون مكتوبة على المساحة المتوفرة.

3. تسجيل البريد:

معظم المنظمات ترغب في الاحتفاظ بسجل دائم لجميع البريد الوارد. ولهذا الغرض ، يتم الاحتفاظ "بسجل البريد الداخلي" أو "سجل الداك المستلم" أو "دفتر استلام الرسائل". يسجل هذا السجل جميع تفاصيل الرسالة المستلمة. من الأفضل أن يكون لديك مثل هذا السجل في جميع المكاتب تقريبًا للتحقق من سجلات الرسالة المستلمة وكذلك التحقق مما إذا كان قد تم إرجاع رسالة لتقديمها.

أفضل مثال يوضح كيف يجب أن يكون سجل البريد الوارد هو الأفضل موضحًا:

4. الفرز والتوزيع للبريد الوارد:

بمجرد انتهاء عملية الختم والتسجيل بالكامل ، يجب فرز الحروف. على سبيل المثال ، يجب فصل جميع الرسائل التي يتم توجيهها إلى الحسابات وتجميعها معًا بحيث يتم إرسال كل رسالة تخص إدارة الحسابات إلى الحسابات.

وبالمثل ، يمكن إرسال كل خطاب موجه إلى الإدارة إلى إدارة الشؤون الإدارية. وبالتالي يتم إرسال عملية وضع جميع الرسائل التي تنتمي إلى قسم الحسابات إلى الحسابات. وبالمثل ، يمكن إرسال كل خطاب موجه إلى الإدارة إلى الإدارة.

وتعرف عملية وضع كل هذه الرسائل إلى قسم واحد ، في سلسلة وتوجيهها إلى الإدارة المعنية للعمل باسم "الفرز". بمجرد فرز الحروف وتسجيلها ، يتم إرسال الرسائل إلى الإدارات المعنية لتلقيها. تعرف هذه العملية بالتوزيع.

5. متابعة:

الرد الفعال على المراسلات الواردة هو مؤشر كفاءة المنظمة وتحسين صورتها. يجب على المسؤولين التنفيذيين ورؤساء الإدارات المختلفة التأكد من أن الرسائل التي يتم تلقيها خلال الأيام يتم حضورها في نفس اليوم ويتم إعداد الردود في نفس اليوم ، ثم يتم حفظ النسخ المكررة منها بشكل صحيح.

يجب إعطاء الحروف الأصلية اسم الملف ويجب إرسالها بشكل صحيح.

البريد الصادر أو الصادر في مراسلة Office:

يتم إرسال الرسائل في الخارج من قبل كل قسم ، من قبل كل منظمة.

هناك إجراء لإرسال البريد:

1. قراءة محتويات الرسالة التي يجب إرسالها.

2. أخرج الملف الذي سيتم فيه حفظ النسخة الثانية من الرسالة. سيحتوي الملف على رقم ملف. يجب إعطاء رقم الملف هذا للرسالة.

3. انظر في السجل الخارجي ما هو الرقم التسلسلي للحرف الأخير. سيكون الرقم التالي هو الرقم التسلسلي لهذه الرسالة.

4. ضع تاريخ الإرسال على الخطاب. يجب وضع التاريخ نفسه على الرسالة.

5. بعد إدخال كافة إدخالات الحرف في سجل dak الخارج ، أرسل الأحرف إلى قسم الإرسال. سيقوم قسم الإرسال بتثبيت الطوابع إلخ ، وسوف يقوم بكتابة العنوان على الظرف ، ثم يقوم بعد ذلك بإرسال رسالة إدخال في السجل الذي يحتفظ به. هذه هي أبسط وأسهل طريقة لإرسال خطاب من المكتب.

برادة وطريقة الايداع في المراسلات المكتبية:

إن طريقة تقديم بريد المكتب سواء كانت واردة أو صادرة تختلف من مكتب لآخر ، كما أن إجراءات التقديم تختلف لأن المكاتب المختلفة لها قواعد وإجراءات مختلفة ، إلخ. هذه الأدوات مفيدة للإيداع.

تبدأ عملية الإيداع فور انتهاء تسجيل الحرف المنتهية ولايته. لنفترض أن خطابًا قد وصل إلى المكتب ولم يرد له أي رد ، ثم يتم قراءة هذه الرسالة وتسجيلها وتقديمها. ولكن إذا طلبت رسالة واردة الرد ، فإنه يجب بالتأكيد تقديم الرسالة الواردة ، ولكن قبل ذلك ، يجب صياغة الرد.

حالما يتم صياغة الرد ، لاحظ ، تم ترميزه وإرساله إلى قسم الإرسال ، للعملية الآتية ، يجب تقديم الرسالة.

هناك إجراءات لتقديم المراسلات المكتبية:

1. أولاً ، مرر الرسالة الواردة وملاحظة من أين أتت الرسالة ، وما هي محتويات الرسالة وماذا تريد الرسالة. إذا لم تضمن الرسالة الرد ، فقم بتقديم الرسالة في الملف المقابل.

2. لنفترض أن الرسالة الواردة تضمن إجابة ، ثم معرفة من أين تأتي الرسالة.

سيكون واضحًا من الرسالة منذ أن تعرف من أين أتى ، لاحظ محتويات الرسالة ، الموضوع ... إلخ. سيعطيك هذا فكرة عن الملف الذي يجب أن يودع فيه الخطاب. .

3. على الفور إطار مشروع للرد. الحصول على موافقة من السلطة المختصة. بعد الحصول على الموافقة ، احصل على الرسالة مكتوبة وأقرتها السلطة المختصة.

4. بمجرد إقرار الرسالة ، أعطها رقم الملف الصحيح والرقم التسلسلي والتاريخ. بمجرد أن يتم إرسالها إلى كاتب الإرسال للموافقة عليها.

5. أدخل رسالة الوارد ورسالة الرد في الملف المقابل ورقم الصفحات المودعة تسلسليًا. هذه طريقة قصيرة ومختصرة من الشرح حول الإيداع. ومع ذلك ، يجب بذل جهد لشرح أنواع مختلفة من الملفات والإيداع ، وطريقة كيفية إعطاء فهرس أو رقم رمز إلى ملف.