تخطيط المكاتب وإدارة الفضاء
لتبدأ صورة واضحة للأهداف ، للإشارة بحرية إلى المبادئ العامة للتخطيط التخطيط المتاحة للنظر بعناية في احتياجات الفضاء الخاصة للشركة ، واتبع اتباع نهج خطوة بخطوة في التخطيط الفعلي للتخطيط.
يمكن تعريف تصميم المكتب على أنه ترتيب للمعدات ضمن المساحة الأرضية المتاحة. إدارة الفضاء يمكن التفكير في توفير الفضاء الذي سيحقق أقصى قدر من الإنتاجية والفعالية بأقل تكلفة ممكنة.
تخطيط المكتب مهم بسبب تأثيره على تدفق العمل ، وعلى اقتصاد مساحة الأرض والمعدات ، وعلى راحة الموظف ورضاه ، وعلى الانطباعات التي تعطى للزوار. تخطيط التخطيط يمكن تنفيذه بأعلى فعالية إذا تم تضمينه في تخطيط مبنى جديد.
يتم توفير الفرص في هذا الوقت لدراسة متأنية لمتطلبات المساحة. التعاون الوثيق بين مهندس البناء والمديرين التنفيذيين للشركة يمكن أن يؤمن توفر المساحة في الأنواع والمبالغ التي من شأنها ، تسهيل أداء عمل المنظمة. غير أن المشكلة الأكثر شيوعًا تتمثل في الاضطرار إلى وضع منشآت مكتبية في مبنى لم يتم تصميمه ليتناسب مع احتياجات الشركات الخاصة. الفضاء في كثير من الأحيان محدودة ، ويجب أن يتم تركيب الوحدات في هذا الفضاء كما هو متاح.
في كلتا الحالتين ، فإن النهج الأساسي لتخطيط التخطيط هو نفسه. من الحكمة أن تبدأ مع صورة واضحة للأهداف ، للإشارة بحرية إلى المبادئ العامة للتخطيط التخطيط المتاحة للنظر بعناية في احتياجات الفضاء الخاصة للشركة ، واتخاذ نهج سليم خطوة بخطوة في التخطيط الفعلي لل نسق. سيتم الآن النظر في هذه المراحل في التسلسل المقدم.
أهداف تصميم Office:
الأهداف العامة لتخطيط المكتب تشمل:
1. تدفق العمل الفعال
2. الفضاء الذي هو واسع واستخدام جيد
3. راحة الموظف ورضاه
4. سهولة الإشراف
5. ظهور إيجابي على العملاء والزوار
6. مرونة كبيرة لتلبية الاحتياجات المختلفة
7. القدرة المتوازنة للمعدات والأفراد في كل مرحلة من مراحل تدفق العمل
يجب أن تحدد إدارة شركة معينة أي من هذه الأهداف - أو غيرها - هو الأكثر أهمية لنجاح العملية. من الأهمية بمكان هو الهدف من تدفق العمل الجيد. يجب ترتيب المعدات بحيث يتبع العمل تدفق خط مستقيم بقدر الإمكان بحيث يتم الحد من التأخير إلى الحد الأدنى. في غياب تدفق العمل المخطط له ، ليس من غير المعتاد العثور على تدفق العمل في جميع الاتجاهات إلى الأمام ، إلى الخلف ، وتجاوز المسارات السابقة - ونتيجة لذلك يتم التعامل مع الأوراق بشكل مفرط ويجب على الموظفين المشاركة في السفر بلا داع.
مثال نموذجي في معالجة الطلبات. إذا كان تدفق العمل فعالاً ، فسيصدر الطلب في غرفة البريد وسيتدفق مباشرة إلى مكتب مراقبة المخزون ووحدة التسعير في قسم كتابة الأوامر ، وإلى الوحدات الأخرى التي يجب أن تتعامل مع الطلب قبل اكتماله. إذا كان تدفق العمل غير فعال ، فقد يسافر النظام مسافات كبيرة دون داع ، ويتراجع في المسار ، ويتقاطع مع الطرق السابقة ، ويقطع عند نقاط مختلفة.
تم العثور على الاختبارات التالية لتدفق العمل فعالة لمعظم المنظمات:
1. التحقق من التراجع والانتقال عن طريق رسم تخطيط وتتبع تدفق العمل.
2. إجراء مخططات عملية للإجراءات المهيمنة المتضمنة في المساحة الأرضية قيد الدراسة ، والتحقق بشكل خاص من المسافات المقطوعة و. زمن التأخير بين العمليات. قد يكون النهج البديل توقيت الخطوات الإنتاجية في الإجراء وإيجاد الفرق.
3. تحقق من الاختناقات من خلال قياس السعة الإنتاجية الإجمالية للعمال والمعدات المخصصة لكل عملية في إجراء ما ، ثم قارن "مخطط الرقبة" البسيط ، ويمكن أن "تظهر ظروف خارج عن التوازن ، وإثبات أن السرعة الإجمالية محدودة من خلال العملية مع أصغر قدرة.
راقبوا ما إذا كان بعض العمال يتعرضون لضغوط متواصلة ، في حين أن البعض الآخر غالبا ما ينفد من العمل.
5. مراقبة ما إذا كانت نسبة كبيرة جدا من العمال باستمرار على أقدامهم. يعتبر متوسط 10٪ كحد أقصى مناسب للكفاءة في العديد من المكاتب.
يجب أن تكون المساحة كافية ومناسبة تمامًا لاحتياجات العمل والموظفين. تفرض اعتبارات التكلفة وتدفق العمل استخدام المساحة المتاحة بشكل جيد. قد تتأثر راحة الموظف ورضاه بشدة بالتخطيط ، والظروف غير المزدحمة ، والراحة لمرافق خدمة الموظف ، والموقع المناسب مع الإشارة إلى مصادر الضوء هي بعض الاحتياجات في هذه الفئة.
قد تتأثر سهولة الإشراف بوضع المشرف مع الإشارة إلى الموظفين ، من خلال تركيز أو تشتت الموظفين ، عن طريق الوصول إلى الإدارات ذات الصلة ، وعوامل التخطيط الأخرى.
إن الانطباع الإيجابي على العملاء والزوار له أهمية بالغة حيث يرى الغرباء جزءًا من منطقة المكتب أو كلها. يمكن للتخطيط والاستخدام الفعال للمعدات والمفروشات الحديثة عمل الكثير لإنشاء مكتب فعال وفعال ، وبالتالي تعزيز الصورة العامة للشركة. يجب أن تكون المرونة كافية للسماح بتغيير التنسيق بسهولة عند تبريرها باحتياجات العمل ، التقلبات في الحجم ؛ التغييرات في التركيز في خدمة العملاء ، والنمو الطبيعي هي بعض الأسباب التي تدعو إلى المرونة.
المبادئ الأساسية لتخطيط Office:
يمكن للمسؤولين التنفيذيين للمكاتب المساهمة بشكل كبير في كفاءة التشغيل. كثير من المساعدة قد تكون بيانات أكثر تفصيلا لمبادئ التخطيط ؛ هذه تلخيص تجارب العديد من الشركات وتقديم أدلة محددة لمخطط التخطيط.
تكمن القيمة الأساسية لمثل هذا البيان في استخدامها كقائمة مرجعية فيما يتعلق بوضع فعلي.
فيما يلي بيان للمبادئ المختارة:
1. يجب أن يتدفق العمل إلى الأمام بشكل مستمر ، قدر الإمكان في خط مستقيم.
2. يجب وضع الإدارات والأقسام التي لها وظائف مماثلة وذات صلة قريبة من بعضها البعض لتقليل وقت السفر.
3 - ينبغي أن تكون مجموعات الخدمات المركزية ، مثل المجمعات الخداعية ، وغرف الملفات ووحدات معالجة البيانات في موقع ملائم بالقرب من الإدارات والموظفين الذين يستخدمونها.
4 - ينبغي ترتيب الأثاث والمعدات في تناسق مستقيم ، مع أي وضع زاوي للمكاتب والمقاعد المخصصة للموظفين الإشرافيين.
5. ينبغي أن تكون البدلات الفضائية كافية لاحتياجات العمل وراحة الموظفين ،
6. الأثاث و المعدات ذات الحجم الموحد يعطي مرونة أكبر و مظهر أكثر تجانسا.
7. يجب أن تكون الممرات واسعة بما يكفي بحيث لا يقوم الأشخاص بالمشي بالفرشاة أمام مكاتب الموظفين. يجب أن يكون هناك ممر دون عائق من منطقة المكتب إلى نافورة مياه الشرب ، غرف الراحة ، إلخ. وينبغي توفير الوصول إلى مخارج النجاة من الحريق لأسباب تتعلق بالسلامة.
.8 ﻳﺠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ ﻋﺎدة أن ﻳﻮاﺟﻬﻮا ﻓﻲ ﻧﻔﺲ اﻻﺗﺠﺎﻩ ، ﻣﻊ وﺟﻮد ﻣﺸﺮﻓﻴﻦ ﻓﻲ اﻟﺠﺰء اﻟﺨﻠﻔﻲ ﻣﻦ ﻣﺠﻤﻮﻋﺎت اﻟﻌﻤﻞ.
.9 ﯾﻧﺑﻐﻲ ﺗرﺗﯾب اﻟﻣﮐﺎﺗب ﺑﺣﯾث ﻻ ﯾﺿطر أي ﻣوظف إﻟﯽ ﻣواﺟﮭﺔ ﻣﺻدر ﺿوء ﺷدﯾد. ينبغي ، حيثما أمكن ، إضراب منطقة العمل الموظف من فوق و "وراء قليلاً ، الموظف.
10 - قد يلزم تقسيم الوحدات التي تستخدم معدات صاخبة ، مثل أجهزة معالجة البيانات ، لتجنب إزعاج الوحدات الأخرى.
11- قد يبرر الموظفون الذين يتطلب عملهم تركيزاً وثيقاً أقساماً جزئية أو كاملة الطول.
١٢ - ﻭﻳﻨﺒﻐﻲ ﺃﻥ ﺗﻜﻮﻥ ﺍﻟﻮﺣﺪﺍﺕ ﺍﻟﱵ ﲤﺘﻠﻚ ﺍﺗﺼﺎﻻﺕ ﻣﻊ ﺍﳉﻤﻬﻮﺭ ﻣﻮﺟﻮﺩﺓ ﺑﻐﻴﺔ ﺳﻬﻮﻟﺔ ﺍﻟﻮﺻﻮﻝ ﺇﻟﻴﻬﺎ ﻟﻠﺠﻤﻬﻮﺭ ﺑﺪﻭﻥ ﺇﺯﻋﺎﺝ ﺍﻹﺩﺍﺭﺍﺕ ﺍﻷﺧﺮﻯ.
13- إن الكتل الكبيرة والمستطيلة من الفضاء تسهل تدفق العمل وتوفر مرونة أكبر.
14. يحفظ من الإدارات العامة الرأي حيث يكون العمل بالضرورة غير مرتب.
15. توفير الإضاءة المناسبة وتكييف الهواء لجميع الموظفين.
16. حدد المكاتب الخاصة اللازمة حيث لا تتدخل على الأقل.
17. النظر في احتياجات الموظفين والمعدات ، سواء الحالية أو المستقبلية.
وضع خارج المكتب من ومتى؟
من الذي يجب عليه التعامل مع أعمال وضع المكتب؟ إذا كان لدى الشركة مدير إداري ، فإنه على الأرجح سيقوم بتنسيق خطط التخطيط للمؤسسة وقد يقوم بتنفيذ جزء كبير من التخطيط المفصل. إذا كان هناك قسم تخطيط أو طرق ، فمن المحتمل أن يتم إلغاء العمل التفصيلي لتخطيط التخطيط إلى واحد أو أكثر من أخصائيي الموظفين المتوفر لمساعدة المديرين التنفيذيين ورؤساء الأقسام عند الحاجة.
إذا لم يكن هناك أخصائيون ، فيمكن تفويض عمل تخطيط التخطيط لشخص لديه الاهتمام والوقت اللازمين لتحقيق العدالة في هذا المشروع المهم. على أية حال ، من الجيد مناقشة الخطط الحالية والمقترح مع رئيس الإدارة والموظفين المعنيين ، وقد ينتج هذا بعض الاقتراحات الممتازة ، ومن المؤكد تقريباً أن يؤدي إلى درجة أعلى من التعاون مما يمكن تحقيقه بخلاف ذلك.
متى يجب دراسة تخطيط المكتب؟ كلما ينظر إلى أي وضع يدعو إلى تغيير في التخطيط. على وجه التحديد ، ينبغي أن يدرس خطة التخطيط عندما تكون هناك تغييرات في الإجراءات ، أو زيادة أو نقصان في عدد الأفراد المطلوبين ، أو أوجه القصور في المساحة الحالية.
التغييرات في الإجراء هي إشارة لمراجعة تصميم المكتب بسبب ترابط الإجراءات وترتيب المكتب. على سبيل المثال ، إذا تقرر تثبيت جهاز محاسبة يغير إجراءات الفوترة والنشر في المكتب ، فسيكون من الضروري إعادة ترتيب المكتب لتحديد موقع الماكينة بشكل صحيح وللرعاية بالتغييرات في مهمة العمل الخاصة بالموظفين. تتأثر تركيب الجهاز.
الزيادات والنقصان في الموظفين في الوحدات المعينة هي إشارة لمراجعة تصميم المكتب ، حيث أن خطة التخطيط تخضع إلى حد كبير لعدد الموظفين في المكتب. على سبيل المثال ، إذا تقرر نقل وظائف إعادة إنشاء المكتب إلى مؤسسة مركزية ، فسيكون من الضروري إعادة ترتيب المكتب لاستيعاب المساحة التي كانت مشغولة في السابق من قبل معدات إعادة الإنتاج والموظفين.
عدم ملاءمة المساحة الحالية هو أيضًا إشارة إلى مراجعة تصميم المكتب. وقد يتبين أن النقص ينبع من ترتيب رديء ، يمكن تغييره بسهولة ، أو قد يتبين أنه يوجد ببساطة حيز غير كاف مخصص للمكتب وأنه ينبغي تقديم طلب لتوفير مساحة إضافية للإدارة.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب على كل مكتب اتباع خطة لمراجعة تخطيط المكتب بشكل دوري. هذه المراجعة ، التي يجب إجراؤها كل عامين أو ثلاثة أعوام ، مهمة. في واقع الأمر ، من المعتقد على نطاق واسع أن تصميم المكتب الذي لم تتم مراجعته لمدة ثلاث سنوات ربما كان خطأ ، فالمكتب هو كيان ديناميكي ومتغير ؛ يقوم المكتب التقدمي بإجراء التغييرات بشكل دوري وعند الحاجة إليها من أجل تلبية المتطلبات المتغيرة.
قبل تنفيذ برنامج تخطيط رئيسي ، يجب على المدير الإداري التشاور مع الإدارة العليا والتوصل إلى اتفاق حول المعايير التي يجب مراعاتها في تخصيص المساحة لمستويات مختلفة من الموظفين. وستثبت هذه المعايير أنها دليل مفيد في التخطيط وستوفر أساساً للتوحيد في تخصيصات الفضاء من خلال المنظمة. كما أنها فكرة جيدة أن تتعلم من الإدارة العليا ما هي الخطط الموجودة لتوسيع أو تقليص حجم المكتب. على سبيل المثال ، من الجيد معرفة ما إذا كان هناك أي خطة قيد النظر لإضفاء اللامركزية على أي من الوظائف الحالية التي يتم تنفيذها الآن.
بالإضافة إلى ذلك ، فإنه من الأفضل معرفة أكبر قدر ممكن من المعرفة ، فيما يتعلق بحجم المبيعات وعمليات الخدمة المتوقعة ، حيث أن حجم العمل سوف يحدد عدد الموظفين اللازمين وحجم المساحة المطلوبة. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تقوم بحملة إعلانية قوية يتوقع أن تزيد المبيعات بنسبة الثلث ، فيجب أن يتم محاولة تحويل المبيعات المتوقعة إلى متطلبات المساحة المكافئة للموظفين الجدد الذين سيلزمهم التعامل مع هذه الأوامر.
كما ينبغي التوصل إلى اتفاق بشأن مسائل مثل حجم المكاتب التي سيتم توفيرها للموظفين ؛ أنواع وأحجام خزائن الملفات ؛ ما إذا كانت الأجزاء الجزئية والمنقولة ينبغي أن تستخدم بدلاً من الحواجز الدائمة الكاملة في إقامة الممرات والمكاتب الخاصة ؛ وما إذا كان ينبغي استخدام الأثاث المعياري والقطاعي بدلاً من الأنماط القياسية لأثاث المكاتب.
أدوات للتخطيط:
في العديد من المؤسسات ، تعتبر أداة التخطيط الرئيسية عبارة عن رسم تقريبي يوضح شكل وحجم المساحة المتاحة. على الرغم من أن المخطط التقريبي قد يكون كافياً في بعض الحالات ، إلا أن الأدوات الإضافية ستسمح بدقة أكبر ، تخطيط التخطيط "في كثير من الحالات ، سيكون من المفيد الحصول على مخطط للمنطقة المتاحة ، ورسم نطاق لمساحة الأرض والقوالب أو النماذج. من الخصائص الفيزيائية مثل المكاتب والكراسي والملفات. تتم مناقشة هذه الأدوات لتخطيط تخطيط المكتب باختصار في الفقرات التالية.
مخطط المساحة المتاحة:
هذا سيكون مفيدا في توفير قياسات دقيقة وفي تحديد الموقع الدقيق للمرافق في الفضاء قيد النظر. كما ستوفر الخطة المعلومات التي ستكون مطلوبة فيما يتعلق بموقع المنافذ الكهربائية والأسلاك الكهربائية والهاتفية.
رسم مقياس لمساحة الأرض:
يجب رسم التخطيط على هذا الرسم ، ويفضل أن يكون ذلك على أساس ربع بوصة إلى القدم. وبالإضافة إلى ذلك ، ينبغي عرض موقع غرف الراحة والسلالم والقاعات والنوافذ والمنافذ الكهربائية وأرجوحات الأبواب ووحدات التدفئة وجميع الأقسام الدائمة. يجب الإشارة إلى المخطط لضمان الدقة في جميع القياسات. يوفر هذا الرسم عرضًا بيانيًا لمنطقة المكتب ومرافقه وتصاريحه كدراسة فعّالة لمناطق بأكملها كما لو كان المرء يمشي في الفضاء نفسه.
قوالب أو نماذج من العناصر المادية لاستخدامها في الفضاء:
القوالب هي أشكال ورقية ، مقطوعة إلى حجم المقياس ، تمثل المساحة المطلوبة لكل قطعة أثاث ومعدات في المكتب. يمكن شراء القوالب في حزم أو يمكن أن تكون مصنوعة باليد. النماذج هي مجرد أرقام ثلاثية الأبعاد من الخشب أو البلاستيك تمثل ، ومكاتب ، وملفات ، وقطع أخرى من المعدات. هذه النماذج ، التي يمكن شراؤها في الحجم إلى الحجم ، هي ذات قيمة في تعجيل تخطيط التخطيط. إن استخدام "النماذج والقوالب" يجعل من الممكن تصور كيف ستظهر خطة تخطيط المكتب.
مخططات عملية التدفق ومخططات التدفق:
فهي مفيدة للغاية في تخطيط التخطيط ، خاصة في تركيز الانتباه على المسافة المقطوعة ، وأوقات التأخير ، وتدفقات العمل غير المنتظمة مثل التقليب والتراجع.
خطوات في وضع خارج المكتب:
من المهم أن يقوم الشخص المعين للتعامل مع وضع مكتب بالتعرف على خطة التنظيم والإجراءات الرئيسية. كما يجب عليه التأكد من استكشاف إمكانات تبسيط العمل حتى تكون الإجراءات الحالية مخططة وكفؤة بقدر الإمكان.
بعد ذلك ، سيقوم بتجميع أدوات التخطيط الضرورية وسيتبع هذه الخطوات في تخطيط تخطيط المكتب:
1. ناقش مع كل مشرف ورئيس قسم احتياجات الحاضر والمستقبل ، واتجاه وتخطيط تدفق العمل على جميع العمليات في المكتب. هذا مهم ليس فقط لتزويد الفرد برؤية أقرب إلى عمليات العمل ولكن أيضا لتلبية متطلبات أن يتم التشاور مع المشرفين والموظفين الإداريين كلما تم التفكير في التغييرات أو الابتكارات.
2. راجع المخطط ، ثم قم بإعداد رسم للمساحة قيد النظر ، مع توضيح موقع عناصر مثل النوافذ والأبواب والأعمدة.
3. صياغة خطة مؤقتة لتخطيط المكتب عن طريق ترتيب النماذج أو النماذج على الرسم الذي تم إعداده. مراقبة مبادئ حسن التخطيط. أي تنازل على مبادئ معينة يجب أن يعتمد على الأهمية النسبية لشركة الأهداف المختلفة ، قد يتطلب الأمر قدرا كبيرا من البراعة والوقت لترتيب وإعادة ترتيب القوالب أو النماذج حتى يتم العثور على المخطط الصحيح للتخطيط. الحصول على الموافقة النهائية من جميع الموظفين المتأثرين بشكل مباشر.
4. تحديد جميع بنود المعدات على خطة التخطيط ، ثم تسمية قطع المعدات للتوافق ، وجعل الخطوة الفعلية في وقت سيتم التقليل من الارتباك.
متطلبات المساحة في تخطيط Office:
تختلف متطلبات المساحة بشكل كبير ، اعتمادًا على عوامل مثل حجم الأثاث والمواد المستخدمة في الفضاء ، وشكل المساحة المتاحة ، وموقع المنشآت الدائمة مثل المصاعد والسلالم والنوافذ وغرف الراحة والمخارج. . القائمة التالية للبدلات الفضائية المقترحة ستكون مفيدة في معظم الحالات:
هذه الأرقام ، بالطبع ، هي مجرد أدلة ؛ ما هو الأفضل لأي مكتب يعتمد على الظروف. وكما هو واضح ، فإن أحد العوامل المهمة في أي برنامج لاستخدام الفضاء يتعلق بحجم المكاتب المستخدمة ، والطريقة التي يتم بها ترتيب المكاتب والملفات. مكاتب تأتي في أحجام مختلفة كثيرة.
بالنسبة للجزء الأكبر ، يتم توفير مكاتب 54 × 32 بوصة للعمال المكتبيين ، وتقدم مكاتب 60 × 34 بوصة لموظفي المستوى الأعلى ، ويتم توفير مكاتب 66 في 36 بوصة و 76 في 36 بوصة لكبار المديرين التنفيذيين. من الضروري في تخطيط مكتب جديد لاتخاذ قرار بشأن حجم المكتب الذي سيتم استخدامه في جميع أنحاء المنظمة لمستويات مختلفة من الموظفين.
الترتيب المكتبي هو عامل مهم في متطلبات الحوسبة الفضائية. مطلوب مساحة أكبر بشكل ملحوظ إذا كان كل مكتب متمركزًا ومحاطة بمساحة الممر مما لو كانت المكاتب مجمعة من نهاياتها إلى وحدات "" من مكتبين وثلاثة مكاتب.
المكاتب الخاصة:
إن مدى توفير المكاتب الخاصة للموظفين يعتمد على رغبات الإدارة وحكمها. قد يتعين التعامل مع كل حالة على حدة. في بعض المؤسسات ، يتم إنشاء درجة من الخصوصية من خلال منح الموظفين الإداريين حواجز منخفضة حول مكاتبهم. ومع ذلك ، فإن مثل هذا الترتيب لا يوفر للفرد الحرية من التشويش والضوضاء وهو الهدف الرئيسي للمكتب الخاص.
من بين الأسئلة التي قد تُطرح في تقرير ما إذا كان يجب إعطاء الموظف مكتبًا خاصًا أم لا ، فإن ما يلي:
1. هل لديه مكانة كافية لتبرير وجوده ، مكتب خاص؟
2. هل يتطلب عمله مستوى تركيز يمكن تقديمه على أفضل وجه من قبل مكتب خاص؟
3. هل يتداخل عمله مع عمل الآخرين؟
.4 ھل ﯾﺷﺗﻣل ﻋﻣﻟﮫ ﻋﻟﯽ أﻧﺷطﺔ ذات طﺑﯾﻌﺔ ﺳرﯾﺔ أو "ﮐﺛﯾرًا ﻣﺎ ﯾﺗﺷﺎطﻊ ﻣﻊ اﻵﺧرﯾن ، ﺣول اﻟﻣﺳﺎﺋل اﻟﺗﻲ ﯾﻣﮐن ﻣﻌﺎﻟﺟﺗﮭﺎ ﺑﺷﮐل أﻓﺿل ، ﻓﻲ ﺧﺻوﺻﯾﺔ اﻟﻣﮐﺗب اﻟﺧﺎص؟
يبدو أن هناك القليل من الأسئلة حول ضرورة توفير المكاتب الخاصة لمعظم المسؤولين التنفيذيين من المستوى الأعلى.
ومع ذلك ، فإنه من الأفضل أن نزن بعناية مساوئ المكاتب الخاصة:
1. لا يكون لدى الموظفين الإشرافيين الاتصال القريب الممكن في منطقة مفتوحة.
2. تستهلك مساحة أكبر.
3. من الصعب تحقيق تدفق العمل السلس وغير المنقطع.
4. مشاكل تكييف الهواء والإضاءة معقدة.
5. المكاتب الخاصة هي أكثر تكلفة في البناء والصيانة.
ولأسباب كهذه ، يوجد اتجاه واسع النطاق لتوفير مساحات كبيرة ومفتوحة لعمليات المكاتب ، ووضع مشرفين أوليين ، وأحيانا تنفيذيين على مستوى أعلى مثل المشرفين ورؤساء الأقسام ، مع الإشراف على الموظفين. يمكن تلبية الحاجة العرضية للخصوصية الكاملة على نحو مرض من خلال توفير غرفة مؤتمرات واحدة أو أكثر. الاتجاه نحو المكاتب الخاصة الأصغر هو أيضا واضح.
عندما تكون الخصوصية المحدودة مطلوبة لموظفي الإشراف أو للموظفين الذين تتطلب أعمالهم تركيزًا وثيقًا ، فإن الأقسام المتقلبة أو الوحدات النمطية يمكن أن تؤدي عملاً ممتازًا في الجمع بين الخصوصية واقتصاد الفضاء. سيتم وصف المعدات من هذا النوع في قسم لاحق.
الحد الأقصى لاستخدام مساحة المكتب:
أصبح الاستخدام الأقصى لحيز المكاتب معيارًا متزايدًا للإدارة ، نظرًا لارتفاع تكاليف الفضاء. في الإنتاج الكتابي المجعد يعوض جزئياً عن التكاليف الكتابية المتزايدة ؛ وهكذا ، فإن أي مساهمة يمكن أن تقدمها إدارة الفضاء على نحو أفضل للإنتاجية الكتابية سوف تنعكس بشكل مباشر.
لقد ارتفع متوسط معدلات الحيز المكتبي بسرعة خلال السنوات العديدة الماضية. العوامل التي تؤثر على هذه التكاليف المتزايدة هي ارتفاع الطلب على المساحات المكتبية وتحسين ظروف العمل - الإضاءة ، وتكييف الهواء ، وتزيين - وزيادة تكاليف البناء. إن التكاليف الهيكلية المتزايدة تتطلبها جزئياً الآلات الأكبر والأثقل المستخدمة في العديد من المكاتب اليوم.
تتطلب معظم تركيبات معالجة البيانات أرضيات معزّزة بشكل خاص بالإضافة إلى تكييف خاص وممرات للكابلات. كقاعدة عامة ، تخطيط تخطيط المكتب هو نصف حسابي بسيط ونصف الحكم من جانب الإدارة. يأتي الجزء الحسابي من مضاعفة البدلات الفضائية المقترحة من قبل عدد الأشخاص في كل فئة.
يأتي الحكم في الترتيب المادي للتركيبات والأثاث ، وفي تصميم بيئة تخطيط المكتب. قام JJ Murphy بتطوير خمسة مبادئ أساسية لتحقيق أقصى استفادة من المساحات المكتبية لتوجيه جزء الحكم في تصميم تصميم المكتب. يتم الجمع بين هذه المبادئ أدناه مع بعض المبادئ التي وضعتها Duffy، Inc. ، وهي منظمة تخطيط وتصميم الفضاء في نيويورك.
1. توفير الإضاءة الكافية. يقترح من 50 إلى ثمانين قدم من الشموع من الإضاءة للحد من قسط وضعت على الفضاء المتاخم للنوافذ ، وجمعية الهندسة المضيئة تدعو إلى مزيد من الضوء في جميع أنحاء المكتب ، في المتوسط حوالي ثلاثة أضعاف ما هو مقبول من المعايير المقبولة. يؤكد المجتمع أن زيادة الإضاءة يقلل بشكل كبير من إجهاد الموظف.
2. توفير العزل الصوتي. وهذا ضروري للحفاظ على مستوى الضوضاء في حدود مقبولة ، لا سيما في ضوء الاستخدام المتزايد لأجهزة المكاتب. قامت شركة تأمين كبيرة بتركيب مواد صوتية في مكتبها الرئيسي ، وانخفض مستوى الضوضاء بنحو 15٪. كان هناك نتيجة ، انخفاض في عدد أخطاء الكتابة والدوران والغياب.
3. توفير التهوية الكافية. كثيرا ما يصبح تكييف الهواء ومعالجة الهواء غير كافية مع نمو حجم القوى العاملة. جهود خاصة ضرورية للحفاظ على ما يكفي من معالجة الهواء لتحقيق أقصى قدر من كفاءة الموظفين.
4. جعل الحد الأدنى من استخدام أقسام دائمة وشبه دائمة. هذا يسمح بحد أقصى من المرونة في التصميم ، ولا يستهلك مساحة كبيرة ، ولا يعوق تصميم الإضاءة وتكييف الهواء. في الواقع ، يجب القضاء على أكبر عدد ممكن من الجدران والأبواب ، حيث يستخدم الباب حوالي 18 قدمًا مربعًا من المساحات المكتبية ، ويحتل الجدار حوالي ست بوصات من مساحة Ace.
5. تعظيم استخدام وحدات وحدات الأثاث. هذا يساعد على تقليل الممر ومساحة العمل ويوفر في الوقت نفسه خصوصية للعديد من الموظفين.
6. الاستفادة من "المساحة العليا". ويشمل ذلك استخدام المناطق الموجودة فوق خزانات الملفات لتخزين الرفوف. يمكن لهذه المساحة ، في كثير من الحالات ، القضاء على واحدة أو أكثر من الغرف الخاصة التي تستخدم للتخزين والأنشطة المتنوعة. تشير بعض التقديرات إلى أن ما يزيد عن 1000 دولار في السنة يتم توفيرها في التأجير بمفردها لمكاتب خاصة 12 × 15 قدمًا.
7. الاستفادة من المساحة بالقرب من المصاعد ومداخل الاستقبال والعرض. يمكن أن تكون خدمة الاستقبال فعالة إذا كانت مجاورة للمدخل بدلاً من العودة إلى منطقة العمل في المكتب.
8. القضاء على غرف خاصة للأمناء. يمكن وضع الأمناء بشكل مريح ومريح ، سواء بشكل فردي أو في مجموعات صغيرة ، في بهو أو ممرات خارج المكاتب التنفيذية ، مع توفير كبير في المساحة الأرضية.
9. إرسال الملفات الميتة أو غير النشطة إلى مستودع خاص للتخزين. المخازن التي تملكها وتشغلها الشركة باهظة التكاليف ، حيث بلغ متوسطها أكثر من 5 دولارات للقدم المربع.
10. التأكيد على المرونة. ولعل العامل الأكثر أهمية في استخدام حيز المكاتب هو المرونة. إن الطبيعة المتغيرة وهيكل المكتب - زيادة عدد موظفيها ، وزيادة أنشطتها التجارية - بالإضافة إلى التطوير المستمر في الأتمتة والإلكترونيات ، وارتفاع عدد عقود الإيجار الطويلة الأجل - كلها تتطلب مرافق مرنة يمكن تكييفها مع هذه التغييرات. تسمح التصاميم المعيارية الجديدة بتغييرات لا حصر لها في التخطيط من خلال تغيير قسم - مجرد تقزيم أو حجم كامل. كما يمكن تحقيق المرونة من خلال تأجير المساحات المكتبية مع شروط للنمو أو الانخفاض ، حسب الحاجة.
لا توجد دواء لتخطيط المكتب. ومع ذلك ، فإن النظر في الأدلة البسيطة المذكورة أعلاه ، ينبغي أن يوفر أقصى إنتاجية مع المساحة المكتبية الحالية. ولا يعلم أحد حتى تتحقق التغييرات الضرورية والتخطيطات المعدلة - ولكن بالنظر إلى زيادة تكاليف الفضاء ، فإن الحاجة إلى الاهتمام بكفاءة الفضاء يتم التركيز عليها بشكل كبير. هناك حاجة إلى قدر كبير من الحكم البسيط لتحقيق الاستخدام الفعال والأقصى للمكاتب.
التطورات الجديدة في التخطيط:
أقسام متحركة:
تستخدم العديد من مباني المكاتب الحديثة أقسام متحركة تقريبًا على وجه الحصر في إعداد المكاتب الخاصة. توفر هذه الأقسام - المصنوعة من المعدن أو الخشب أو البلاستيك أو الزجاج - فواصل جذابة بين المكاتب وتضفي على المديرين التنفيذيين المكانة والخصوصية التي يحتاجونها. يمكن نقل هذه الأقسام بسهولة وبدون تكلفة كما هو مطلوب. يمكن الحصول على الأقسام المنقولة والمكيفة والتي توفر للراغبين الخصوصية الكاملة. التكلفة أقل بكثير من الأجزاء الدائمة المعتادة.
أما الأقسام المنقولة والمتقزمة من 4 إلى 6 أقدام وأعلى ، فتزود الموظفين بمعظم مزايا الخصوصية والهيبة دون أي عوائق مصاحبة لأقسام كاملة. عند استخدام الأقسام المنخفضة ، يمكن تسخين المكاتب وتهويةها وإضاءتها باستخدام معدات قياسية ؛ تركيبات الإضاءة منفصلة وقنوات التدفئة ليست ضرورية.
وحدات وحدات:
واحدة من أهم التطورات الأخيرة في مجال تصميم المكاتب هي وحدات الوحدات ، تتكون هذه الوحدات عادة من خزانة مكتب وملف مشتركة مع سطح عمل فوق كل جزء ، وأقسام متقاربة ، متقلبة. تجمع هذه الوحدات بفعالية بين الخصوصية وسهولة الوصول إلى مواد العمل واقتصاد الفضاء. تعد الوحدة أيضًا جهازًا شائعًا لتوفير المساحة وتوفر في الوقت ذاته عنصرًا من الخصوصية.
نهج الأنظمة لتخطيط Office:
ما قد يثبت أنه نهج ثوري في تخطيط المكاتب هو إجراء "الأنظمة" أو "المكتب المناظر" الذي وضعه في عام 1960 فريق Quickborner للتخطيط والتنظيم ، وهي شركة استشارات إدارية ألمانية. استخدم هذا النهج في العديد من المباني المكتبية الجديدة في أوروبا على مدى السنوات القليلة الماضية ، وقد بدأ يجذب الانتباه على نطاق واسع في الولايات المتحدة.
وفقا لمؤيدي نهج النظم لتصميم المكاتب ، تم تصميم المكتب التقليدي إلى الوراء: فهو مبني حول التسلسل الهرمي التنظيمي كما هو موضح في المخطط التنظيمي ، وليس حول تدفق المعلومات والورق من خلال المكتب. مثلما يتم تنظيم مصنع التصنيع حول تدفق المواد ، يجب تصميم المكتب وفقًا لتدفق المعلومات.
وهكذا ، يبدأ نهج الأنظمة لتخطيط المكتب بتحليل تدفق المستندات وتدفق الاتصالات الشفهية في المنظمة. وبمجرد التعرف على تدفقات الاتصالات هاتين ، تم وصف وتخطيط المكتب الذي يسمح بالكفاءة المثلى في كيفية تحديد المعلومات.
مكتب نموذجي مصمم وفقا لتدفق الاتصالات التي تجري داخل منطقة العمل. لاحظ أنه تم القضاء على وحدات مكتبية مستطيلة الشكل أو مستطيلة واستبدلت بترتيبات منحنية الشكل.
من الناحية النظرية ، فإن هذا التصميم ، في حين يبدو غير منظم وغير عشوائي للمراقب العرضي ، يسمح بالكفاءة المثلى في تدفق المعلومات وبالتالي يزيد من الفعالية التنظيمية الكلية. واحدة من السمات المميزة لمنظر المكتب أو نظم النهج هو استخدام الفضاء المفتوح ؛ تقسم مناطق المكاتب إلى أقل عدد ممكن من الجدران الثابتة ؛ الجو هو واحد من المساحات المفتوحة والحرية.
ووفقًا لمطوري هذا النهج ، فإن تسهيل الاتصالات وتدفق العمل يتطلب أن تكون جميع الوحدات والأقسام والإدارات التي تعمل معًا قريبة من بعضها البعض قدر الإمكان ويتم فصلها عن طريق عدد قليل من الجدران الدائمة قدر الإمكان.
لإعطاء الخصوصية أو فصل مناطق المكاتب عن بعضها البعض ، يتم استخدام خزانات الملفات ووحدات التخزين والمزارع والشاشات بدلاً من الجدران ؛ وبالتالي ، فإن تدفق الاتصالات لا يتحسن فقط من خلال إزالة العوائق ، بل أن التبادل الحر للمعلومات ، ولكن أيضًا المرونة الشديدة في ترتيب المكتب ، متاح على الفور تقريبًا لتتوافق مع التغيرات في تدفق العمل. ومع ذلك ، لتحقيق "مثل هذه المرونة ، فإن التوحيد في الإضاءة ، وتكييف الهواء ، والصوتيات أمر ضروري للغاية.
أخطاء في تخطيط:
هناك أنواع معينة من الأخطاء في تخطيط المكاتب تبدو شائعة لدرجة أنها تبرر ذكرًا خاصًا:
1. هناك ميل إلى venerate التخطيط الأصلي. على الرغم من أن متطلبات العمل قد تتغير بشكل كبير وحتى عندما يكون المكتب قد انتقل إلى أماكن جديدة ، فقد تستمر خطة التخطيط القديمة ببساطة بسبب سابقة.
2 - لا يزال هناك ميل إلى تخطيط المكاتب بشكل دائم إلى حد ما بحيث يفصل بين مختلف المكاتب والممرات ذات الأقسام الثقيلة والمدمجة. ونتيجة لذلك ، يكون من الصعب والمكلف إجراء تغييرات حتى لو أرادت الإدارة إجراءها.
3. هناك ميل للمديرين التنفيذيين الأكثر صخبا للحصول على مساحة أكبر لإداراتهم وموظفيهم أكثر مما تعطى للإدارات الأخرى. ينبغي اتخاذ القرارات النهائية المتعلقة بتخصيص المساحات والتخطيط من قبل شخص لديه وجهة نظر شاملة وسلطة كافية لضمان توزيعات فضائية عادلة ومنصفة.
4. هناك ميل إلى السماح لمديري الإدارات والمشرفين بتخطيط تخطيطاتهم بأنفسهم دون مساعدة تقنية من مجموعة الأساليب أو الإجراءات. عندما يتم تخطيط التخطيطات من قبل أولئك الذين ليس لديهم معرفة متخصصة بالأساسيات المعنية ، فإن النتيجة العامة هي مساحة مهدرة ، عدم كفاءة ، إلخ.
نقل المكتب:
معظم المؤسسات المكتبية تتحرك في وقت ما خلال وجودها. هذا يمكن أن يكون تجربة مؤلمة ومقلقة - ولكن لا يجب أن يكون الأمر كذلك إذا تم التخطيط لها بشكل صحيح. يوجد تحرك مدروس جيدًا للعديد من العناصر المهمة.
وتناقش هذه لفترة وجيزة أدناه:
1. إبلاغ الموظفين والزبائن في وقت مبكر من هذه الخطوة. يقاوم الموظفون التغيير بشكل طبيعي ، ويميلون بشكل خاص إلى الشك في الانتقال إلى ، موقع جديد. الأسئلة التي تحتاج إلى "إجابة" هي: ما هي الأرضية التي سيعملون عليها ؛ وما نوع الديكور والمفروشات ؛ سواء كانت هناك - نوافذ في الموقع الجديد ؛ أي نوع من مرافق الأكل ، وقوف السيارات الخاصة والمواصلات العامة ؛ حيث سيتم وضع الأقسام الأخرى في التخطيط الجديد ، وغيرها الكثير.
يجب أن يكون الموظفون مألوفين قدر الإمكان مع الموقع الجديد قبل الانتقال. اجتماعات المجموعات الصغيرة هي وسائل ممتازة للمديرين التنفيذيين للإجابة على هذه الأسئلة ولشرح هذه الخطوة شخصياً. ينبغي تطوير مصلحة الموظف فيما يتعلق بهذه الحركة والمحافظة عليها من خلال الاستخدام الفعال لمنشورات الشركة والرسائل الشخصية. يجب أيضًا تضمين العملاء في البرنامج التعليمي ودعوتهم لزيارة المرافق الجديدة. سوف يسود بعض الارتباك أثناء النقل ، لكن الجهود الإعلامية الكافية ستقلل من ذلك.
2. يجب دراسة تفاصيل التصميم الجديد بعناية. ينبغي أن تكون مهام الإدارات ثابتة ، وكذلك مواقع الوحدات ، والمكاتب الفردية ، والمعدات المتنوعة. إذا كان ذلك ممكنا ، ينبغي أن تظهر للموظفين تخطيط جديد ، مع كل المواقع الفردية المشار إليها. يجب أن تتضمن الخطط التفصيلية موقع منافذ الهاتف والكهرباء.
ينبغي أن يكون البدل بالنسبة لمتطلبات المساحة في المستقبل هو دليل مقبول عموما ؛ ومع ذلك ، يجب أن يتم البدل في ضوء النمو أو التوسع المتوقع للشركة الفردية. في تخطيط التخطيط ، يجب وضع المعدات الثقيلة والملفات على طول الجدران الخارجية أو فوق أعضاء هيكليين متقاطعين ، وتجنب التحميل الزائد على الأرض.
3. جدولة الخطوة خلال عطلة نهاية الأسبوع أو خلال بعض فترة الركود في حجم العمل. ستكون الإنتاجية منخفضة لفترة قصيرة بعد الانتقال بينما يتم تعديل الموظفين إلى محيطهم الجديد وتغيير متطلبات تدفق العمل الذي تفرضه الترتيبات الجديدة والمختلفة للوحدات التنظيمية ، ولكنها ستتحسن مع تعديل الموظفين إلى أكثر حداثة. أو بيئة واسعة.
4. العلامة وعدد جميع العناصر من الأثاث والتركيبات والمعدات. يجب وضع علامة على كل قطعة من الممتلكات لتحديد الوحدة والقسم الذي تنتمي إليه وموقعه بالضبط في التخطيط الجديد. يمكن استخدام علامات ملونة مختلفة لكل غرفة أو قسم أو طابق.
يمكن بعد ذلك تخطيط جدول الانتقال حول علامات التعريف ؛ هذا هو ، أول ما يتم نقله هو القسم A 1 ، علامات حمراء ، floor— ، room— ، للذهاب إلى - floor ، room-. هذا يسمح بتحرك منظم في تسلسل مخطط ومسيطر عليه. يجب أن يتم نقل المعدات التي تذهب إلى الزاوية الأبعد أولاً ، والتي تذهب إلى جانب المدخل ، أخيرًا.
5. يجب تعيين مسؤوليات محددة للموظفين في كل من المواقع القديمة والجديدة. يمكن لهؤلاء الموظفين تقديم مساعدة قيمة في تنسيق الخطوة ، والمساعدة في توجيه حركة المرور ، والإجابة على العديد من الأسئلة.
6. الحصول على الدعم اللازم والمساعدة من إدارة المرور المحلية لتسهيل تحميل وتفريغ الشاحنات المتحركة.
