تخطيط المكتب: الاختيار والعوامل والأهمية والمبادئ

اقرأ هذه المقالة للتعرف على الاختيار ، والعوامل ، والأهمية ، والمبادئ ، وأنواع ومزايا تصميم المكاتب.

اختيار تخطيط Office:

يجب أن تتخذ إدارة كل مكتب قرارًا كبيرًا حول ما إذا كان موقع المكتب سيكون في المنطقة الحضرية أو في منطقة الضواحي ، التي تقع على مسافة من المدينة. أثناء النظر في هذا العامل ، وجود مكتب يقع على مسافة من المدينة ، يتعين على المرء أيضًا أن يأخذ في الاعتبار ما إذا كان متصلاً بالنقل أم لا.

في البلدان الغربية ، في الوقت الحاضر ، كان هناك اتجاه متزايد للعثور على المكتب بعيداً عن المدينة ، مثلاً في مناطق الضواحي.

أسباب مثل هذا الاتجاه هي:

1. التكلفة العالية:

في المدينة التكلفة لكل قدم مربع من أماكن الإقامة مرتفعة جداً ، بينما في منطقة الضواحي منخفضة.

2. الاكتظاظ والازدحام:

المدينة مكتظة ومزدحمة وتعج بالأنشطة طوال الوقت. هذا ليس هو الحال مع الضاحية. في بعض الأحيان ، لا تتوفر المساحة المطلوبة لتشغيل المكتب أيضًا في المدينة.

3. تزايد مرافق النقل:

ساعد نمو الأسلوب ووسائل النقل على مر السنين العديد من الشركات في الحصول على المكتب بعيدًا عن مكان المدينة.

4. وسائل الاتصال:

الآن ، اضطرت مرافق الاتصالات مثل الهواتف المحمولة والإنترنت وأجهزة الفاكس وغيرها ، إلى جانب التكلفة المنخفضة لصيانة المكتب في الضواحي ، العديد من المكاتب الجيدة لتحويل القاعدة من منطقة المدينة إلى منطقة الضواحي.

اليوم ، في اليوم ، تعمل مكاتب البنوك وشركات التأمين بشكل أكثر فعالية في المناطق الحضرية بسبب كثافة السكان ، والدخل الفردي الجيد ، وتدفق أفضل لحركة المرور وأكثر أهمية للموقع. ومع ذلك ، في التحليل النهائي ، هو عامل التكلفة الذي يؤثر على الاختيار.

على العكس ، تقع الصناعات ومكاتبها في الضواحي ، وفي بعض الحالات ، يتم نقلها إلى مناطق الضواحي. وهذا يعني أيضًا أن جزءًا من المكتب يجب أن يذهب إلى الضواحي إلى جانب وحدات التصنيع.

العوامل التي تؤثر على تصميم المكتب:

بمجرد اتخاذ قرار بتحديد مكان المكتب ، سيكون من المرغوب فيه مراعاة العوامل التالية لاختيار مبنى المكتب:

1. الحصول على المساحة المطلوبة:

قبل تحديد الموقع في النهاية ، سيكون من الضروري معرفة ما إذا كان الحد الأدنى المطلوب متوفر في مكان معين.

2. عامل الضرائب:

تلعب الضرائب دورا حاسما في تحديد أعمال المكتب. إن ضريبة الشركات وضريبة المياه الخاصة بالمكتب وضريبة المبيعات المركزية وضريبة مبيعات الدولة وضريبة المكوس يؤثران على المنتج الذي تم تصنيعه ، وبالتالي يكون له تأثير على أعمال المكتب.

3. آثار التوطين:

إذا كان المكتب موجودًا في مكان تتواجد فيه وحدات أخرى من المكتب في نشاط تجاري مماثل ، فإن ذلك سيضمن خدمة عملاء أفضل وسمعة جيدة. لكن هذا لا يمكن أن يكون عاملاً مساعداً. في الواقع على مدى العقد الماضي أو نحو ذلك ، كان هناك اتجاه ضد هذا النوع من التركيز في بلدنا بسبب وسائل أفضل للاتصال وتحسين مرافق النقل.

4. الوضع الراهن للمناطق المحيطة:

سيكون من المثالي العثور على مبنى إداري في مكان تكون فيه البيئة المحيطة أكثر صحة. تؤثر الضوضاء والأدخنة والازدحام في منطقة ما على صحة البيئة وأعمال المكتب.

5. توافر مختلف مرافق الخدمات:

تضمن هذه المرافق مثل بنك ، وشركات تأمين ، ومكتب بريد ، ومكتب شركة للنقل البري ، ومتاجر التجزئة ، ومطاعم ، كفاءة أكبر في الأعمال التجارية ، حيث سيتم استخدامها من قبل الموظفين بالإضافة إلى الأعمال التجارية.

6. توافر النقل:

يجب أن يكون المكتب في موقع بحيث تتوفر وسائل نقل فعالة للموظفين وكذلك للعملاء. وهذا من شأنه أن يضمن الأداء السلس للمكتب. الموقع بالقرب من محطة السكة الحديد ، ومحطة الحافلات بين الدول أو المطار هي ميزة كبيرة لأنواع معينة من الأعمال.

تخطيط المساحات المكتبية أو تخطيط المكتب:

بعد مناقشة العوامل التي يجب أخذها بعين الاعتبار ، فإن الخطوة التالية التي يجب اتخاذها هي تخطيط المساحة أو تخطيط المكتب. يُعرّف تصميم المكتب على أنه "ترتيب جميع المكونات المادية ضمن مساحة الأرضية المتاحة لتوفير أقصى فعالية وتنسيق لهذه المكونات في وحدة فعالة أو جذابة".

وبعبارة أخرى ، يمكن وصفه بأنه ترتيب لمختلف الإدارات والمعدات والرجال ضمن مساحة أرضية متاحة مع الاستفادة من الاستخدام الأمثل للمساحة وضمان أقصى كفاءة للمكتب.

أهمية تخطيط المساحة في المكتب:

يمكن قياس أهمية تخطيط المساحة من حقيقة ما يلي:

1. يضمن الاستخدام السليم لمساحة الأرض:

للتأكد من أن المساحة الأرضية مناسبة لوضع الأثاث وما إلى ذلك ، من الضروري استخدام المساحة المناسبة.

2. لضمان تدفق سلس للعمل:

وللتأكد من أن مهمة المكتب تنتقل دون تأخير والتوقف اليدوي ، فإن التخطيط الصحيح مهم لضمان التدفق السلس للعمل بحيث يتم تقليل تكلفة الإدارة الإدارية.

3. لتسهيل الإشراف:

إن الإشراف المناسب على العمل المكتبي ضروري لإدارة المكتب. تخطيط يسهل مهمة الإشراف وخفض تكلفتها.

4. لإنشاء تأثير على الزائر والعملاء:

يعتمد رفاهية منظمة الأعمال الحديثة إلى حد كبير على حسن نية زائريها وعملائها. المكتب هو أحد وسائل إسقاط صورة المنظمة. ومن هنا تأتي أهمية تخطيط المكتب لتحقيق هذا الهدف.

5. لتسهيل التواصل:

لتشغيل مكتب بسلاسة ولكي تكون على دراية تامة بأحداث المكتب ، هناك حاجة إلى الاتصال البيني المناسب. يتم تسهيل ذلك عن طريق تصميم مكتب جيد.

6. ضمان وسائل الراحة وتعزيز معنويات العمال:

تبرز أهمية تصميم المكتب المناسب أيضًا من حقيقة أن العمال يجب أن يشعروا بالراحة أثناء العمل حتى تكون معنوياتهم جيدة. يهدف تخطيط المكتب الجيد إلى توفير أفضل ظروف العمل.

7. لضمان الاستخدام الأفضل للمعدات المكتبية:

لتخفيض التكلفة للفرد الواحد لتشغيل المكتب ، من الضروري أن يتم استخدام أجهزة المكاتب والمعدات المكتبية في أفضل استخدام. هذا ممكن إذا كان تخطيط المكتب مناسبًا. فهو يساعد في مركزية بعض الآلات المكتبية ، مثل آلات زيروكس ، في حين أن البعض الآخر مثل كتاب النوع منقولة ولا مركزية.

مبادئ تصميم المكتب:

لا توجد قاعدة صارمة وسريعة حول ما يمكن أن يكون طريقة تخطيط المكتب وكيف ينبغي أن يكون. ومع ذلك ، سيكون من الأفضل أن يكون لديك تصميم مكتب مناسب يتبع مبادئ معينة.

يتم إجراء محاولة هنا وتعدادها:

1. التهوية الجيدة:

يسمح بتدفق ضوء الشمس من الأعلى إلى جانب تدفق الهواء السيئ والملوث.

2. العمل:

يجب أن يكون تدفق العمل سلسًا جدًا. مهما كان شكل الإدارة ، يجب أن تكون حركة الأوراق والشعب الحد الأدنى.

3. الإضاءة:

يجب أن تستقبل المساحة القصوى والعمل وزاوية الأرضية أضواء ساطعة ، سواء من ضوء الشمس الذي يمر عبر أجهزة التهوية ، أو من المصابيح والمصابيح وأنوار الأنبوب.

4. الحركة والمراقبة:

عند وضع مكتب واختيار المساحة ، ينبغي أن يوضع في الاعتبار مفهوم حركة الناس. يسهل حركة الملفات وما إلى ذلك.

5. ترتيب الأثاث:

يجب أن يتم ترتيب الأثاث بطريقة تواجهها بنفس الطريقة وفقًا للخطة القياسية. وبهذه الطريقة ، لا يبدو المكتب أكثر كفاءة فحسب ، بل يصبح الإشراف أكثر سهولة.

6. الإشراف:

يجب أن يكون التصميم بحيث يجب أن يساعد ويسهل الإشراف المناسب.

7. وضع المعدات:

تحتل بعض المعدات مثل الرفوف ، خزائن الملفات وما إلى ذلك مساحة كبيرة ، وغالبا ما تستخدم هذه المعدات من قبل موظفي المكتب. ومن ثم ينبغي تخطيط تخطيط المكتب بحيث يستوعب ذلك.

8. المرونة:

يجب أن يكون التخطيط بحيث يسمح بإجراء تغييرات معينة في المستقبل لأن المكتب ليس ثابتًا. يتغير مع تغيير الوقت ، ويتوسع - إذا لزم الأمر.

9. التكلفة:

ينبغي استخدام حيز المكاتب بكامل طاقته بحيث تكون تكلفة السجاد ، أي تكلفة المساحة المستخدمة ، دنيا على الدوام ؛ ومع ذلك ، في حين أن ذلك يجب أن يوضع في الاعتبار أن الحد الأقصى من الحرية للسماح لكل عامل بالانتقال يجب أن يكون هو المبدأ الذي يوضع في الاعتبار لأن كفاءة العمل تبقى ثابتة.

10. مبدأ التوازن:

وهذا أمر ضروري لأن التوازن يمنح الشعور بالمسؤولية والمظهر الجذاب للمكتب يجذب المزيد والمزيد من العملاء وبالتالي يحسن صورة المؤسسة.

أنواع من تخطيط Office:

هناك نوعان من التخطيط يستند إلى الأنشطة التي يتم تنفيذها في أحد المكاتب:

1. تخطيط المجموعة:

في هذا النوع من تخطيط المكاتب ، يتم إشراك العمال والأشخاص الذين يؤدون أنشطة مماثلة معًا. على سبيل المثال ، يتم وضع جميع typists في تجمع الكتابة ويتم وضع جميع المحاسبين في غرفة واحدة.

2. تخطيط العملية:

في هذه العملية ، يتم وضع تخطيط بطريقة بحيث يتم ترتيب الرجال والآلات على أساس تسلسلات التشغيل ، على سبيل المثال قد يتم وضع قسم الإيداع بجوار قسم الإرسال ، وهكذا.

في الممارسة العملية ، لا يمكن استخدام أي من هذين النوعين من التخطيط على وجه الحصر. ولكن يجب الجمع بين هذين النوعين من التخطيط لتحقيق التدفق المطلوب للعمل والكفاءة. على سبيل المثال ، قد يتم وضع typist في مجموعة الكتابة المركزية ، ومع ذلك قد يتم وضع بعض منهم بجانب المديرين التنفيذيين المهمين.

مزايا تصميم Office الجيد:

1. حسن النوايا الحسنة:

تخطيط مخطط أفضل يقدم صورة كفاءة للزائر. هذا يؤدي إلى مزيد من حسن النية في ذهن أولئك الذين يتعاملون مع المكتب.

2. الاستقرار الاقتصادي:

يتعلق تخفيض تكلفة المكتب. يهدف تخطيط المكتب الجيد إلى تحقيق الاستخدام الاقتصادي والفعال لمساحة الأرضية المتاحة.

3. معنويات أفضل:

تخطيط مكتب جيد التخطيط يزيد من معنويات وراحة العمال. إنه يساعد على تحسين الإنتاجية ؛ بل على العكس من ذلك ، فإن مكتبًا سيئ التخطيط له تأثير على عقل العامل.

4. يعزز الكفاءة:

تتحسن الكفاءة تلقائيًا إذا تم وضع المكتب بشكل صحيح. يتحرك مسار الوثائق بطريقة يرغب المرء عندها في التحرك بفعالية لاتخاذ إجراءات بناءة بشكل جيد.

5. تخفيض التكلفة في صيانة Office:

تتزايد تكاليف الإضاءة والتبريد والتدفئة وتكييف الهواء يوما بعد يوم. يقوم المكتب المحدد بشكل مناسب بتخفيض تكلفة التركيبات والمعدات الدائمة. إلى جانب ذلك ، يتم تقليل تكاليف الصيانة والتشغيل لهذه الأنظمة.

6. يعزز جودة الإشراف:

تخطيط المكتب الجيد يجعل الإشراف أكثر فعالية. في الواقع ، سيتم تخفيض مقدار الإشراف اللازم إلى الحد الأدنى ، وينخفض ​​عبء الإشراف وهناك وفورات في تكلفة الإشراف.

7. تسريع الاتصال بين الإدارات:

في المكتب ، الذي تم وضعه بشكل ملائم ، مع الأخذ في الاعتبار التفاعل الذي سيكون له علاقة بإداراته المختلفة ، يتم تسريع نظام الاتصالات. ذلك لأنه يتم وضع وحدات مختلفة من المكتب والإدارات في تسلسل. يتبع الاتصال الداخلي أقصر الطرق.

8. الاستخدام الأمثل للآلات والمعدات:

يستخدم كل مكتب مختلف الآلات والمعدات ، وبالتالي يوفر التخطيط للاستخدامات المشتركة للمعدات والآلات. هذا ، بالمناسبة ، يقلل من كمية الاستثمار فيها.