وظائف المكتب: 4 أنواع رئيسية من وظائف المكتب

تلقي هذه المقالة الضوء على الأنواع الرئيسية الأربعة لوظائف المكتب. وظائف هي: 1. التواصل 2. الحوسبة 3. تسجيل 4. إدارة الفضاء.

وظيفة مكتب # 1. التواصل:

كل منظمة تحتاج إلى مكتب. تنظيم العمل يعني التواصل مع الناس. بنيت بنية تنظيمية من قبل الناس. الاتصال هو العملية التي يمكن من خلالها تأسيس الاتصالات. الاتصالات تعني تبادل الأفكار وهي حركة مرور في اتجاهين. يجب استلام المعلومات وإرسال المعلومات أيضًا. هذا هو المعروف باسم التواصل.

(1) التواصل نوعان:

الخارجية والداخلية،

(أ) خارجيا:

يجب على المنظمة إقامة اتصالات وعلاقات مع الغرباء - العملاء والمدينين والدائنين والموردين والمنظمات الأخرى والحكومة وأخيراً عامة الجمهور. حتى الاتصال بأعضاء منظمة يمكن أن يسمى الاتصال الخارجي لأن الأعضاء يقيمون في أماكن مختلفة.

الاتصالات الخارجية هي عملية معقدة وتوسيع. هناك أنواع كثيرة من الأجهزة الميكانيكية لإنشاء اتصالات أوسع وأسرع. على سبيل المثال ، الهاتف ، جهاز التلغراف ، جهاز التلكس ، إلخ.

يمكن تحقيق الاتصالات الخارجية من خلال عقد الاجتماعات والمؤتمرات وغيرها ، حيث يمكن أن يشارك الناس من بعد. المراسلات هي العملية الأكثر شيوعا ومريحة للاتصال الخارجي لا يهم ما هي المسافة.

(ب) داخليا:

التواصل ضروري بين الأفراد العاملين داخل المكتب في الإدارات المختلفة. هذا التواصل هو شأن مستمر. في كل خطوة من كل نشاط من الضروري. فهو بين المرؤوسين والمرؤوسين والذي يمكن أن يسمى الاتصال الرأسي. هناك اتصال أفقي بين الناس من نفس المستوى أو رتبة تسمى الأقران.

يوجد في المكاتب الكبيرة ترتيب متقن للاتصال البيني (يطلق عليه بشكل عام نظام inter-com) بمساعدة المعدات الميكانيكية. وتعقد الاجتماعات والمؤتمرات وغيرها ، أيضا بين أعضاء الفريق. كما أن تشكيلات اللجان ومناقشات المجموعات ، وما إلى ذلك ، تحظى بشعبية كبيرة في الوقت الحاضر.

(2) يمكن تصنيف الاتصالات إلى ثلاثة أنواع من زوايا أخرى:

(أ) عن طريق الفم:

هذا هو وجها لوجه الاتصال بين شخصين أو أكثر. يجوز لشخص واحد التحدث إلى واحد أو مجموعة من الأشخاص. هذا في الغالب للتواصل الداخلي بمساعدة التواصل الداخلي ، الجهاز ، الإملاء ، إلخ. الاتصال الشفوي بعيد المدى ممكن عبر الهاتف. عقد مقابلة هو شكل حصري للتواصل الشفوي ،

(ب) مكتوبة:

هذا هو في أشكال الرسائل والتقارير والإخطارات ، والتعاميم ، والمذكرات ، وما إلى ذلك وهذا ما يعرف باسم المراسلات. هو أكثر شيوعا للاتصال البعيدة. تستخدم الآلة الكاتبة والآلات المكررة وما إلى ذلك لإعداد النص. أكبر ميزة من الاتصالات المكتوبة هي أنه يمكن الحفاظ على السجل في وقت واحد. بالطبع ، يمكن تسجيل الاتصال الشفهي أيضا من خلال مسجل شريط.

يمكن إرسال الاتصال الكتابي إلى عدد كبير من الأشخاص في نفس الوقت بالضبط بنفس الطريقة باستخدام آلات مكررة أو مطبعة. قد تكون المراسلات أهم وظيفة للمكتب. من المفترض أن يكون السكرتير خبيرا في هذا العمل.

(ج) الإيمائية:

هذه طريقة للتواصل من خلال الإشارات والعلامات ، التلويح بالأيدي ، الربت على الظهر ، إلخ. يتم ذلك في نطاق قريب جداً وفي معظم الحالات يكون طبيعياً غير رسمي. يقال بحق أن العيون يمكن أن تقول أكثر مما تستطيع الكلمات فعله. التواصل الإيمائي أو استخدام "لغة الجسد" هو التواصل الدولي لأنه لا يوجد حاجز لغوي.

يمكن أن يكون التواصل مرئيًا أيضًا بمساعدة الصور الفوتوغرافية والصور وما إلى ذلك ، وكذلك عن طريق الإشارة على سبيل المثال الجرس والضوء الأحمر وما إلى ذلك.

معظم الاتصالات الخارجية مكتوبة وجزئيًا ، في حين أن الاتصال الداخلي يكون شفهيًا إلى حدٍ كبير ، مكتوبًا جزئيًا وغالبًا إيمائيًا.

وظيفة المكتب # 2. الحوسبة :

يتم تحليل المعلومات التي يتم جمعها من خلال الاتصال ومن السجلات ومقارنتها ومناقشتها وفي نفس الوقت يتم إجراء الحسابات بمساعدة البيانات والإحصائيات المتاحة لاتخاذ القرارات. يتم اتباع القرارات من خلال الإجراءات.

مصطلح الحوسبة يعني حساب. في الواقع ، إنه شيء أكثر من مجرد حساب. في المكاتب الكبيرة الحديثة يتم استخدام أجهزة الكمبيوتر. هذه الآلة هي جهاز إلكتروني لمعالجة البيانات مما يساعد على اتخاذ القرار.

في اهتمامات صغيرة الحوسبة يتم العمل عن طريق العمل العقلي. ويجلس ضباط تنفيذيون ذوو رتب عالية ومرتبات عالية في المكتب للقيام بمثل هذا العمل في صنع القرار. يتم اتخاذ القرارات الرئيسية من قبل الأشخاص على المستوى الأعلى ، مثل مديري الشركة. غالباً ما يساعد السكرتير المستوى الأعلى في عملية صنع القرار.

يتم إعداد الرسوم البيانية والرسوم البيانية الإحصائية لهذا الغرض. تجري التحقيقات لمزيد من المعلومات وإعدادها. قد تكون المعلومات حول تجربة الآخرين في نفس السطر مفيدة للغاية.

وظيفة مكتب # 3.التسجيل :

على ما يبدو هذه هي الوظيفة الرئيسية للمكتب. التسجيل يعني الحفاظ على المعلومات والأحداث من جميع الأنواع. التسجيل هو عملية مستمرة وحتى تلقائية. يبدأ التسجيل بالتواصل ، لا سيما عند كتابة الاتصالات. يتم تسجيل أي معلومات يتم تلقيها وأي شيء يتم إرسالها.

يتم الاحتفاظ السجلات من الحسابات المختلفة والتحليل في عملية صنع القرار. يتم تسجيل القرارات أيضا. كثيرا ما يتم اتخاذ القرارات الرئيسية في شكل القرارات في الاجتماعات التي يتم تسجيلها في دفاتر الدقائق. يعمل جزء كبير من موظفي المكتب لتسجيل العمل.

(1) للتسجيل جانبان:

(أ) إعداد السجلات:

يجب إعداد السجلات أولاً. هناك قواعد مختلفة لإعداد السجلات. على سبيل المثال ، يجب إعداد السجلات المحاسبية وفقًا لنظام حفظ الكتب المزدوج القيد. هناك أشكال مختلفة لاستخدامها. على سبيل المثال ، الميزانية العمومية للشركة لها شكلها الخاص ، كما هو مذكور في الجدول السادس من قانون الشركات.

(ب) الحفاظ على السجلات:

يجب الحفاظ على السجلات. السجلات لديها العديد من المرافق. وهم على استعداد للإشارة إلى الأدلة والتوجيهات في المستقبل ولذا يجب الحفاظ عليها. الإيداع هو فن حفظ السجلات. هناك أنواع مختلفة من المعدات ، مثل خزانة الملفات ، لهذا الغرض.

(2) السجلات من نوعين:

(أ) المالية:

أنواع مختلفة من دفاتر الحساب تجعل السجل المالي. المخططات الإحصائية المختلفة ضرورية أيضا لهذا الغرض.

(ب) غير المالية:

الرسائل والتقارير ومحاضر الاجتماعات ، وما إلى ذلك ، جعل السجل غير المالي. كلا النوعين من السجلات مهمة بنفس القدر للمؤسسة. يجب تعميم بعض السجلات. على سبيل المثال ، يجب تعميم تقرير مجلس الإدارة (السجل غير المالي) وحساب الأرباح والخسائر والميزانية العمومية (السجل المالي) على أعضاء الشركة. يتحمل السكرتير مسؤولية حيوية للإشراف والتحكم في إعداد السجلات وحفظها.

وظيفة مكتب # 4. إدارة الفضاء:

يرى بعض الناس أن الاستخدام الملائم لمساحة المكتب أو مكانه هو وظيفة أخرى في المكتب. الفضاء هو نادرة ومكلفة ولذلك هناك ضرورة لتحقيق أقصى استفادة منها دون ازدحام. كل هذا يتوقف على التصميم العلمي بحيث يتم ضمان أقصى قدر من العمل.

بالنسبة لكل نوع من الوظائف المكتبية ، يكون الأشخاص المتخصصون ضروريين ومن ثم يجب أن يتم توظيف الموظفين بعناية فائقة. قد يتم نقل تدريب منفصل لهم لهذا الغرض. يجب أن يكون لدى السكرتير معرفة عملية لكل نوع من الوظائف وإلا فإنه لا يستطيع السيطرة على الموظفين.