ملء المكاتب: الأهمية والتصنيف

بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. أهمية الايداع 2. تصنيف الايداع.

أهمية الايداع:

Filing عبارة عن جهاز لترتيب السجلات والمحافظة عليها. ولهذا ، هناك جانبان متميزان - الترتيب والحفظ. يجب الحفاظ على جميع أنواع الأوراق والمستندات والخطط وما إلى ذلك بحيث يمكن العثور في أي وقت في المستقبل على أي ورق أو وثيقة كمرجع. يجب إجراء ترتيب السجلات بكفاءة حتى يمكن تحديد موقع أي ورقة أو مستند بسرعة.

لذلك ، لا يمكن إدخال الأوراق والمستندات داخل الملفات عشوائياً. يجب تصنيف الأوراق والوثائق وتجميعها ويتم تخصيص ملف منفصل لكل مجموعة. وهذا ما يسمى تصنيف الملفات. يتم فتح ملف متنوع للأوراق غير المصنفة.

تصنيف الايداع:

يجب أن يكون للتصنيف أساسًا. الأساس الأكثر شيوعا لتصنيف الأوراق والوثائق هو الفترة المالية. يجب إعداد الحسابات لكل فترة مالية وهي عبارة عن تقويم أو أي سنة مالية أخرى (من أبريل إلى مارس).

ولهذا الغرض ، يجب تجميع الأوراق والوثائق المتعلقة بتلك السنة. لكن هذه مجموعة مؤقتة لأن المنظمة تعامل كمنشأة مستمرة ولها استمرارية الوجود من الماضي إلى المستقبل. هناك أساس مشترك آخر للتصنيف هو التسلسل الزمني. يتم ترتيب جميع الأوراق والمستندات وفقا للتواريخ.

الأنواع الأخرى من أساس التصنيف هي كما يلي:

(1) موضوع المسألة:

هذا هو أساس التصنيف الأكثر شيوعًا وبساطة. يتم فتح ملف منفصل لكل موضوع ، سواء كان يخص رأس المال أو الإيرادات أو القانون ، إلخ ، مجموعة من العناصر. على سبيل المثال ، الأرض والمباني ، الآلات ، رأس المال ، المبيعات ، الشراء ، الإيجار ، الرواتب ، الضرائب ، تصميم المنتجات ، تصميم النماذج ، إلخ.

مزايا:

(أ) هذا أساس بسيط ،

(ب) يمكن معالجة الملفات بسهولة ،

(ج) مناسبة عندما تكون المنظمة صغيرة ،

(د) يمكن فتح الملفات على أي عدد من الموضوعات.

سلبيات:

(أ) أقل مرونة ،

(ب) لا يساعد على التحقق من التعاملات مع الأطراف الفردية ،

(ج) هناك حاجة إلى وضع فهرسة وإشارات مرجعية.

(2) الجغرافية أو الإقليمية:

عندما يكون للمنظمة أنشطة في مناطق مختلفة ، ولها فروع في مناطق مختلفة أو لديها تعاملات مع أطراف في أماكن مختلفة ، يصبح هذا التصنيف ضروريًا. بعد تصنيف الأوراق حسب المنطقة ، يمكن إجراء تصنيف آخر على أساس الموضوعات.

مزايا:

(أ) لا غنى عنها بالنسبة لمنظمة كبيرة لديها أنشطة واسعة الانتشار ،

(ب) تكون عملية الرجوع سهلة عندما تكون المنطقة معروفة.

سلبيات:

(أ) هناك كل إمكانية لسوء الإيداع ما لم تكن هناك معرفة جيدة بالجغرافيا ،

(ب) التصنيف أكثر تعقيدا.

(ج) من الضروري وضع فهرسة وإشارات مرجعية.

(3) حزب الحكيم:

عادة ما يهتم عدد من الأفراد أو الأحزاب بكل أنواع الموضوعات. قد يكون هناك استثناءات. على سبيل المثال ، إذا كان هناك مكتب واحد مستأجر فقط وليس هناك فروع ، فليس هناك سوى مالك واحد لاستئجار العقار.

من ناحية أخرى ، قد يكون هناك عدد كبير من الأطراف المعنية بالمبيعات أو المشتريات. في كثير من الأحيان يتم تبادل الرسائل ويتم إجراء اتصالات أخرى ، قد تذهب الفواتير وتأتي من مثل هذه الأطراف. لذلك ، يتراكم عدد كبير من الأوراق فيما يتعلق بكل طرف ، وهناك حاجة لفتح ملف منفصل باسمه. تصنف هذه الملفات الحزبية وفقا للأسماء بالطرق المختلفة التالية:

(أ) أبجدية:

يتم ترتيب الأسماء أبجديا على أساس الاسم الأول أو اللقب. يتم الترتيب على طريقة القاموس مع الأخذ في الاعتبار كل الأبجدية المتتالية. على سبيل المثال - Aa، Aab، Aac …………. ، أب ، آبا ، عب ، آبي ... .. وهلم جرا. كل ملف من هذا النوع يتم إعطاؤه رقمًا ، وبالمقابل يتم إعداد فهرس.

(ب) العددية:

قد يكون للأسماء ازدواجية وبالتالي هناك فرصة للارتباك. لذلك ، يتم تحويل الأسماء إلى بعض الأرقام. هناك تقنيات مختلفة لتحويل اسم إلى أرقام. سيكون لكل أبجدية عدد محدد وفقًا للرسم البياني. يمكن أيضًا تحويل موضوع إلى رقم.

عموما يتم استخدام ثلاثة أرقام للراحة والقدرة على التكيف مع بطاقة اللكم. على سبيل المثال ، Sales = 001، Purchasees = 002، Rent = 003. يمكن إضافة مزيد من المرونة عن طريق حجز مجموعة من الأرقام إلى موضوع معين.

على سبيل المثال ، المبيعات = 001 إلى 010 ، 001 لكافة العملاء مع بداية الأسماء من A إلى C ، و 002 لـ D إلى F ، وهكذا. في المكتبات ، نجد أن كل موضوع له رقمه المقبول عالميًا ، مثل 330 ، 331 ، وما إلى ذلك ، المستخدم في كتب التجارة. أي كتاب مرتبط بالتجارة سيكون له رقم يبدأ بالرقم 330 أو 331.

قد يكون العدد من عدد كبير من الأرقام التي يمكن تقسيمها إلى أجزاء وكل جزء له أهمية تدل على المنطقة ، والموضوع ، واسم الطرف ، وما إلى ذلك. مثال جيد جدا نجد في Consume. الرقم الذي خصصته شركة كالكوتا للإمداد بالكهرباء المحدودة لعملائها أو لمؤسسة كلكتا لأصحاب المنازل ، إلخ.

رمز PIN المستخدم من قبل دائرة البريد هو مثال مثالي. كل رقم رمز PIN هو لا يحتاج إلى شرح. على سبيل المثال ، 700 026 تعني: 7 للمنطقة الشرقية ، 0 للبنغال الغربي ، 0 لـ كالكوتا و 026 لمكتب بريد كاليغات. يتم ترك ثلاثة أرقام لرقم منطقة مكتب البريد لإضافة مرونة.

مزايا:

(أ) يصبح الايداع أكثر دقة. لا يوجد ارتباك لأسماء مماثلة ،

(ب) يمكن استخدام الرقم كرقم مرجعي لهذا الملف ،

(ج) يوجد نطاق غير محدود للتوسع (المرونة) ،

(د) الرقم هو رمز لا يحتاج إلى شرح ،

(هـ) يعد إعداد المؤشر أسهل وخاصة للإسناد الترافقي.

سلبيات:

(أ) إنها طريقة معقدة وغير مفهومة بسهولة من قبل الجميع ،

(ب) لا يمكن ترتيب الأوراق الخاصة بملف متنوع ،

(ج) قد تكون هناك أخطاء في كتابة الأرقام التي تسبب الارتباك ،

(د) من الضروري الإشارة إلى شرح الشفرة.

(ج) أبجدية - رقمية:

ويمكن اتباع نظام أبجدي - عددي مدمج للراحة ومزيد من المرونة. على سبيل المثال ، قد يتم اتخاذ الأبجدية الأولى من اسم الموضوع أو اسم أو لقب طرف أو اسم منطقة لفهم سهل.

وبالتالي ، قد يتم ترقيم Poddar كـ P336. إذا كان هناك نوعان من Poddars ، فسيتم ترقيم أسمائهما وفقًا للأولوية مثل P336.1 و P336.2 أو P336 / 1 و P336 / 2.

دعونا نأخذ مثالا شاملا لشرح التطبيق الكامل للطريقة الأبجدية-الرقمية لتصنيف الملف وترقيمه فيما بعد للملف المراد استخدامه كرقم مرجعي. إفتراض أن سري بودار هو زبون له الرسالة الثالثة مكتوبة اليوم في عام 1987 وهو ينتمي إلى منطقة مبيعات دلهي التي يتم التعامل معها من قبل ضابط يدعى N. Ghosh.

يحتوي ملف المبيعات التابع للقلق على رقم 001 وتصنيفه إلى 001 إلى 010 (انظر أعلاه). يقع Poddar في مجموعة 009. يتم تصنيف الملفات من ناحية الحكمة ويتم إضافة ملف فرع دلهي مع الأبجدية D أو D001.

رقم ملف Sri Poddar هو D009 / P336. الخطاب الثالث المكتوب عليه في عام 1987 م الذي وقعه سري ن. غوس سيحمل الرقم المفسر ذاتيًا باسم D009 / P336—3 / 87 / NG. هذا هو الرقم المرجعي الذي سيتم وضعه على الرسالة المكتوبة إلى سري بودار.

نوع التصنيف الأبجدي - العددي له نفس أنواع المزايا والعيوب مثل تلك الخاصة بالتصنيف العددي. ومع ذلك ، فهو أكثر توضيحا للذات وفي نفس الوقت أكثر تعقيدا. اﻟﻀﺮﻳﺒﺔ اﻟﺪاﺋﻤﺔ ﻟﻠﻀﺮﻳﺒﺔ ﻳﺘﻢ ﺗﺤﺪﻳﺪ أرﻗﺎم اﻟﺘﻘﻴﻴﻤﺎت ﺑﻬﺬﻩ اﻟﻄﺮﻳﻘﺔ.

عوامل لاختيار التصنيف:

هناك العديد من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار قبل اختيار نوع معين من التصنيف.

هم انهم:

(أ) حجم المنظمة وعدد الملفات بها. إذا كان العدد كبيرًا ، فسيتم اختيار النوع العددي.

(ب) الأفراد الذين سيتعاملون مع الملفات. ما لم يكن الموظفون غير مدربين بشكل جيد ، فإن أنواع التصنيف البسيطة ستكون المفضلة.

(ج) من الأكثر تكلفة الاحتفاظ بالملفات المصنفة عدديا كمعدات مناسبة وسوف تكون هناك حاجة لفهرسة البطاقات. يجب أن تكون المنظمة قادرة على تحملها.

الملف الرئيسي:

في بعض المؤسسات الكبيرة يتم الاحتفاظ بالملف الرئيسي حيث يتم الاحتفاظ بنسخة من كل ورقة أو وثيقة مرتبطة بأي قسم كسجل شامل وللتحكم الشامل. يمكن الاحتفاظ بالملف الرئيسي في المكتب الرئيسي لجميع الفروع.