التحكم في تكلفة المكتب: التخفيض ، المشكلة والتنفيذ

اقرأ هذه المقالة للتعرف على الحد ، مشكلة وتنفيذ مراقبة تكاليف المكاتب.

تخفيض المصروفات المكتبية عن طريق التحكم في التكاليف:

يمكن تعريف التحكم في التكاليف بأنه التحكم في جميع بنود الإنفاق من خلال المقارنات المتكررة والمنتظمة للنفقات الفعلية مع معايير محددة سلفا للميزانيات ، بحيث يمكن اكتشاف وتصحيح الاتجاهات غير المرغوب فيها بعيداً عن المعايير في مرحلة مبكرة.

التحكم في التكاليف لذلك ينطوي على الخطوات التالية:

1. تحديد معيار التكلفة لكل عنصر أو عنصر.

2. معرفة التباين في التكلفة من المجموعة القياسية.

3. اتخاذ الخطوات التصحيحية لضمان أن التكاليف الفعلية هي نفس التكلفة القياسية في المستقبل.

كل جانب من جوانب إدارة المكاتب يتعامل بشكل مباشر أو غير مباشر مع مراقبة التكاليف. ومع ذلك ، فإن الإدارة الفعالة لتشغيل المكتب تحتاج إلى برنامج مخطط للتحكم في التكاليف. يتضمن مثل هذا البرنامج تحديد تكلفة الوحدة لجميع الجوانب المحتملة للتشغيل المكتبي.

يحاول تحديد مقدار كل وحدة من تكاليف التشغيل ومقدار التكلفة لكل منها. ويحدد الوحدات المختلفة للعملية بحيث يمكن تحميل هذه التكاليف على وظائف الإنتاج التي تستخدم فعليًا هذه المكاتب المحددة التي تخدم وليس النفقات العامة.

مشكلة التحكم في تكلفة Office:

إن التحكم في التكاليف في المكتب هو اقتراح محير رغم أنه ضروري للغاية. تعتبر بيانات تكلفة تشغيل المكاتب ضرورية لإصلاح أسعار منتجات الشركة ولتحليل خط إنتاج الشركة لتحديد متى تكون المنتجات غير مفيدة للعملية العامة.

تطرح مراقبة تكاليف المكاتب عددا من المشاكل ، أهمها:

1. مشاكل متنوعة وجودة تكلفة المكتب:

لدى المكتب مجموعة كبيرة ومتنوعة من الأنشطة ، وبالتالي ليس من السهل إنشاء تصنيفات صارمة وتكلفة الوحدة. تتكون هذه الأنشطة من عدة عوامل ، بعضها غير مهم. يعمل العديد من الأشخاص في المكتب على مستويات مختلفة من المسؤولية. هذه التفاصيل والاختلافات تجعل تكلفة مشكلة معقدة للغاية لأنه لا يمكن القيام به على أساس وحدة محددة تحديدا من تشغيل المكاتب.

2. مشاكل قابلية التطبيق العملي:

على الرغم من أن نظام التكلفة المكتبية المفيد ممكن ، إلا أنه يمثل مشكلة كبيرة لتحديد ما إذا كان النظام عمليًا أم لا. والحقيقة التي يجب تذكرها هي أن تحليل التكاليف في المكتب مشكلة كبيرة لأن تكاليف المكتب هي عناصر صغيرة ، وغالباً ما يكون التحليل التفصيلي أكثر تكلفة من المدخرات المحققة ، وبالتالي ، فهو غير عملي.

3. مشاكل العملية المراد تقدير تكاليفها الخ.

وبما أنه يمكن الحصول على التكاليف على جميع أنواع تشغيل المكاتب ، فمن الصعب تحديد العملية التي ينبغي أن تكون خاضعة للمساءلة. ماذا ينبغي أن يكون مستوى الدقة؟ يعتمد القرار على تكلفة التحليل والاقتصاديات المحتملة بسبب التحليل واستخدام البيانات.

تنفيذ التحكم في تكلفة المكتب:

من أجل تنفيذ مراقبة التكاليف في المكتب ، يجب ملاحظة النقاط التالية:

تصنيف التكاليف:

يتم الحصول على تكاليف المكتب من سجلات الرواتب وسجلات العمل وفواتير الشراء والمبيعات والسجلات المحاسبية وغيرها.

في بعض البلدان الرائدة مثل المملكة المتحدة وفرنسا وألمانيا والولايات المتحدة الأمريكية ، التصنيف الشائع هو:

(أ) الرواتب والفوائد وحسابات المصروفات لموظفي المكاتب والمشرفين 60٪ -70٪

(ب) مواد مثل اللوازم ، والقرطاسية ، والبريد ، والهواتف ، والبرقيات ، والتلكس ، وخدمة المساجات 15 ٪ -20 ٪

(ج) النفقات العامة مثل صيانة واستهلاك آلة المكاتب ، والأجهزة ، والإضاءة ، والضرائب ، والتأمين 15 ٪ -20 ٪

في السياق الهندي أو ، في هذا السياق ، في سياق أي بلد نام ، يجب تغيير هذه النسب لتتناسب مع الظروف التي تعمل فيها الشركات. يجب تحديد هذه النسب على أساس السجل السابق. في حالة معظم الشركات الهندية فإن نسبة الراتب ، والأجور ، والفوائد لا بد أن تغطي 50 ٪ إلى 60 ٪.

يمكن تقسيم تكلفة المكتب بشكل أكبر إلى نظام تصنيف التكاليف النموذجي والتصنيف ، وهو:

(أ) المواد المباشرة:

وهو جزء من المنتج المكتبي ، أي النماذج ورؤوس الرسائل والبريد.

(ب) المواد غير المباشرة:

وهو ليس جزءًا من المنتج المكتبي ولكنه ضروري للقيام بالعمل مثل الممحاة والقلم الرصاص والمطاط والطوابع وشريط الآلة الكاتبة وما إلى ذلك.

(ج) العمل المباشر:

التي يتم تطبيقها على المنتج المكتبي من قبل typist ، الكتبة ، stenographers ومشغلي الآلات.

(د) العمل غير المباشر:

وهو ما لا ينطبق مباشرة على المنتج المكتبي ، مثل العمل الذي يقوم به موظفو الصيانة أو إدارة العمليات.

(هـ) النفقات العامة:

لا ينطبق هذا الجزء بشكل خاص على أي جزء من المنتجات والخدمات المكتبية مثل الإضاءة والحرارة والإيجار والضرائب والهاتف والمشرف وما إلى ذلك.